浅谈医院档案安全体系建设
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2011年3月1日
档案信息的安全保障问题，是社会信息化发展给档案工作者提出的新课题。安阳市人民医院经过100多年的发展变迁，现已成为安阳市最大的综合性医疗保健中心、三级甲等医院。住院病历档案库于1993年开始启用，近几年，住院率大幅度上升，仅2001年~2005年5年的出院病历就有85022份，是以往35年病历档案总数的33.41%。病历档案数量的迅速扩张及档案管理工作量的不断加重，档案实体保管环境已跟不上时代发展要求。建立病历档案管理安全保障体系，是最终解决此新课题的唯一途径。
1现状
截至2010年底，我院病历档案库房总面积为180平方米，设有轨道式密集架。2000年，库容量接近饱和，缺少防火、隔热、防潮保护等功能，致使存放的档案时刻面临着危险。由于未能建立有效的风险评估机制及灾难应急预案，在档案信息安全日常管理方面，仍延续纸质档案管理的做法，未有效建立容灾备份机制，一旦灾害发生，后果将不堪设想。另外，单方面强调档案部门的管理职能，缺少与相关技术部门的沟通与协调，管理措施的制定缺乏系统性和科学性。我院存有病历档案已达49万份，但档案管理人员至今尚未适应病历档案角色的转变，重应用轻安全，知识陈旧、技术水平低下，以及由此带来的经验缺乏与操作失误，都造成了档案信息的安全隐患。
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2对策
2.1改环境。我院近年来制定并下发的档案信息安全管理的标准与规范，为规范病历档案管理工作，保障病历档案安全保管和有效利用，实现全院病历档案管理工作标准化及规范化管理，发挥了重要作用。实践证明，不断提供档案信息安全管理新方法，建立规范、系统、统一的档案信息安全保障体系是当前病历档案管理的首要任务。
2.2建预案。建立健全病历档案应急预案体系，增强应对各种突发事件的能力，切实保障病历档案的安全。要做好医院档案安全应急预案的培训和宣传工作及加强对兼职档案员的职业道德教育，在灾害过程中要发挥其主观能动性，按照应急预案果断处置。
2.3增设施。现代化管理离不开现代化的设施，如库房用的去湿、空调、防磁设备，高效灭虫、灭火设备，档案消毒设备等，都是档案现代化设备和技术不可缺少的组成部分。在各类突发事件中，档案部门必须根据其所面临的突发事件类型及其严重程度，制订完整的应急预案体系，做好相应的准备工作。
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2.4强管理。首先，强化领导层的档案管理意识。领导层的重视对档案开展起着决定性的作用。其次，提高档案管理者的综合素质和加强硬件设施。这是实现规范化管理的基础，实现档案办公现代化应是档案管理发展的总趋势。最后，建立健全档案管理制度，是实现规范化管理的保证。建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中不断加以完善。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理。
2.5重备份。备份是档案信息化建设的一项基本原则，即电子文件与纸质文件并存。国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)规定，归档的电子文件拷贝应“一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存”。必须充分认识到，档案异质、异地保存是确保社会记忆得以“永存”的最后一道防线。
2.6严督查。首先，要完善档案监督组织，进一步加强各级档案质量监控职能，实施全方位档案质量监控。其次，要建立档案督查指导制度。档案督查指导员应由档案管理部门经验丰富、专业水平高、工作责任心强的人员担任。他们除了完成自己本职工作外，还应主动地履行督查指导职责，遇到问题，能及时与检查人员沟通，确保档案督查指导工作顺利进行。最后，遵守规章。奖罚严明是坚持督查制度的基本保证。
总之，档案安全保障体系对于档案工作及档案工作者都是一个全新的概念。医院档案管理人员是一个特殊的群体，他们不但要有一定的管理素质，还需具备一般的医学知识。配备专业型、知识型、复合型档案管理人才，改善办公条件、增加必要的设备，建立档案信息安全保障体系，是保障档案安全，服务于社会的基本要求。
(作者单位：河南省安阳市人民医院来稿日期：2011-01-20), 百拇医药(张福林)
1现状
截至2010年底，我院病历档案库房总面积为180平方米，设有轨道式密集架。2000年，库容量接近饱和，缺少防火、隔热、防潮保护等功能，致使存放的档案时刻面临着危险。由于未能建立有效的风险评估机制及灾难应急预案，在档案信息安全日常管理方面，仍延续纸质档案管理的做法，未有效建立容灾备份机制，一旦灾害发生，后果将不堪设想。另外，单方面强调档案部门的管理职能，缺少与相关技术部门的沟通与协调，管理措施的制定缺乏系统性和科学性。我院存有病历档案已达49万份，但档案管理人员至今尚未适应病历档案角色的转变，重应用轻安全，知识陈旧、技术水平低下，以及由此带来的经验缺乏与操作失误，都造成了档案信息的安全隐患。
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2对策
2.1改环境。我院近年来制定并下发的档案信息安全管理的标准与规范，为规范病历档案管理工作，保障病历档案安全保管和有效利用，实现全院病历档案管理工作标准化及规范化管理，发挥了重要作用。实践证明，不断提供档案信息安全管理新方法，建立规范、系统、统一的档案信息安全保障体系是当前病历档案管理的首要任务。
2.2建预案。建立健全病历档案应急预案体系，增强应对各种突发事件的能力，切实保障病历档案的安全。要做好医院档案安全应急预案的培训和宣传工作及加强对兼职档案员的职业道德教育，在灾害过程中要发挥其主观能动性，按照应急预案果断处置。
2.3增设施。现代化管理离不开现代化的设施，如库房用的去湿、空调、防磁设备，高效灭虫、灭火设备，档案消毒设备等，都是档案现代化设备和技术不可缺少的组成部分。在各类突发事件中，档案部门必须根据其所面临的突发事件类型及其严重程度，制订完整的应急预案体系，做好相应的准备工作。
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2.4强管理。首先，强化领导层的档案管理意识。领导层的重视对档案开展起着决定性的作用。其次，提高档案管理者的综合素质和加强硬件设施。这是实现规范化管理的基础，实现档案办公现代化应是档案管理发展的总趋势。最后，建立健全档案管理制度，是实现规范化管理的保证。建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中不断加以完善。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理。
2.5重备份。备份是档案信息化建设的一项基本原则，即电子文件与纸质文件并存。国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)规定，归档的电子文件拷贝应“一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存”。必须充分认识到，档案异质、异地保存是确保社会记忆得以“永存”的最后一道防线。
2.6严督查。首先，要完善档案监督组织，进一步加强各级档案质量监控职能，实施全方位档案质量监控。其次，要建立档案督查指导制度。档案督查指导员应由档案管理部门经验丰富、专业水平高、工作责任心强的人员担任。他们除了完成自己本职工作外，还应主动地履行督查指导职责，遇到问题，能及时与检查人员沟通，确保档案督查指导工作顺利进行。最后，遵守规章。奖罚严明是坚持督查制度的基本保证。
总之，档案安全保障体系对于档案工作及档案工作者都是一个全新的概念。医院档案管理人员是一个特殊的群体，他们不但要有一定的管理素质，还需具备一般的医学知识。配备专业型、知识型、复合型档案管理人才，改善办公条件、增加必要的设备，建立档案信息安全保障体系，是保障档案安全，服务于社会的基本要求。
(作者单位：河南省安阳市人民医院来稿日期：2011-01-20), 百拇医药(张福林)