浅议如何开展疾病预防控制专业特色的档案编研工作
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2009年7月1日
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[中图分类号]R19
[文献标识码]B
[文章编号]1005-0019(2009)7-0244-02
我国的卫生防病与监督体制改革在二十一世纪的第一个春天正式拉开序幕,各级卫生防疫站被分步骤的撤消和重组,组建了自上而下统一的卫生监督执法机构即卫生监督所,成立了预防保健服务科研机构即疾病预防控制中心。由此,卫生防疫站面临着从职能、机构到人员的大调整。而建立在原有职能、机构、人员基础上的档案工作也无疑面临着改革和挑战。档案工作人员应从哪些工作入手,积极配合和支持改革,是一个急需研讨和解决的问题。
随着档案工作的升级发展,如何提高档案编研工作,深入开发档案信息资源已成为各疾病预防控制中心档案工作中一项十分重要的任务。我中心在开展档案编研工作时,在突出疾病控制专业特色上做文章,使编研材料有很强的专业性、实用性,受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到,要开发有疾病控制特色的档案编研材料,主要抓好以下几个环节:
1编研工作的主要对象为中心的业务档案
卫生防疫站卫生监督执法职能划转到卫生监督所,组建疾病预防控制中心,并不是职能的萎缩,而是职能的拓展。由原卫生监督带动卫生监测转向以卫生防病为主,其职责也由原承担全县主要传染病的预防控制拓展到预防传染病、慢性非传染病、职业病和对突发疫情的调查处理。疾控中心还将以科研为先导,以技术服务为手段,重点加强卫生监测、检验技术服务、健康教育、预防医学科研和教学等工作。单位职能的变化和拓展必然导致与单位职能息息相关的档案和档案工作发生相应的转变和调整,都必将随着疾控中心新业务新技术的出现而产生新的内容,如业务档案的收集范围势必要扩大,档案的分类也需要进行相应的调整。由于疾控中心将以检验技术服务作为主要收入手段,检验检测质量控制就成为关乎疾控中心生存的一项十分重要的任务。为配合此项工作,就要求档案人员更经常地深入科室第一线,加强相关的技术材料如卫生检验检测技术报告、检验设备管理等技术材料的立卷指导。
疾控中心在以开展卫生防病为中心的各项工作中,形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于疾病预防控制是一项专业性很强的工作,因而记录此项工作的主要载体——业务档案,也就具有了极强的专业性。此外,疾病预防控制在业务上又具有连续性的特点,对病情流行规律的认识以及在开展卫生监测的过程中,都必须以业务档案为依据。因此,在开展档案编研工作时,应首先从业务档案入手,编研材料才可能有专业特色,才能更有效地为中心开展卫生防病、卫生监测工作服务。
2围绕业务上的主要任务进行选题
档案工作人员应关注卫生防病事业的改革进程,档案工作要有前瞻性的安排。应主动关心和了解有关信息,对档案工作可能因改革而做哪些调整,做到心中有数。特别是目前防病保健体制的改革并不是一步到位,还需一个渐进的过程,正处在不断探索、实践、逐步完善之中,我们更要随着改革的进展,新的机构的出现、并入和人员的分流,积极思考由此引发的档案全宗的设置、分类大纲和编号方案的调整等方面一系列的改变,同时还要着手进行档案相关工作制度的修改和档案兼职人员队伍的重建等项工作。
疾控中心的档案编研材料要把好选题关,要有疾控专业特色。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题,就谈不上编研材料的专业性。为此,档案人员应做到两个心中有数。
2.1要对单位的中心工作心中有数。在开展全年的档案编研工作之前,先要摸清单位档案利用需求的趋向,以此来确定编研选题,从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。档案的利用往往都围绕着单位的中心工作。因此,只有了解和掌握单位的中心工作,才能对当年的编研工作的开展做到心中有数,才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致,不偏离利用需求,更好地服务于中心工作。如我中心近年来的中心工作是为申报省市级二级站评审做准备工作,而等级站评审标准要求出具近年的监督检测数据的综合分析。对此,档案室及早做出反应,在制定编研计划时,就安排编制反映这一内容的编研材料,为及时满足全中心的利用需求起到了积极的作用。
2.2对单位各项业务的工作内容心中有数。疾控中心的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、劳动卫生的卫生检测工作。档案人员在具体做各专业对口的编研计划时,应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。因此,档案人员应经常深入科室,广泛地与业务人员交流,了解各科工作职责和范围,熟悉各科业务工作的流程和具体内容,从中掌握各科业务人员的档案利用需求。此外,还可通过在借阅中开展利用登记、发放利用意见表和分析利用效果等形式,全面地了解和掌握业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。
3大力开发深层次的档案编研材料
档案部门在分析利用需求的基础上,针对室藏档案的内容和特点,可以开展多种层次的编研加工。如各疾控中心的档案中有历年来国务院、卫生部及本省、市政府颁发的关于传染病管理及四大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范,而疾控中心在履行其职责时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制相关的业务依据性文件汇编,就会十分有效地满足业务工作的需要。
卫生防病业务是一项连续性很强的工作,在开展疫情的分析预测,制定防治策略以及卫生监测的过程中,常常需要掌握和对比上一年度的监测数据,特别是在开展预防医学科学研究时,需要以较长年度的相关数据做参考依据。因此,档案部门如将分散在各年档案中的监测数据集中起来,做出有针对性的统计和分析,就可以使档案的利用变得更系统、更直观,就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外,还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二、三次加工产品上。从实践中看,根据各专业口的需要,开专题性的统计分析更为适宜。如我中心所编制的“2006-2008年通榆县公共场所卫生监测结果分析”,这类编研材料经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中,显示了很强的实用性。
档案人员在编制专题性统计分析材料时,应注意以下问题。
3.1要积极争取业务部门的配合:档案部门根据所选题目,以中心藏档案为依据,在完成对各年度相关数据统计后,可交予业务科室,由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行,又有一定的深度。
3.2统计分析时间跨度要大:统计分析材料的时间跨度越大,越能揭示出规律性、本质性的信息,越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短,就没有多少实用的价值,不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。
3.3统计数据应真实、准确、完整:编研不是杜撰,它必须以档案材料为依据,是在分析档案原件内容的基础上,根据选题对数据进行取舍。因此,如实地采用档案数据,是决定编研质量及可靠程度的前提。有时,某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来,就需要档案人员认真研究档案材料,找到相关的数据进行计算而得出,不能图省事而主观杜撰 ......
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