强化高校档案意识刍议

http://www.100md.com 《右江民族医学院学报》 1999年第5期

     作者：赵 群

    单位：赵 群 右江民族医学院 百色 533000

    关键词：

    右江民族医学院学报9905140 所谓档案意识，就是人们对档案及档案工作这一客观事物的主观反映，是对档案和档案工作的态度和认知的总和^[1]。简言之，就是对档案和档案工作的了解程度和认识水平。它是档案工作存在和发展的基础，研究档案意识对探讨和发挥档案工作在社会主义市场经济中的价值和作用具有重要而现实的意义。笔者认为，目前高校的档案意识还处于比较薄弱状态，现试就其原因及强化措施谈些粗浅之见。

    1 高校档案意识薄弱的具体表现

    一是认识模糊。这一普遍的社会现象在高校中一样存在。不少教职工对档案的社会存在和社会价值缺乏全面和应有的认识，认为档案就是指与个人密切相关的人事档案，至多还有一些学校下发的红头文件，用完也就完了。对一些重要工作活动只要写在本子上或记在脑子里就行了，忽视对学校在各项工作活动中所产生文件材料的积累和保护，没有考虑到今后查考利用的必要和价值。更有甚者，认为档案工作就是保管档案，是档案室的事，与学校的其他工作没有多大关系，与自己无关。因而拒绝配合档案室搞好档案的收集工作，不愿意将保存在自己手中的材料交给档案室，致使一些能反映高校教育规律和特点的文件材料没有归档，影响学校档案的完整性。如有些人员外出参加各种会议带回的有关材料、一些教师的科研成果、校外获奖证书、出席各种学术研讨的论文、图片等，不愿或不及时交到档案室，致使若干年后这方面的资料无从查考。

    二是档案工作的社会地位还比较低。档案工作所发挥的作用，不象企业生产某种产品直接产生经济效益，所以在单位里往往被忽视，常常是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”^[2]。高等学校以教学、科研为主，档案工作自然被摆在次要的位置，表现在档案工作者提拔难，待遇低，外出学习机会少等。一些大学生分配到档案部门，觉得大材小用，而原在档案岗位的人，也千方百计跳槽，导致档案队伍不稳定。

    三是档案管理经费严重不足^[3]。学校办学经费本来就捉肘见襟，在以教学、科研为主的高等院校，不可能划出一笔专门的经费用于档案管理，因而多数档案室不符合规范要求，库房简陋，设施落后，在当今电子化时代仍是手工操作，效率低下，劳动强度高，难以适应形势的需要。

    2 高校档案意识薄弱的原因

    造成高校档案意识薄弱的原因是多方面的，有社会历史的因素，也有高校自身的局限，归纳起来，有那么几种：

    一是历史的原因造成了档案的封闭性、神秘性。建国以来，受“左”的思潮影响，片面强调档案的机要性、保密性，档案在人们的心目中显得很神秘。谈到“档案”二字，都得压低嗓门，给人一种高深莫测之感，往往被人们所误解。改革开放使这种误解有所消除，但任何一种事物的发展都需要一个过程，因此，要彻底改变这种不成熟的档案意识尚待时日。

    二是档案宣传的局限性削弱了档案工作的影响力。在过去相当长的一段时间里，档案一直与机要相提并论，无论是广播、电视，还是报纸、刊物，宣传档案的内容很少。进入80年代以来，虽然全国各地出版的档案期刊已达六、七十种^[4]，并出台了相应的法规《档案法》，但走进高校图书馆，书架上多是专业书籍，而宣传档案的期刊、报纸则少得可怜。1996年9月第十三届国际档案大会在北京召开，这么一个国际性盛会，高校中有多少教职工知道?又有多少人关心这一盛事呢?

    三是档案作用的间接性导致人们对档案价值的忽视。利用档案体现的最终效益是通过人去查考、利用实现的，它起着凭证，依据和参考作用。在人们追求吹糠见米、立竿见影的今天，往往只看结果，忽略过程，因而档案的作用因其间接性而不被人们所重视。

    四是档案人员的素质束缚了档案工作的发展。高校中从事档案工作的人员大多是从非档案专业岗位转过来的，转岗后，许多人员档案意识不强，甚至认为档案工作就是“管好资料，保证不丢失”。如果档案人员自己都不重视档案工作，不能正确地、全面地认识档案工作、对待档案工作，那么还有什么资格去要求别人重视，要求领导重视呢?这一问题的存在，导致档案工作失去了获得各部门理解，关心和支持的契机^[5]。

    五是档案开发利用力度不够。档案的价值在于科学开发利用^[3]。但由于高校许多档案资料收集不全，需查阅时档案资料往往无处寻找，或残缺不全，影响开发利用的积极性和效应，以至重保管、轻开发利用，从而削弱了广大教职员工对档案价值的认识。

    3 强化高校档案意识的措施

    3.1 加强宣传，普及档案基本知识 《档案法》明确规定了公民在法律方面的权利和义务，要把这种权利和义务化为自觉行为，必须进行广泛宣传。高校更应发挥优势，利用黑板报、橱窗、校报、广播、举行知识竞赛等多种形式，广泛、深入地加强宣传教育，让大家懂得，高校档案材料全面记载和反映了学校建立、建设和发展的进程，记载和反映了学校教学、科研和各项工作等方面所取得的成绩、经验，以至于存在的问题和教训，它是学校的宝贵财富，保持档案是每个教职工应尽的义务，应以高度的责任感维护档案的完整和安全。同时要大力宣传档案利用的效益，让广大教职工知道利用档案是每个公民的权利。高校还可以利用普法教育的机会，有意识地增加《档案法》的内容，在教职工中普及档案基本知识。每年校庆日，组织师生员工参观校史陈列室、档案室，领略其中丰富的史料，进而理解、关心、支持档案工作。

    3.2 强化学校各级领导的档案意识^[6] “工作好不好，关键看领导”。校级领导不仅要将档案工作列入议事日程，而且应该实实在在地帮助解决档案工作中存在的问题和困难。各部门领导要明确本部门档案工作的任务，将其列入部门领导工作考核范围，并作为评价部门工作好坏的内容之一。档案部门也要主动向分管领导汇报档案工作情况，介绍兄弟院校档案工作的经验以及自身工作的不足，邀请档案工作先进单位来校介绍经验，积极、主动为领导提供档案服务，在宣传和服务中争取领导的重视和支持。

    3.3 强化全体师生员工的档案意识 广大师生员工是高校档案的“生产源”，他们档案意识的强弱直接影响档案的质量，因此要发动大家都来重视和加强对档案材料的积累和保护。利用校庆，校史教育等机会，引发全体人员对校史的关心，加深对档案重要性的认识，形成人人关心档案，个个支持档案工作的气候。

    3.4 进一步提高档案工作者的档案意识^[1] 增强档案工作者的档案意识是增强广大师生员工档案意识的前提。因此，档案工作者应通过加强业务学习，参加业务培训等提高业务水平，进而增强自身档案意识，并以此带动全体人员增强档案意识。

    3.5 形成高校档案工作网络，建立健全档案规章制度 学校各部门应配备兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档等工作，形成专兼职相结合、上下两级相结合强有力的工作网络，并建立健全有关规章制度。专职档案员要主动指导兼职档案员工作，提高部门档案的归档率，完整率和准确率。

    3.6 开放高校档案(非保密性)，积极提供利用，显示档案在学校工作中的作用和价值 高校档案工作的根本目的是为全校师生员工提供档案利用服务，这也是体现档案工作活力的有效手段，更是强化档案意识的关键^[7]。因此，档案部门应努力做好档案的开发利用工作，主动为广大师生服务，为社会服务，让广大师生切身感受到档案在领导决策过程中的参考作用，在处理学校各类问题时的凭证作用，在教学、科研、管理中的借鉴作用，了解到它对评估教学工作、评价科研成果、考核教师和专业人员、衡量学校管理水平以及编史修志都具有重要的依据和参考作用，体会到档案对自身，对社会、对学校的价值和意义，从而增强档案意识。有条件的高校，还可以抓住契机，介入经济建设领域，释放档案信息资源的巨大能量，显示档案的社会价值。

    参考文献

    1 陈智为.谈谈社会档案意识.中国档案，1996；(3)：13

    2 袭德忠.如何建立和完善档案管理规章制度.北京档案，1995；(3)：18

    3 张静，陈祖基.重视金融档案工作，加强金融档案管理.金融档案工作，1994；(6)：9

    4 吴宝康.关于档案宣传.北京档案，1995；(1)：1

    5 臧耀成.我们也要社会意识.中国档案，1996；(7)：21

    6 强化档案意识，依法管理档案.金融档案工作，1994；(6)：1

    7 刘美.高校档案工作发展之思路.北京档案，1995；(4)：22

    (1999-03-15收稿)

    百拇医药网 http://www.100md.com/html/analecta/1999/05/01/12/088.htm