不“专业”的秘书怎么补课
我们在4月12日曾讨论过一个话题：非“专业”人才要转向吗﹖之后有读者发来求助信，职场上有些具体的问题还是要具体分析，让我们为他提供个性化的解决方案吧。
咨询案例
小江是今年刚刚分进公司的大学毕业生，最初总部看中的是他的文采，在学校时他发表过不少文章，又是学校校报的记者。在刚进入公司的一段时间，小江办事非常积极，可是写的稿子却总也达不到领导的要求，小江很是憋气。由于药品知识贫乏、药事管理方面的法规掌握量几乎为零，使得小江在写起稿子难免牵强，有时一些外行话也会出现在稿子中，领导很不满意，小江也很苦恼：自己是正儿八经的秘书学专业毕业，怎么连这一点工作都做不好，难道我还要进行药学知识的补课吗？我该怎么办呢？(案例提供：郭胜利)
顾问支招
系统学习药学知识
, 百拇医药 刚毕业的大学生，没有家庭繁杂琐事的困扰，必须在这个阶段多多学习一些知识，尤其是在专业性要求较高的药品流通领域，必须学会基本的药学知识。建议小江采取如下措施：一是报名参加成人高考或自学考试药学(中药学)专业，系统学习一下药学方面的东西，这是长久之计。二是可首先恶补药学管理法律法规，选用的书籍可以是执业药师考试的药事管理与法规书籍，以解决燃眉之急。三是涉及专业性较强的文章时，可以多向质量管理部门的同事请教，必要时可以请他们审核把关。——生力
多了解业务情况
小江既然有比较扎实的文学功底，走上医药公司的行政秘书岗位后，要想尽快进入角色就必须了解和熟悉本行业知识，以及相关的行政法律、法规，只有掌握了必要的常识以后，写出的东西才能有血有肉，既切合实际又形象生动。譬如，公司的GSP工作规划或总结，如果仅有公文写作的基础远远不能胜任此项任务，而一旦对药品经营企业质量管理要求有所理解，就能将计划写得切实可行，总结就会有声有色。所以，建议小江平时多了解公司的一些业务情况，经常去基层各门点走走看看，业余时间注重学习并收集有关医学方面的知识和资料，熟悉药品管理法和一系列的具体规定。——毛坚泉
, http://www.100md.com
“写作方法”和“专业知识”双管齐下
我这里有两点建议给小江：一是应急方案：学习一下公文写作的方法。公文写作除了演讲稿以外的其他文种，忌过多使用修饰词汇。作为刚刚毕业的文秘专业大学生，文采固然不错，但因其行文习惯使然，写作过程中会不自觉地过多使用修饰词汇，这当然不符合公文的写作要求。作为小江，可对公文的写作进行认真补习，把握好以下写作要领：一是公文的句子要做到简明扼要，言简意赅，而不宜文字丰繁，过度铺叙；二是公文的句子组织，要衔接紧凑，不可松驰，添枝加叶；三是要直截了当地表明对客观事物的看法，不宜采用设问句式；四是语言要平实，语气要稳妥、严肃、庄重，不宜采用强烈的感叹句和反诘句。
二是长远方案：补习专业知识的缺陷。不具备相应的专业知识，即便是空有文采也是枉然，因为没有专业知识的行文具有一定盲目性，难以写到“点子”上，这正是领导对小江“有期望”到“失望”的原因。因此，小江首先要树立工作自信心，认识到自己不能胜任的原因并不是写作能力缺陷，而是专业知识匮乏，必须树立“恶补”的学习态度和克服困难的决心。由于小江在总部做文字工作，办公室关于药品经营和质量管理的书籍资料会比较丰富，小江不妨拿来阅读。同时也可结合自己的工作经验，多记学习心得，多和质量管理部的同事或执业药师进行请教和沟通。如此坚持三个月或半年，相信小江一定可以胜任这份工作得到领导和同事的认可。——王飞雪
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记熟政策法规
秘书写稿，不是为自己写，观点必须要符合政策，符合法律法规，符合本单位实际，符合领导的观点和意图。小江刚从大学毕业，可能短时间内不适应。因此，需要逐步适应。医药是专业性很强的行业，涉及到国家法规、政策，涉及到专业知识、专业术语，决不是一个刚毕业的大学生所能从容驾驭的。虽然小江办事非常积极，稿子总也达不到领导的要求，这是正常的，成熟需要一个过程。
小江应认识到自身的局限性，首先，要在平时多学习基本的药学知识，药学行政法规，迅速补上这一课。当然，秘书补习这些东西，用药常识可以少学，“扫扫盲”就可以了。秘书必须要把相关法律法规的精神弄通弄透，其中的一些术语要领会透，并且要学会熟练地运用，防止出现外行话的现象。还要记熟本地的行政机关发布的红头文件，努力做到能随时运用，随时能引用。看到医药经济报内刊中的一篇文章，说的是报业不相信神童，名记者是一步步走出来的。其实，秘书也是这样，需要一步步踏踏实实地磨练。——刘静
, 百拇医药
多向同事请教 和领导沟通
建议一：当然要恶补药品知识、药事管理方面的法规。
学文秘专业的毕业生，对于药品知识、药事管理方面的法规肯定不了解和熟悉，因此，一定要利用业余时间学习这方面的知识，到不一定要学得很精通，但最起码的简单的常识要了解。当然写稿时也可以向公司同事咨询一下药品知识、药事管理方面的法规，并请他们审稿，看是否有原则性的问题出现。
建议二：和领导沟通。虽然小张办事非常积极，但领导安排写的稿子却总也达不到领导的要求。这时小张应该主动和领导沟通，听取领导对稿件的要求，按照领导的意见改稿子，而不要一味地要求领导按照自己写作的规则来看稿。只有积极和领导沟通好，按照领导的想法来写稿，小张就不会那么苦恼了。——胡品福
多读报 深入基层
本顾问建议她重新拾起书本，充实自己，尽快完成嬗变，成为一名合格的公司行政管理人员。建议一，多读《医药经济报》等相关专业性的报纸，开拓思路和视野。建议二，开始学习药学法律法规，平时按照章节逐条学习。在工作遇到需要深化的内容，则可找出相关条款仔细研读和领会，做到通读与专读相结合。建议三，深入基层，深入药店一线。很多好的素材和鲜活的事例均来自一线，一线也是对专业知识和法律法规应用最多的地方，小江不妨跟着总部检查督导人员多下基层，在实践中逐步摸索、领悟，遇到不明白的问题，多问、多记。——朱丽华
医药经济报2006年 药店周刊第31期, 百拇医药
咨询案例
小江是今年刚刚分进公司的大学毕业生，最初总部看中的是他的文采，在学校时他发表过不少文章，又是学校校报的记者。在刚进入公司的一段时间，小江办事非常积极，可是写的稿子却总也达不到领导的要求，小江很是憋气。由于药品知识贫乏、药事管理方面的法规掌握量几乎为零，使得小江在写起稿子难免牵强，有时一些外行话也会出现在稿子中，领导很不满意，小江也很苦恼：自己是正儿八经的秘书学专业毕业，怎么连这一点工作都做不好，难道我还要进行药学知识的补课吗？我该怎么办呢？(案例提供：郭胜利)
顾问支招
系统学习药学知识
, 百拇医药 刚毕业的大学生，没有家庭繁杂琐事的困扰，必须在这个阶段多多学习一些知识，尤其是在专业性要求较高的药品流通领域，必须学会基本的药学知识。建议小江采取如下措施：一是报名参加成人高考或自学考试药学(中药学)专业，系统学习一下药学方面的东西，这是长久之计。二是可首先恶补药学管理法律法规，选用的书籍可以是执业药师考试的药事管理与法规书籍，以解决燃眉之急。三是涉及专业性较强的文章时，可以多向质量管理部门的同事请教，必要时可以请他们审核把关。——生力
多了解业务情况
小江既然有比较扎实的文学功底，走上医药公司的行政秘书岗位后，要想尽快进入角色就必须了解和熟悉本行业知识，以及相关的行政法律、法规，只有掌握了必要的常识以后，写出的东西才能有血有肉，既切合实际又形象生动。譬如，公司的GSP工作规划或总结，如果仅有公文写作的基础远远不能胜任此项任务，而一旦对药品经营企业质量管理要求有所理解，就能将计划写得切实可行，总结就会有声有色。所以，建议小江平时多了解公司的一些业务情况，经常去基层各门点走走看看，业余时间注重学习并收集有关医学方面的知识和资料，熟悉药品管理法和一系列的具体规定。——毛坚泉
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“写作方法”和“专业知识”双管齐下
我这里有两点建议给小江：一是应急方案：学习一下公文写作的方法。公文写作除了演讲稿以外的其他文种，忌过多使用修饰词汇。作为刚刚毕业的文秘专业大学生，文采固然不错，但因其行文习惯使然，写作过程中会不自觉地过多使用修饰词汇，这当然不符合公文的写作要求。作为小江，可对公文的写作进行认真补习，把握好以下写作要领：一是公文的句子要做到简明扼要，言简意赅，而不宜文字丰繁，过度铺叙；二是公文的句子组织，要衔接紧凑，不可松驰，添枝加叶；三是要直截了当地表明对客观事物的看法，不宜采用设问句式；四是语言要平实，语气要稳妥、严肃、庄重，不宜采用强烈的感叹句和反诘句。
二是长远方案：补习专业知识的缺陷。不具备相应的专业知识，即便是空有文采也是枉然，因为没有专业知识的行文具有一定盲目性，难以写到“点子”上，这正是领导对小江“有期望”到“失望”的原因。因此，小江首先要树立工作自信心，认识到自己不能胜任的原因并不是写作能力缺陷，而是专业知识匮乏，必须树立“恶补”的学习态度和克服困难的决心。由于小江在总部做文字工作，办公室关于药品经营和质量管理的书籍资料会比较丰富，小江不妨拿来阅读。同时也可结合自己的工作经验，多记学习心得，多和质量管理部的同事或执业药师进行请教和沟通。如此坚持三个月或半年，相信小江一定可以胜任这份工作得到领导和同事的认可。——王飞雪
, http://www.100md.com
记熟政策法规
秘书写稿，不是为自己写，观点必须要符合政策，符合法律法规，符合本单位实际，符合领导的观点和意图。小江刚从大学毕业，可能短时间内不适应。因此，需要逐步适应。医药是专业性很强的行业，涉及到国家法规、政策，涉及到专业知识、专业术语，决不是一个刚毕业的大学生所能从容驾驭的。虽然小江办事非常积极，稿子总也达不到领导的要求，这是正常的，成熟需要一个过程。
小江应认识到自身的局限性，首先，要在平时多学习基本的药学知识，药学行政法规，迅速补上这一课。当然，秘书补习这些东西，用药常识可以少学，“扫扫盲”就可以了。秘书必须要把相关法律法规的精神弄通弄透，其中的一些术语要领会透，并且要学会熟练地运用，防止出现外行话的现象。还要记熟本地的行政机关发布的红头文件，努力做到能随时运用，随时能引用。看到医药经济报内刊中的一篇文章，说的是报业不相信神童，名记者是一步步走出来的。其实，秘书也是这样，需要一步步踏踏实实地磨练。——刘静
, 百拇医药
多向同事请教 和领导沟通
建议一：当然要恶补药品知识、药事管理方面的法规。
学文秘专业的毕业生，对于药品知识、药事管理方面的法规肯定不了解和熟悉，因此，一定要利用业余时间学习这方面的知识，到不一定要学得很精通，但最起码的简单的常识要了解。当然写稿时也可以向公司同事咨询一下药品知识、药事管理方面的法规，并请他们审稿，看是否有原则性的问题出现。
建议二：和领导沟通。虽然小张办事非常积极，但领导安排写的稿子却总也达不到领导的要求。这时小张应该主动和领导沟通，听取领导对稿件的要求，按照领导的意见改稿子，而不要一味地要求领导按照自己写作的规则来看稿。只有积极和领导沟通好，按照领导的想法来写稿，小张就不会那么苦恼了。——胡品福
多读报 深入基层
本顾问建议她重新拾起书本，充实自己，尽快完成嬗变，成为一名合格的公司行政管理人员。建议一，多读《医药经济报》等相关专业性的报纸，开拓思路和视野。建议二，开始学习药学法律法规，平时按照章节逐条学习。在工作遇到需要深化的内容，则可找出相关条款仔细研读和领会，做到通读与专读相结合。建议三，深入基层，深入药店一线。很多好的素材和鲜活的事例均来自一线，一线也是对专业知识和法律法规应用最多的地方，小江不妨跟着总部检查督导人员多下基层，在实践中逐步摸索、领悟，遇到不明白的问题，多问、多记。——朱丽华
医药经济报2006年 药店周刊第31期, 百拇医药