充分发挥科技档案在科研管理中的作用
作者：李海燕 吴志华 王可炜
单位：李海燕 吴志华 王可炜(510515 广州市，第一军医大学科研处)
关键词：档案；科技；管理；科研；作用
中华医院管理杂志990202 摘要 科技档案在科研管理中的作用：一是科研申报中的作用，体现在课题申请、科研选题、课题经费确定三方面的借鉴作用。二是成果转化与评审中缺陷纠正的借鉴作用：①运用科技成果档案中推广应用资料的缺陷指导研究者做好成果资料整理。②指导论文投向，即将主要论文在中华系列杂志发表，同时，应力争有1～2篇体现科研水平的文章投向国外影响面大的核心期刊发表。③运用成果申报填写质量对成果评审的影响指导研究者完善申报资料的填写。
Potential role of science and technology archives in the management of scientific research
, 百拇医药
Li Haiyan, Wu Zhihua， Wang Kewei. Scientific Research Department of The No.1 Military Medical University, Guangdong 510515
Abstract This article analyzes the role of science and technology archives in the management of scientific researches. Firstly, they can provide some reference for grants application, subject selection and funding resources determination. Secondly, they can provide guidance for scientific achievements transfer and appraisal reference to flaw correction. The flaw records can ①serve as guideposts for researchers to file their data or materials correctly; ②direct their publication in appropriate journals, such as the Chinese Serial Journals mostly while some one or two outstanding articles in foreign core journals with high reputations; and ③guide the researchers to write achievement reports based on the lessons from previous records in science and technology archives.
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Key Words Archive, Science and technology Management, Scientific research Role
充分而合理地利用科技档案，发挥其应有的功能，对提高科研管理水平具有重要意义。我们结合自己的实践进行探讨。
一、科技档案在科研申报前的借鉴作用
科研计划管理档案主要包括各种课题的立项申请书、合同书、开题报告、实验设计、实验记录、课题进展报告、课题结题报告、与课题有关的会议纪要以及科研经费的使用情况记录等。现仅就科技档案在科研申报前的作用进行阐述。
(一)科研计划档案与课题申请：我校每年的课题申请除部分课题中标外，多数课题不能中标，分析课题中标和未中标原因是一件具有较大意义的工作。在课题申请过程中，要做好所有申请书的归档工作，并按基金种类、学科进行分类。在课题被批准后又把中标与未中标课题分列，并根据课题评审情况，认真分析、归纳、总结。
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对未中标标书，他人即可从中吸取未中标的教训，同时要组织课题申请者查找有关资料，并请同行专家审查把关，进行相应的修改和完善，为下一年的投标做好充分准备。另一方面，通过对中标课题的分析，摸清目前科学研究热点、难点和新趋势，为科研工作及决策者提供重要的信息，使之能根据本校的优势和特色，组织有关的科技人员做好有关项目的前期研究工作，为获取重点项目做必要准备。
(二)科研计划档案与科研选题：低水平重复研究是目前科研工作中普遍存在的问题，如何避免低水平重复研究也是各单位在科技管理工作中存在的共性问题，而计划档案的系统管理则是一项重要措施。通过计划档案掌握本单位各学科的课题的在研情况，在课题立项时，防止在本单位的相关学科中出现相同课题多头立项的现象，从而避免没有创新性的选题。其次，利用科技档案所含的技术优势，对其它相关学科进行技术辐射，发现新的突破口。现在各学科彼此渗透，通过组织科技工作者利用本单位已获的研究成果，结合相关学科的优势，在理论、观点、技术方法等方面进行类比、分析，寻找、发现新的突破口，使课题的立项达到高起点、高水平的要求。再次，利用计划档案中高水平项目启迪科技工作者的选题思维。选择已获国家自然科学基金资助的水平高、思路新颖的标书作示范，从选题、研究目标、研究方法等方面吸取经验、拓宽思路，启发科技工作者的创造性思维，提高研究课题的水平和中标率。
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(三)科研计划档案与课题经费的确定：在计划档案管理过程中，课题经费档案的建立是非常重要的。通过课题经费使用的详细记录，总结出各类课题研究所需的经费，供基金课题的经费预算做标尺参考。项目的经费预算是否合理，将直接影响项目竞争力及同行评议结果。很多科技工作者在确定课题经费申请时，有种错误看法，认为申请经费越少越容易批准，往往致使申请经费不足，批准后难以对该项中标课题进行深入研究。通过课题经费档案，运用好预算“标尺”，把好课题经费申请关，使课题费贴近需要，不因申请课题经费过多而被否决，也避免因申请经费不足而影响课题进展。
二、科技档案中成果转化与评审中缺陷纠正的借鉴作用
与科技成果管理档案有关的科技档案包括成果的推广应用资料、成果鉴定资料、成果的申报资料以及其它的附加材料，称之为科技成果档案。任何一项科技成果要转化为生产力，必须有完整的科技成果档案作为依据。但大多数科技工作者只重视学术研究的价值，轻视成果应用及推广，容易忽视科技成果档案的收集管理，这不仅影响了成果的转化，也严重影响了科技成果的申报。因此，在课题的研究接近完成时，要主动指导科技人员获取成果的推广应用资料，收集、整理成果鉴定材料，为成果的鉴定、申报做准备。
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(一)运用科技成果档案中推广应用资料的缺陷指导研究者做好成果资料的整理：根据每年归档的成果档案情况，我们认真分析了历年获奖和未获奖项目的档案材料，发现除了成果的创新性、先进性、研究的难度等反映研究水平的因素影响成果获奖外，成果的推广应用材料的收集、整理也至关重要。在科技成果的推广应用上，科技人员常常不给予高度重视，认为这项工作是可有可无的事，他们把工作的重点只放在研究工作的完成上，而忽略这方面的工作，有的项目虽然做了一定的推广工作，但材料收集整理却很不完善，缺乏应有的计划性和系统性，有的成果几乎没有做推广应用工作，便急于报奖，更是影响了成果的评审。另外，我们发现在基础理论研究成果的档案中，反映对成果效益的评价材料非常少。经了解，研究者们有一种偏见，认为应用研究成果才有成果的效益资料，理论研究成果不必考虑效益材料问题，因此，他们根本就没有去做这方面的工作。实际上理论成果也有它的效益资料，主要指成果被同行认可情况，即研究成果被同行专家引用情况以及研究结果在学术界的影响。
针对上述不足，我们建议科技人员积极做好这方面的工作，搜集、整理其研究理论、观点、技术方法被同行引用和应用的资料。如，我校一附属医院的一项研究成果《我国慢性乙型肝炎病毒无症状感染的特点》于1995年获军队科技进步二等奖，该项目自80年代初在我国率先开展对慢性乙型肝炎病毒无症状感染的流行病学、分子病理学和分子流行病学研究，成果在许多方面填补了国内外空白。但是，成果的申报材料中没有反映成果效益的材料，反映成果对本研究领域影响的材料也几乎是空白。为了使成果申报材料能充分体现成果的水平和在学术界的影响，我们组织了成果申报人员和 情报资料室工作人员进行广泛的查阅、检索、收集该成果被同行引用、应用的情况，最后我们查到了国内外100多篇引用该成果的理论、观点和技术方法的文章，并且发现有多本教科书已把该成果的内容列入教学内容，成果的主要文章大多被SCI等收录。通过我们的共同努力，使成果的申报材料更充实、更能体现成果的水平，该成果在1996年度获国家科技进步二等奖。
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(二)运用科技成果档案中论文刊登对成果评审的影响指导研究者的论文投向：通过对我校“八五”期间的43项获得省、军队二等奖以上成果档案进行了认真的统计分析，发现获奖的43项科技成果，共有688篇论文在公开刊物上发表，每项获奖成果的平均论文数为约16篇，最多的57篇，平均中华系列论文9篇，其它7篇。未获奖的项目，平均每项成果的论文篇数为12篇，而中华系列论文平均仅为4篇，其它为8篇。我们发现有的成果研究起点较高，有很大的创新性，有一定研究的难度和深度，但作者因为急于发表论文报奖，把大部分论文投到等级不高的杂志上发表，从而在形式上人为降低了研究成果的水平和在学术界的影响，研究成果被同行引用的也很少，从而影响了成果的评审。
通过上述总结分析，我们引导科技人员在论文投稿时就为成果的申报做准备，建议他们把主要论文在中华系列发表，并力争有1～2篇体现研究工作水平的论文投到国外影响面大的核心期刊发表。例如，我校的一项成果《蛋白结合多糖PSK保护巨噬细胞免受过氧化损伤和阻断实验性动脉粥样硬化形成研究》，是由三项国家自然科学基金资助项目和一项广东省自然科学基金资助项目组成，研究起点高，观点新，水平高。由于研究者想尽快发表研究结果，大部分论文在本校学报发表，成果影响范围小，1996年度该成果申报军队科技进步二等奖时未通过评审。我们同成果完成人对成果申报材料进行分析，找原因，认为与成果论文发表有关系，并建议完成人把研究成果向国外杂志发表。结果，研究论文有13篇在Atherosclerosis等国外刊物发表，而且皆被收入Biomedicine有关分册，有的还被J Biol Chem和J infeet Disease引用。Clin Lab Immnnol杂志以17页的篇幅刊登了该成果的部分内容，使成果在本研究领域产生了较大的影响。该成果申报1998年军队科技进步二等奖，顺利通过了评审。
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(三)运用成果申报资料的填写质量对成果评审的影响指导研究者完善申报资料的填写：我们分析了获奖和未获奖成果的申报资料发现，申报书的填写质量直接影响成果的评审。有的成果很有价值，水平也较高，但因为成果完成人填写申报书时不认真而被淘汰。有的完成人认为，成果的完成形式已以论文或实物表达出来了，申报书填写只是申报成果的一种形式。认为申报材料的整理工作太繁琐，太费精力，这在主观上往往形成了厌烦的情绪，因而在填写申报书时非常马虎，在必须详细填写的栏目不愿多费笔墨，只用寥寥几行文字应付了事；而在必须精练的栏目又不愿花精力进行推敲、精练语言，使申报书不能准确地表达成果的创新、特色、意义，不能表达成果的实际水平，因而失去竞争力。如同同行评议只针对申请书中提供的一切信息一样，成果评审也不考虑申报书以外的信息，所以，申报书的完美就有了实际意义。
针对上述情况，近几年来，我们十分重视成果申报资料的整理工作，把住质量关，在组织申报材料时，要求研究工作者以精确的语言把自己成果的整体水平、特色、创新、意义等实事求是地反映出来，使人们通过申报书便能对成果的科学性、先进性、创新性有较全面的了解，使成果的申报质量大大提高，这为我校近年来成果获奖率的提高起到了非常重要的作用。
总之，科技档案管理是科研管理的一部分，发挥科技档案在科研管理中的作用，首先要从思想上给予重视。其次在实际工作中要坚持科研计划管理与科研计划档案管理的结合。当然，对于科技档案管理工作来说，最重要的是要把好科技档案的质量关，要主动指导科技工作者形成、收集、整理科技档案，使档案有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保档案的使用价值和收藏的意义。另外，要求科研计划档案的管理与科研计划管理工作的同步化和科研成果档案管理工作与成果管理工作的同步化。
(收稿：1998-08-11), 百拇医药
单位：李海燕 吴志华 王可炜(510515 广州市，第一军医大学科研处)
关键词：档案；科技；管理；科研；作用
中华医院管理杂志990202 摘要 科技档案在科研管理中的作用：一是科研申报中的作用，体现在课题申请、科研选题、课题经费确定三方面的借鉴作用。二是成果转化与评审中缺陷纠正的借鉴作用：①运用科技成果档案中推广应用资料的缺陷指导研究者做好成果资料整理。②指导论文投向，即将主要论文在中华系列杂志发表，同时，应力争有1～2篇体现科研水平的文章投向国外影响面大的核心期刊发表。③运用成果申报填写质量对成果评审的影响指导研究者完善申报资料的填写。
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Li Haiyan, Wu Zhihua， Wang Kewei. Scientific Research Department of The No.1 Military Medical University, Guangdong 510515
Abstract This article analyzes the role of science and technology archives in the management of scientific researches. Firstly, they can provide some reference for grants application, subject selection and funding resources determination. Secondly, they can provide guidance for scientific achievements transfer and appraisal reference to flaw correction. The flaw records can ①serve as guideposts for researchers to file their data or materials correctly; ②direct their publication in appropriate journals, such as the Chinese Serial Journals mostly while some one or two outstanding articles in foreign core journals with high reputations; and ③guide the researchers to write achievement reports based on the lessons from previous records in science and technology archives.
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充分而合理地利用科技档案，发挥其应有的功能，对提高科研管理水平具有重要意义。我们结合自己的实践进行探讨。
一、科技档案在科研申报前的借鉴作用
科研计划管理档案主要包括各种课题的立项申请书、合同书、开题报告、实验设计、实验记录、课题进展报告、课题结题报告、与课题有关的会议纪要以及科研经费的使用情况记录等。现仅就科技档案在科研申报前的作用进行阐述。
(一)科研计划档案与课题申请：我校每年的课题申请除部分课题中标外，多数课题不能中标，分析课题中标和未中标原因是一件具有较大意义的工作。在课题申请过程中，要做好所有申请书的归档工作，并按基金种类、学科进行分类。在课题被批准后又把中标与未中标课题分列，并根据课题评审情况，认真分析、归纳、总结。
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对未中标标书，他人即可从中吸取未中标的教训，同时要组织课题申请者查找有关资料，并请同行专家审查把关，进行相应的修改和完善，为下一年的投标做好充分准备。另一方面，通过对中标课题的分析，摸清目前科学研究热点、难点和新趋势，为科研工作及决策者提供重要的信息，使之能根据本校的优势和特色，组织有关的科技人员做好有关项目的前期研究工作，为获取重点项目做必要准备。
(二)科研计划档案与科研选题：低水平重复研究是目前科研工作中普遍存在的问题，如何避免低水平重复研究也是各单位在科技管理工作中存在的共性问题，而计划档案的系统管理则是一项重要措施。通过计划档案掌握本单位各学科的课题的在研情况，在课题立项时，防止在本单位的相关学科中出现相同课题多头立项的现象，从而避免没有创新性的选题。其次，利用科技档案所含的技术优势，对其它相关学科进行技术辐射，发现新的突破口。现在各学科彼此渗透，通过组织科技工作者利用本单位已获的研究成果，结合相关学科的优势，在理论、观点、技术方法等方面进行类比、分析，寻找、发现新的突破口，使课题的立项达到高起点、高水平的要求。再次，利用计划档案中高水平项目启迪科技工作者的选题思维。选择已获国家自然科学基金资助的水平高、思路新颖的标书作示范，从选题、研究目标、研究方法等方面吸取经验、拓宽思路，启发科技工作者的创造性思维，提高研究课题的水平和中标率。
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(三)科研计划档案与课题经费的确定：在计划档案管理过程中，课题经费档案的建立是非常重要的。通过课题经费使用的详细记录，总结出各类课题研究所需的经费，供基金课题的经费预算做标尺参考。项目的经费预算是否合理，将直接影响项目竞争力及同行评议结果。很多科技工作者在确定课题经费申请时，有种错误看法，认为申请经费越少越容易批准，往往致使申请经费不足，批准后难以对该项中标课题进行深入研究。通过课题经费档案，运用好预算“标尺”，把好课题经费申请关，使课题费贴近需要，不因申请课题经费过多而被否决，也避免因申请经费不足而影响课题进展。
二、科技档案中成果转化与评审中缺陷纠正的借鉴作用
与科技成果管理档案有关的科技档案包括成果的推广应用资料、成果鉴定资料、成果的申报资料以及其它的附加材料，称之为科技成果档案。任何一项科技成果要转化为生产力，必须有完整的科技成果档案作为依据。但大多数科技工作者只重视学术研究的价值，轻视成果应用及推广，容易忽视科技成果档案的收集管理，这不仅影响了成果的转化，也严重影响了科技成果的申报。因此，在课题的研究接近完成时，要主动指导科技人员获取成果的推广应用资料，收集、整理成果鉴定材料，为成果的鉴定、申报做准备。
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(一)运用科技成果档案中推广应用资料的缺陷指导研究者做好成果资料的整理：根据每年归档的成果档案情况，我们认真分析了历年获奖和未获奖项目的档案材料，发现除了成果的创新性、先进性、研究的难度等反映研究水平的因素影响成果获奖外，成果的推广应用材料的收集、整理也至关重要。在科技成果的推广应用上，科技人员常常不给予高度重视，认为这项工作是可有可无的事，他们把工作的重点只放在研究工作的完成上，而忽略这方面的工作，有的项目虽然做了一定的推广工作，但材料收集整理却很不完善，缺乏应有的计划性和系统性，有的成果几乎没有做推广应用工作，便急于报奖，更是影响了成果的评审。另外，我们发现在基础理论研究成果的档案中，反映对成果效益的评价材料非常少。经了解，研究者们有一种偏见，认为应用研究成果才有成果的效益资料，理论研究成果不必考虑效益材料问题，因此，他们根本就没有去做这方面的工作。实际上理论成果也有它的效益资料，主要指成果被同行认可情况，即研究成果被同行专家引用情况以及研究结果在学术界的影响。
针对上述不足，我们建议科技人员积极做好这方面的工作，搜集、整理其研究理论、观点、技术方法被同行引用和应用的资料。如，我校一附属医院的一项研究成果《我国慢性乙型肝炎病毒无症状感染的特点》于1995年获军队科技进步二等奖，该项目自80年代初在我国率先开展对慢性乙型肝炎病毒无症状感染的流行病学、分子病理学和分子流行病学研究，成果在许多方面填补了国内外空白。但是，成果的申报材料中没有反映成果效益的材料，反映成果对本研究领域影响的材料也几乎是空白。为了使成果申报材料能充分体现成果的水平和在学术界的影响，我们组织了成果申报人员和 情报资料室工作人员进行广泛的查阅、检索、收集该成果被同行引用、应用的情况，最后我们查到了国内外100多篇引用该成果的理论、观点和技术方法的文章，并且发现有多本教科书已把该成果的内容列入教学内容，成果的主要文章大多被SCI等收录。通过我们的共同努力，使成果的申报材料更充实、更能体现成果的水平，该成果在1996年度获国家科技进步二等奖。
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(二)运用科技成果档案中论文刊登对成果评审的影响指导研究者的论文投向：通过对我校“八五”期间的43项获得省、军队二等奖以上成果档案进行了认真的统计分析，发现获奖的43项科技成果，共有688篇论文在公开刊物上发表，每项获奖成果的平均论文数为约16篇，最多的57篇，平均中华系列论文9篇，其它7篇。未获奖的项目，平均每项成果的论文篇数为12篇，而中华系列论文平均仅为4篇，其它为8篇。我们发现有的成果研究起点较高，有很大的创新性，有一定研究的难度和深度，但作者因为急于发表论文报奖，把大部分论文投到等级不高的杂志上发表，从而在形式上人为降低了研究成果的水平和在学术界的影响，研究成果被同行引用的也很少，从而影响了成果的评审。
通过上述总结分析，我们引导科技人员在论文投稿时就为成果的申报做准备，建议他们把主要论文在中华系列发表，并力争有1～2篇体现研究工作水平的论文投到国外影响面大的核心期刊发表。例如，我校的一项成果《蛋白结合多糖PSK保护巨噬细胞免受过氧化损伤和阻断实验性动脉粥样硬化形成研究》，是由三项国家自然科学基金资助项目和一项广东省自然科学基金资助项目组成，研究起点高，观点新，水平高。由于研究者想尽快发表研究结果，大部分论文在本校学报发表，成果影响范围小，1996年度该成果申报军队科技进步二等奖时未通过评审。我们同成果完成人对成果申报材料进行分析，找原因，认为与成果论文发表有关系，并建议完成人把研究成果向国外杂志发表。结果，研究论文有13篇在Atherosclerosis等国外刊物发表，而且皆被收入Biomedicine有关分册，有的还被J Biol Chem和J infeet Disease引用。Clin Lab Immnnol杂志以17页的篇幅刊登了该成果的部分内容，使成果在本研究领域产生了较大的影响。该成果申报1998年军队科技进步二等奖，顺利通过了评审。
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(三)运用成果申报资料的填写质量对成果评审的影响指导研究者完善申报资料的填写：我们分析了获奖和未获奖成果的申报资料发现，申报书的填写质量直接影响成果的评审。有的成果很有价值，水平也较高，但因为成果完成人填写申报书时不认真而被淘汰。有的完成人认为，成果的完成形式已以论文或实物表达出来了，申报书填写只是申报成果的一种形式。认为申报材料的整理工作太繁琐，太费精力，这在主观上往往形成了厌烦的情绪，因而在填写申报书时非常马虎，在必须详细填写的栏目不愿多费笔墨，只用寥寥几行文字应付了事；而在必须精练的栏目又不愿花精力进行推敲、精练语言，使申报书不能准确地表达成果的创新、特色、意义，不能表达成果的实际水平，因而失去竞争力。如同同行评议只针对申请书中提供的一切信息一样，成果评审也不考虑申报书以外的信息，所以，申报书的完美就有了实际意义。
针对上述情况，近几年来，我们十分重视成果申报资料的整理工作，把住质量关，在组织申报材料时，要求研究工作者以精确的语言把自己成果的整体水平、特色、创新、意义等实事求是地反映出来，使人们通过申报书便能对成果的科学性、先进性、创新性有较全面的了解，使成果的申报质量大大提高，这为我校近年来成果获奖率的提高起到了非常重要的作用。
总之，科技档案管理是科研管理的一部分，发挥科技档案在科研管理中的作用，首先要从思想上给予重视。其次在实际工作中要坚持科研计划管理与科研计划档案管理的结合。当然，对于科技档案管理工作来说，最重要的是要把好科技档案的质量关，要主动指导科技工作者形成、收集、整理科技档案，使档案有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保档案的使用价值和收藏的意义。另外，要求科研计划档案的管理与科研计划管理工作的同步化和科研成果档案管理工作与成果管理工作的同步化。
(收稿：1998-08-11), 百拇医药