办事处建设ABC
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【一封来信】
编辑同志：您好!
我是一家制药企业市场部的一名普通员工。近年来，我发现这样的现象：有许多企业设立的驻外办事处常常由于费用紧张，无法租到写字楼或商务楼这样的专业化办公场所，即使对一些中小企业的省级市场的办事处或分公司也是如此，地区级的办事处则更不用说了。许多企业的办事处设在公寓小区或民房里，既当作办事处，也作为部分营销人员的宿舍，这就是我们常说的区域市场“混合型办事处”，这种办事处在企业中非常多，也非常普遍。
有些企业很注重企业与产品的外在形象，但对区域市场办事处的形象却不太重视。正因为这样，办事处在环境上存在脏、乱、差的现象，甚至办事处内部员工都看不过去，更别说请客户来办事处参观了。对于一些企业的“混合型办事处”，如果办事处经理不注重办事处建设或不擅长办事处建设，如果没有爱整洁、爱干净的下属帮助收拾，办事处的现场管理会更乱。
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笔者认为，对于一个企业而言，区域市场办事处是企业终端营销的重要环节，直接关系到企业的经济收益，办事处的建设非常关键。办事处不仅在一个区域代表着企业及产品的形象，同时它建设得好与坏，直接影响着企业在区域市场的业绩。那么，谁能告诉我，作为一家制药企业，应该如何搞好办事处建设呢？ 读者：南妮
针对读者南妮的来信，本期特邀请几位业内人士就这一问题进行探讨。
给办事处良好的办公环境
南妮所说的情况确实存在。笔者认为，要强化办事处管理，必须从最基本的方面做起，比如将办事处办公场所与员工宿舍实施分离。这是对有条件的企业而言的，对于一些正规化的企业而言，其下辖的办事处要尽可能的做到住宿与办公分离。这样既有利于企业的管理、办事处的管理，使营销人员抛弃“办事处即是宿舍，宿舍即是办事处”的自由散漫的工作习惯，提高工作效率。有些企业像这样的办事处非常多，将办公与住宿分开，会使办事处管理更为严格、规范。在一个正规的场合上班，员工也会严肃起来，不再像平常那样嘻嘻哈哈，并以饱满的精神状态投入到营销工作中去。
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在办事处环境的选择上，笔者建议每一个区域市场的办事处经理应该与营销人员共同探讨以下问题：一是办事处环境如何规划、桌椅如何摆设、如何展示企业文化和办事处的文化及独特之处；哪种家具与公司形象相适应，并能让人赏心悦目；墙纸或油漆的颜色是否理想，不能让颜色影响了大家的心情。二是考虑如何解决“心理环境”。对于“心理环境”建设而言，噪音指的是一些不利于内部团结，不利于营销人员进步的不同的声音，比如说在人员频繁流动后，公司内部出现的“是不是要倒闭”、“是不是要变动”之类的传言，对于这种噪音，作为办事处经理要做的应该是澄清，对目前出现的问题进行有力的解释，以安定人心。三是向每一位员工提供适当的工作空间。狭窄的空间会让人紧张，引起心跳加速，血压上升。即使改变每个人周围的空间不现实，但我们至少可以尝试着保持一些地方宽阔、不喧闹，让员工可以调剂自己的情绪。这些公共场所至少应有一些小椅子，让员工休息时加强沟通，这个设置的目标是防止同事间彼此孤立和分离。(胡芳)
办事处的管理要规范
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笔者是一家企业办事处的员工，对此深有体会。在办事处的建设上，笔者认为要实行统一的管理。很多企业出于成本考虑，往往会一地两用，既当办公场所，也作为员工住宿之用，形成南妮所说的“混合型办事处”。如果是这种情况，笔者建议企业对这些办事处进行统一建设和管理，使每个区域市场的办事处建设尽可能协调统一。这包括：办事处环境要求、办事处面积、办事处文化、办事处硬件建设、软件建设，甚至还包括营销人员房间陈设的统一。只有对办事处进行严格管理，做到步调一致，才能收到意想不到的效果，从而也使这些经常远离企业总部的营销人员不至于人心涣散，感觉无人约束和管制，使其保持一种工作的紧张感。只有企业的管理正规和严格了，基层营销人员才不会太随便。搞好办事处建设是一个办事处提升业绩的重要保障。
另外，办事处应建立一套制度及管理措施。区域市场的办事处既是企业形象和实力的代表，也是产品的代表。对于营销人员的管理，办事处应该制定一些规章制度加以约束，既要在外部提高客户满意度，也要在内部使营销人员保持良好的工作及生活习惯。俗语说：“没有规矩，不成方圆。”如果办事处在建设过程中，没有规章制度的管理与约束，员工就会各自为战，团队形成不了战斗合力。
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笔者还要说，制度约束与强制管理只是手段，最主要的是办事处的营销人员要自觉自愿地严格要求自己，这很重要。如地面、桌椅、墙面保持干净整洁，室内设施摆放整齐：
办公桌：桌面除公司购置的办公用品及电脑外无其他物品。
辅桌：桌面除放置办公所需的文具、书籍、资料外，不准堆放其他杂物。
电脑：电脑显示器一律摆放于桌面左上角，主机放于桌下。
坐椅：靠背、坐椅一律不能摆放任何物品，人离开时，将坐椅靠拢桌面。
垃圾 ：罩塑料袋，摆放在桌子右前角；废纸、废品等及时投入垃圾桶，并及时清理。
饮水机：放于指定地点，不得随意移动。
, 百拇医药 员工：男不得留胡须，不得留长发，应穿西服，打领带，保持热情、饱满的精神状态；女员工穿职业装，不得佩带炫耀性饰品。
语言：全体员工日常交流必须用普通话。
禁烟：工作时间内办公区域严禁吸烟。
考勤： 严格执行考勤制度。
为了使办事处保持“团结紧张，严肃活泼”的气氛，建议有条件的企业运用现代网络对考勤进行管理。如，总部通过摄像头察看办事处人员是否按时上班、精神面貌如何等等。这样一来，总部通过现代化的网络办公系统可随时检查和掌握每个办事处的情况，以便于管理。这样做，既可以使公司总部对办事处随时进行检查指导，进行很好的管理，还可以为企业节省很大的一笔费用。(邢玉来)
办事处要强化竞争意识
办事处建设得好不好，什么是标准？笔者认为是业绩。而要取得业绩，除了执行好公司的营销策略外，关键是要强化办事处的竞争意识。因此，企业建立办事处，就是要针对不同区域市场的特点和竞争态势，结合不同的发展阶段，策划和实施与之相适应的市场开发和管理措施。具体要抓好以下几点：
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第一，使办事处的职能发挥得更为充分，由原来“救火式”的服务转变为日常式的增值服务。
第二，保证办事处沟通渠道畅通、信息反馈提速、系统反应加快。办事处的建设、管理和市场开发、管理活动中好的做法要及时反馈到公司，以便与其他办事处融合、分享，促进共同成长。
第三，将优秀的经销商、客户、消费者等资源进行有效整合、应用，并建立档案，使办事处成为企业文化、经营理念得以传播的一个重要输出阵地，发挥企业文化理念的价值和作用。
第四，以用户需求为中心展开营销活动，与客户深度沟通，深化客情关系，使其对企业的文化、理念、产品、终端有比较全面的认识、认同。将服务落到实处，使产品的附加值得以提升，实现客户利益最大化。(张阳)
总部要做好经验推广
办事处建设搞得好不好，其实关键在于总部。比如，是否愿意投入资金，是否经常对办事处进行指导等。作为总部，要行使好指导办事处工作的职责，对于在区域市场表现较好的办事处，应将其在办事处建设方面的成功经验通过公司总部进行复制和推广。在此过程中，要掌握的原则是：整合资源，集中优势；统一策划，协调运作；区域管理，有序营销。复制推广的区域要选择那些条件比较成熟的市场，并由易到难，先建模板，见利见效，逐渐扩展，然后随着营销队伍的成熟，逐步提高复制的速度和广度；严格按实施步骤执行，扎实有效。
由于各区域市场状况不同，办事处建设虽有所不同，但可通过借鉴其他办事处的建设经验，并结合自身市场与营销人员的实际，加强办事处建设。作为总部，要高度重视办事处建设，要有意识地在各地进行实验，培养典型，以便以点带面，推动办事处工作的开展。笔者相信，只要办事处工作做好了，企业的营销工作就会有起色，企业业绩就会得到提升。
(伍定发), 百拇医药(本期策划 龙帆)