重视发挥信息技术在高校档案工作中的作用
作者：李夏琴
单位：李夏琴(右江民族医学院教务处，广西百色533000)
关键词：信息存储和检索；信息交流；电子计算机；专业技术，档案
右江民族医学院学报0005141 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-5817(2000)05-0842-01
随着信息时代的到来，人们对信息的价值日益重视，作为重要信息源的档案领域自然不可能置身其外。计算机的广泛应用使得电子文件越来越多，由于档案与文件之间的天然联系，电子文件的日渐普及，将对档案工作产生深远影响。高校档案部门作为社会信息业的重要组成部分，档案工作者只有顺应时代发展的要求，不断深化对电子文件的认识和研究，努力探索行之有效的改革措施，抓住契机，才能推动档案工作现代化事业迈上新台阶。
, http://www.100md.com 信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。根据国际档案理事会的定义是“通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡/带之上的文件/档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”[1]。包括用于存贮电子文书、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带。大量电子文件给人们的生活和工作带来巨大的变化，同样，电子文件的产生和归档对高校档案工作具有很大的影响。
1 档案工作重心的转移
传统的档案工作主要职能是保存档案，传播人类的科学文化知识。而在信息社会，为满足人们对高校信息“广、快、精、准”的要求，把档案工作重点转移到信息的传递和深化加工上来，保存档案的职能降到了次要地位[2]。我们必须清醒的认识到虽然由于计算机形成的电子文件具有易于拷贝、便于修改且不留任何痕迹的特性，在转化为电子档案过程中如何确认、保持其原始性或真实性目前尚存在某些困难，但此类技术性问题并不能阻挡电子文件在未来社会成为档案的最主要来源。由于网络技术的发展，电子文件时代的档案部门或许不再接受各部门的“档案”，而主要是行使对分散的档案信息集中控制并使其便于公共利用的职能，即从档案的保管基地转变为档案信息的控制中心。档案工作人员的角色也从保管员变为“审计员”，主要关注档案信息的联系性、完整性、准确性和可靠性，履行监督、审查和控制的职责[3]。
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2 技术手段与服务方式的转变
进入信息社会，高校档案工作从原来效率低下的传统手工操作为主的保管、编目、查找、利用等变成以计算机处理为主的规范化作业下成批的自动化处理。信息社会的档案事业面临承前启后的崭新局面：一方面是继续维护以保管为基础的实态档案馆，另一方面是建立和动作于网络环境下的具有许多新特征的虚拟档案库[4]。网络的普及，使档案馆已经超出狭小的地域范围，而服务的范围将由此扩大，服务的对象将由此大幅度的增加。而多媒体等技术的进一步发展与推广应用，使用户需要采用不同方式来获得所需信息，对信息获取方式的改变，使服务方式也相应发生改变。正如李岚清副总理指出“学历证书防伪打非根本之策，应建立学生电子档案”(能共享)。这是针对普通高等学校学历证书虽设置多种防伪标志，但假证书的非法贩卖活动仍日益猖狂而说的，据报道，一些不法分子就在首都一些名牌高校门口进行假学历证书的肮脏交易。在深化教育体制改革，高校毕业生自主择业，毕业生与用人单位“双向选择”的今天，建立信息资源共享的学生电子档案迫在眉睫。国家教育部学生司组织清华大学、云南大学等几所高校共同研制开发的《普通高等学校学籍学历管理系统》已在2000年4月下发到各高校，各高校在颁发毕业证书后将在同年10月向省(自治区)教育厅电子注册。每年新生录取完成后，新生入学注册完毕，同样要向省(自治区)教育厅电子注册。教育厅在接受各高校新生、毕业生电子注册后上网，由教育部向全国各用人单位提供查询服务。其核心是，将来原则上均在CERNT网(中国教育科研网)上运行，达到信息共享的目的。在为毕业生和用人单位提供全方位服务的同时，也是对假学历证书非法贩卖活动的有力打击。
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3 对高校档案人员的素质提出更高要求
在电子信息时代，档案-图书-情报一体化的真正实现，发挥其应有的优越性，就要根据高校教师既担负教学又进行科研工作的特点，积极为教师提供国内外最新教学和科研动态。档案工作者作为信息专家，利用自己所管理的档案信息资源，掌握的信息技术，与图书、情报人员一道在信息开发利用中发挥着重要作用。这就要求从事电子文件管理的档案工作人员成为复合型人才，除了基本的文化科学知识及道德素质以外，还需要熟练掌握现代化信息技术及较高的外语水平，否则就根本无法介入文件的形成和保管，当然就说不上充当电子文件的合格管理者，维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的因素，诸如电脑病毒、篡改等行为作斗争。
爱岗敬业是每一个档案工作者的职业道德。但在商品经济的大潮中，高校档案干部实际收入偏低的严峻事实，以及在当前档案事业发展和变革时期，遇到的无数困难和意想不到的阻力，更需要我们弘扬对所从事的档案事业的坚定信念和顽强毅力以及不计个人利益得失的高尚情操。在电子文件时代，档案工作者的职业道德还表现在另一方面，即杜绝对电子档案的篡改以及利用计算机进行犯罪活动。有着强烈的维护档案安全的责任心，才能给电子档案的管理工作奠定良好的基础。
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未来社会新技术发展日新月异，对高校档案工作而言充满挑战和机遇。挑战是对传统管理方式而言，而机遇则是对新的管理方式而言的。因此，作为高校的档案工作人员只有勇于探索、勇于实践，档案工作才能适应社会的发展和时代的要求，更好地为培养人才、为教学科研和各项管理工作服务。
参考文献：
[1] 刘军，尹刚，宗文萍.论建立高校档案信息网络[J].档案学通讯，1999；(4) ：42～44.
[2] 柯友良.电子文件与档案工作的重新定位[J].学校档案，1999；(3)：18～19.
[3] 李福敏.信息社会与档案工程[J].档案学通讯，1999；(2)：39～40.
收稿日期：2000-06-14
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单位：李夏琴(右江民族医学院教务处，广西百色533000)
关键词：信息存储和检索；信息交流；电子计算机；专业技术，档案
右江民族医学院学报0005141 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-5817(2000)05-0842-01
随着信息时代的到来，人们对信息的价值日益重视，作为重要信息源的档案领域自然不可能置身其外。计算机的广泛应用使得电子文件越来越多，由于档案与文件之间的天然联系，电子文件的日渐普及，将对档案工作产生深远影响。高校档案部门作为社会信息业的重要组成部分，档案工作者只有顺应时代发展的要求，不断深化对电子文件的认识和研究，努力探索行之有效的改革措施，抓住契机，才能推动档案工作现代化事业迈上新台阶。
, http://www.100md.com 信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。根据国际档案理事会的定义是“通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡/带之上的文件/档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”[1]。包括用于存贮电子文书、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带。大量电子文件给人们的生活和工作带来巨大的变化，同样，电子文件的产生和归档对高校档案工作具有很大的影响。
1 档案工作重心的转移
传统的档案工作主要职能是保存档案，传播人类的科学文化知识。而在信息社会，为满足人们对高校信息“广、快、精、准”的要求，把档案工作重点转移到信息的传递和深化加工上来，保存档案的职能降到了次要地位[2]。我们必须清醒的认识到虽然由于计算机形成的电子文件具有易于拷贝、便于修改且不留任何痕迹的特性，在转化为电子档案过程中如何确认、保持其原始性或真实性目前尚存在某些困难，但此类技术性问题并不能阻挡电子文件在未来社会成为档案的最主要来源。由于网络技术的发展，电子文件时代的档案部门或许不再接受各部门的“档案”，而主要是行使对分散的档案信息集中控制并使其便于公共利用的职能，即从档案的保管基地转变为档案信息的控制中心。档案工作人员的角色也从保管员变为“审计员”，主要关注档案信息的联系性、完整性、准确性和可靠性，履行监督、审查和控制的职责[3]。
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2 技术手段与服务方式的转变
进入信息社会，高校档案工作从原来效率低下的传统手工操作为主的保管、编目、查找、利用等变成以计算机处理为主的规范化作业下成批的自动化处理。信息社会的档案事业面临承前启后的崭新局面：一方面是继续维护以保管为基础的实态档案馆，另一方面是建立和动作于网络环境下的具有许多新特征的虚拟档案库[4]。网络的普及，使档案馆已经超出狭小的地域范围，而服务的范围将由此扩大，服务的对象将由此大幅度的增加。而多媒体等技术的进一步发展与推广应用，使用户需要采用不同方式来获得所需信息，对信息获取方式的改变，使服务方式也相应发生改变。正如李岚清副总理指出“学历证书防伪打非根本之策，应建立学生电子档案”(能共享)。这是针对普通高等学校学历证书虽设置多种防伪标志，但假证书的非法贩卖活动仍日益猖狂而说的，据报道，一些不法分子就在首都一些名牌高校门口进行假学历证书的肮脏交易。在深化教育体制改革，高校毕业生自主择业，毕业生与用人单位“双向选择”的今天，建立信息资源共享的学生电子档案迫在眉睫。国家教育部学生司组织清华大学、云南大学等几所高校共同研制开发的《普通高等学校学籍学历管理系统》已在2000年4月下发到各高校，各高校在颁发毕业证书后将在同年10月向省(自治区)教育厅电子注册。每年新生录取完成后，新生入学注册完毕，同样要向省(自治区)教育厅电子注册。教育厅在接受各高校新生、毕业生电子注册后上网，由教育部向全国各用人单位提供查询服务。其核心是，将来原则上均在CERNT网(中国教育科研网)上运行，达到信息共享的目的。在为毕业生和用人单位提供全方位服务的同时，也是对假学历证书非法贩卖活动的有力打击。
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3 对高校档案人员的素质提出更高要求
在电子信息时代，档案-图书-情报一体化的真正实现，发挥其应有的优越性，就要根据高校教师既担负教学又进行科研工作的特点，积极为教师提供国内外最新教学和科研动态。档案工作者作为信息专家，利用自己所管理的档案信息资源，掌握的信息技术，与图书、情报人员一道在信息开发利用中发挥着重要作用。这就要求从事电子文件管理的档案工作人员成为复合型人才，除了基本的文化科学知识及道德素质以外，还需要熟练掌握现代化信息技术及较高的外语水平，否则就根本无法介入文件的形成和保管，当然就说不上充当电子文件的合格管理者，维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的因素，诸如电脑病毒、篡改等行为作斗争。
爱岗敬业是每一个档案工作者的职业道德。但在商品经济的大潮中，高校档案干部实际收入偏低的严峻事实，以及在当前档案事业发展和变革时期，遇到的无数困难和意想不到的阻力，更需要我们弘扬对所从事的档案事业的坚定信念和顽强毅力以及不计个人利益得失的高尚情操。在电子文件时代，档案工作者的职业道德还表现在另一方面，即杜绝对电子档案的篡改以及利用计算机进行犯罪活动。有着强烈的维护档案安全的责任心，才能给电子档案的管理工作奠定良好的基础。
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未来社会新技术发展日新月异，对高校档案工作而言充满挑战和机遇。挑战是对传统管理方式而言，而机遇则是对新的管理方式而言的。因此，作为高校的档案工作人员只有勇于探索、勇于实践，档案工作才能适应社会的发展和时代的要求，更好地为培养人才、为教学科研和各项管理工作服务。
参考文献：
[1] 刘军，尹刚，宗文萍.论建立高校档案信息网络[J].档案学通讯，1999；(4) ：42～44.
[2] 柯友良.电子文件与档案工作的重新定位[J].学校档案，1999；(3)：18～19.
[3] 李福敏.信息社会与档案工程[J].档案学通讯，1999；(2)：39～40.
收稿日期：2000-06-14
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