医院档案管理走向规范化发展
【摘要】 医院档案管理正向着规范化管理的轨道健康发展。领导重视是档案管理工作的关键;加强硬件建设，是档案管理工作的基础;对档案工作重要性的认识，是档案管理工作的前提;建立档案工作网络，是档案管理工作的保证;建立健全各项规章制度，是档案规范化管理的根本;档案开发利用是档案管理工作的目的。展望:为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生改革和医院事业发展服务。必须重视医院档案管理人员的培养，实现医院档案管理现代化。
医院档案是医院在工作活动中形式的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，它是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要，同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料。以前由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案作用特点的表现形式的影响，致使许多重要的珍贵的文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏丢失，给医院工作带来诸如多不利。
随着开展评审等级医院活动以后，档案工作逐渐受到医院的重视，深圳市人民医院在实践中逐步提高了对医院档案管理工作重要性的认识，并进行了档案工作的基本建设，形成了一定的档案工作体系，使档案管理向着规范化管理的轨道健康发展。
, 百拇医药
1 档案管理工作的要点
1.1 领导重视是档案管理工作的关键 在以医疗为中心的医院管理中，档案工作长期不被重视。近年来由于开展档案目标管理的评审，医院领导开始对档案重视，使档案管理逐步走向规范化，成为医院管理工作中的一个重要组成部分。1996年在院领导的大力支持下，医院成立了档案综合管理机构，健全了机构设置，加强了领导。档案部门直接受办公室管理，由1名院领导分工主管，有3名专兼职档案人员负责档案工作。
1.2 加强硬件建设，是档案管理工作的基础 硬件的建设合理与否，直接关系到医院档案管理工作的成效，同时在一定程度上反映了医院的管理水平，过去由各职能部门设置兼职档案人员管理本部门档案的陈旧模式，已不能适应现代医院发展的需要。我院档案室用房最初只有1间，1999年在主管院长以及办公室主任的积极争取下，医院修建了符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫要求的8间档案专用库房，设有专门的档案阅览室、办公室。实现了档案室、阅览室、办公室“三分开”，这样我们设立了全院综合档案室。
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在医院逐步实现现代化管理的进程中，档案库房内配备了空调机8台、抽湿机8台、温湿度仪、消防灭火器和报警防护设备。
一次投资35万多元，购置了国内较先进的轨道式档案案密集架。配备较先进的档案管理设备，有奔腾Ⅲ电脑1台、长城电脑2台、复印机1台、速印机1台、《SD2000年档案管理系统》1套，以及专用于缝制文件的缝纫机1台。这从硬件建设上为我院档案工作的发展奠定了良好的基础。
1.3 对档案工作重要性的认识，是档案管理工作的前提 随着社会的全面进步，现代科学技术得到迅猛发展，人类社会以惊人的速度跨入“信息时代”。各种管理的日趋规范化，导致了大量文件的产生，使医院档案急剧增多，档案在医院卫生工作中起到了举足轻重的作用。医院必须广泛宣传档案工作的重要性，重点培训档案从业人员。我院利用召开领导干部会、院周会宣传档案规范和档案目标管理的必要性和必然性，提高人们的档案管理意识。多次派出业务骨干人员参加档案业务培训班及外出参观，现场取经，还邀请档案局的领导来院讲授档案知识，具体指导业务工作，提高业务水平，这是档案管理工作的前提条件。
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1.4 建立档案工作网络，是档案管理工作的保证 医院档案管理网络组织建设是开展档案管理工作的保证。文书档案以机关职能部门为主，其中包括党群工作、行政管理、医疗、护理、预防保健、基本建设、设备仪器和会计管理，业务管理以临床科室为主体，包括内科、外科、妇产科和儿科等。科技档案以科研教学为主。各部门明确1名负责人兼管档案工作，形成了较完整的医院档案工作网络，让他们收集和接收所在部门管理范围内具有保存价值的档案资料，并做初步的档案整理工作，使档案管理工作得以保证。
1.5 建立健全各项规章制度，是档案规范化管理的根本 在认真贯彻《档案法》中，医院把上级的有关规定、标准，作为工作的依据，根据档案目标管理的需要，结合我院情况定出具体规定，重新制定了明确全院档案实行集中统一管理的《医院档案管理实施细则》，确定了《档案管理部门的职责》，完善了档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密、库房管理制度，使档案工作各环节的运行有章可循，这是使档案得以规范化管理的根本所在。
, 百拇医药 1.6 档案开发利用是档案管理工作的目的 让档案信息 资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用。近几年，医院十分重视档案的开发利用工作，完成了多种通用性编研成果。其中编研了“医院大事记”、“医学论文汇编”、“重点专科资料汇编”、“医院直线加速器文件汇编”、“17层门诊内科综合大楼建设工程文件汇编”等，为医院的机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供了资料。单纯2001年就利用档案400多卷，通过档案的利用，为医院挽回了100多万元的经济损失，如在原告“深圳市罗湖商业广告公司”诉我院因场地租赁合同纠纷一案中就挽回了40多万元的损失;又如“深圳尚健医疗设备有限公司”与我院因合作协议纠纷一案，也挽回了60多万元的损失。基建档案的利用，保证了大型建筑物的及时修缮。医疗设备档案的利用，有力地保证了设备的及时维修，确保了临床工作的正常运转，受到院领导、医护人员和后勤维修人员的好评。档案在院领导科学决策以及其它工作中起到了依据作用和参考作用，医院各级人员充分认识了档案在医院管理及文化建设所具有的其他文献资料不可替代的作用。
, http://www.100md.com 2 展望
医院在知识经济和市场经济的激烈竞争中，如何求得发展是摆在医院管理者面前的重大课题。作为处在改革开放前沿的特区医院，如何提高医院的竞争力和综合实力是医院发展的关键。
为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生改革和医院事业发展服务，应当重视以下两点。
2.1 重视医院档案管理人员的培养 医院档案管理人员是整个医院档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，这就要求培养高素质的档案管理人员。不但要对医院档案从业人员进行档案管理现代化的知识培养，了解医院档案管理现代化的具体内容，而且要提高医院社会群体的档案意识和法制观念，对他们进行档案工作的基本法律宣教，使他们遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到医院档案的潜在价值，及其所带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理与利用。
2.2 实现医院档案管理现代化 充分发挥电子计算机在档案管理中的作用。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决，更是工作质量的飞跃。可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。
配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理现代化、更加规范化。
作者单位:518000广东省深圳市人民医院
(编辑 晓亮), 百拇医药(胡均兰)
医院档案是医院在工作活动中形式的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，它是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要，同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料。以前由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案作用特点的表现形式的影响，致使许多重要的珍贵的文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏丢失，给医院工作带来诸如多不利。
随着开展评审等级医院活动以后，档案工作逐渐受到医院的重视，深圳市人民医院在实践中逐步提高了对医院档案管理工作重要性的认识，并进行了档案工作的基本建设，形成了一定的档案工作体系，使档案管理向着规范化管理的轨道健康发展。
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1 档案管理工作的要点
1.1 领导重视是档案管理工作的关键 在以医疗为中心的医院管理中，档案工作长期不被重视。近年来由于开展档案目标管理的评审，医院领导开始对档案重视，使档案管理逐步走向规范化，成为医院管理工作中的一个重要组成部分。1996年在院领导的大力支持下，医院成立了档案综合管理机构，健全了机构设置，加强了领导。档案部门直接受办公室管理，由1名院领导分工主管，有3名专兼职档案人员负责档案工作。
1.2 加强硬件建设，是档案管理工作的基础 硬件的建设合理与否，直接关系到医院档案管理工作的成效，同时在一定程度上反映了医院的管理水平，过去由各职能部门设置兼职档案人员管理本部门档案的陈旧模式，已不能适应现代医院发展的需要。我院档案室用房最初只有1间，1999年在主管院长以及办公室主任的积极争取下，医院修建了符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫要求的8间档案专用库房，设有专门的档案阅览室、办公室。实现了档案室、阅览室、办公室“三分开”，这样我们设立了全院综合档案室。
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在医院逐步实现现代化管理的进程中，档案库房内配备了空调机8台、抽湿机8台、温湿度仪、消防灭火器和报警防护设备。
一次投资35万多元，购置了国内较先进的轨道式档案案密集架。配备较先进的档案管理设备，有奔腾Ⅲ电脑1台、长城电脑2台、复印机1台、速印机1台、《SD2000年档案管理系统》1套，以及专用于缝制文件的缝纫机1台。这从硬件建设上为我院档案工作的发展奠定了良好的基础。
1.3 对档案工作重要性的认识，是档案管理工作的前提 随着社会的全面进步，现代科学技术得到迅猛发展，人类社会以惊人的速度跨入“信息时代”。各种管理的日趋规范化，导致了大量文件的产生，使医院档案急剧增多，档案在医院卫生工作中起到了举足轻重的作用。医院必须广泛宣传档案工作的重要性，重点培训档案从业人员。我院利用召开领导干部会、院周会宣传档案规范和档案目标管理的必要性和必然性，提高人们的档案管理意识。多次派出业务骨干人员参加档案业务培训班及外出参观，现场取经，还邀请档案局的领导来院讲授档案知识，具体指导业务工作，提高业务水平，这是档案管理工作的前提条件。
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1.4 建立档案工作网络，是档案管理工作的保证 医院档案管理网络组织建设是开展档案管理工作的保证。文书档案以机关职能部门为主，其中包括党群工作、行政管理、医疗、护理、预防保健、基本建设、设备仪器和会计管理，业务管理以临床科室为主体，包括内科、外科、妇产科和儿科等。科技档案以科研教学为主。各部门明确1名负责人兼管档案工作，形成了较完整的医院档案工作网络，让他们收集和接收所在部门管理范围内具有保存价值的档案资料，并做初步的档案整理工作，使档案管理工作得以保证。
1.5 建立健全各项规章制度，是档案规范化管理的根本 在认真贯彻《档案法》中，医院把上级的有关规定、标准，作为工作的依据，根据档案目标管理的需要，结合我院情况定出具体规定，重新制定了明确全院档案实行集中统一管理的《医院档案管理实施细则》，确定了《档案管理部门的职责》，完善了档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密、库房管理制度，使档案工作各环节的运行有章可循，这是使档案得以规范化管理的根本所在。
, 百拇医药 1.6 档案开发利用是档案管理工作的目的 让档案信息 资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用。近几年，医院十分重视档案的开发利用工作，完成了多种通用性编研成果。其中编研了“医院大事记”、“医学论文汇编”、“重点专科资料汇编”、“医院直线加速器文件汇编”、“17层门诊内科综合大楼建设工程文件汇编”等，为医院的机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供了资料。单纯2001年就利用档案400多卷，通过档案的利用，为医院挽回了100多万元的经济损失，如在原告“深圳市罗湖商业广告公司”诉我院因场地租赁合同纠纷一案中就挽回了40多万元的损失;又如“深圳尚健医疗设备有限公司”与我院因合作协议纠纷一案，也挽回了60多万元的损失。基建档案的利用，保证了大型建筑物的及时修缮。医疗设备档案的利用，有力地保证了设备的及时维修，确保了临床工作的正常运转，受到院领导、医护人员和后勤维修人员的好评。档案在院领导科学决策以及其它工作中起到了依据作用和参考作用，医院各级人员充分认识了档案在医院管理及文化建设所具有的其他文献资料不可替代的作用。
, http://www.100md.com 2 展望
医院在知识经济和市场经济的激烈竞争中，如何求得发展是摆在医院管理者面前的重大课题。作为处在改革开放前沿的特区医院，如何提高医院的竞争力和综合实力是医院发展的关键。
为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生改革和医院事业发展服务，应当重视以下两点。
2.1 重视医院档案管理人员的培养 医院档案管理人员是整个医院档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，这就要求培养高素质的档案管理人员。不但要对医院档案从业人员进行档案管理现代化的知识培养，了解医院档案管理现代化的具体内容，而且要提高医院社会群体的档案意识和法制观念，对他们进行档案工作的基本法律宣教，使他们遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到医院档案的潜在价值，及其所带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理与利用。
2.2 实现医院档案管理现代化 充分发挥电子计算机在档案管理中的作用。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决，更是工作质量的飞跃。可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。
配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理现代化、更加规范化。
作者单位:518000广东省深圳市人民医院
(编辑 晓亮), 百拇医药(胡均兰)