如何做好医院档案信息服务
【文献标识码】 C 【文章编号】 1680-6115(2003)07-0670-03
现代社会是一个信息化的社会，现代医院是一个信息化的医院，现代医疗质量也是一个信息化的医疗质量。科学技术发展突飞猛进，日新月异，不断产生的新信息成为财富的重要来源，信息在现代医院中发挥着越来越重要的作用。没有信息就没有质量，没有信息就没有财富，没有信息就没有人才，没有信息就没有效益，这是现代医院的一个显著特点。作为记载大量信息内容的档案是宝贵的知识和信息资源，越来越引起人们的高度重视。医院档案人员如何适应高速发展的当今社会，为领导决策服务，为医疗、科研服务，发挥档案利用的最大效益，现建议如下。
1 充分认识利用档案工作提供信息服务的重要性
档案工作是一项服务性质的工作，这种服务性主要体现在提供档案的利用工作方面。多年来，档案工作人员“重藏轻用”的思想根深蒂固，人们对档案的认识基本上还是停留在对历史文件的保管和极其有限的内部利用上，对档案的信息属性未能引起足够的重视，没有充分开发档案信息服务于社会的紧迫感。提供深加工的高价值适用信息，能大大节约决策选择的精力，减少决策的失误，它是社会最需要的服务内容。因此，档案工作必须适应时代的要求。转变重管理轻服务的思想观念，从管理型向管理开发型转变，由重检索向重编研工作转变，由知识信息库管理向高价值知识信息服务转变。档案是宝贵的知识和信息资源。在知识经济时代，信息资源的丰富程度，知识和信息的传播应用是衡量国家综合国力的重要标准。这就要求档案工作者具有高度的责任感和良好的服务态度，使提供利用档案工作始终处于最优化服务状态。在档案信息资源的供应与保障中，要重视开展调查研究，了解社会及市场对档案信息的要求，从而使开发档案信息资源项目，具有可行性、实用性、针对性。要提高服务水平，努力为利用者着想，为利用者提供方便，使利用者在获取利用档案信息时，能最省力最省时，能在花费较少的思维的情况下，获得最大的信息输出量，发挥档案利用的最大效益。
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利用档案工作只有通过实际地提供档案信息，才能向社会证明自身存在的意义。在和社会各界发生信息传递、档案供给和咨询服务的过程中，档案工作的各项成果必然要受到社会各界的检验，看是否真正符合社会的需要。档案部门正是通过提供利用档案这一窗口来及时获得外界对其工作成果的信息反馈，同时捕捉外界的政治经济、科学、文化等各种动向，以便不断地稠整自己的结构和服务方向。
2 通过不断学习，不断提高自身业务素质
党的十六大报告把“形成全民学习、终身学习的学习型社会，作为全面建设小康社会的奋斗目标之一”。学习是人类自我超越的一种手段。通过学习促进创新，通过创新促进发展。档案工作的自身特性，决定了档案人员必须博学多才，对新生事物要有迫切的求知欲，要成为一个杂家，也就是说不论是对哪个行业都应该具有一定的专业知识，因为档案工作的领域涉及各行各业，其工作对象是各行各业形成的档案，没有相关行业的基本知识，是不能搞好各行各业形成的档案信息的管理和开发利用工作的。档案信息是社会信息的一个特殊种类和重要组成。随着现代科技的高速发展，档案载体已由过去的纸质文案档案逐步发展为照片、录音、录像、磁盘、光碟等档案，这样必然带来档案保管和利用方面的设备更新、技术更新和知识更新，档案管理也由传统的手工管理向现代化管理手段迈进。电脑互联网使得信息的交换更加顺畅便捷，档案作为信息的一种载体，它的利用面临新的挑战。如果档案利用者还象过去那样在档案馆耐心查询，或者为了收集某个信息跑遍若干个档案馆，这种低效率显然不能适应信息社会的高效要求。档案部门要想使档案信息像其他社会信息一样极其便利地为社会提供服务，要想使自己不被频繁借阅、查询搞得疲备不堪，就必须采用现代化手段，使一切可以向社会开放的档案信息进入计算机网络，才能从根本上解放档案编研人员，提高档案信息资源的开发利用效率，从而更有效地为社会服务。同时，档案工作自动化还可以有效地提高档案咨询速度。我们面对众多的档案咨询，面对浩瀚的档案馆藏，只有通过现代技术手段，在信息网络中对专题档案信息进行快速检索查询和系统收集整理，才能迅速快捷地满足众多查询需求。计算机的普遍应用象给信息插上了翅膀，对信息的收集、整理、贮存、传输、应用都起到了重要作用。可以说信息 是通向未来的桥梁，计算机是通向信息的桥梁，不掌握信息就不能预测未来，不科学管理信息，医院就难于提高医疗质量。信息革命不仅扩大了档案工作业务范围，同时大大深化了档案的内涵。处于知识经济时代的今天，档案人员不再单单是档案的保管员，而是档案信息财富的拥有者;档案室(馆)也不再是单纯的收藏机构，而是档案信息的聚集中心、交流中心。档案工作的改革创新方向就是走信息化道路。这就要求人人都学习并掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络操作等基本技能，使每一个工作者都能独立完成从提取信息资源、进行鉴别选择、提炼加工，做出目录、上网传输，以致制作可供用户使用的报告、电子刊物、数据文件等可视资料。
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3 准确把握信息的特性，提供高质量的信息服务
信息是现代医院的重要资源，医院要生存，就要有各种不同的信息来支配医院的基础工作。要竞争，就必须研究医疗市场、质量市场、人才市场、技术市场、服务市场，这些市场的竞争，要靠获得相当多的资料、情报，从而瞄准市场取得胜利。要发展，就需要研究过去现在和未来的情况，这也需要大量的信息。
3.1 信息是知识的源泉，信息是决策的依据 信息是控制的灵魂 任何决策，都需要经过调查研究后才能做出。而决策前的工作就是信息工作。制定诊断质量管理标准，就需要有国内外医院临床、有关医技科室的诊断质量指标作参考，需要有本系统、本地区、本单位若干年指标为参考，这样的决策才是可靠的、有依据的和可行的。这就要求信息的收集必须具有明显的目的性、较强的针对性和实用性，必须坚持为医院领导决策和医院建设服务这个原则。按目的性要求，确定收集信息内容，列出所需重点收集问题，确立收集范围和对象并尽可能按计划进行，而且要确定收集方法和时限，不能无目的、无时间性地无计划地收集。收集的每项信息都应是系统的，从发生开始直到事情终结。全方位收集信息是服务于领导决策的基本要求。
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3.2 新与快是信息的重要特征，真实准确是信息的生命 信息多是为决策者提供质量管理中遇到的新情况、新问题，要使这些问题得到及时解决，就要把握早发现、早收集、早处理的原则，这就要求信息及时有效。医院的工作性质不同于其他行业，来不得半点马虎，稍有疏忽就可能给病人造成不可挽回的损失，甚至造成死亡。作为决策依据的医疗质量信息，一旦失去真实性，不仅信息本身失去价值，而且起副作用，造成质量管理工作的失误，甚至带来严重后果。因此，收集工作必须坚持真实性的原则。具体讲，一是资料要真实，数据要准确，二是分析情况要实事求是，三是把握信息时效性。就拿今年初从广东省爆发的传染性非典型性肺炎疫情来说，流行刚刚开始时，通过网络、电视、广播等媒体的广泛传播，引起了广大人民群众的密切关注，同时对该病特征有了初步的了解，树立了防病治病意识。信息传播的新与快收到了良好的效果。到3月份以后，非典型性肺炎波及到了北京、山西、内蒙等八个内陆省市，由于人为或其它因素，使信息没有及时准确传递，隐瞒、漏报、虚报，缩小了感染人数，致使党和政府及有关部门没能准确掌握疫情，没能对疫情的蔓延给予高度重视，也没能引起人民群众的高度警惕。防范措施的滞后，造成了较大面积的感染传播。4月中旬，在得到较为准确的疫情信息后，党和政府做出果断措施，不惜一切代价，投入大量的人力物力财力，进行防病治病，争取用最短的时间控制疫情的更大蔓延。
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3.3 用超前意识、创新精神做好医院档案工作 江泽民同志说过“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。”在医院改革开放和加速质量建设步伐的进程中，有许多新的问题需要研究和探索，有许多新的质量管理经验需要认真总结。如果没有超前意识，没有开拓创新精神，仅满足于一般程序化管理工作，四平八稳处事，质量管理工作、信息工作就很难适应形势发展的需要。要帮助领导搞好质量控制工作，档案工作人员就必须牢固树立超前意识与创新精神，既要按规定办事，又要把想未曾想、做未曾做的问题提在决策前，建议提在决策前，预案备在决策前，使 领导掌握管理工作的主动，这样，医疗质量工作才能上层次上水平。
随着党的中心工作转移到经济建设上来，社会主义市场经济逐步建立，社会对档案信息的需求与日俱增，传统的档案服务观念已不能适应新的要求。因此，档案工作人员要有创新精神，不断地超越自我，成为具有很强自学能力的“终身学习者”，在创新中求生存，在创新中求发展。面对许多新情况、新问题，要走向社会，接受新事物，增加新知识，不断改变旧的工作方法。要勇于开拓，大胆创新，积极为改革开放和社会主义现代化建设服务。
作者单位:030013山西省肿瘤医院
(收稿日期:2003-05-22)
(编辑 于少伟), 百拇医药(张原凤)
现代社会是一个信息化的社会，现代医院是一个信息化的医院，现代医疗质量也是一个信息化的医疗质量。科学技术发展突飞猛进，日新月异，不断产生的新信息成为财富的重要来源，信息在现代医院中发挥着越来越重要的作用。没有信息就没有质量，没有信息就没有财富，没有信息就没有人才，没有信息就没有效益，这是现代医院的一个显著特点。作为记载大量信息内容的档案是宝贵的知识和信息资源，越来越引起人们的高度重视。医院档案人员如何适应高速发展的当今社会，为领导决策服务，为医疗、科研服务，发挥档案利用的最大效益，现建议如下。
1 充分认识利用档案工作提供信息服务的重要性
档案工作是一项服务性质的工作，这种服务性主要体现在提供档案的利用工作方面。多年来，档案工作人员“重藏轻用”的思想根深蒂固，人们对档案的认识基本上还是停留在对历史文件的保管和极其有限的内部利用上，对档案的信息属性未能引起足够的重视，没有充分开发档案信息服务于社会的紧迫感。提供深加工的高价值适用信息，能大大节约决策选择的精力，减少决策的失误，它是社会最需要的服务内容。因此，档案工作必须适应时代的要求。转变重管理轻服务的思想观念，从管理型向管理开发型转变，由重检索向重编研工作转变，由知识信息库管理向高价值知识信息服务转变。档案是宝贵的知识和信息资源。在知识经济时代，信息资源的丰富程度，知识和信息的传播应用是衡量国家综合国力的重要标准。这就要求档案工作者具有高度的责任感和良好的服务态度，使提供利用档案工作始终处于最优化服务状态。在档案信息资源的供应与保障中，要重视开展调查研究，了解社会及市场对档案信息的要求，从而使开发档案信息资源项目，具有可行性、实用性、针对性。要提高服务水平，努力为利用者着想，为利用者提供方便，使利用者在获取利用档案信息时，能最省力最省时，能在花费较少的思维的情况下，获得最大的信息输出量，发挥档案利用的最大效益。
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利用档案工作只有通过实际地提供档案信息，才能向社会证明自身存在的意义。在和社会各界发生信息传递、档案供给和咨询服务的过程中，档案工作的各项成果必然要受到社会各界的检验，看是否真正符合社会的需要。档案部门正是通过提供利用档案这一窗口来及时获得外界对其工作成果的信息反馈，同时捕捉外界的政治经济、科学、文化等各种动向，以便不断地稠整自己的结构和服务方向。
2 通过不断学习，不断提高自身业务素质
党的十六大报告把“形成全民学习、终身学习的学习型社会，作为全面建设小康社会的奋斗目标之一”。学习是人类自我超越的一种手段。通过学习促进创新，通过创新促进发展。档案工作的自身特性，决定了档案人员必须博学多才，对新生事物要有迫切的求知欲，要成为一个杂家，也就是说不论是对哪个行业都应该具有一定的专业知识，因为档案工作的领域涉及各行各业，其工作对象是各行各业形成的档案，没有相关行业的基本知识，是不能搞好各行各业形成的档案信息的管理和开发利用工作的。档案信息是社会信息的一个特殊种类和重要组成。随着现代科技的高速发展，档案载体已由过去的纸质文案档案逐步发展为照片、录音、录像、磁盘、光碟等档案，这样必然带来档案保管和利用方面的设备更新、技术更新和知识更新，档案管理也由传统的手工管理向现代化管理手段迈进。电脑互联网使得信息的交换更加顺畅便捷，档案作为信息的一种载体，它的利用面临新的挑战。如果档案利用者还象过去那样在档案馆耐心查询，或者为了收集某个信息跑遍若干个档案馆，这种低效率显然不能适应信息社会的高效要求。档案部门要想使档案信息像其他社会信息一样极其便利地为社会提供服务，要想使自己不被频繁借阅、查询搞得疲备不堪，就必须采用现代化手段，使一切可以向社会开放的档案信息进入计算机网络，才能从根本上解放档案编研人员，提高档案信息资源的开发利用效率，从而更有效地为社会服务。同时，档案工作自动化还可以有效地提高档案咨询速度。我们面对众多的档案咨询，面对浩瀚的档案馆藏，只有通过现代技术手段，在信息网络中对专题档案信息进行快速检索查询和系统收集整理，才能迅速快捷地满足众多查询需求。计算机的普遍应用象给信息插上了翅膀，对信息的收集、整理、贮存、传输、应用都起到了重要作用。可以说信息 是通向未来的桥梁，计算机是通向信息的桥梁，不掌握信息就不能预测未来，不科学管理信息，医院就难于提高医疗质量。信息革命不仅扩大了档案工作业务范围，同时大大深化了档案的内涵。处于知识经济时代的今天，档案人员不再单单是档案的保管员，而是档案信息财富的拥有者;档案室(馆)也不再是单纯的收藏机构，而是档案信息的聚集中心、交流中心。档案工作的改革创新方向就是走信息化道路。这就要求人人都学习并掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络操作等基本技能，使每一个工作者都能独立完成从提取信息资源、进行鉴别选择、提炼加工，做出目录、上网传输，以致制作可供用户使用的报告、电子刊物、数据文件等可视资料。
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3 准确把握信息的特性，提供高质量的信息服务
信息是现代医院的重要资源，医院要生存，就要有各种不同的信息来支配医院的基础工作。要竞争，就必须研究医疗市场、质量市场、人才市场、技术市场、服务市场，这些市场的竞争，要靠获得相当多的资料、情报，从而瞄准市场取得胜利。要发展，就需要研究过去现在和未来的情况，这也需要大量的信息。
3.1 信息是知识的源泉，信息是决策的依据 信息是控制的灵魂 任何决策，都需要经过调查研究后才能做出。而决策前的工作就是信息工作。制定诊断质量管理标准，就需要有国内外医院临床、有关医技科室的诊断质量指标作参考，需要有本系统、本地区、本单位若干年指标为参考，这样的决策才是可靠的、有依据的和可行的。这就要求信息的收集必须具有明显的目的性、较强的针对性和实用性，必须坚持为医院领导决策和医院建设服务这个原则。按目的性要求，确定收集信息内容，列出所需重点收集问题，确立收集范围和对象并尽可能按计划进行，而且要确定收集方法和时限，不能无目的、无时间性地无计划地收集。收集的每项信息都应是系统的，从发生开始直到事情终结。全方位收集信息是服务于领导决策的基本要求。
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3.2 新与快是信息的重要特征，真实准确是信息的生命 信息多是为决策者提供质量管理中遇到的新情况、新问题，要使这些问题得到及时解决，就要把握早发现、早收集、早处理的原则，这就要求信息及时有效。医院的工作性质不同于其他行业，来不得半点马虎，稍有疏忽就可能给病人造成不可挽回的损失，甚至造成死亡。作为决策依据的医疗质量信息，一旦失去真实性，不仅信息本身失去价值，而且起副作用，造成质量管理工作的失误，甚至带来严重后果。因此，收集工作必须坚持真实性的原则。具体讲，一是资料要真实，数据要准确，二是分析情况要实事求是，三是把握信息时效性。就拿今年初从广东省爆发的传染性非典型性肺炎疫情来说，流行刚刚开始时，通过网络、电视、广播等媒体的广泛传播，引起了广大人民群众的密切关注，同时对该病特征有了初步的了解，树立了防病治病意识。信息传播的新与快收到了良好的效果。到3月份以后，非典型性肺炎波及到了北京、山西、内蒙等八个内陆省市，由于人为或其它因素，使信息没有及时准确传递，隐瞒、漏报、虚报，缩小了感染人数，致使党和政府及有关部门没能准确掌握疫情，没能对疫情的蔓延给予高度重视，也没能引起人民群众的高度警惕。防范措施的滞后，造成了较大面积的感染传播。4月中旬，在得到较为准确的疫情信息后，党和政府做出果断措施，不惜一切代价，投入大量的人力物力财力，进行防病治病，争取用最短的时间控制疫情的更大蔓延。
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3.3 用超前意识、创新精神做好医院档案工作 江泽民同志说过“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。”在医院改革开放和加速质量建设步伐的进程中，有许多新的问题需要研究和探索，有许多新的质量管理经验需要认真总结。如果没有超前意识，没有开拓创新精神，仅满足于一般程序化管理工作，四平八稳处事，质量管理工作、信息工作就很难适应形势发展的需要。要帮助领导搞好质量控制工作，档案工作人员就必须牢固树立超前意识与创新精神，既要按规定办事，又要把想未曾想、做未曾做的问题提在决策前，建议提在决策前，预案备在决策前，使 领导掌握管理工作的主动，这样，医疗质量工作才能上层次上水平。
随着党的中心工作转移到经济建设上来，社会主义市场经济逐步建立，社会对档案信息的需求与日俱增，传统的档案服务观念已不能适应新的要求。因此，档案工作人员要有创新精神，不断地超越自我，成为具有很强自学能力的“终身学习者”，在创新中求生存，在创新中求发展。面对许多新情况、新问题，要走向社会，接受新事物，增加新知识，不断改变旧的工作方法。要勇于开拓，大胆创新，积极为改革开放和社会主义现代化建设服务。
作者单位:030013山西省肿瘤医院
(收稿日期:2003-05-22)
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