如何做好基层档案管理工作的探讨
【摘要】加强基层单位档案管理，要在建章立制，提高人员素质等方面进行，领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、推动档案工作的规范化、标准化。
【关键词】基层单位 基础档案 管理
中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515(2011)7-342-01
在和谐社会大环境下，如何科学管理和利用好档案资源，是档案管理人员面对的新课题，本人根据近年来的工作实践认为应该从以下三个方面去努力。
1 从基层做起，把好收集关
档案的种类名目繁多，形式多样。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必档“的关系。明确制定文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。这个过程中要把握三个重点环节。
1.1 领导重视，增强档案意识，要做好档案管理工作的重要因素和条件。领导在思想上要充分认识到其重要性，切实重视抓好这项工作，关心本单位在档案事业建设，支持档案管理人员的工作，重视解决档案工作中存在的问题，否则，做好档案工作就失去了至关重要的前提。
1.2 提高档案管理人员的素质。档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止"无形"储存在头脑中秘密的泄漏。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄漏了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
1.3 健全管理机制，发挥网络作用。要结合基层单位自身的管理体制，组织机构的设置，档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调上级部门配备兼职档案管理信息员，对于上级部门是从上而下，层层有人负责，对于我们基础单位，要做到从下而上，形成下上配合、左右协作的档案传递网络，这是做档案收集工作的基础。做为基层单位信息员要与上级专职档案管理人员经常联系，加强平时收集，邀请上级档案管理人员对基层工作的检查和指导，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。
1.4 文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度，取得领导重视，各部门配合外，更重要的是档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。把反映主要职能活动和历史面貌的重要材料都收集起来。阶段工作结束或年度工作完结，档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工，分析鉴别，归档集中，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展各项管理工作服务，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时，档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于档案工作的顺利开展。
2 拓宽知识层面，加强信息管理
档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，只有实现档案信息化管理，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
2.1 加强档案的数字化建设是开发档案的前提。传统的档案管理对象以纸质载体形式为主，随着办公自动化和信息技术的发展，档案管理对象将转向以机读档案存储于计算机中，可将档案信息的存储的图像，动画视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。21世纪是信息化、是网络的时代，作为基层单位也应加大对档案建设设施的投入，普及档案微机网络化管理。这样可将有限的可开发利用资源汇集成丰富的资源库，为档案资源的开发利用创造必要而可靠的条件。同时通过网络技术，可以拓宽视野，更新信息，充分了解市场动态，可以大大避免开发利用的盲目性和重复性。
2.2 利用微机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是微机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、财务等分门类地输入微机中，这样做具有检索快捷、方便、高效等优点，这样既节约了人力资源，也避免了人工检索出现的失误，可以使档案信息在现代化机器设备中迅速、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得了前所未有的积极效果，更好地服务于社会。
3 “以我为主”立卷归档，推动档案工作规范化、标准化
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化，检索利用便捷化，而“以我为主”的主卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：
3.1 要准确把握文件主卷归档的时效性。完成现行文件阶段任务的，才能予以主卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
3.2 明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。资料室人员分工明确，每个环节、每类资料都专人把关、专人管理，要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形成和作用等方面都有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
3.3 要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案即完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。, 百拇医药(甄丽萍)
【关键词】基层单位 基础档案 管理
中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515(2011)7-342-01
在和谐社会大环境下，如何科学管理和利用好档案资源，是档案管理人员面对的新课题，本人根据近年来的工作实践认为应该从以下三个方面去努力。
1 从基层做起，把好收集关
档案的种类名目繁多，形式多样。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必档“的关系。明确制定文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。这个过程中要把握三个重点环节。
1.1 领导重视，增强档案意识，要做好档案管理工作的重要因素和条件。领导在思想上要充分认识到其重要性，切实重视抓好这项工作，关心本单位在档案事业建设，支持档案管理人员的工作，重视解决档案工作中存在的问题，否则，做好档案工作就失去了至关重要的前提。
1.2 提高档案管理人员的素质。档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止"无形"储存在头脑中秘密的泄漏。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄漏了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
1.3 健全管理机制，发挥网络作用。要结合基层单位自身的管理体制，组织机构的设置，档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调上级部门配备兼职档案管理信息员，对于上级部门是从上而下，层层有人负责，对于我们基础单位，要做到从下而上，形成下上配合、左右协作的档案传递网络，这是做档案收集工作的基础。做为基层单位信息员要与上级专职档案管理人员经常联系，加强平时收集，邀请上级档案管理人员对基层工作的检查和指导，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。
1.4 文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度，取得领导重视，各部门配合外，更重要的是档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。把反映主要职能活动和历史面貌的重要材料都收集起来。阶段工作结束或年度工作完结，档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工，分析鉴别，归档集中，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展各项管理工作服务，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时，档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于档案工作的顺利开展。
2 拓宽知识层面，加强信息管理
档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，只有实现档案信息化管理，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
2.1 加强档案的数字化建设是开发档案的前提。传统的档案管理对象以纸质载体形式为主，随着办公自动化和信息技术的发展，档案管理对象将转向以机读档案存储于计算机中，可将档案信息的存储的图像，动画视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。21世纪是信息化、是网络的时代，作为基层单位也应加大对档案建设设施的投入，普及档案微机网络化管理。这样可将有限的可开发利用资源汇集成丰富的资源库，为档案资源的开发利用创造必要而可靠的条件。同时通过网络技术，可以拓宽视野，更新信息，充分了解市场动态，可以大大避免开发利用的盲目性和重复性。
2.2 利用微机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是微机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、财务等分门类地输入微机中，这样做具有检索快捷、方便、高效等优点，这样既节约了人力资源，也避免了人工检索出现的失误，可以使档案信息在现代化机器设备中迅速、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得了前所未有的积极效果，更好地服务于社会。
3 “以我为主”立卷归档，推动档案工作规范化、标准化
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化，检索利用便捷化，而“以我为主”的主卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：
3.1 要准确把握文件主卷归档的时效性。完成现行文件阶段任务的，才能予以主卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
3.2 明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。资料室人员分工明确，每个环节、每类资料都专人把关、专人管理，要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形成和作用等方面都有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
3.3 要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案即完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。, 百拇医药(甄丽萍)