浅谈现代信息环境与档案工作的关系
21世纪是人类社会从工业社会步入信息社会的伟大历史变革时期。这个时期计算机技术、现代通信技术、网络技术、人工智能技术、多媒体技术等高新技术迅猛发展，一日千里。信息的存取认知受到影响，信息的生产传播出现了新的特点，社会信息化和信息社会化正成为时代特征。信息环境改变了人们的思维方式、行为方式和工作方式，其影响也必将渗透到档案工作中来，使之发生深刻变化。
1 信息环境对档案工作的影响
档案工作是在一定环境中形成、存续和演化的。档案工作发展的历史表明其特性、状态、功能与社会环境密不可分，社会政治制度、经济发展水平、科技发展水平等，决定了档案工作的发展程度。不同社会阶段的档案工作具有不同的形态与功能。我国有史以来，社会政治制度对档案工作起决定作用，使用档案是一种特权，一种社会地位的象征。档案工作只是对档案严加看管，不允许一般人接触。社会发展到今天，科学技术的发展开始对档案工作产生重大影响。信息环境下的档案工作面临着承前启后的崭新局面，一方面要延续档案工作的历史责任，继续保管档案实体，为上层建筑服务;另一方面要开拓档案工作新空间，开发档案信息资源，为广大的社会服务。
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1.1 信息环境促进档案工作者放眼大环境，转变思想观念 人类社会发展的历史，是一部解放思想的历史，社会发展到各个阶段，都会引发与时代发展相适应的新思想、新观念。在信息环境下，信息与物质、能源并列，是社会的三大资源。开发档案信息资源同开发一切资源一样，对社会发展具有重要意义。在此情况下，档案工作者应放眼大环境，转变以往档案工作“重藏轻用”的观念，积极变被动应付为主动服务，逐步从具体馆藏业务中解放出来，使档案利用服务走近利用者。同时还要树立信息意识，档案工作者信息意识的提高对社会各界有先导作用。21世纪档案工作的着眼点要注重档案信息资源的综合开发与利用，对档案进行分析、鉴别、加工，从中提取信息，为利用者快速提供准确的信息和高质量、多层次的信息服务。
1.2 利用信息环境资源，促进档案工作发展 信息环境有两大资源:一是以因特网为代表的计算机通信网络。它彻底改变了传统的信息提供与获取方式。人们进行远程信息存取，不受时间和信息存放地点的限制。信息的网上生产、传播、检索与利用日益成为主流;二是信息资源载体类型多样化。从存取方式看，有视频、音频、图象、文本等类型;从存取价质上看，有磁带、磁盘、光盘等类型;文献不再局限于一个静态的文本，而是声形俱备，并可通过超级链接形成全新的树状或网状结构。利用信息的两大资源优势可以克服传统信息传播的种种限制，提高档案信息的利用率与管理水平，从而改变档案工作的传统方式，为档案工作的发展带来新的转机。档案工作要从管理有限的馆藏转变为开发、链接和以各种载体形式传送信息，以网络服务的方式来重塑和发展档案工作。
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1.3 档案工作要变压力为动力，积极纳入社会信息资源体系 环境对系统不仅提供资源，还会施加压力。每一个系统都可能利用环境中的几种资源，同时也会承受某些压力，档案工作在信息环境下亦是如此。无边无际的网上信息资源和日益成熟的网络检索工具极大地提高了社会公众的信息可获得性，信息环境中出现了前所未有的信息竞争。图书馆业、电子出版社、商业化联机情报检索机构、信息中介机构……都积极地投入到这场竞争之中，所有的信息资源都将被充分的开发和利用。此外还有电子文件管理工作上的竞争。目前许多电子文件的收文与发文机构依靠计算机人员进行电子文件的管理，档案工作人员若不了解相关的管理流程和技术，只能沦为保存电子文件的“硬盘”。这种种情况给档案工作以极大的压力。在信息市场争夺战中，你不占领的阵地很快就会被别的机构占据。在这种压力下我们档案工作者必须积极行动起来，变压力为动力，走出馆门，积极纳入社会信息资源体系，投入广阔的社会并服务于整个社会，努力寻找和开辟利用信息环境的特殊渠道，形成自己与环境互动的独特方式，这样才能够生存下去，甚至转化为强者。
, http://www.100md.com 1.4 档案工作与信息环境互动互应，系统行为相应改变 系统行为是系统相对于它的环境作出的任何变化。或者说，一个系统可以从外部探知的一切变化，均称为它的行为。环境对系统的行为有重要的、有时甚至是决定性的影响。信息环境的特点是信息量急剧增长。有人认为自古希腊以来，全球知识积累已增加了1000万倍。还有人预计到2020年之后，每11个月全世界的信息量就会翻一番。在这种环境下，传统的档案工作行为必须相应改变，档案管理环节必须相应调整。以社会信息需求为导向，从拘泥于档案的整理、保管向“信息资源建设”转变。要从整体上研究档案信息的收集、加工、组织存储、链接传输和开发利用。
(1)突出重点工作。首先要抓好收集工作，丰富馆藏，扩大范围，不能局限于送上门来的档案，要加大宣传力度，畅通收集渠道。从而切实改变馆藏结构不合理、内容单调的现象，为档案信息资源的开发奠定基础。其次要强化鉴定工作。我国以往的档案鉴定决不轻言销毁，造成大量人力、财力、物力的消耗和浪费。在档案信息数字化过程中这个问题尤为突出。所以要特别重视档案鉴定工作，培养合格的鉴定人员，制定极为详尽的、具有很强可操作性的保管期限表，严格控制文件转化为永久档案的比例。最后要强调利用服务工作。一份档案若只被尽善尽美地保管着而得不到开发和利用，则毫无价值，档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，变档案潜在价值为现实价值，最大限度地服务于社会。
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(2)强化某些管理环节。目前尤为迫切的是简化整理工作。整理工作是采用一系列方法使档案有序化，便于档案实体管理与查找利用。这在档案的手工检索阶段取得了显著的成效。但在以网络传播与计算机辅助管理为特色的信息环境下，我国的档案整理工作已跟不上时代的发展。由于信息量剧增，整理过程过于频繁而跟不上档案的积累速度。另外采用计算机自动化检索，可以方便的找到指定的文件，过细的整理工作已失去存在的意义。为此必须简化整理工作，使之简明实用。
(3)档案工作中要增添一些新行为。信息环境下，一方面是电子档案大量涌现。另一方面要使利用者能够在网上利用档案信息，还必须使馆藏档案数字化，将各类档案包括甲骨、金石、竹木、绢纸等载体转换成数字化档案并在网上发布。这些数字化档案的存储、整理、著录等都是档案领域的新课题。解决这些新课题既要建立新的管理理论、标准和方法，又要采取先进技术手段。
2 档案工作对信息环境的影响
, http://www.100md.com 系统与环境是互塑共生的，系统不仅受环境的影响与制约，对环境也有塑造作用。一方面是系统发挥积极的作用，引起环境中某些事物的有益变化;另一方面系统与其它系统为争夺资源而展开竞争，有破坏环境的消极作用。
2.1 档案工作要发挥功能，促进信息社会进步 信息环境的发展促进档案工作的发展。反之，档案工作的发展也可以促进信息环境的进步。两者是互相联系、互相影响、互相依赖的。世界经济的飞速发展，科技革命的突飞猛进，全球化、网络化信息环境的来临，使得全社会对档案信息的需求日渐增强。档案工作必须发挥其功能，不断满足这些需求。利用现代技术手段来处理庞杂的档案信息，是档案工作在信息时代与粗放的工业时代的根本区别。档案工作在提高现代化水平之后，档案信息交流范围日益扩大，交流速度明显提高。社会各界可共享档案信息资源，进行广泛的交流与探讨。由此发挥档案工作对信息环境的功能，有效地促进文化教育、科学技术和经济领域的发展，从而促进社会进步。
2.2 防止档案信息对信息环境的污染 当前的档案工作面对的是浩如烟海的信息资源。这些信息资源数量庞大、内容丰富且极具参考价值。但是对具体的利用者来说，它们并不都是有用信息，绝大部分是无用信息，甚至是水分、 是垃圾。档案工作只有采取现代化手段对档案信息进行科学合理的管理，对大量无序、混乱的信息进行筛选和甄别，在纷繁芜杂的信息中如大海捞针般地找出能为人所用的信息，才能防止对信息环境的污染，在信息环境下茁壮发展。
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3 建设开放的档案工作，适应信息环境需要
系统有封闭与开放之分，任何一种社会系统都应是开放的系统。系统与环境通过交换物质、能量、信息而相互作用、相互联系，这种系统与环境进行交换的特性就是开放性。档案工作存在的意义就在于不断地与社会环境交换信息，通过收集工作得到档案，通过利用工作将档案信息返回给社会。档案工作要更好地发挥功能就必须充分开发。这种开放性有两方面内容:
3.1 开放档案 档案的开放是实现共享的必经途径。信息环境中，开放档案既是环境使然，也是档案工作自身发展的需要。世界各国已普遍接受了档案开放原则，档案开放和利用一直受到各国档案工作者的高度重视并有法律保证。我国在《中华人民共和国档案法》和《各级国家档案馆开改档案办法》发布实施以来，各级国家档案馆都积极做好开放档案工作，使馆藏档案的利用范围逐渐扩大，利用率有所提高。但是开放档案作为一项长期任务，就目前情况而言，还存在着许多不容忽视的问题。如应开放的档案不能及时开放、某些档案开而不放、对控制使用的范围把握不准等待。这些都是建立开放的档案工作必须立即解决的问题。
3.2 档案工作系统要开放 长期以来，档案工作做为一个系统基本上停留在以自给自足为特征的封闭模式上，缺乏协作与协调的全局观念，资源不能共享，造成财力、物力的极大损失。在信息环境中必须由封闭型、半封闭型向开放型转变，面向社会开放。在这个转变过程中要充分运用网络环境，打破自我封闭，改变“等、靠、要”的状况，力争档案信息服务社会化。
作者单位:250012山东大学齐鲁医院
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1 信息环境对档案工作的影响
档案工作是在一定环境中形成、存续和演化的。档案工作发展的历史表明其特性、状态、功能与社会环境密不可分，社会政治制度、经济发展水平、科技发展水平等，决定了档案工作的发展程度。不同社会阶段的档案工作具有不同的形态与功能。我国有史以来，社会政治制度对档案工作起决定作用，使用档案是一种特权，一种社会地位的象征。档案工作只是对档案严加看管，不允许一般人接触。社会发展到今天，科学技术的发展开始对档案工作产生重大影响。信息环境下的档案工作面临着承前启后的崭新局面，一方面要延续档案工作的历史责任，继续保管档案实体，为上层建筑服务;另一方面要开拓档案工作新空间，开发档案信息资源，为广大的社会服务。
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1.1 信息环境促进档案工作者放眼大环境，转变思想观念 人类社会发展的历史，是一部解放思想的历史，社会发展到各个阶段，都会引发与时代发展相适应的新思想、新观念。在信息环境下，信息与物质、能源并列，是社会的三大资源。开发档案信息资源同开发一切资源一样，对社会发展具有重要意义。在此情况下，档案工作者应放眼大环境，转变以往档案工作“重藏轻用”的观念，积极变被动应付为主动服务，逐步从具体馆藏业务中解放出来，使档案利用服务走近利用者。同时还要树立信息意识，档案工作者信息意识的提高对社会各界有先导作用。21世纪档案工作的着眼点要注重档案信息资源的综合开发与利用，对档案进行分析、鉴别、加工，从中提取信息，为利用者快速提供准确的信息和高质量、多层次的信息服务。
1.2 利用信息环境资源，促进档案工作发展 信息环境有两大资源:一是以因特网为代表的计算机通信网络。它彻底改变了传统的信息提供与获取方式。人们进行远程信息存取，不受时间和信息存放地点的限制。信息的网上生产、传播、检索与利用日益成为主流;二是信息资源载体类型多样化。从存取方式看，有视频、音频、图象、文本等类型;从存取价质上看，有磁带、磁盘、光盘等类型;文献不再局限于一个静态的文本，而是声形俱备，并可通过超级链接形成全新的树状或网状结构。利用信息的两大资源优势可以克服传统信息传播的种种限制，提高档案信息的利用率与管理水平，从而改变档案工作的传统方式，为档案工作的发展带来新的转机。档案工作要从管理有限的馆藏转变为开发、链接和以各种载体形式传送信息，以网络服务的方式来重塑和发展档案工作。
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1.3 档案工作要变压力为动力，积极纳入社会信息资源体系 环境对系统不仅提供资源，还会施加压力。每一个系统都可能利用环境中的几种资源，同时也会承受某些压力，档案工作在信息环境下亦是如此。无边无际的网上信息资源和日益成熟的网络检索工具极大地提高了社会公众的信息可获得性，信息环境中出现了前所未有的信息竞争。图书馆业、电子出版社、商业化联机情报检索机构、信息中介机构……都积极地投入到这场竞争之中，所有的信息资源都将被充分的开发和利用。此外还有电子文件管理工作上的竞争。目前许多电子文件的收文与发文机构依靠计算机人员进行电子文件的管理，档案工作人员若不了解相关的管理流程和技术，只能沦为保存电子文件的“硬盘”。这种种情况给档案工作以极大的压力。在信息市场争夺战中，你不占领的阵地很快就会被别的机构占据。在这种压力下我们档案工作者必须积极行动起来，变压力为动力，走出馆门，积极纳入社会信息资源体系，投入广阔的社会并服务于整个社会，努力寻找和开辟利用信息环境的特殊渠道，形成自己与环境互动的独特方式，这样才能够生存下去，甚至转化为强者。
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(1)突出重点工作。首先要抓好收集工作，丰富馆藏，扩大范围，不能局限于送上门来的档案，要加大宣传力度，畅通收集渠道。从而切实改变馆藏结构不合理、内容单调的现象，为档案信息资源的开发奠定基础。其次要强化鉴定工作。我国以往的档案鉴定决不轻言销毁，造成大量人力、财力、物力的消耗和浪费。在档案信息数字化过程中这个问题尤为突出。所以要特别重视档案鉴定工作，培养合格的鉴定人员，制定极为详尽的、具有很强可操作性的保管期限表，严格控制文件转化为永久档案的比例。最后要强调利用服务工作。一份档案若只被尽善尽美地保管着而得不到开发和利用，则毫无价值，档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，变档案潜在价值为现实价值，最大限度地服务于社会。
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(2)强化某些管理环节。目前尤为迫切的是简化整理工作。整理工作是采用一系列方法使档案有序化，便于档案实体管理与查找利用。这在档案的手工检索阶段取得了显著的成效。但在以网络传播与计算机辅助管理为特色的信息环境下，我国的档案整理工作已跟不上时代的发展。由于信息量剧增，整理过程过于频繁而跟不上档案的积累速度。另外采用计算机自动化检索，可以方便的找到指定的文件，过细的整理工作已失去存在的意义。为此必须简化整理工作，使之简明实用。
(3)档案工作中要增添一些新行为。信息环境下，一方面是电子档案大量涌现。另一方面要使利用者能够在网上利用档案信息，还必须使馆藏档案数字化，将各类档案包括甲骨、金石、竹木、绢纸等载体转换成数字化档案并在网上发布。这些数字化档案的存储、整理、著录等都是档案领域的新课题。解决这些新课题既要建立新的管理理论、标准和方法，又要采取先进技术手段。
2 档案工作对信息环境的影响
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2.1 档案工作要发挥功能，促进信息社会进步 信息环境的发展促进档案工作的发展。反之，档案工作的发展也可以促进信息环境的进步。两者是互相联系、互相影响、互相依赖的。世界经济的飞速发展，科技革命的突飞猛进，全球化、网络化信息环境的来临，使得全社会对档案信息的需求日渐增强。档案工作必须发挥其功能，不断满足这些需求。利用现代技术手段来处理庞杂的档案信息，是档案工作在信息时代与粗放的工业时代的根本区别。档案工作在提高现代化水平之后，档案信息交流范围日益扩大，交流速度明显提高。社会各界可共享档案信息资源，进行广泛的交流与探讨。由此发挥档案工作对信息环境的功能，有效地促进文化教育、科学技术和经济领域的发展，从而促进社会进步。
2.2 防止档案信息对信息环境的污染 当前的档案工作面对的是浩如烟海的信息资源。这些信息资源数量庞大、内容丰富且极具参考价值。但是对具体的利用者来说，它们并不都是有用信息，绝大部分是无用信息，甚至是水分、 是垃圾。档案工作只有采取现代化手段对档案信息进行科学合理的管理，对大量无序、混乱的信息进行筛选和甄别，在纷繁芜杂的信息中如大海捞针般地找出能为人所用的信息，才能防止对信息环境的污染，在信息环境下茁壮发展。
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3 建设开放的档案工作，适应信息环境需要
系统有封闭与开放之分，任何一种社会系统都应是开放的系统。系统与环境通过交换物质、能量、信息而相互作用、相互联系，这种系统与环境进行交换的特性就是开放性。档案工作存在的意义就在于不断地与社会环境交换信息，通过收集工作得到档案，通过利用工作将档案信息返回给社会。档案工作要更好地发挥功能就必须充分开发。这种开放性有两方面内容:
3.1 开放档案 档案的开放是实现共享的必经途径。信息环境中，开放档案既是环境使然，也是档案工作自身发展的需要。世界各国已普遍接受了档案开放原则，档案开放和利用一直受到各国档案工作者的高度重视并有法律保证。我国在《中华人民共和国档案法》和《各级国家档案馆开改档案办法》发布实施以来，各级国家档案馆都积极做好开放档案工作，使馆藏档案的利用范围逐渐扩大，利用率有所提高。但是开放档案作为一项长期任务，就目前情况而言，还存在着许多不容忽视的问题。如应开放的档案不能及时开放、某些档案开而不放、对控制使用的范围把握不准等待。这些都是建立开放的档案工作必须立即解决的问题。
3.2 档案工作系统要开放 长期以来，档案工作做为一个系统基本上停留在以自给自足为特征的封闭模式上，缺乏协作与协调的全局观念，资源不能共享，造成财力、物力的极大损失。在信息环境中必须由封闭型、半封闭型向开放型转变，面向社会开放。在这个转变过程中要充分运用网络环境，打破自我封闭，改变“等、靠、要”的状况，力争档案信息服务社会化。
作者单位:250012山东大学齐鲁医院
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