浅谈高校专业技术档案的管理
作者：黄蔚霞 梁传萍
单位：黄蔚霞(右江民族医学院 百色 533000)；梁传萍(右江民族医学院 百色 533000)
关键词：高校；专业技术档案；管理
右江民族医学院学报0003138 摘要：对右江民族医学院专业技术档案管理中存在的问题进行分析，并提出相应的整改措施，以加强专业技术档案的规范化管理。
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
文章编号：1001-5817(2000)03-0500-01
专业技术档案是专业技术人员在职称评聘过程形成的档案资料，记载着技术人员成长的全过程，是人事档案重要的组成部分，是高校开展师资队伍建设的重要依据。由于高校专业技术档案形成的范围较广、种类多，内容具有较强的针对性，因此我们必须加强管理，充分发挥其在高校管理工作中的作用。
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1 专业技术档案的地位和作用
1.1 高校专业技术档案是高校人事档案的重要组成部分，其作为专门档案，是反映个人在社会实践中的经历、政治思想和个人能力等的记录。高校人事档案既肩负着知人善任，合理使用干部，建立一支革命化、年轻化、知识化、专业化干部队伍的重任，同时也为各系列专业技术职务评聘和学术梯队建设提供可靠依据。
1.2 高校是人才聚集的地方，有各级党政管理人才，有专家、教授，有对国家和社会作出各种重大贡献的有功人员，有许多知名人士和先进模范人物。在他们的个人档案和专业技术档案中，除了记载个人的经历和生平外，往往记述和反映了一生的主要活动，涉及到社会发展和科学研究的某些方面的重要问题，具有科学研究、历史研究和现实查考意义。
1.3 尽管在现行的《高校档案实体分类法》中未设“专业技术档案”这一门类，但许多高校已相继自发建立了专业技术档案。专业技术档案的建立与健全，一方面是高校适应社会对人才需求以及自身发展的产物；另一方面也是高校档案工作发展的需要，有其特有的意义。
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2 高校专业技术档案管理中存在的问题
2.1 在人事工作中，专业技术档案未得到应有的重视。在人事管理体制中，特别是人事调动过程中，干部档案是首先被审核的材料之一，而专业技术档案没有得到足够重视，造成重视干部档案，轻视专业技术档案管理的现状。
2.2 由于我区目前专业技术职务评聘工作，实行的是评定专业技术职务资格与聘任专业技术职务相分离的“双轨制”，而聘任制度的不建全，制约着专业技术档案在人事管理工作应有的作用和地位，局限于在晋升职称时才起作用，对于不需要晋升的专业技术人员来说，专业技术档案自然失去其意义，无需再进行补充和维护，特别是专业技术人员的年度考核被认为是可有可无的事。致使专业技术档案不完整。
2.3 广大教职工的档案意识普遍比较薄弱，对档案的作用认识模糊，对档案工作不了解，总认为材料放在自己身边安全、保险，用起来方便，故有些材料久催不交。
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2.4 制度不健全，缺乏相应的行政手段和措施。档案员自身工作积极主动性和开拓性欠缺，在收集材料时，坐等材料上门，往往造成所收集的材料不完整、不系统。
3 加强专业技术档案的管理、完善规章制度
3.1 将专业技术档案管理列入学院管理工作的议事日程，做到“三纳入”。在完善各种人事管理制度的基础上，实行岗位聘任制，加强专业技术人员的管理工作，认真做好专业技术档案，以充分发挥专业技术档案的作用，为高校更全面准确地考察、了解专业技术人员，正确地选拨培养学科带头人、加强学科建设提供重要的决策依据。
3.2 确定专业技术材料的归档范围。专业技术材料主要包括：个人述职报告；个人综合材料；思想、教学、科研考核登记表；专业技术年度考核表；任职资格评审表；各类证书及职称评审过程中的有关证明材料；个人在教学、科研中主要的论文、著作及其成果材料等。
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3.3 使材料归档形成制度化，并切实加以贯彻实施。学校可将专业技术档案材料归档纳入考核教职工和领导工作业绩的一项重要指标，每学年考核评估时，分管领导应布置有关人员把个人在本学年中所形成的相关材料交档案员归档保存。
3.4 强化教职工的档案意识。广大教职工既是本单位专业技术档案的形成者，又是专业技术档案的利用者。在他们档案意识还比较薄弱的情况下，要多做宣传，使他们认识到自己在科研、教学、管理等方面取得的成果，也是国家和社会的宝贵财富，应该把材料归档视为自己的职责。只有教职工的档案意识提高了，才能与档案员密切配合，按质按量完成归档工作，从而保证收集材料的完整、准确、系统。
3.5 管好专业技术档案，充分发挥专业技术档案的作用。收集、管理档案的目的，是为了提供利用。我们要依照国家有关档案法规，实行集中统一管理，配备标准的库房、装备，做好“八防”工作，为专业技术档案创造一个良好的保管环境，确保档案的完整、准确、系统和安全。随着专业技术队伍的不断发展，专业技术档案所记载的的信息也在不断增加。为了使专业技术得到更好地开发利用，应使用计算机进行专业技术档案信息化管理[1]，建立专业技术人员信息库，将专业技术人员的基本情况如：姓名、性别、民族、学历学位情况、学缘结构、职称、职务、主要研究方向及成果等信息输入信息库。并及时维护，保证信息的准确性、时效性。根据需要设计各种统计报表，把握时机，抓住重点、积极主动地为领导的科学决策提供咨询。及时准确为决策者提供档案咨询，是发挥档案的有效途径，也是档案工作者的一项重要任务[2]。
参考文献
1，王德斌.信息化对卫生管理教育的影响及对策[J].中国农村卫生事业管理，1999；19(2)：30～31
2，孙硕实.规范与提供利用相结合[J].中国档案，1997；(6)：24～25
(收稿日期：2000-01-05), 百拇医药
单位：黄蔚霞(右江民族医学院 百色 533000)；梁传萍(右江民族医学院 百色 533000)
关键词：高校；专业技术档案；管理
右江民族医学院学报0003138 摘要：对右江民族医学院专业技术档案管理中存在的问题进行分析，并提出相应的整改措施，以加强专业技术档案的规范化管理。
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
文章编号：1001-5817(2000)03-0500-01
专业技术档案是专业技术人员在职称评聘过程形成的档案资料，记载着技术人员成长的全过程，是人事档案重要的组成部分，是高校开展师资队伍建设的重要依据。由于高校专业技术档案形成的范围较广、种类多，内容具有较强的针对性，因此我们必须加强管理，充分发挥其在高校管理工作中的作用。
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1 专业技术档案的地位和作用
1.1 高校专业技术档案是高校人事档案的重要组成部分，其作为专门档案，是反映个人在社会实践中的经历、政治思想和个人能力等的记录。高校人事档案既肩负着知人善任，合理使用干部，建立一支革命化、年轻化、知识化、专业化干部队伍的重任，同时也为各系列专业技术职务评聘和学术梯队建设提供可靠依据。
1.2 高校是人才聚集的地方，有各级党政管理人才，有专家、教授，有对国家和社会作出各种重大贡献的有功人员，有许多知名人士和先进模范人物。在他们的个人档案和专业技术档案中，除了记载个人的经历和生平外，往往记述和反映了一生的主要活动，涉及到社会发展和科学研究的某些方面的重要问题，具有科学研究、历史研究和现实查考意义。
1.3 尽管在现行的《高校档案实体分类法》中未设“专业技术档案”这一门类，但许多高校已相继自发建立了专业技术档案。专业技术档案的建立与健全，一方面是高校适应社会对人才需求以及自身发展的产物；另一方面也是高校档案工作发展的需要，有其特有的意义。
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2 高校专业技术档案管理中存在的问题
2.1 在人事工作中，专业技术档案未得到应有的重视。在人事管理体制中，特别是人事调动过程中，干部档案是首先被审核的材料之一，而专业技术档案没有得到足够重视，造成重视干部档案，轻视专业技术档案管理的现状。
2.2 由于我区目前专业技术职务评聘工作，实行的是评定专业技术职务资格与聘任专业技术职务相分离的“双轨制”，而聘任制度的不建全，制约着专业技术档案在人事管理工作应有的作用和地位，局限于在晋升职称时才起作用，对于不需要晋升的专业技术人员来说，专业技术档案自然失去其意义，无需再进行补充和维护，特别是专业技术人员的年度考核被认为是可有可无的事。致使专业技术档案不完整。
2.3 广大教职工的档案意识普遍比较薄弱，对档案的作用认识模糊，对档案工作不了解，总认为材料放在自己身边安全、保险，用起来方便，故有些材料久催不交。
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2.4 制度不健全，缺乏相应的行政手段和措施。档案员自身工作积极主动性和开拓性欠缺，在收集材料时，坐等材料上门，往往造成所收集的材料不完整、不系统。
3 加强专业技术档案的管理、完善规章制度
3.1 将专业技术档案管理列入学院管理工作的议事日程，做到“三纳入”。在完善各种人事管理制度的基础上，实行岗位聘任制，加强专业技术人员的管理工作，认真做好专业技术档案，以充分发挥专业技术档案的作用，为高校更全面准确地考察、了解专业技术人员，正确地选拨培养学科带头人、加强学科建设提供重要的决策依据。
3.2 确定专业技术材料的归档范围。专业技术材料主要包括：个人述职报告；个人综合材料；思想、教学、科研考核登记表；专业技术年度考核表；任职资格评审表；各类证书及职称评审过程中的有关证明材料；个人在教学、科研中主要的论文、著作及其成果材料等。
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3.3 使材料归档形成制度化，并切实加以贯彻实施。学校可将专业技术档案材料归档纳入考核教职工和领导工作业绩的一项重要指标，每学年考核评估时，分管领导应布置有关人员把个人在本学年中所形成的相关材料交档案员归档保存。
3.4 强化教职工的档案意识。广大教职工既是本单位专业技术档案的形成者，又是专业技术档案的利用者。在他们档案意识还比较薄弱的情况下，要多做宣传，使他们认识到自己在科研、教学、管理等方面取得的成果，也是国家和社会的宝贵财富，应该把材料归档视为自己的职责。只有教职工的档案意识提高了，才能与档案员密切配合，按质按量完成归档工作，从而保证收集材料的完整、准确、系统。
3.5 管好专业技术档案，充分发挥专业技术档案的作用。收集、管理档案的目的，是为了提供利用。我们要依照国家有关档案法规，实行集中统一管理，配备标准的库房、装备，做好“八防”工作，为专业技术档案创造一个良好的保管环境，确保档案的完整、准确、系统和安全。随着专业技术队伍的不断发展，专业技术档案所记载的的信息也在不断增加。为了使专业技术得到更好地开发利用，应使用计算机进行专业技术档案信息化管理[1]，建立专业技术人员信息库，将专业技术人员的基本情况如：姓名、性别、民族、学历学位情况、学缘结构、职称、职务、主要研究方向及成果等信息输入信息库。并及时维护，保证信息的准确性、时效性。根据需要设计各种统计报表，把握时机，抓住重点、积极主动地为领导的科学决策提供咨询。及时准确为决策者提供档案咨询，是发挥档案的有效途径，也是档案工作者的一项重要任务[2]。
参考文献
1，王德斌.信息化对卫生管理教育的影响及对策[J].中国农村卫生事业管理，1999；19(2)：30～31
2，孙硕实.规范与提供利用相结合[J].中国档案，1997；(6)：24～25
(收稿日期：2000-01-05), 百拇医药