浅析医院档案的规范化管理
【中图分类号】R197.3【文献标识码】B【文章编号】1005-2720(2009)34 - 1753 - 02
医院档案是医院在医疗活动中形成的文件、簿册、图表、音像、磁盘等不同种类和载体的信息材料。档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分,加强档案管理,对医院领导科学决策和医院管理现代化有着极为重要的意义。
1 提高全员档案意识是实现档案规范化的前提
医院要做到档案规范化,就要通过多种渠道加强对档案重要性的学习与宣传,使领导与职工认识到档案的重要性,给予关心、支持与理解,将档案工作提到重要工作议程,并使档案管理逐步走向规范化,成为医院管理工作中的一个重要组成部分。
2 建立科学的管理体系是档案规范化的保证
(1)明确职能。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂,部门众多而又分散,专业性技术性强、档案保管程度有差异等特点。因此,医院每个科室都要从档案服务于全院工作的大局出发,加强档案意识,积极上交有价值的资料归档,确保档案资料的齐全完整。
, 百拇医药
(2)建立档案工作网络。档案从资料收集、立卷、归档、开发利用都离不开全院干部、职工密切配合,因此应建立医院档案管理网络组织建设。综合档案以机关职能部门为主,包括行政、党群、基建、设备仪器和财务、科技档案管理。业务管理以临床科室为主,包括门诊、病房、医技等。各部门明确兼管档案工作责任人,形成较完整的医院档案工作网络,使网络中的各个部门收集和接收所辖范围内具有保存价值的档案资料,并做初步的档案整理工作,做到档案完整与安全。
3 完善健全的规章制度是档案规范化的源泉
在抓好档案管理基础建设的同时,更要努力提高档案工作的内在质量,在实际工作中应把档案管理做到制度化。建立档案管理的归档和收集制度、档案利用制度、档案借用制度、销毁制度、保管制度、归档范围等规章制度,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制中,真正做到档案工作各环节的运行有章可循。同时把好立卷质量关,重点抓好立卷归档范围、卷内文件材料排列顺序及保管期限的划分。
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4 做好医院档案的开发利用是档案规范化管理的最终目标
医院档案规范化管理是为了让档案信息资源从存放在档案柜中的冰冷的资料变为走出档案柜,具鲜活的有生命的活档案,直接为医院的建设和发展服务。医院应重视做好档案的开发利用工作:医院组织机构沿革、医院院志编纂、本地区流行病学、多发病资料汇编等,为医院的改革发展、科室设置、编史修志、历史遗留问题解决均提供了史料。而且通过档案还可以为医院挽回不必要的经济损失,保证大型建筑物的及时修缮,尤其对大型知用设备的及时维修,确保临床工作的正常运转及解决医疗纠纷。
5 加强医院档案工作者素质是保障医院档案管理规范化的根本
档案工作是一项专业性很强的工作,尤其是医院档案的特殊性。培养档案人员高度责任感和责任心,成为较高精力素质,较深的专业技能,确保队伍的稳定性。加强对档案管理人员业务素质等各项素质培训,同时各级档案行政部门和卫生行政部门加强对医院档案管理的业务指导,监督和检查。同时医院档案管理人员,要深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断研究和探索档案管理工作新思路,提高档案管理水平。
6 加大硬件投入,充分发挥计算机在医院档案规范化管理中的积极作用
加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案规范化管理应具备的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备,如防火、防潮、防有害气体、高效灭虫的档案库房,并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”;另一方面要引进计算机管理,按科技、党群、行政、基建、文书、仪器设备、财务等不同内容分门别类将医院的各种业务、行政档案储存到计算机中,不但具有检索快捷、方便、高效的特点,而且节省时间,也节省人力、物力和财力,极大地提高工作质量和工作效率。可以使档案信息在现代化建设中迅捷、准确、方便地再现,使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。, 百拇医药(尤立媛)
医院档案是医院在医疗活动中形成的文件、簿册、图表、音像、磁盘等不同种类和载体的信息材料。档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分,加强档案管理,对医院领导科学决策和医院管理现代化有着极为重要的意义。
1 提高全员档案意识是实现档案规范化的前提
医院要做到档案规范化,就要通过多种渠道加强对档案重要性的学习与宣传,使领导与职工认识到档案的重要性,给予关心、支持与理解,将档案工作提到重要工作议程,并使档案管理逐步走向规范化,成为医院管理工作中的一个重要组成部分。
2 建立科学的管理体系是档案规范化的保证
(1)明确职能。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂,部门众多而又分散,专业性技术性强、档案保管程度有差异等特点。因此,医院每个科室都要从档案服务于全院工作的大局出发,加强档案意识,积极上交有价值的资料归档,确保档案资料的齐全完整。
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(2)建立档案工作网络。档案从资料收集、立卷、归档、开发利用都离不开全院干部、职工密切配合,因此应建立医院档案管理网络组织建设。综合档案以机关职能部门为主,包括行政、党群、基建、设备仪器和财务、科技档案管理。业务管理以临床科室为主,包括门诊、病房、医技等。各部门明确兼管档案工作责任人,形成较完整的医院档案工作网络,使网络中的各个部门收集和接收所辖范围内具有保存价值的档案资料,并做初步的档案整理工作,做到档案完整与安全。
3 完善健全的规章制度是档案规范化的源泉
在抓好档案管理基础建设的同时,更要努力提高档案工作的内在质量,在实际工作中应把档案管理做到制度化。建立档案管理的归档和收集制度、档案利用制度、档案借用制度、销毁制度、保管制度、归档范围等规章制度,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制中,真正做到档案工作各环节的运行有章可循。同时把好立卷质量关,重点抓好立卷归档范围、卷内文件材料排列顺序及保管期限的划分。
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4 做好医院档案的开发利用是档案规范化管理的最终目标
医院档案规范化管理是为了让档案信息资源从存放在档案柜中的冰冷的资料变为走出档案柜,具鲜活的有生命的活档案,直接为医院的建设和发展服务。医院应重视做好档案的开发利用工作:医院组织机构沿革、医院院志编纂、本地区流行病学、多发病资料汇编等,为医院的改革发展、科室设置、编史修志、历史遗留问题解决均提供了史料。而且通过档案还可以为医院挽回不必要的经济损失,保证大型建筑物的及时修缮,尤其对大型知用设备的及时维修,确保临床工作的正常运转及解决医疗纠纷。
5 加强医院档案工作者素质是保障医院档案管理规范化的根本
档案工作是一项专业性很强的工作,尤其是医院档案的特殊性。培养档案人员高度责任感和责任心,成为较高精力素质,较深的专业技能,确保队伍的稳定性。加强对档案管理人员业务素质等各项素质培训,同时各级档案行政部门和卫生行政部门加强对医院档案管理的业务指导,监督和检查。同时医院档案管理人员,要深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断研究和探索档案管理工作新思路,提高档案管理水平。
6 加大硬件投入,充分发挥计算机在医院档案规范化管理中的积极作用
加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案规范化管理应具备的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备,如防火、防潮、防有害气体、高效灭虫的档案库房,并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”;另一方面要引进计算机管理,按科技、党群、行政、基建、文书、仪器设备、财务等不同内容分门别类将医院的各种业务、行政档案储存到计算机中,不但具有检索快捷、方便、高效的特点,而且节省时间,也节省人力、物力和财力,极大地提高工作质量和工作效率。可以使档案信息在现代化建设中迅捷、准确、方便地再现,使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。, 百拇医药(尤立媛)