医院办公自动化与电子文件档案数据中心
文章编号：1009-5519(2008)12-1885-02 中图分类号：R19 文献标识码：B
我院从2003年在涪陵区卫生系统中率先引入办公自动化系统并建立电子文件档案数据中心。现将我院办公自动化与电子文件档案数据中心的管理和应用情况报道如下。
电子文件档案数据中心主要用于存储单位实施办公自动化系统运行过程中产生的有保存价值的电子文件信息。这些信息通过电子文件档案数据中心可转化成为档案或资料。电子文件档案数据中心将成为单位历史信息的集中地，所有政务信息都将通过电子文件档案数据中心得以妥善处理。建立电子文件档案数据中心系统有如下目的意义。
1 实现文档一体化管理
有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案数据中心提交。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。在纸质化办公时代，涉及科室较多，处理流程较复杂的文件在传阅和归档上往往耗时较久，而在归档过程中文档的分类各个部门又难以统一。我们现在依托于医院办公自动化系统(OA)及科室档案软件，自动进行文档的分类；在文档处理流程中，涉及部门较多的文档可通过OA协同办公，即各部门可同时对同一文档进行处理，系统将根据文档处理程度选择下一步流程，在文档处理流程完毕后，再由办公室操作人员将文档归档于电子文件档案数据中心。
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2 减少重复劳动，降低数据处理成本
在纸质办公时代，医院各部门产生的文档由部门自行整理手工归档，不仅工作量繁重、易产生错误，而且在档案汇总时还需要拟定目录，移交、重复录入，对人力资源、物力资源都是极大的浪费；而且，文件纸质化过程中的材料消耗是相当大的，也提高了成本。建立电子文件档案数据中心后，医院把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档到电子文件档案数据中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。
3 实现信息共享，集中管理
传统的档案管理模式中，医院各部门的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。我院每个职能科室及业务部门在日常工作中都要形成大量的文件档案，如何使各个部门的资源共享，并使其适时化、效率化，设立电子文件档案数据中心把医院的文件档案资源综合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有历史文件信息均通过数据中心对外服务，当然信息共享并不意味着实体的集中管理，各部门的档案室、资料室仍旧发挥着整理、保存、保管信息实体的作用。
, 百拇医药
4 保障数据的安全性
设立电子文件档案数据中心后，配备了专业人员进行日常的维护管理工作。可以通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个科室自行管理有更强的保障。
5 统一标准、统一规范
所有部门关于电子文件信息的标准和规范均由电子文件档案数据中心制定，各部门必须依照制定的技术标准和规范，对电子文件信息进行统一管理。只有这样才能统一数据形式、操作规程和利用方式，确立医院管理文件信息的权威，充分发挥电子文件档案数据中心的在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。纸质办公时代，医院各部门在起草文件，收集、整理、归档、装订等档案过程中存在标准不一，文档的归档及分类也很难达到规范；在利用OA系统构建的电子文件档案数据中心里，我院根据各部门制定了统一的技术标准和规范，各部门在起草文件时，直接进入数据中心的起草页面，按页面固定格式填写内容并选择文件分类和文件流转流程。
, 百拇医药
6 统一窗口，开放利用
医院职工可以对已公开的非涉密性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加医院工作透明度，发挥窗口作用，在医院内网，医院员工可以通过电子文件档案数据中心方便快捷的查询各种院内发文等相关信息，还可以查询综合在数据中心的各大医学论文数据库；相关部门也可根据权限查询院内实时数据，如财务收支、就医人次，床位占用率等；医务人员可以通过电子文件档案数据中心查询病人病历，既往病史等医疗相关信息。社会群众可以通过外网查询整个在数据中心的医院各种对外信息，如医疗项目、专家简历等。
办公自动化与电子文件档案数据中心的建立为医院数字化建设奠定了坚实的基础，我们还将在工作中不断的探索，在实践中总结，以期使档案管理工作迈上新的台阶。
收稿日期：2008-02-03, 百拇医药(燕 华)
我院从2003年在涪陵区卫生系统中率先引入办公自动化系统并建立电子文件档案数据中心。现将我院办公自动化与电子文件档案数据中心的管理和应用情况报道如下。
电子文件档案数据中心主要用于存储单位实施办公自动化系统运行过程中产生的有保存价值的电子文件信息。这些信息通过电子文件档案数据中心可转化成为档案或资料。电子文件档案数据中心将成为单位历史信息的集中地，所有政务信息都将通过电子文件档案数据中心得以妥善处理。建立电子文件档案数据中心系统有如下目的意义。
1 实现文档一体化管理
有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案数据中心提交。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。在纸质化办公时代，涉及科室较多，处理流程较复杂的文件在传阅和归档上往往耗时较久，而在归档过程中文档的分类各个部门又难以统一。我们现在依托于医院办公自动化系统(OA)及科室档案软件，自动进行文档的分类；在文档处理流程中，涉及部门较多的文档可通过OA协同办公，即各部门可同时对同一文档进行处理，系统将根据文档处理程度选择下一步流程，在文档处理流程完毕后，再由办公室操作人员将文档归档于电子文件档案数据中心。
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2 减少重复劳动，降低数据处理成本
在纸质办公时代，医院各部门产生的文档由部门自行整理手工归档，不仅工作量繁重、易产生错误，而且在档案汇总时还需要拟定目录，移交、重复录入，对人力资源、物力资源都是极大的浪费；而且，文件纸质化过程中的材料消耗是相当大的，也提高了成本。建立电子文件档案数据中心后，医院把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档到电子文件档案数据中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。
3 实现信息共享，集中管理
传统的档案管理模式中，医院各部门的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。我院每个职能科室及业务部门在日常工作中都要形成大量的文件档案，如何使各个部门的资源共享，并使其适时化、效率化，设立电子文件档案数据中心把医院的文件档案资源综合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有历史文件信息均通过数据中心对外服务，当然信息共享并不意味着实体的集中管理，各部门的档案室、资料室仍旧发挥着整理、保存、保管信息实体的作用。
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4 保障数据的安全性
设立电子文件档案数据中心后，配备了专业人员进行日常的维护管理工作。可以通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个科室自行管理有更强的保障。
5 统一标准、统一规范
所有部门关于电子文件信息的标准和规范均由电子文件档案数据中心制定，各部门必须依照制定的技术标准和规范，对电子文件信息进行统一管理。只有这样才能统一数据形式、操作规程和利用方式，确立医院管理文件信息的权威，充分发挥电子文件档案数据中心的在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。纸质办公时代，医院各部门在起草文件，收集、整理、归档、装订等档案过程中存在标准不一，文档的归档及分类也很难达到规范；在利用OA系统构建的电子文件档案数据中心里，我院根据各部门制定了统一的技术标准和规范，各部门在起草文件时，直接进入数据中心的起草页面，按页面固定格式填写内容并选择文件分类和文件流转流程。
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6 统一窗口，开放利用
医院职工可以对已公开的非涉密性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加医院工作透明度，发挥窗口作用，在医院内网，医院员工可以通过电子文件档案数据中心方便快捷的查询各种院内发文等相关信息，还可以查询综合在数据中心的各大医学论文数据库；相关部门也可根据权限查询院内实时数据，如财务收支、就医人次，床位占用率等；医务人员可以通过电子文件档案数据中心查询病人病历，既往病史等医疗相关信息。社会群众可以通过外网查询整个在数据中心的医院各种对外信息，如医疗项目、专家简历等。
办公自动化与电子文件档案数据中心的建立为医院数字化建设奠定了坚实的基础，我们还将在工作中不断的探索，在实践中总结，以期使档案管理工作迈上新的台阶。
收稿日期：2008-02-03, 百拇医药(燕 华)