我院科技档案管理的探索与实践
作者：冯殿芬 刘方华 李斌
单位：271000 泰安 泰山医学院科研处
关键词：知识经济；高校；科技档案；管理
中华医学科研管理杂志000317 【摘要】 知识经济对高校科技档案的管理、服务方式、人员素质提出了挑战。我院在科技档案管理方面进行了一些探索：利用计算机和校园网建立了全面的科技档案信息库，为经济建设和社会发展及时提供医学科研成果，开展科研咨询服务工作，取得了一定成效。
当今世界，知识经济蓬勃兴起。在知识经济时代，知识成为经济增长的首要因素，智力资源的占有、配置，以及高新科技为主的知识生产、分配和消费成为经济发展的主要环节，人类的经济、社会、生活正面临着一场革命性的变化。科技档案是重要的知识资源，对于知识创新和科技转变为生产力具有重要意义。因此，适应知识经济时代的要求，转变科技档案管理方式，充分挖掘其信息资源，是当前科技档案管理的重要课题之一。
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一、高校科技档案管理面临的挑战
知识经济对高校科技档案有三个方面的挑战：
1.对高校科技档案管理方式的挑战 知识经济的一个重要特征就是知识的信息化。以计算机和因特网为标志的信息技术飞速发展，计算机在社会各个领域得到广泛应用，因特网在全世界风行，数字化的信息成为最重要的资源，信息时代正逐渐成为现实。而传统的科技档案以纸本案卷为主，形成周期长，加工难度大、成本高，而且查阅不便，极大地限制了档案资源的开发利用。这就要求档案管理部门充分利用计算机、因特网等现代手段进行档案管理，把纸质媒介的档案转化为数字化的包括图像、声音、影像等多种形式的多媒体档案信息数据库，使档案信息的存储、检索、分析、复制、利用等方便、快捷、先进、高效，以使科技档案资源获得充分的利用。
2.对高校科技档案管理服务方式的挑战 知识经济的又一个特征是信息网络化，Internet使全世界的科技信息消除了时空界限，可以迅速方便地自动检索。而传统的科技档案服务是被动和机械的，资源分散，服务成本高，难以满足知识经济时代用户对科技信息“快、广、深”的需求。因此，必须从提供案卷检索转变为网络化的信息服务；在知识产权保护的前提下，由专向服务转化为开放式的服务。通过多种多样的服务方式，使科研成果以现代信息形式迅速推广，转化为生产力，使其产生更大的社会和经济效益。
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3.对高校科技档案管理人员素质的挑战 知识经济对档案管理人员素质提出了更高的要求。首先，利用计算机进行管理，要求档案人员有较强的计算机应用能力，网络应用能力，要有对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力，具备信息管理和信息服务能力。其次，还要有较强的资源规划能力，能在科研课题的形成、在研、完成、开发等多环节过程中进行档案采集、整理。再次，要有一定的关于知识产权保护的法律知识，有相应的保密、防护能力。
面对知识经济的挑战，高校科技档案管理必须采取相应的对策，在管理方式、服务方式和人员素质上进行根本性的转变和提高，才能适应知识经济的要求，为科技转化为现实 生产力发挥应有的作用。
二、我院科技档案管理的探索与实践
近几年，我院为迎接知识经济的挑战，在高校科技档案管理方面进行了一些探索，具体做法是：
1.利用计算机处理数据信息的强大功能，编制全面的科技档案信息库 我们利用先进的微机设备和软件，将传统的科技档案(大多是纸本案卷)，编制为比较全面的科技信息数据库，使档案信息获得了“第二次生命”。数据库以文本为主，包括声音、图像、影像等多种媒介的信息，内容丰富，检索、分析、复制、利用十分方便，为科研工作提供了有力的信息支持。
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2.利用校园网，及时进行成果报道和科研咨询服务工作 由于有了计算机数据库，我们可以比较方便地对档案信息进行处理。通过主持或参加医学科研成果鉴定会所获取的成果技术性文件、成果鉴定委员会同行专家审议、评价综合意见等技术性材料，及时补充进数据库，同时撰写成果简介，编辑了《成果汇编》。我院自1997年建设了中国教育与科技网校园网，我们充分利用计算机网络这一强大的即时性媒介，及时在网上发布。同时还开展了网上咨询服务工作，为成果的推广应用提供了快捷的服务。
3.对院科研成果进行统计分析 我们利用数据库，通过采用获奖级别分值定量评价方法，编制了相应的应用软件，对我院1994年～1998年通过成果鉴定的113项获奖科研成果概况、成果类型、项目来源、学科专业、研究科室、完成形式、研究周期等项，进行了综合分析评价，为今后我院科研及其管理工作提供了决策参考。
4.为人才管理部门选拔医学科技人才提供参考依据 我们通过网上查询，一方面为学校有关部门提供科技人才信息；同时在网上发布我院人才科技成就等情况，宣传人才，提高知名度。以获奖科技档案数据库为依据，逐年公布授奖名单，并向人才管理部门及时、准确地推荐了医学科技人才的选拔对象，并通过获奖科技档案的有关材料，为选拔、使用、培养学科带头人，专业技术骨干力量，科学教育与管理等医学科技人才提供了参考依据。此外，我们还向教育部、卫生部及省市有关部门提供了我院的科研成果项目、技术开发等方面的有关材料。
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三、存在问题
在利用计算机进行科技档案管理过程中，也存在一些问题：一是人员素质问题。利用计算机进行管理，要求档案人员有较强的计算机应用能力，网络操作应用能力，对人员素质提出了更高的要求。而目前档案人员的素质还很难适应这一要求。二是设备要求。由于我院校园网只完成了一期工程，设备条件不足，上网用户少，若进一步发展还需要有较高档次的微机，最好有服务器，专门的网点。三是知识产权保护问题。科技档案管理与其他信息管理相比，有共同之处，也有特殊的方面，即其资源的价值和保密性，因此应加强保密措施。由于缺乏这方面的人才和设备，目前，我院科技档案仅在校园网内部部分公开，没有达到完全开放的程度。四是安全性，目前计算机病毒日益泛滥，特别是网上传播病毒，令人防不胜防，需要有较强的安全防护能力，才能保障档案资源的秘密和安全。
四、讨论
为迎接知识经济的挑战，我院在科技档案管理工作中，充分利用计算机等现代化手段，进行信息加工与交流。通过校园网进行科研成果报道、科研进展通报、编辑成果汇编、进行科研成果分析等，使科技人员及时获得准确的信息服务，把握同类研究的最新进展，以便调整自己的研究计划，在跟踪前沿中不断有所创新。上述形式，从时效上说，方便快捷，具有实时性；从内容上又具有全面性、一致性和相关性。在为用户提供信息服务方面又具有互补性，并能达到系列服务的目的。我们认为，高校科技档案管理必须走信息化、网络化的道路，这是知识经济的必然要求。实现这一步转化，仍有许多问题需要解决。解决问题的根本途径，一是转变观念，二是加强人员培训，提高科技档案管理人员的素质；三是加大投入，完善以校园网为基础的设施建设，实现档案管理现代化，适应知识经济的要求。
总之，知识经济对高校科技档案管理提出了挑战，也带来了机遇。随着高校科技档案管理信息化、网络化的逐步实现，高校科技档案将成为中国教育与科研网的重要资源，为知识经济的发展注入新的有生力量。
(收稿日期：2000-01-26), http://www.100md.com
单位：271000 泰安 泰山医学院科研处
关键词：知识经济；高校；科技档案；管理
中华医学科研管理杂志000317 【摘要】 知识经济对高校科技档案的管理、服务方式、人员素质提出了挑战。我院在科技档案管理方面进行了一些探索：利用计算机和校园网建立了全面的科技档案信息库，为经济建设和社会发展及时提供医学科研成果，开展科研咨询服务工作，取得了一定成效。
当今世界，知识经济蓬勃兴起。在知识经济时代，知识成为经济增长的首要因素，智力资源的占有、配置，以及高新科技为主的知识生产、分配和消费成为经济发展的主要环节，人类的经济、社会、生活正面临着一场革命性的变化。科技档案是重要的知识资源，对于知识创新和科技转变为生产力具有重要意义。因此，适应知识经济时代的要求，转变科技档案管理方式，充分挖掘其信息资源，是当前科技档案管理的重要课题之一。
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一、高校科技档案管理面临的挑战
知识经济对高校科技档案有三个方面的挑战：
1.对高校科技档案管理方式的挑战 知识经济的一个重要特征就是知识的信息化。以计算机和因特网为标志的信息技术飞速发展，计算机在社会各个领域得到广泛应用，因特网在全世界风行，数字化的信息成为最重要的资源，信息时代正逐渐成为现实。而传统的科技档案以纸本案卷为主，形成周期长，加工难度大、成本高，而且查阅不便，极大地限制了档案资源的开发利用。这就要求档案管理部门充分利用计算机、因特网等现代手段进行档案管理，把纸质媒介的档案转化为数字化的包括图像、声音、影像等多种形式的多媒体档案信息数据库，使档案信息的存储、检索、分析、复制、利用等方便、快捷、先进、高效，以使科技档案资源获得充分的利用。
2.对高校科技档案管理服务方式的挑战 知识经济的又一个特征是信息网络化，Internet使全世界的科技信息消除了时空界限，可以迅速方便地自动检索。而传统的科技档案服务是被动和机械的，资源分散，服务成本高，难以满足知识经济时代用户对科技信息“快、广、深”的需求。因此，必须从提供案卷检索转变为网络化的信息服务；在知识产权保护的前提下，由专向服务转化为开放式的服务。通过多种多样的服务方式，使科研成果以现代信息形式迅速推广，转化为生产力，使其产生更大的社会和经济效益。
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3.对高校科技档案管理人员素质的挑战 知识经济对档案管理人员素质提出了更高的要求。首先，利用计算机进行管理，要求档案人员有较强的计算机应用能力，网络应用能力，要有对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力，具备信息管理和信息服务能力。其次，还要有较强的资源规划能力，能在科研课题的形成、在研、完成、开发等多环节过程中进行档案采集、整理。再次，要有一定的关于知识产权保护的法律知识，有相应的保密、防护能力。
面对知识经济的挑战，高校科技档案管理必须采取相应的对策，在管理方式、服务方式和人员素质上进行根本性的转变和提高，才能适应知识经济的要求，为科技转化为现实 生产力发挥应有的作用。
二、我院科技档案管理的探索与实践
近几年，我院为迎接知识经济的挑战，在高校科技档案管理方面进行了一些探索，具体做法是：
1.利用计算机处理数据信息的强大功能，编制全面的科技档案信息库 我们利用先进的微机设备和软件，将传统的科技档案(大多是纸本案卷)，编制为比较全面的科技信息数据库，使档案信息获得了“第二次生命”。数据库以文本为主，包括声音、图像、影像等多种媒介的信息，内容丰富，检索、分析、复制、利用十分方便，为科研工作提供了有力的信息支持。
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2.利用校园网，及时进行成果报道和科研咨询服务工作 由于有了计算机数据库，我们可以比较方便地对档案信息进行处理。通过主持或参加医学科研成果鉴定会所获取的成果技术性文件、成果鉴定委员会同行专家审议、评价综合意见等技术性材料，及时补充进数据库，同时撰写成果简介，编辑了《成果汇编》。我院自1997年建设了中国教育与科技网校园网，我们充分利用计算机网络这一强大的即时性媒介，及时在网上发布。同时还开展了网上咨询服务工作，为成果的推广应用提供了快捷的服务。
3.对院科研成果进行统计分析 我们利用数据库，通过采用获奖级别分值定量评价方法，编制了相应的应用软件，对我院1994年～1998年通过成果鉴定的113项获奖科研成果概况、成果类型、项目来源、学科专业、研究科室、完成形式、研究周期等项，进行了综合分析评价，为今后我院科研及其管理工作提供了决策参考。
4.为人才管理部门选拔医学科技人才提供参考依据 我们通过网上查询，一方面为学校有关部门提供科技人才信息；同时在网上发布我院人才科技成就等情况，宣传人才，提高知名度。以获奖科技档案数据库为依据，逐年公布授奖名单，并向人才管理部门及时、准确地推荐了医学科技人才的选拔对象，并通过获奖科技档案的有关材料，为选拔、使用、培养学科带头人，专业技术骨干力量，科学教育与管理等医学科技人才提供了参考依据。此外，我们还向教育部、卫生部及省市有关部门提供了我院的科研成果项目、技术开发等方面的有关材料。
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三、存在问题
在利用计算机进行科技档案管理过程中，也存在一些问题：一是人员素质问题。利用计算机进行管理，要求档案人员有较强的计算机应用能力，网络操作应用能力，对人员素质提出了更高的要求。而目前档案人员的素质还很难适应这一要求。二是设备要求。由于我院校园网只完成了一期工程，设备条件不足，上网用户少，若进一步发展还需要有较高档次的微机，最好有服务器，专门的网点。三是知识产权保护问题。科技档案管理与其他信息管理相比，有共同之处，也有特殊的方面，即其资源的价值和保密性，因此应加强保密措施。由于缺乏这方面的人才和设备，目前，我院科技档案仅在校园网内部部分公开，没有达到完全开放的程度。四是安全性，目前计算机病毒日益泛滥，特别是网上传播病毒，令人防不胜防，需要有较强的安全防护能力，才能保障档案资源的秘密和安全。
四、讨论
为迎接知识经济的挑战，我院在科技档案管理工作中，充分利用计算机等现代化手段，进行信息加工与交流。通过校园网进行科研成果报道、科研进展通报、编辑成果汇编、进行科研成果分析等，使科技人员及时获得准确的信息服务，把握同类研究的最新进展，以便调整自己的研究计划，在跟踪前沿中不断有所创新。上述形式，从时效上说，方便快捷，具有实时性；从内容上又具有全面性、一致性和相关性。在为用户提供信息服务方面又具有互补性，并能达到系列服务的目的。我们认为，高校科技档案管理必须走信息化、网络化的道路，这是知识经济的必然要求。实现这一步转化，仍有许多问题需要解决。解决问题的根本途径，一是转变观念，二是加强人员培训，提高科技档案管理人员的素质；三是加大投入，完善以校园网为基础的设施建设，实现档案管理现代化，适应知识经济的要求。
总之，知识经济对高校科技档案管理提出了挑战，也带来了机遇。随着高校科技档案管理信息化、网络化的逐步实现，高校科技档案将成为中国教育与科研网的重要资源，为知识经济的发展注入新的有生力量。
(收稿日期：2000-01-26), http://www.100md.com