谈如何做好医院档案管理及其开发利用
档案工作是社会主义各项建设事业不可缺少的一个重要环节，是一项重要的综合性基础管理工作。档案从历史的角度来看，是历史的记录，通过档案可以了解过去;从现实的角度来看，是现实的写照，通过档案可以了解现在;从形式上看，档案是各种文献资料的汇集;从内容上看，档案不仅反映过去和现在，而且也影响着未来。因此如何做好医院档案管理及其开发利用，把档案作为一种信息资源的角度，来为单位的决策者提供适当的理性思考。
1 加强档案管理领导，完善档案工作职责
正确认识档案工作在新形势下为改革开放和现代化建设服务的目标、途经和方法，才能增强责任感，牢固树立创新意识，在实践中探索、建设有中国特色档案事业的规律。
1.1 有领导分管。建立档案管理领导小组与网络管理小组，档案有专人负责。
1.2 认真学习贯彻落实《档案法》，加大《档案法》的宣传、贯彻力度，把档案管理纳入本单位的日常工作中，提高对档案工作的重视和认识。
1.3 健全档案制度，规范档案管理，完善档案工作职责，进一步明确档案管理体制，归档、查阅、保密、开发利用、管理等制度，健全网络组织，使每个部门有一名兼职档案员，发挥部门作用。
1.4 加强理论学习，不断提高自身的理论水平和知识素养，以适应市场经济发展的需要，提高科学管理水平，树立明确的服务观点，以高度的责任感研究本单位档案利用的特点，发挥档案的活力。
2 强化档案基础和管理
档案工作是思想性、专业性、科学性很强的工作，但也是地地道道的服务工作，随着档案的日益增加，档案管理的要求也越来越高。因此必须跟上形势发展的需要，切实做好档案基础管理。
2.1 档案是利用的基础，档案的齐全程度直接影响利用的效果。首先从管理上保证案的完整齐全做好档案资料的收集、归纳、整理、分类、鉴定，确保档案资料的保存价值。
2.2 强化基础抓好“二化”，为适应档案事业不断发展的需要，抓好基础工作的标准化、规范化建设，加强档案业务建设。档备室的综合管理，在提高归档文件材料的完整率、准确率上下功夫，在深化编研工作上花气力，提高业务素质和工作水平。
2.3 档案工作是一项实实在在的工作，来不得半点马虎，需要的是兢兢业业、扎扎实实的工作作风，深入调查档案工作发展变化的真实情况，了解和掌握其发展的规律，分清主次、轻重、缓急，根据需要有计划、有步骤地为档案事业的发展解决实际问题，做好实际工作，做到想长远干当前，干今天想明天，增强工作的计划性，克服工作随意性，切实制定好工作计划，采取有效措施，保证计划的实旆，正确处理好全面管理和微面管理的关系，深刻理解档案和档案工作与社会各项建设事业的关系，胸怀全局，立足本职，强化宏观管理意识，切实抓好有影响的大事，扎实细致做好具体工作。
3 保证档案的完整性
完整性是指归档的文件材料能够完整地反映各项活动的发展过程和结果，其中每个文件都是这个整体中不可缺少的组成部分，相互发生着必然的内在联系。综合档案室必须依靠各个环节的人员的大力支持，只有当文件材料的形成积累和归档成为每人的自觉行动，才能保证归档材料的齐全、完整。
3.1 档案宜采取经办人员立卷制度，部门科室明确兼职档案资料管理人员，负责督促检查日常档案资料形成及积累和整理，为日后的归档工作打好基础。
3.2 对档案的分类、归档范围，定期或不定期进行培训讲座，增强职工的档案意识。如:基建档案，一个项目工程时间比较长，有的不是几个月或一年能够完成的，从勘察、设计、动工、交付使用必然要经过一段较长时间，因此要使档案的完整和管理好，必然要采取妥善的办法。
3.2.1 档案工作一开始就与工程建设同步进行，对工程的文件，竣工图的形成，收集，实施全过程进行跟踪管理，对该工程的施工员、兼职资料员提出具体的实施要求和归档范围，明确责任制，将资料随时分类、编号，相应做好交接手续，并定期或不定期地进行技术业务指导，提高素质，加强档案知识的渗透能力。
3.2.2 竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。对施工过程中所形成的文件材料进行收集、整理、立卷、验收、归档，移交档案部门。这样基本上达到了一个工程档案的完整化、准确化、系统化、规范化。并在工程竣工验收时，及时提交一整套完整、准确、系统、规范、合理的工程竣工档案资料。
4 保证档案的系统性
系统性是指保持文件材料之间的有机联系，使档案案卷之间及卷内的文件之间都达到先后有序、连贯系统、方便查询。根据医院的特殊性和档案归档要求及形成的规律、内容和载体的不同，列为五大类。
4.1 文书档案分类法 (1)党务工作;(2)群团 (下转封三)(上接第408页) 工作;(3)行政管理;(4)人事保卫;(5)计划财务;(6)医疗管理;(7)科教管理;(8)预防保健。
4.2 基本建设档案分类法 (1)综合用房;(2)业务用房;(3)辅助用房;(4)生活用房。
4.3 设备档案分类法 (1)诊断设备;(2)治疗设备;(3)辅助设备。
4.4 科研档案分类法 (1)外科;(2)内科;(3)影像;(4)五官科;(5)妇产科;(6)儿科;(7)药剂;(8)检验;(9)护理;(10)器械。
4.5 照片档案分类法 (1)党务;(2)群团;(3)行政类;(4)人事保卫;(5)医疗管理。通过档案分类编目系统，形成了一个比较科学、规范、系统的方案，提供了查询迅速的调档手段，提高档案的查准率。
5 开发档案资源和利用
5.1 要善于抓好档案的利用。档案工作的目的是要更好地为单位服务，决不是走形式、做样子，开发利用档案资源，挖掘档案潜力，用实际工作证明开展档案工作的必要性，编写单位的发展史，宣传单位职工的先进事迹，弘扬单位精神，当好领导的决策咨询参谋，积极为单位科学决策服务。
5.2 随着档案管理工作的发展，开发利用工作逐步占主导地位，大力开展档案的编纂工作，可以大大减少原始档案、文件的直接利用，缓解保存与利用之间的矛盾，进行汇编、编研材料，对于一般的查询，只需翻阅档案与汇编就可满足查询人员的要求，从而避免了档案的高质、低效利用。根据本单位的适用和需要，编写了医院全宗介绍、大事记汇编、组织沿革、发文汇编、医院基础数字汇编、干部任免职汇编、技术人员技术职务晋升汇编、先进集体与个人汇编，完整地系统地汇集了有关汇编，建立了全引目录、案卷目录，案卷目录索引及分类索引，做到了迅速地为利用者提供服务。
5.3 档案工作的活力，隐藏在档案的价值中，而档案工作活力的发挥又是档案价值的体现，档案人员则是发挥活力、实现价值的桥梁。首先必须树立明确的服务观点，以高度的责任感，花一定的精力去研究本单位档案利用工作的特点，尽量多同各项工作接触，多了解本单位活动的各种信息，才能提高档案的利用水平。
6 加大改革力度，争创新水平，服务上新水平，管理上新水平
档案是昨天的遗产，今天的财富。搞好档案工作功在当代，利在千秋。在现代社会信息化快节奏的今天，对档案管理的要求越来越高，为跟上发展迅速的形势，应积极开展编研工作，切实提高档案管理水平，提高素质，钻研业务，认真学习掌握档案专业方面的理论知识，了解国内外有关档案工作的动态，领会国家在档案工作方面的方针、政策和法规，争创新水平，服务上新水平，管理上新水平。
(编辑黄 杰)
作者单位:215500扬州大学医学院附属医院常熟市第二人民医院, http://www.100md.com(李 娟)
1 加强档案管理领导，完善档案工作职责
正确认识档案工作在新形势下为改革开放和现代化建设服务的目标、途经和方法，才能增强责任感，牢固树立创新意识，在实践中探索、建设有中国特色档案事业的规律。
1.1 有领导分管。建立档案管理领导小组与网络管理小组，档案有专人负责。
1.2 认真学习贯彻落实《档案法》，加大《档案法》的宣传、贯彻力度，把档案管理纳入本单位的日常工作中，提高对档案工作的重视和认识。
1.3 健全档案制度，规范档案管理，完善档案工作职责，进一步明确档案管理体制，归档、查阅、保密、开发利用、管理等制度，健全网络组织，使每个部门有一名兼职档案员，发挥部门作用。
1.4 加强理论学习，不断提高自身的理论水平和知识素养，以适应市场经济发展的需要，提高科学管理水平，树立明确的服务观点，以高度的责任感研究本单位档案利用的特点，发挥档案的活力。
2 强化档案基础和管理
档案工作是思想性、专业性、科学性很强的工作，但也是地地道道的服务工作，随着档案的日益增加，档案管理的要求也越来越高。因此必须跟上形势发展的需要，切实做好档案基础管理。
2.1 档案是利用的基础，档案的齐全程度直接影响利用的效果。首先从管理上保证案的完整齐全做好档案资料的收集、归纳、整理、分类、鉴定，确保档案资料的保存价值。
2.2 强化基础抓好“二化”，为适应档案事业不断发展的需要，抓好基础工作的标准化、规范化建设，加强档案业务建设。档备室的综合管理，在提高归档文件材料的完整率、准确率上下功夫，在深化编研工作上花气力，提高业务素质和工作水平。
2.3 档案工作是一项实实在在的工作，来不得半点马虎，需要的是兢兢业业、扎扎实实的工作作风，深入调查档案工作发展变化的真实情况，了解和掌握其发展的规律，分清主次、轻重、缓急，根据需要有计划、有步骤地为档案事业的发展解决实际问题，做好实际工作，做到想长远干当前，干今天想明天，增强工作的计划性，克服工作随意性，切实制定好工作计划，采取有效措施，保证计划的实旆，正确处理好全面管理和微面管理的关系，深刻理解档案和档案工作与社会各项建设事业的关系，胸怀全局，立足本职，强化宏观管理意识，切实抓好有影响的大事，扎实细致做好具体工作。
3 保证档案的完整性
完整性是指归档的文件材料能够完整地反映各项活动的发展过程和结果，其中每个文件都是这个整体中不可缺少的组成部分，相互发生着必然的内在联系。综合档案室必须依靠各个环节的人员的大力支持，只有当文件材料的形成积累和归档成为每人的自觉行动，才能保证归档材料的齐全、完整。
3.1 档案宜采取经办人员立卷制度，部门科室明确兼职档案资料管理人员，负责督促检查日常档案资料形成及积累和整理，为日后的归档工作打好基础。
3.2 对档案的分类、归档范围，定期或不定期进行培训讲座，增强职工的档案意识。如:基建档案，一个项目工程时间比较长，有的不是几个月或一年能够完成的，从勘察、设计、动工、交付使用必然要经过一段较长时间，因此要使档案的完整和管理好，必然要采取妥善的办法。
3.2.1 档案工作一开始就与工程建设同步进行，对工程的文件，竣工图的形成，收集，实施全过程进行跟踪管理，对该工程的施工员、兼职资料员提出具体的实施要求和归档范围，明确责任制，将资料随时分类、编号，相应做好交接手续，并定期或不定期地进行技术业务指导，提高素质，加强档案知识的渗透能力。
3.2.2 竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。对施工过程中所形成的文件材料进行收集、整理、立卷、验收、归档，移交档案部门。这样基本上达到了一个工程档案的完整化、准确化、系统化、规范化。并在工程竣工验收时，及时提交一整套完整、准确、系统、规范、合理的工程竣工档案资料。
4 保证档案的系统性
系统性是指保持文件材料之间的有机联系，使档案案卷之间及卷内的文件之间都达到先后有序、连贯系统、方便查询。根据医院的特殊性和档案归档要求及形成的规律、内容和载体的不同，列为五大类。
4.1 文书档案分类法 (1)党务工作;(2)群团 (下转封三)(上接第408页) 工作;(3)行政管理;(4)人事保卫;(5)计划财务;(6)医疗管理;(7)科教管理;(8)预防保健。
4.2 基本建设档案分类法 (1)综合用房;(2)业务用房;(3)辅助用房;(4)生活用房。
4.3 设备档案分类法 (1)诊断设备;(2)治疗设备;(3)辅助设备。
4.4 科研档案分类法 (1)外科;(2)内科;(3)影像;(4)五官科;(5)妇产科;(6)儿科;(7)药剂;(8)检验;(9)护理;(10)器械。
4.5 照片档案分类法 (1)党务;(2)群团;(3)行政类;(4)人事保卫;(5)医疗管理。通过档案分类编目系统，形成了一个比较科学、规范、系统的方案，提供了查询迅速的调档手段，提高档案的查准率。
5 开发档案资源和利用
5.1 要善于抓好档案的利用。档案工作的目的是要更好地为单位服务，决不是走形式、做样子，开发利用档案资源，挖掘档案潜力，用实际工作证明开展档案工作的必要性，编写单位的发展史，宣传单位职工的先进事迹，弘扬单位精神，当好领导的决策咨询参谋，积极为单位科学决策服务。
5.2 随着档案管理工作的发展，开发利用工作逐步占主导地位，大力开展档案的编纂工作，可以大大减少原始档案、文件的直接利用，缓解保存与利用之间的矛盾，进行汇编、编研材料，对于一般的查询，只需翻阅档案与汇编就可满足查询人员的要求，从而避免了档案的高质、低效利用。根据本单位的适用和需要，编写了医院全宗介绍、大事记汇编、组织沿革、发文汇编、医院基础数字汇编、干部任免职汇编、技术人员技术职务晋升汇编、先进集体与个人汇编，完整地系统地汇集了有关汇编，建立了全引目录、案卷目录，案卷目录索引及分类索引，做到了迅速地为利用者提供服务。
5.3 档案工作的活力，隐藏在档案的价值中，而档案工作活力的发挥又是档案价值的体现，档案人员则是发挥活力、实现价值的桥梁。首先必须树立明确的服务观点，以高度的责任感，花一定的精力去研究本单位档案利用工作的特点，尽量多同各项工作接触，多了解本单位活动的各种信息，才能提高档案的利用水平。
6 加大改革力度，争创新水平，服务上新水平，管理上新水平
档案是昨天的遗产，今天的财富。搞好档案工作功在当代，利在千秋。在现代社会信息化快节奏的今天，对档案管理的要求越来越高，为跟上发展迅速的形势，应积极开展编研工作，切实提高档案管理水平，提高素质，钻研业务，认真学习掌握档案专业方面的理论知识，了解国内外有关档案工作的动态，领会国家在档案工作方面的方针、政策和法规，争创新水平，服务上新水平，管理上新水平。
(编辑黄 杰)
作者单位:215500扬州大学医学院附属医院常熟市第二人民医院, http://www.100md.com(李 娟)