以信息化建设促执法效能提高——北京市药品监管局西城分局研发行政执法助理系统
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加强信息化建设是2007年食品药品监管的重要任务之一，邵明立局长在年初的食品药品监管工作会议上指出：统筹考虑各级食品药品监管部门工作需要和各地区的信息化建设基础，完善全系统信息化建设规划。进一步建设和完善特殊药品动态监管信息系统、药品医疗器械注册管理信息系统、药品稽查执法信息系统等。加快信息化标准制定，逐步整合已有应用系统，积极探索运用网络技术，规范行政审批，强化动态监管和跟踪监管。为提高行政执法效能，规范执法流程，北京市药品监管局西城分局2005年率先研发并不断完善的行政执法助理系统就是药品稽查执法信息系统建设的有益尝试。
——编者按
2005年，北京市药品监管局西城分局发扬改革创新精神，切实以科学发展观推进政府信息化的创新应用，按照“严格执法程序、规范执法行为、提高执法效率、降低执法成本”的工作思路，率先自主研发了行政执法助理系统，并在2006年加以全面改进完善。该系统以“严肃、公正、高效、透明”为原则，是数字药监、数字西城的重要组成部分，对行政执法案件的执法依据、流程和权限进行了全面规范，通过书面案卷和电子案卷的有效结合，强化了行政执法案件在系统内的层级监督，进一步提高了行政执法的透明度和科学性，增强了行政执法效能，规范了执法流程，强化了监督检查。通过对执法工作实施电子化、实时化监管，有力地促进了各项执法行动的深入开展。
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■系统规范了执法行为
行政执法助理系统设有强大的查询统计功能，具备数据库中所有数据的横向、纵向组合查询、模糊查询、分类查询、文书查询等多种查询功能，凡是案件中所涉及的数据和文书均可以进行查询。用户既可以针对某一个具体案件的整体情况进行纵向查询，又可以针对案件办理过程中的某种文书进行横向查询，还可以对某一个时间段办结案件的数量、来源、类别和结案率等进行统计，这就克服了以往手工统计耗时长、错误率高的缺点，大大提高了行政执法效率。该系统使得案件的统计分析结构图增加至17个，所有数据库中案件办理数据、统计图，既有往年的综合分析也有同期案件的处罚情况分析和结案比率等，便于执法人员随时查询。
行政执法助理系统对每个案件的办理时间进行了办理时限控制，严格约束执法人员的行政行为，以时限提醒的方式随时提醒当前案件的办理时间。在超过44天的办理时限后，如果某一案件仍没有办理完毕，行政执法助理系统则自动将该案件锁住，不允许承办人员再对此案件进行更改或者办理，直到系统设定的特殊角色对案件进行解锁才可以继续处理。
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行政执法助理系统可以实现领导审批实时化。该系统分为案件受理平台和案件办理平台两大操作模块，这就使其更适合目前的稽查工作需要，实现了行政处罚电子化，领导审批、监控网络实时化。主管领导在接到现场办案人员的电话后可以立即登录系统予以审批，使得办案程序更为合理、便捷。同时，分局领导和法制监督岗位的同志也可以随时在网上予以监督，进一步规范了执法行为。
■系统具有人性化特征
行政执法助理系统实现了执法流程人性化控制。西城分局为该系统制定了更灵活的流程控制链，每份文书均可以独立使用，不需要与其它文书进行关联，根据不同的案件环节由执法人员自主选择填写不同的文书，人性化控制因素更强，系统对重点文书的管理也提高了针对性。
行政执法助理系统设定了无网络情况应急操作程序。在外出办案环境不具备上网条件时，执法人员可以将文书制作成电子版，带回分局再以附件形式上传，系统在此特定条件下默认该文书已经填写完毕，自动运转至下一步。
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行政执法助理系统具有强大的帮助功能。该系统所附的法律法规字典和文书填写规范演示功能，可以为办案人员提供多方面的支持和帮助。目前，系统已收录了较为齐全的法律法规，每个文书都有填写标准演示功能，这不但有利于执法人员在业余时间学习法律规章，而且规范了执法人员的文书写作。
行政执法助理系统权限划分清晰，保密功能强大。该系统设立了高级管理员权限，然后由高级管理员设定各使用单位管理员，由使用单位管理员进行单位内部角色添加和授权。任何管理员只具备密码恢复功能而不具备察看功能，同时服务器加设了20位无序列多元密码，保证数据的安全性，且服务器访问情况均有实时记录。
■系统体现了便民特色
行政执法助理系统使用方便，操作规范，在规范执法行为的同时还充分体现了便民的特点。执法人员外出检查携带笔记本电脑，通过无线上网登录系统，现场便可打印出制式文书，整齐规范、清晰明了，解决了以往因执法人员字迹不一而辨认困难的问题，大大方便了行政相对人查看相关文书。同时，该系统规范统一的文书填写方式也减少了文书制作过程中的随意性，减少了文书制作差错，在一定程度上保障了行政执法的公平公正。
目前，西城分局已将该软件嵌入分局办公网，北京市药品监管局和各区县分局领导和办案人员均可通过西城分局办公网，登录执法专用服务器实现行政处罚的文书查阅与录入。
文/图 袁瑞玲 吴悦
图为执法人员正在用行政执法助理系统填写执法文书。, 百拇医药(袁瑞玲；吴悦)