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中医医院信息系统基本功能规范[2011版]——第四十三章 档案管理分系统
http://www.100md.com 2014年4月2日 国医在线
     第一条 档案管理分系统是对各类档案和资料进行分类管理和归档保存,对档案信息和档案实体进行辅助管理,按照文档一体化管理模式实现从文件产生到档案销毁的全流程管理的计算机应用程序。主要功能包括信息采集、档案整理、借阅管理、编研管理、安全管理、查询统计等。

    本分系统二级医院、三级医院均为推荐分系统。

    第二条 基本功能

    1.采集功能

    1.1提供以档案案卷或者以件为单位进行录入的功能;

    1.2支持在卷内文件中添加原文。

    2.档案整理

    2.1提供对档案案卷信息进行个别修改或者批量修改的功能,支持对文 件目录进行表格式批量修改;

    2.2支持对已删除数据还原,数据还原时验证档案号;

    2.3提供对档案案卷及卷内文件按照直接拖动记录排序、直接输入固定 行号进行排序、两个案卷序号对调排序、按照固定字段的升降序排序等多 种排序方式的功能;

    2.4支持根据用户需求打印各类档案报表,按指定的数据格式、文件格 式输出;

    2.5支持电子档案在线移交、接收功能。

    3.借阅管理

    3.1提供电子档案在线借阅申请的功能,支持系统管理员以电子邮件等 方式做出审核回复;

    3.2提供对用户借出档案的追踪控制的功能,支持自动收回到期电子档案;

    3.3提供对实体档案的续借、催还功能;

    3.4支持对档案进行条形码管理。

    4.编研管理

    4.1提供档案大事记编研管理的功能;

    4.2支持按日期排序形成大事记编研内容,自动抽取每个件事的标题形 成索引;

    4.3提供对大事记编研内容进行编辑、输出和打印的功能。

    5.安全管理

    5.1提供涉密档案按照信息安全管理体系的“三权分立”管理功能,支 持对各种操作实现严格的监控并加以记录;

    5.2支持对涉密信息及重要信息的输出操作(如打印、复印、屏幕截取 等)进行控制并形成审计日志。

    6.辅助管理

    6.1提供对档案鉴定及销毁工作进行管理的功能;

    6.2提供对档案密级、保管期限进行变更管理的功能;

    6.3支持组织机构的变更、合并与撤销功能。

    7.查询统计

    7.1提供对系统内案卷或者卷内文件进行单字段的简单查询、多字段组 合查询的功能;

    7.2提供对系统访问用户人数和在线人数统计的功能;

    7.3提供对收录案卷和卷内文件的数据统计功能;

    7.4提供对档案案卷及其卷内文件销毁数据的统计功能;

    7.5提供全国档案事业统计年报统计上报的功能;

    7.6支持根据用户需求打印各类档案报表,或按指定的数据格式、文件 格式输出。

    8.接口与导出

    8.1提供与病案管理分系统、协同办公分系统以及其他业务分系统的数 据交换接口;

    8.2支持以国际数据交换标准技术进行传输、数据交换迁移;

    8.3提供档案数据导出功能,支持对导出数据包文件进行加密存储。

    9.(推荐功能)纸质档案缩微数字化管理

    9.1提供对纸质档案缩微数字化处理的影像信息进行有效索引、检索和 显示的功能;

    9.2提供纸质档案缩微数字化影像信息借阅、查询和统计的功能。