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医院特色档案的规范化管理
http://www.100md.com 2010年5月1日

     随着我国医疗卫生事业的发展和社会的进步,医院对社会公众提供的服务项目日益丰富,新的业务所产生的大量文件资料,我们称之为“医院特色档案”,以区别于常规医疗档案。医院特色档案的管理,是医院档案工作者面临的重要课题。

    1医院特色档案的种类

    1.1医疗纠纷档案。医疗纠纷档案内容主要包括:投诉材料,病历封存材料,调查、处理材料,处理结果材料等。现在,国民的法律意识、维权意识不断增强,医疗纠纷也呈增加趋势。医疗纠纷档案是医院正确处理医患关系、缓解医患矛盾,改进医院管理,提高医疗技术和服务质量的重要凭证。

    1.2院务公开档案。院务公开档案是为了提高医院工作透明度,加强医院管理,切实保障人民群众、医院职工的知情权和监督权,根据卫生部《关于全面推行医院院务公开实施方案》实施以后产生的。院务公开档案包括:院务公开实施方案,医院重大决策、岗位设置、重要人事任免、先进个人的评选、重大项目安排及大额资金使用公示,职工代表大会材料等。

    1.3对外交流档案(即:外事档案)。外事档案是指医院在与外国医疗机构在学术交流、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像为载体的文件材料。外事档案内容包括:涉外科研合作、外籍专家来院手术和学术讲学、中外互派进修生、医院专家参加国际学术会议文件材料、计划安排、总结汇报、会议纪要、合作协议、来往信件、照片录像、纪念品等。对外合作中产生的文件资料,对医院的医疗水平的提高,具有重要的参考价值。

    1.4司法鉴定档案。司法鉴定档案是司法鉴定活动的真实记录,是国家的宝贵财富,更是促进司法鉴定事业健康有序发展的重要环节之一。因此,加强司法鉴定档案管理,是一项非常重要的工作。根据《河南省司法鉴定档案管理办法(试行)》,司法鉴定档案内容主要包括:案卷封面、卷内目录、司法鉴定委托书、鉴定案件受理审批表、司法鉴定协议书、鉴定过程实时记录、专家会鉴意见、鉴定文书正本、鉴定文书底稿、接收鉴定材料记录、补充鉴定的相关材料、收费凭据、卷内备考表、案卷封底,等等。除此之外,刑事鉴定档案、名医档案,以及各种证件档案均为医院的特色档案。

    2医院特色档案管理的现状和问题

    2.1没有把医院特色文件材料列入归档范围。其结果是使这部分档案脱离了医院档案管理,成为收集的盲点。我院1998年成立了“刑鉴委”、2005年成立了“司法鉴定所”,这两个部门每年要形成500余份鉴定档案,到目前,还都在各自办公室存放。医疗纠纷档案也是如此,目前存放在医疗安全科,这对具有医院特色档案的保管和利用都会带来不利的因素。

    2.2没有建立特色档案的管理制度和规范。制度的缺失导致特色档案管理不到位,影响了特色档案的质量,无法保证其完整性、准确性和系统性。

    2.3新增科室人员不懂档案。没有在新增科室明确兼职档案人员,使新增科室不能明确特色档案的收集范围,造成新增科室人员只懂业务不懂档案。

    3加强医院特色档案管理的对策

    3.1将特色档案纳入医院档案管理归档范围。对归档时间、内容、移交、验收、分类、整理、立卷、保管、利用、销毁等作出明确规定。定期检查、考核,发现问题及时报告和处理。使特色档案做到案卷目录清楚,页号编写准确,并根据不同类型合理分类存放。

    3.2挖掘医院特色档案,建立健全特色档案归档范围及有关规定。更新《文件材料归档与不归档范围》和保管期限表,《文件材料归档与不归档范围》和保管期限表是档案管理工作的制度性、指导性文件,应随着医院发展及时将医院特色档案纳入归档范围和保管期限表,使收集的档案有据有依。

    3.3不断提高档案管理人员素质。有人员调整和新增科室时,应及时调整、配备兼职档案人员,并对新的兼职档案人员进行培训,制定新增科室档案收集范围,保证档案齐全完整。(张福林)
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