生涯发展能力的培养(3)
要使计划不致成为“空中楼阁”，必须专心一致，身体力行。我们发现许多事业有成者，有一个共同的特色——就是对工作狂热，有持久的注意和努力，不徒事空谈，能身体力行。一些失败者往往并非能力不够，而是未能保持高度的工作热忱，对工作及所学浅尝辄止，以致干一行怨一行，最后一事无成。谈到工作倦怠，许多人常说是由于没有兴趣。何谓兴趣？兴趣是行为的原动力吗？事实不然。它应该是努力的结果。努力以赴，可以获得成就，就衍生了兴趣，之后更加努力，遂形成良性循环。所以说兴趣是后天的，不尝试就不可能产生兴趣。一般说来，人的能力是多方面的，而且大部分的能力是未被发掘的，最后走上哪一条生涯路，往往是一种机运，“既来之，则安之”，是有它的道理的。兴趣常是懒惰的借口，身体力行才是成功的不二法门。
(三)时间管理的能力
在“计划”的能力中，还有一项很重要的能力——时间管理的能力。这项能力在现代人的生涯发展过程中太重要了，值得加以特别阐述。时间管理是一门大学问，它并无一定的公式，不但因人而异，也因时、因地、因事的不同而有很大的弹性。不过，它的基本法则是“做时间的主人，不做时间的奴隶。”
如何才能做时间的主人呢？
第一，养成今日事、今日毕的习惯。唯有将当天的事处理好的人，才能继续明天的工作；“等明天再说”的话，势必日积月累，最后一事无成。
第二，适当地调整工作计划。工作进行中，往往会因实际需要或其他牵制而必须调整计划。这时，你绝不可一成不变、抱残守缺，一定要衡量轻重，做合理的处置；甚或重新设计，另订进度，建立一套更有效的策略。
第三，排定处理顺序。重要的事先处理，不要让无关紧要的小事情弄得分身乏术。许多小事情可以利用时间的空隙去解决。尤其每天应拨出一点时间，将第二天要做的事情先计划好。以公文来说，成堆积压在桌上，若不经过处理，则可能堆在上面的总是优先办理，而被压在下面的极端重要的公文，却永无翻身之日。这是很不好的习惯，要避免顾此失彼的错误发生，必须事先花点时间，将公文归类分堆，然后排定次序，从容整理。这样，才可以节省时间，而且不会误了大事。
第四，分配时间与分配工作。分配时间，就是要确定你必须处理的工作到底要用多少时间，然后做一妥善的安排，这样才不会因时间不够而将事情拖延下来。譬如你是一个公司老板，一大早到公司，便要先和各部门主管讨论公司重要事项，检讨经营上碰到的难题，做好决策之后，又要赶到别的地方开会，开完会可能又要赶回公司，再处理其他的事情。万一急待处理的文件太多，必要时就得加班或带回家处理，以免妨碍次日工作的进度。至于分派工作也十分重要，譬如业务部专员负责营销方面的责任，财务部则专管财务的收支调度，必须这样分工合作，分层负责，才能将公司的事做好。此外，老板自己为了避免分身乏术，也该把工作尽量分派出去，或由秘书处理，或由助手研办，必须自己做决定的，才留下来处理。再者，每天在精力最旺盛的时间内，处理比较困难或乏味的工作。如果碰到无法立刻解决的问题，先搁置一旁，不要继续想它，以免浪费时间，稍后再作处理。
第五，预留缓冲时间。我们不论在处理什么事情，或多或少都会碰到一些意外，所以在拟定计划时，应该预留一点缓冲时间，以备随时应付。例如说，九点半有个重要会议等着你去主持，你九点出发，以为可以很顺利地到达会场，没想到中途遇到交通阻碍，使你延迟了数十分钟。若你能提早一些时间出门，就不致于迟到了。又，假如你不曾预留一点缓冲的时间，那么你这一迟到，会议一延长，势必影响到后面许多工作的进行。反之，假如你能为每件工作都预留一点缓冲时间，那么你至少会有三种收获：一是你对自己的能力有了信心，二是将会迫使自己在规定的时间内完成工作，三是你已经仔细分析过事情，在进行时必然会格外顺利。
第六，争取时间的方法。时间固然以一定的速度向前流逝，但你仍有办法争取到更多的分秒。例如：
⒈事先准备好所需的资料或工具。免得临时手忙脚乱，或因遗漏而四处寻找，浪费时间。
⒉充分利用工具。例如充分利用电话、电报、录音机、照相机、复印机、计算机之类的装备。
⒊训练速读的能力。
⒋将档案处理好，便于随时查阅。有新的资料马上增加进去，切忌随手搁置。
⒌莫让闲聊浪费你的时间。
⒍开会时间不要太长，限定时间结束。
⒎利用晚上读书、思考和休息。
(未完待续 作者单位：台湾师范大学) (吴武典)
(三)时间管理的能力
在“计划”的能力中，还有一项很重要的能力——时间管理的能力。这项能力在现代人的生涯发展过程中太重要了，值得加以特别阐述。时间管理是一门大学问，它并无一定的公式，不但因人而异，也因时、因地、因事的不同而有很大的弹性。不过，它的基本法则是“做时间的主人，不做时间的奴隶。”
如何才能做时间的主人呢？
第一，养成今日事、今日毕的习惯。唯有将当天的事处理好的人，才能继续明天的工作；“等明天再说”的话，势必日积月累，最后一事无成。
第二，适当地调整工作计划。工作进行中，往往会因实际需要或其他牵制而必须调整计划。这时，你绝不可一成不变、抱残守缺，一定要衡量轻重，做合理的处置；甚或重新设计，另订进度，建立一套更有效的策略。
第三，排定处理顺序。重要的事先处理，不要让无关紧要的小事情弄得分身乏术。许多小事情可以利用时间的空隙去解决。尤其每天应拨出一点时间，将第二天要做的事情先计划好。以公文来说，成堆积压在桌上，若不经过处理，则可能堆在上面的总是优先办理，而被压在下面的极端重要的公文，却永无翻身之日。这是很不好的习惯，要避免顾此失彼的错误发生，必须事先花点时间，将公文归类分堆，然后排定次序，从容整理。这样，才可以节省时间，而且不会误了大事。
第四，分配时间与分配工作。分配时间，就是要确定你必须处理的工作到底要用多少时间，然后做一妥善的安排，这样才不会因时间不够而将事情拖延下来。譬如你是一个公司老板，一大早到公司，便要先和各部门主管讨论公司重要事项，检讨经营上碰到的难题，做好决策之后，又要赶到别的地方开会，开完会可能又要赶回公司，再处理其他的事情。万一急待处理的文件太多，必要时就得加班或带回家处理，以免妨碍次日工作的进度。至于分派工作也十分重要，譬如业务部专员负责营销方面的责任，财务部则专管财务的收支调度，必须这样分工合作，分层负责，才能将公司的事做好。此外，老板自己为了避免分身乏术，也该把工作尽量分派出去，或由秘书处理，或由助手研办，必须自己做决定的，才留下来处理。再者，每天在精力最旺盛的时间内，处理比较困难或乏味的工作。如果碰到无法立刻解决的问题，先搁置一旁，不要继续想它，以免浪费时间，稍后再作处理。
第五，预留缓冲时间。我们不论在处理什么事情，或多或少都会碰到一些意外，所以在拟定计划时，应该预留一点缓冲时间，以备随时应付。例如说，九点半有个重要会议等着你去主持，你九点出发，以为可以很顺利地到达会场，没想到中途遇到交通阻碍，使你延迟了数十分钟。若你能提早一些时间出门，就不致于迟到了。又，假如你不曾预留一点缓冲的时间，那么你这一迟到，会议一延长，势必影响到后面许多工作的进行。反之，假如你能为每件工作都预留一点缓冲时间，那么你至少会有三种收获：一是你对自己的能力有了信心，二是将会迫使自己在规定的时间内完成工作，三是你已经仔细分析过事情，在进行时必然会格外顺利。
第六，争取时间的方法。时间固然以一定的速度向前流逝，但你仍有办法争取到更多的分秒。例如：
⒈事先准备好所需的资料或工具。免得临时手忙脚乱，或因遗漏而四处寻找，浪费时间。
⒉充分利用工具。例如充分利用电话、电报、录音机、照相机、复印机、计算机之类的装备。
⒊训练速读的能力。
⒋将档案处理好，便于随时查阅。有新的资料马上增加进去，切忌随手搁置。
⒌莫让闲聊浪费你的时间。
⒍开会时间不要太长，限定时间结束。
⒎利用晚上读书、思考和休息。
(未完待续 作者单位：台湾师范大学) (吴武典)