医院电子文件保管利用的特点、归档范围及收集整理应注意的几个问题
电子文件(Electronic Records)是指能被电脑系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等载体上，并可以在网络上传送的数字代码序列。电子文件的特征是信息形态以数字编码的形式存在，并且可以采用图像、声音、动画等多媒体来表述其内容。随着医疗技术的不断发展，医院的电子文件不断增加，越来越多的医疗信息将以电子文件的形式产生并存储，因此，认识和了解医院电子文件的管理、利用特点，确定其归档范围，并注意根据其特点进行收集、整理是十分必要的。
1 医院电子文件保管利用的特点
1.1 保管上的特点 (1)电子文件的保管需要不断地更新设备。当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体之后，就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子信息技术的发展日新月异，电子文件在保管条件上必须通过不断地更新设备来适应新技术，才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子文件在保管上与传统纸质文件不同的特殊要求。因此，医院在同类型电子设备更新时，应注意到新老设备的兼容性，或及时更新原有信息的适应性。使大量的业务信息不致因设备的更替而造成损失。
, http://www.100md.com
(2)信息容量大、所占空间极小。随着多媒体电脑中扫描仪的使用和外置硬盘、光盘海量存储的出现，使文件原文(包括文字和图像)完整文本的输入成为可能。这不仅大大减少了纸质文件占用的大量存储空间，而且还能完全避免对以纸质为载体的图书或档案(病案等)原件长期或永久保管的文件造成自然的或人为的损害，从而延长文件的寿命。经缩微技术制成的病历胶片，再经扫描进入计算机，使上百万甚至更多的病历档案由计算机处理并保存、使用已不再是天方夜谭。
(3)管理人员必须是掌握计算机应用技术和档案管理专业知识的复合人才。和以往的传统文件管理相比，电子文件的管理有其不可逾越的设备、技术要求。这就使得管理人员不仅要熟悉档案管理专业知识，还要精通计算机应用技术。否则，所保管的电子文件就会因人们的无知与无能而无法破译，成为永远的谜底。
1.2 使用上的特点 (1)信息资源的共享性。电子文件在被制成光盘或通过网络传输之后，很容易为众多需求者提供近距离或远程信息资源共享，比如:远程会诊就是将患者的电子病历、X线片、CT片、核磁共振片通过计算机网络传给异地的医学专家，使专家们能在异地掌握该患者的基本病情，从而制定出相应的治疗方案，真正实现异地信息资源共享。
, 百拇医药
(2)电子文件的同步重复使用性。在计算机网络的支持下，一份电子文件，可同时供若干个需求者同步使用，也可以重复使用。如:一份病历在医院的局域网上可以由一个或多个医师同步查阅。局域网和因特网的建设，迅速改 变着传统的信息存储和传播方式，与纸质文件相比，信息的使用率大大提高。
2 医院电子文件的归档范围
2.1 电子文件归档 电子文件归档是指“由文件的形成部门向档案部门移交应归档的文件，并履行交接手续，形成具有法律效力的文件的过程”。
2.2 电子文件归档范围的确认 医院是一个充满着高知识、高技术氛围的特殊场所，其高科技电子设备形成的电子文件内容复、门类繁多。因此，必须确认本单位电子文件的归档范围，才能有效地保证电子文件的完整和安全。医院电子文件的归档范围，应以本单位对电子文件信息的现实需要为根本，以纸质文件的收集范围为依据。主要包括:①本单位将纸质文件通过扫描仪或数码相机等仪器转化而成的电子文件;②与本单位各项业务工作相关的电子文件，如:医学影像、电子病历、以数据信息记录形式形成的设计文件、数据库文件、视频文件、音频文件、命令文件等电子文件;③与本单位相关的需要贯彻执行的电子文件;④对本单位有参考价值的电子文件等。
, 百拇医药
3 医院电子文件的收集和整理
3.1 电子文件的收集 ①建立一套完善的电子文件收集网络。电子文件同纸质文件在形成上都有一个共同的特点，就是分散性。每个部门、每个科室、每个工作人员都可能是电子文件的形成者。这种形成的分散性使得电子文件的收集不可能由单独的科室或个人独立完成。因此，必须建立一个包括分管领导、专兼职档案员、网络管理员在内的收集工作网络，从组织上确保收集工作落到实处。②专兼职档案员与网络工作人员共同完成电子文件的收集工作。在收集工作中，网络管理人员将每日或每周形成的电子文件提示给专兼职档案员，档案管理人员再根据来源原则确认电子文件的归档范围，确定应收集的电子文件，经确认的电子文件通过档案管理人员的提前介入，进入归档程序。
3.2 电子文件的整理 电子文件的整理，就是按照一定的原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的工作。电子文件整理的原则是确保电子文件的真实性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分类、编目、排序三个方面:①分类:要根据本单位的实际，联系纸质文件的分类方案，结合电子文件自身的特点，制定一套科学、完善的分类方案并尽量保持与纸质文件分类一致。一些比较大的单位可采用:年度—问题(机构)—保管期限—文件类别分类法;单位小、文件类别单一的，可采
, 百拇医药
用:年度—保管期限分类法。②排序:按照本单位的分类方案，对电子文件进行分类后，进行编号，并按编号顺序排序，使全部电子文件成为一个有机的整体。③编目:建立一个包括件号、责任者、文号、题名、日期和备注在内的归档电子文件目录，以备查询。
4 电子文件收集整理过程中应注意的几个问题
电子文件因其自身的特殊性给我们的收集、整理工作提出了新的要求，根据电子文件数据的易消失性、数据的易改动性、数据的易复制性等特点，在收集、整理过程中应注意以下几个问题。
4.1 做好电子文件的鉴定工作 电子文件鉴定工作的内容包括:①可靠性鉴定。可靠性鉴定主要针对电子文件的载体，其次是查看其自身有无病毒感染。载体作为电子文件信息的直接生存环境，其质量好坏将直接影响到今后档案信息的完整性和准确性。因此，应认真查看电子文件所依赖的软盘、光盘及硬盘等存储介质是否损坏(划伤、污染等)，如有损坏，应及早采取拷贝、转换或更新等补救措施。计算机病毒可对电子文件造成致命的伤害，因此，收集来的电子文件，必须经过对其所依赖的系统及其存储介质进行全面、准确地病毒检测，使其尽可能地减少或避免病毒的侵害，确保电子文件的归档质量。②可读性鉴定。可读性鉴定是归档整理过程中的关键环节，也是技术鉴定中最重要的方面。这项工作的实质就是通过计算机系统来确认其内容能否正常读出，是否有丢失和差错现象，确定文件内容是否齐全、完整，以便于今后的正常利用。③价值鉴定。正确评价电子文件的价值，首先应确认其是否属于归档范围，其次应选择那些具有查考利用价值的电子文件进行保存。要根据本单位的实际，准确地判定每份电子文件的保管期限，对同一份文件的电子版本、纸质版本，保管期限应完全一致。④密级鉴定。要根据每份文件所记录的事实和单位各部门人员的职责不同，进行文件的密级划定，在归档前对每份文件进行的密级鉴定，不仅对电子文件的使用管理进行了控制，也为今后归档文件的管理奠定了基础。
, 百拇医药
4.2 应注意考证电子文件的真实性、原始性 任何记录公 务或商务等活动的文件，都必须以真实性为基础，公务文件的真实性包括两层含义即可靠性和原始性。“可靠性”指文件的内容未被改动，“原始性”指文件的格式未被改动过，无论是文件的内在涵义，还是文件的外在风格，都必须保持文件的原貌，才具备完整意义上的真实性。因此，电子文件真实性的确认主要体现在对信息可靠性和原始性的确认上。
与传统的纸质文件相比，电子文件极易被人修改、复制、拷贝且几乎不留任何痕迹，因此，确认电子文件的真实性、原始性、并非易事。要保证最大限度地确认电子文件的真实性、原始性，必须把握好以下几个环节:①在文件产生运行的过程中，对同一文件系统中的电子文件与非电子文件实行一体化管理，在文件管理上达到标准化，在文件的起草、修改、定稿、签发、传输、办理、鉴定、销毁、归档、修复、保管以及再利用的整个过程中的各个环节上做到统一标准格式。②在电子文件完全取代纸质文件之前建立电子文件与非电子文件之间的联系制度，确保两者在内容上、文件格式上的有效性和一致性，做到互相印证。③在局域网中，严格限制管理权限，使用磁卡、密码、指纹等手段，确认使用者的合法身份。④在电子文件的使用过程中，采用内部同步跟踪观察方法，自动记录下每一次与文件相关的任何接触，并对其中的每一次接触结果(文件被正当使用还是被篡改、删除或增添)的合法性进行辨认和确定。⑤根据来源原则，制定医院电子文件修改、删除权限，未授予权限者，无法修改或删除电子文件。
作者单位:253014山东省德州市人民医院
(编辑 紫萱), 百拇医药(徐萍)
1 医院电子文件保管利用的特点
1.1 保管上的特点 (1)电子文件的保管需要不断地更新设备。当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体之后，就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子信息技术的发展日新月异，电子文件在保管条件上必须通过不断地更新设备来适应新技术，才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子文件在保管上与传统纸质文件不同的特殊要求。因此，医院在同类型电子设备更新时，应注意到新老设备的兼容性，或及时更新原有信息的适应性。使大量的业务信息不致因设备的更替而造成损失。
, http://www.100md.com
(2)信息容量大、所占空间极小。随着多媒体电脑中扫描仪的使用和外置硬盘、光盘海量存储的出现，使文件原文(包括文字和图像)完整文本的输入成为可能。这不仅大大减少了纸质文件占用的大量存储空间，而且还能完全避免对以纸质为载体的图书或档案(病案等)原件长期或永久保管的文件造成自然的或人为的损害，从而延长文件的寿命。经缩微技术制成的病历胶片，再经扫描进入计算机，使上百万甚至更多的病历档案由计算机处理并保存、使用已不再是天方夜谭。
(3)管理人员必须是掌握计算机应用技术和档案管理专业知识的复合人才。和以往的传统文件管理相比，电子文件的管理有其不可逾越的设备、技术要求。这就使得管理人员不仅要熟悉档案管理专业知识，还要精通计算机应用技术。否则，所保管的电子文件就会因人们的无知与无能而无法破译，成为永远的谜底。
1.2 使用上的特点 (1)信息资源的共享性。电子文件在被制成光盘或通过网络传输之后，很容易为众多需求者提供近距离或远程信息资源共享，比如:远程会诊就是将患者的电子病历、X线片、CT片、核磁共振片通过计算机网络传给异地的医学专家，使专家们能在异地掌握该患者的基本病情，从而制定出相应的治疗方案，真正实现异地信息资源共享。
, 百拇医药
(2)电子文件的同步重复使用性。在计算机网络的支持下，一份电子文件，可同时供若干个需求者同步使用，也可以重复使用。如:一份病历在医院的局域网上可以由一个或多个医师同步查阅。局域网和因特网的建设，迅速改 变着传统的信息存储和传播方式，与纸质文件相比，信息的使用率大大提高。
2 医院电子文件的归档范围
2.1 电子文件归档 电子文件归档是指“由文件的形成部门向档案部门移交应归档的文件，并履行交接手续，形成具有法律效力的文件的过程”。
2.2 电子文件归档范围的确认 医院是一个充满着高知识、高技术氛围的特殊场所，其高科技电子设备形成的电子文件内容复、门类繁多。因此，必须确认本单位电子文件的归档范围，才能有效地保证电子文件的完整和安全。医院电子文件的归档范围，应以本单位对电子文件信息的现实需要为根本，以纸质文件的收集范围为依据。主要包括:①本单位将纸质文件通过扫描仪或数码相机等仪器转化而成的电子文件;②与本单位各项业务工作相关的电子文件，如:医学影像、电子病历、以数据信息记录形式形成的设计文件、数据库文件、视频文件、音频文件、命令文件等电子文件;③与本单位相关的需要贯彻执行的电子文件;④对本单位有参考价值的电子文件等。
, 百拇医药
3 医院电子文件的收集和整理
3.1 电子文件的收集 ①建立一套完善的电子文件收集网络。电子文件同纸质文件在形成上都有一个共同的特点，就是分散性。每个部门、每个科室、每个工作人员都可能是电子文件的形成者。这种形成的分散性使得电子文件的收集不可能由单独的科室或个人独立完成。因此，必须建立一个包括分管领导、专兼职档案员、网络管理员在内的收集工作网络，从组织上确保收集工作落到实处。②专兼职档案员与网络工作人员共同完成电子文件的收集工作。在收集工作中，网络管理人员将每日或每周形成的电子文件提示给专兼职档案员，档案管理人员再根据来源原则确认电子文件的归档范围，确定应收集的电子文件，经确认的电子文件通过档案管理人员的提前介入，进入归档程序。
3.2 电子文件的整理 电子文件的整理，就是按照一定的原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的工作。电子文件整理的原则是确保电子文件的真实性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分类、编目、排序三个方面:①分类:要根据本单位的实际，联系纸质文件的分类方案，结合电子文件自身的特点，制定一套科学、完善的分类方案并尽量保持与纸质文件分类一致。一些比较大的单位可采用:年度—问题(机构)—保管期限—文件类别分类法;单位小、文件类别单一的，可采
, 百拇医药
用:年度—保管期限分类法。②排序:按照本单位的分类方案，对电子文件进行分类后，进行编号，并按编号顺序排序，使全部电子文件成为一个有机的整体。③编目:建立一个包括件号、责任者、文号、题名、日期和备注在内的归档电子文件目录，以备查询。
4 电子文件收集整理过程中应注意的几个问题
电子文件因其自身的特殊性给我们的收集、整理工作提出了新的要求，根据电子文件数据的易消失性、数据的易改动性、数据的易复制性等特点，在收集、整理过程中应注意以下几个问题。
4.1 做好电子文件的鉴定工作 电子文件鉴定工作的内容包括:①可靠性鉴定。可靠性鉴定主要针对电子文件的载体，其次是查看其自身有无病毒感染。载体作为电子文件信息的直接生存环境，其质量好坏将直接影响到今后档案信息的完整性和准确性。因此，应认真查看电子文件所依赖的软盘、光盘及硬盘等存储介质是否损坏(划伤、污染等)，如有损坏，应及早采取拷贝、转换或更新等补救措施。计算机病毒可对电子文件造成致命的伤害，因此，收集来的电子文件，必须经过对其所依赖的系统及其存储介质进行全面、准确地病毒检测，使其尽可能地减少或避免病毒的侵害，确保电子文件的归档质量。②可读性鉴定。可读性鉴定是归档整理过程中的关键环节，也是技术鉴定中最重要的方面。这项工作的实质就是通过计算机系统来确认其内容能否正常读出，是否有丢失和差错现象，确定文件内容是否齐全、完整，以便于今后的正常利用。③价值鉴定。正确评价电子文件的价值，首先应确认其是否属于归档范围，其次应选择那些具有查考利用价值的电子文件进行保存。要根据本单位的实际，准确地判定每份电子文件的保管期限，对同一份文件的电子版本、纸质版本，保管期限应完全一致。④密级鉴定。要根据每份文件所记录的事实和单位各部门人员的职责不同，进行文件的密级划定，在归档前对每份文件进行的密级鉴定，不仅对电子文件的使用管理进行了控制，也为今后归档文件的管理奠定了基础。
, 百拇医药
4.2 应注意考证电子文件的真实性、原始性 任何记录公 务或商务等活动的文件，都必须以真实性为基础，公务文件的真实性包括两层含义即可靠性和原始性。“可靠性”指文件的内容未被改动，“原始性”指文件的格式未被改动过，无论是文件的内在涵义，还是文件的外在风格，都必须保持文件的原貌，才具备完整意义上的真实性。因此，电子文件真实性的确认主要体现在对信息可靠性和原始性的确认上。
与传统的纸质文件相比，电子文件极易被人修改、复制、拷贝且几乎不留任何痕迹，因此，确认电子文件的真实性、原始性、并非易事。要保证最大限度地确认电子文件的真实性、原始性，必须把握好以下几个环节:①在文件产生运行的过程中，对同一文件系统中的电子文件与非电子文件实行一体化管理，在文件管理上达到标准化，在文件的起草、修改、定稿、签发、传输、办理、鉴定、销毁、归档、修复、保管以及再利用的整个过程中的各个环节上做到统一标准格式。②在电子文件完全取代纸质文件之前建立电子文件与非电子文件之间的联系制度，确保两者在内容上、文件格式上的有效性和一致性，做到互相印证。③在局域网中，严格限制管理权限，使用磁卡、密码、指纹等手段，确认使用者的合法身份。④在电子文件的使用过程中，采用内部同步跟踪观察方法，自动记录下每一次与文件相关的任何接触，并对其中的每一次接触结果(文件被正当使用还是被篡改、删除或增添)的合法性进行辨认和确定。⑤根据来源原则，制定医院电子文件修改、删除权限，未授予权限者，无法修改或删除电子文件。
作者单位:253014山东省德州市人民医院
(编辑 紫萱), 百拇医药(徐萍)