医院库存物资内部控制探索(1)

http://www.100md.com 2012年4月15日

     【摘要】 医院库存物资是医院经营管理中必不可缺少的物质条件。但在实际工作中，医院的库存物资管理存在内部控制制度缺失、岗位职责不清、监督不到位等问题，造成库存物资流失、浪费时有发生。对医院的库存物资进行有效的内部控制，可以保护医院的物资安全完整，避免或降低风险，为临床一线的诊疗工作提供坚实的物质保障，提高医院的经营效率和效益，实现医院的战略目标。

    【关键词】 医院 库存物资 内部控制

    医院的中心任务是为病人提供诊察、治疗服务，而诊察和治疗病人的这一服务过程除了依赖现代化的医疗仪器设备，及医护人员的知识、技能、经验等，同时需要消耗大量的库存物资，如果任何一种物资不能按时、保质保量地供应，就有可能影响医护人员对病人诊疗工作的正常进行。因此，库存物资成为医院从事正常经营管理活动必不可少的物质条件，对它进行管理、监督、控制显得尤为重要。

    但是在实际工作中，由于内部控制缺乏严格的管理制度和科学的管理方法，没有明确的岗位职责，预算管理薄弱，内部监督不到位等，致使库存物资管理权责不分，业务工作中的关键环节得不到有效控制，内部牵制无法真正的落实，物资流失、浪费时有发生。因此，如何加强库存物资的内部控制，是医院每一位管理者、普通员工必须重视的问题。

    一、医院库存物资内部控制中存在的问题

    1、内部控制制度不完善

    没有建立一整套完整而有效的内部控制管理制度和科学的管理方法，造成工作无据可依，无章可循，岗位职责不清的情况。仅仅是因工作需要而制定了一些与内部控制制度相关的文件或办法，也没有真正执行起来，使其落实到实际工作中。有时在工作中遇到具体业务时，管理人员往往强调“工作为重，病房为先”而不按有关规定程序办理，致使内部控制制度形同虚设，不能发挥其真正作用。

    2、内部牵制落实情况不佳

    内部控制主要是医院内部利用不同岗位、不同职务的工作人员，在办理具体业务时互相制约、互相监督经济活动的全过程，以达到牵制、控制的目的。但是在实际工作中，由于缺乏严格的内部控制管理制度和明确的岗位职责，致使工作中权责不清，内部控制相互制约、相互牵制等落实不到实处。如没有将一些不相容的职务进行分离，存在经济业务的决策与执行，物资采购的授权批准与业务经办，询价定价与确定供应商等违规现象时有发生。

    3、缺乏预算管理控制

    医院的预算是为达到医院的既定目标，而对医院的业务编制预算或计划。医院每年都会做年度预算，但是一般都是针对大项目，比较粗化，没有制定出医院各个部门、各个岗位、各个项目的具体预算金额。预算管理薄弱，容易使费用支出失去控制，使预算编制和执行各行其是。因特殊情况而需要超过预算支出时，也没有按照规定程序进行审批后才进行支付，而是直接操作，让预算管理流于形式。没有建立预算执行的有效激励机制，让职工产生“事不关己”的心态。

    4、资产的安全性不高

    资产安全是医院内部控制的目标之一。但是由于库存物资的流动性，使其安全完整不容易保障。在实际工作中，库存物资结账不及时，容易造成物资记录滞后；由于各种原因不能实现对库存物资定期的盘点，造成无法账实核对，其出现的问题难以及时发现；对长期不用并已经破损或是已过使用期限的库存物资没有进行及时处理，致使资产不清，账实不符；医院很少为其财产物资购买保险，特别是贵重物品，遇到意外事故时不能实现财产保全，挽回部分损失。

    5、没有全程跟踪的内部监督机制

    实施内部控制的重要保证是实行内部监督。在实际工作中，对于物资采购等事前环节，内部审计、监察、财务部门会全程参与；但是在事中库存物资的入库、领用等管理检查，事后物资被相关部门领用后的使用情况就没有监督部门进行监控。例如，科室领用一批金额较大、数量较多的物资后，是否物尽其用，是否有浪费情况，是否有“用公家物，肥私人库”的现象，物资的去向如何，这些都没人监管。

    二、医院库存物资内部控制问题的原因分析

    1、重视内部控制的程度不够

    医院特别是公立医院作为事业单位，因其公益性、常规性、突发性等服务特点使其具有自身的特殊性。虽然市场经济体制已运行多年，但医院并没有完全市场化，计划经济的影响力还在；同时医院管理层多为医疗一线的工作人员，对于市场经济的意识比较淡薄，致使医院从上到下主要关心的是医疗安全、医疗服务及经济效益等方面的问题，并未意识到医院内部控制的重要性。

    2、岗位权责不明确

    没有建立明确的岗位责任制，职责、权限无法分清；有部分工作岗位设置得不合理，难以实现内部牵制。在具体的工作中，没有将责任落实到个人，致使发生问题时，找不到责任人，甚至出现互相推诿的现象。没有严格的岗位考核和奖惩制度，做好做坏一个样，库存物资浪费、流失也没有相应的处罚，调动不起职工的积极性。

    3、业务流程不清

    没有制定清晰明了的业务工作流程，各个部门办理业务时不知从何做起，浪费了时间和精力还不能办好事情。业务流程不清，使库存物资相关岗位的工作人员在工作时不知如何操作，对实物资产采购、入库、领用、保管等关键环节无法实行有效监控。

    4、部门间沟通不顺畅

    部门间没有进行有效的沟通协调，对于工作中需要的物资，不按规定程序向主管部门申请、询问，而是各自按自己的需要采买，容易造成工作中各自为政，采购失控等情况的发生，导致库存物资浪费严重的现象。如医疗部门需要印刷工作表格，却没有向主管部门申请或向库房询问是否有存货，就自行印制，等货到达后却发现库房有存货，造成浪费情况。

    三、完善医院库存物资内部控制的措施

    1、建立健全合理有效的内部控制制度

    依据国家的政策、财经法律法规，结合医院自己的实际情况，建立健全合理有效的内部控制制度。通过一整套具体、详细、科学的操作规范和程序来约束和控制医院各个经济事项和各个环节工作人员的行为。要把科学、合理的内部控制作为一种医院文化渗透到医院的经营管理活动中，让医院每一职工都了解内部控制，并自觉遵守、实行内部控制的规定，有助于从源头上控制腐败，提高医院的经营管理能力。(谢永霞)

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