(3)财务预算计划。学术会议经费主要靠自筹，以会养会，对于会议进行过程中的各项费用支出以及可能需要的支出情况做一详细而周密的预算，确保会议经费的正常支出而不会出现亏损的局面。

    (4)文件管理计划。会议前期与相关单位签定的合同，在会议过程中的代表收费、住房、餐饮的统计以及会议论文汇编、总结等是会议资料的重要依据。所以对于文件档案的管理，最好安排专人负责。这样不仅可以随时了解会议的进展情况，也为以后查看。

    (5)应急计划。它是主办方最容易忽略的地方，也是最难把握的地方，一是因为会议过程中出现的突发情况有太多的不可预料性，不知如何制定应急计划；另外也在于大多数会议组织者对会议过程中的突发情况没有一个清晰的认识，还没有意识到这一问题的重要性。大型学术会议一般都具有筹备时间长、涉及人员多等特点，在这个过程中难以保证每个人都不出问题、每件事情都进展顺利。所以，一份相对严密的应急计划还是不能少的。

    怎样把会议接待过程中出现的情况全部考虑到，并且在会议开始前就部署妥当，是会议能否顺利进行的关键。可从以下几个方面着手：

    (1)认真做好笔记。会议的主要内容、具体时间、地点、日程安排、有关文件、经费预算等事宜的相关环节，会前做到心中有数 ......