试论高校科研档案的管理
作者：梁传萍
单位：右江民族医学院综合档案室(百色 533000)
关键词：
右江民族医学院学报/9903163 科研档案是高校档案的一个类别，随着高校科研工作的飞速发展，日益增多而富有特色的科研档案已逐渐成为高校档案中的一个重要门类。运用何种方法，采取何种措施，把科研档案搞得生机勃勃，为高校科研工作的发展发挥更大的作用，是高校档案工作者需要认真思考的问题。
1 科研档案及其作用
高校科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像材料[1]。它是高校科研人员对课题研究的成果，是高校科研水平的真实记录。
科研档案是高校的宝贵历史、文化财富，是珍贵的科学技术资源，它在高校的科研工作及其他各项管理工作中都具有重要的作用。
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首先，科研档案是积累科研经验，进行科研储备的手段。恩格斯曾经指出：科学的发展是“同前一代人遗留下的知识量成比例”的，并且提出了科学的发展是在一般情况下“按几何级数发展”的规律[2]。继承和借鉴前人的成果，是科学再生产的前提条件。因此，要进行科研工作，都必须占有大量的充分可靠的材料，科研档案就是科研工作不可缺少的依据和参考材料，是科研工作的必要条件。
科研档案是科研活动的直接记录和实际反映，它真实地记述了科研活动的过程和成果，记载了科研人员的科技思想、研究方法和经验。人类社会的科学技术文献尽管种类很多，如科技图书、科技情报、科技资料等等，但唯一直接记述人们的科研活动过程和经验的只有科研档案。因此，科研档案又是人们作为观念或知识形态的科研成果的直接载体，由于它的这些特点，赋予了它一种作用，即积累科研经验和科研储备的作用，使它成为高校积累科研经验、进行科研储备的工具和手段。
其次，科研档案为科研课题研究提供必备的条件。科研档案它以知识原载体形式，凝结着研究者在实践中的创造成果、经验教训、思想发展，对高校科学研究、教学管理、教学实践都有广泛的参考作用。如高校的任何一项科研课题的研究，都离不开已有的科研成果。科研档案正是已有科研成果的记录和实际反映。所以，科研人员在进行新课题的研究时，总要查阅有关科技档案。一般来说，科研人员在接受一项新课题后，从制定科研大纲、编写实验方案、分析有关数据、阶段小结、成果审报等，都经常要查找利用科研档案。可以说查阅科研档案几乎贯穿于一项课题研究的全过程。
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再次，科研档案的建立，也是做好高校管理工作的一项策略。一是它本身是学校尊重知识、尊重人才的表现，把科研人员的科研成果作为学校历史财富保存起来甚至永远地流传下去，科研档案体现了对科研人员、教师的关心和尊重，从而更充分地调动他们的积极性和激发他们的创造热情。二是倡导师生有取进精神，树正气、兴学风，实现自我价值的有力措施。通过建立健全科研档案，有助于高校教师考核、评定工作更好地开展，有助于高校优化教书育人的环境。
2 科研档案的特点及归档范围
高校科研档案是由科研文件材料转化而来的，它不同于一般的文件材料，它具有明显的特点：
2.1 成套性 科研档案的基本特点是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是有机联系的整体。任何科研活动，都是以课题为单元，按课题进行的，这样，围绕着一个课题的科研活动就形成一套在内容上和程序上前后衔接、左右联系的科研档案整体。
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2.2 内容广泛性和知识性 由于高校是一个科学文化事业机构，它涉及的学科众多，有物理、化学、生物、医学等等。因而在这些广阔的研究领域里产生和形成的大量科研材料，学术论文，把它们作为科研档案保存起来就必然有其内容的广泛性。档案是贮存知识的一种载体，它本身蕴藏着丰富的知识，其社会功能之一就是人类积累知识传播知识的一种有效手段，因而科研档案又是具有知识的属性。科研档案记载人们在科研活动中大量有价值的事实、数据、成功和失败的经验、技术成果和科学理论，是一座知识宝库。科研档案使档案这种知识属性在此表现更为明显，最具有知识属性[3]。
根据科研档案的作用及其特点，它的归档范围主要包括：
①科研规划和计划文件：包括国家或上级主管机关下达的长远和近期的科技研究任务、本单位的科研长期、近期规划和工作计划。②课题研究依据性文件：科研审批文件，任务书、委托书、协议书、合同书、开题报告、调研报告、方案论证等材料。③实验研究阶段形成的文件：研究实验大纲、实验原始记录、技术配方、数据整理、分析材料、实验报告、阶段性成果材料等。④课题成果和总结鉴定文件：课题成果报告、论文或专著、研究成果报告、投资情况，决算材料、成果鉴定意见书、奖励申报、审批、专利申请文件及获奖材料等。⑤课题成果推广应用文件：推广协议书、科研成果在推广过程中形成的评价、建议和用户反馈意见等材料。
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3 科研档案管理存在的问题
目前，高校科研档案管理状况不甚令人满意，其主要原因是：
3.1 高校科研人员的档案意识薄弱，对档案材料的积累兴趣不高，认为档案工作是档案部门的事，与自己无关，只重视科研成果的发展及奖励。因此，使科研档案从形成阶段开始就不完整，处于失控状态[4]。
3.2 科研管理部门对科研文件形成和积累的管理力度不够，把关不严。部分高校实际没有真正实行“四同步”“三纳入”管理制度，没有将科研档案的管理列入职责范围。
3.3 档案部门对科研档案管理存在着滞后管理现象。他们对归档后的科研档案管理投入较多的人力、物力，而对归档前的科研文件材料的管理投入精力不够，几乎是科研管理部门及其课题研究人员交多少，档案部门就管多少。
, 百拇医药 3.4 科研档案的利用工作开展不够，直接影响了科研档案的利用效果。首先科研人员利用档案单一，面小，其次受档案人员专业素质限制，使得科研档案利用服务层次较低，方式也简单，科研档案信息资源开发程度受到限制。
4 加强科研档案的管理
随着高校科研管理体制改革的不断深入，高校科研档案的管理也应加以完善，采取相应的措施，管理好高校科研档案，真正发挥出科研档案工作的作用。
4.1 要制定科研档案工作管理制度，宣传档案法规，增强广大教职工的档案意识，提高科研人员档案建档的积极性和主动性，激发他们积累档案材料的兴趣和动力，主动配合档案部门做好科研档案建档前的建档工作。
4.2 科研管理部门要加强对科研文件形成和积累的管理，把科研档案工作与计划管理，课题管理和成果管理等密切结合起来，做到“四同步”即下达计划任务与提出科研文件的形成积累同步，检查科研计划完成进度与检查科研材料形成积累同步，验收鉴定科研成果与检查科研档案材料完整、系统、准确同步，上报评审材料、奖励成果及科研人员提职考核晋升与档案部门出具归档情况证明同步。
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4.3 学校档案部门对科研档案的建档工作要投入一定的精力，深入了解学校科研工作进程、规律，依据科研档案管理制度进行督促、指导、协助科研管理部门及课题研究人员做好科研文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，保证科研档案材料的齐全与完整。
4.4 大力开发科研档案信息资源，积极为高校科研工作及其他各项工作服务。根据各层次利用档案的需求，高校档案管理部门，可以采取多种方式，开展阅览服务、档案咨询服务。出版公布或计算机信息检索等方式来实现，编制科研成果汇编等等，积极创造良好的查阅条件，主动提供各种科研档案信息，提高科研档案利用工作的质量。
参考文献
[1] 国家教委办公厅.高校档案实体分类法与档案工作规范.成都：四川科技出版社，1994：53
[2] 王传宇，编著.科学技术档案管理学教程.北京：档案出版社，1985：109
[3] 钱爱华，汪孔德.论高校学术档案的管理.档案学研究，1997；(4)：41
[4] 吴玖，林彦.论改善高校科研档案利用状况的若干对策.学校档案，1996；(2)：25
(1999-01-30收稿), 百拇医药
单位：右江民族医学院综合档案室(百色 533000)
关键词：
右江民族医学院学报/9903163 科研档案是高校档案的一个类别，随着高校科研工作的飞速发展，日益增多而富有特色的科研档案已逐渐成为高校档案中的一个重要门类。运用何种方法，采取何种措施，把科研档案搞得生机勃勃，为高校科研工作的发展发挥更大的作用，是高校档案工作者需要认真思考的问题。
1 科研档案及其作用
高校科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像材料[1]。它是高校科研人员对课题研究的成果，是高校科研水平的真实记录。
科研档案是高校的宝贵历史、文化财富，是珍贵的科学技术资源，它在高校的科研工作及其他各项管理工作中都具有重要的作用。
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首先，科研档案是积累科研经验，进行科研储备的手段。恩格斯曾经指出：科学的发展是“同前一代人遗留下的知识量成比例”的，并且提出了科学的发展是在一般情况下“按几何级数发展”的规律[2]。继承和借鉴前人的成果，是科学再生产的前提条件。因此，要进行科研工作，都必须占有大量的充分可靠的材料，科研档案就是科研工作不可缺少的依据和参考材料，是科研工作的必要条件。
科研档案是科研活动的直接记录和实际反映，它真实地记述了科研活动的过程和成果，记载了科研人员的科技思想、研究方法和经验。人类社会的科学技术文献尽管种类很多，如科技图书、科技情报、科技资料等等，但唯一直接记述人们的科研活动过程和经验的只有科研档案。因此，科研档案又是人们作为观念或知识形态的科研成果的直接载体，由于它的这些特点，赋予了它一种作用，即积累科研经验和科研储备的作用，使它成为高校积累科研经验、进行科研储备的工具和手段。
其次，科研档案为科研课题研究提供必备的条件。科研档案它以知识原载体形式，凝结着研究者在实践中的创造成果、经验教训、思想发展，对高校科学研究、教学管理、教学实践都有广泛的参考作用。如高校的任何一项科研课题的研究，都离不开已有的科研成果。科研档案正是已有科研成果的记录和实际反映。所以，科研人员在进行新课题的研究时，总要查阅有关科技档案。一般来说，科研人员在接受一项新课题后，从制定科研大纲、编写实验方案、分析有关数据、阶段小结、成果审报等，都经常要查找利用科研档案。可以说查阅科研档案几乎贯穿于一项课题研究的全过程。
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再次，科研档案的建立，也是做好高校管理工作的一项策略。一是它本身是学校尊重知识、尊重人才的表现，把科研人员的科研成果作为学校历史财富保存起来甚至永远地流传下去，科研档案体现了对科研人员、教师的关心和尊重，从而更充分地调动他们的积极性和激发他们的创造热情。二是倡导师生有取进精神，树正气、兴学风，实现自我价值的有力措施。通过建立健全科研档案，有助于高校教师考核、评定工作更好地开展，有助于高校优化教书育人的环境。
2 科研档案的特点及归档范围
高校科研档案是由科研文件材料转化而来的，它不同于一般的文件材料，它具有明显的特点：
2.1 成套性 科研档案的基本特点是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是有机联系的整体。任何科研活动，都是以课题为单元，按课题进行的，这样，围绕着一个课题的科研活动就形成一套在内容上和程序上前后衔接、左右联系的科研档案整体。
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2.2 内容广泛性和知识性 由于高校是一个科学文化事业机构，它涉及的学科众多，有物理、化学、生物、医学等等。因而在这些广阔的研究领域里产生和形成的大量科研材料，学术论文，把它们作为科研档案保存起来就必然有其内容的广泛性。档案是贮存知识的一种载体，它本身蕴藏着丰富的知识，其社会功能之一就是人类积累知识传播知识的一种有效手段，因而科研档案又是具有知识的属性。科研档案记载人们在科研活动中大量有价值的事实、数据、成功和失败的经验、技术成果和科学理论，是一座知识宝库。科研档案使档案这种知识属性在此表现更为明显，最具有知识属性[3]。
根据科研档案的作用及其特点，它的归档范围主要包括：
①科研规划和计划文件：包括国家或上级主管机关下达的长远和近期的科技研究任务、本单位的科研长期、近期规划和工作计划。②课题研究依据性文件：科研审批文件，任务书、委托书、协议书、合同书、开题报告、调研报告、方案论证等材料。③实验研究阶段形成的文件：研究实验大纲、实验原始记录、技术配方、数据整理、分析材料、实验报告、阶段性成果材料等。④课题成果和总结鉴定文件：课题成果报告、论文或专著、研究成果报告、投资情况，决算材料、成果鉴定意见书、奖励申报、审批、专利申请文件及获奖材料等。⑤课题成果推广应用文件：推广协议书、科研成果在推广过程中形成的评价、建议和用户反馈意见等材料。
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3 科研档案管理存在的问题
目前，高校科研档案管理状况不甚令人满意，其主要原因是：
3.1 高校科研人员的档案意识薄弱，对档案材料的积累兴趣不高，认为档案工作是档案部门的事，与自己无关，只重视科研成果的发展及奖励。因此，使科研档案从形成阶段开始就不完整，处于失控状态[4]。
3.2 科研管理部门对科研文件形成和积累的管理力度不够，把关不严。部分高校实际没有真正实行“四同步”“三纳入”管理制度，没有将科研档案的管理列入职责范围。
3.3 档案部门对科研档案管理存在着滞后管理现象。他们对归档后的科研档案管理投入较多的人力、物力，而对归档前的科研文件材料的管理投入精力不够，几乎是科研管理部门及其课题研究人员交多少，档案部门就管多少。
, 百拇医药 3.4 科研档案的利用工作开展不够，直接影响了科研档案的利用效果。首先科研人员利用档案单一，面小，其次受档案人员专业素质限制，使得科研档案利用服务层次较低，方式也简单，科研档案信息资源开发程度受到限制。
4 加强科研档案的管理
随着高校科研管理体制改革的不断深入，高校科研档案的管理也应加以完善，采取相应的措施，管理好高校科研档案，真正发挥出科研档案工作的作用。
4.1 要制定科研档案工作管理制度，宣传档案法规，增强广大教职工的档案意识，提高科研人员档案建档的积极性和主动性，激发他们积累档案材料的兴趣和动力，主动配合档案部门做好科研档案建档前的建档工作。
4.2 科研管理部门要加强对科研文件形成和积累的管理，把科研档案工作与计划管理，课题管理和成果管理等密切结合起来，做到“四同步”即下达计划任务与提出科研文件的形成积累同步，检查科研计划完成进度与检查科研材料形成积累同步，验收鉴定科研成果与检查科研档案材料完整、系统、准确同步，上报评审材料、奖励成果及科研人员提职考核晋升与档案部门出具归档情况证明同步。
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4.3 学校档案部门对科研档案的建档工作要投入一定的精力，深入了解学校科研工作进程、规律，依据科研档案管理制度进行督促、指导、协助科研管理部门及课题研究人员做好科研文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，保证科研档案材料的齐全与完整。
4.4 大力开发科研档案信息资源，积极为高校科研工作及其他各项工作服务。根据各层次利用档案的需求，高校档案管理部门，可以采取多种方式，开展阅览服务、档案咨询服务。出版公布或计算机信息检索等方式来实现，编制科研成果汇编等等，积极创造良好的查阅条件，主动提供各种科研档案信息，提高科研档案利用工作的质量。
参考文献
[1] 国家教委办公厅.高校档案实体分类法与档案工作规范.成都：四川科技出版社，1994：53
[2] 王传宇，编著.科学技术档案管理学教程.北京：档案出版社，1985：109
[3] 钱爱华，汪孔德.论高校学术档案的管理.档案学研究，1997；(4)：41
[4] 吴玖，林彦.论改善高校科研档案利用状况的若干对策.学校档案，1996；(2)：25
(1999-01-30收稿), 百拇医药