医学科研院所人事档案管理工作的思考(1)
[摘要] 人事档案工作是人才建设的大事，关系到人才培养、使用、引进和分流，实际上关系到医药卫生事业的发展。为了加强医学科研院所人事档案的科学管理，为选人、用人提供优质、快捷的服务，作者结合近年来人事档案管理工作中的实践经验，提出了优化医学科研院所人事档案管理工作的一些建议。
[关键词] 人力资源；人事档案；管理
[中图分类号] R197.3 [文献标识码] C [文章编号] 1673-7210(2013)03(a)-0155-03
随着经济社会的发展，人事档案的价值得到了社会各界的认可，尤其是实施人才强国战略重大决策和社会保障制度覆盖面越来越广的今天，人事档案工作也越来越受到人们的重视。人事档案从“可有可无”的尴尬境地转变成重要角色。另一方面，由于长期以来档案工作少被重视，档案政策缺乏连贯性，暴露了当前人事档案工作中的诸多问题[1]。加强人事档案的科学管理，为选人、用人提供优质、快捷的服务，为促进社会的安全和谐刻不容缓。
1 现状
人事档案管理工作通常分为六个组成部分，即收集、鉴定、整理、保管、利用和转递。每一个环节都有各自的特点和工作流程[2]，现结合笔者近几年人事档案工作实践，对其中一些问题进行讨论。
1.1 收集
规范收集是人事档案工作的基础。笔者所在的单位属于有50多年历史的医学教育和研究单位，既是基础医学研究所，又是医学院的基础学院，我们习惯称之为所(院)，人员组成比较繁杂，有各级教师和教辅人员，有科研学者和技术人员，有党政干部和后勤保障人员，还有近几年应聘回来的“海归”。集中了许多高层次知识分子，院士、首席专家、主任医师，还有人大代表、政协委员、民主党派成员和归国华侨等。
因此，所(院)人事档案除一般材料外，增加了归国人才派遣证明，国外学历学位证明，教师、医师资格认定材料，推荐、评选突出贡献专家材料、优秀教师材料，各类奖项的评选材料，教学、科研、科技开发等方面成果材料，资深院士、专家各年度体检报告等。许多材料又都是不同单位转递来的，形式多样、规格不同，材料的形成时间不统一。增加了人事档案材料收集的难度。
1.2 鉴定
鉴定是为了维护人事档案材料的真实性。档案材料必须做到客观、真实、准确、完整。如上所述，笔者工作的所(院)人员结构复杂，为了规范管理，核实、鉴定档案材料非常重要。我们常遇到有些人在干部履历表中，所填出生日期与身份证出生日期不一致。由于档案材料里，绝大多数档案都是本人于不同的时期书写的，如履历、自传、年度考核表、毕业生登记表、职称评审表等，大部分内容都是出自本人，填写时往往全凭记忆，没有严谨的概念，缺少档案意识，常常不留底，前后矛盾。因此，为了确保材料的系统性、完整性、真实性、规范化，我们在收集干部档案材料中，鉴定就占据了很多时间，常常要与形成档案材料的部门沟通，以便为所(院)选拔人才，任用干部准确地提供档案依据。
1.3 整理
所谓整理，就是按照人事档案所反映的内容和特征，将零散的材料分门别类地归纳整理到档案里，目前的常规是把人事档案分为10类。现在的人事案内容已不能满足用人单位希望了解和掌握一个人全部信息的要求，特别是缺少反映当事人综合能力、素质的材料。人事档案材料陈旧，不能反映个人的最新情况、综合才能和个性特点。有些类别的材料内容单一雷同，如第2类自传，老职工在不同任职阶段都有自传材料，然其内容大同小异，新职工有的又缺少自传材料。另有一些类别内容繁琐，如学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的第4类材料和关于录用、任免、出国 (出境)、工资、待遇及各种会议代表的第9类材料，篇幅往往很多，但重复登录；而现今人事部门最为关注的信用材料、专业资格材料、聘用合同材料等，却没有确切的归档类目。
1.4 保管
保管方式陈旧，很不适应人才流通的需要。当前我国多数单位人事档案的保管还主要采取档案室保管的方式。无法适应当今人才流动的快速性和职业角色频繁转换的复杂性。随着国家人力资源政策的改革，人才的引进和输出放开、专业技术职称评聘分开、多样化用人渠道的推行等，各层次人员流动频繁，一方面大力引进所外急需人才， 迅速扩充人才队伍；另一方面重点培养有发展潜力的所(院)内人才，鼓励其走出去，再返回来为所(院)服务；实行双向选择，合理分流、疏导聘余人员。凡此种种，迫切要求加强人事档案的信息化管理，建立人才数据库，数据库就是档案信息化管理的延伸。
1.5 利用
随着社会的发展，人事档案使用率也大大的提高了。比如：①工龄连续计算。人事档案是保留存档人员原有身份的依据，并计算连续工龄。对一个新毕业的大学生来说，如果人事档案连续几年都没有存放到相应的人事档案管理部门，没有考核，没有定职，也没有社保，那工龄是不能被计算的。②职称评定。凡从事专业技术工作者，必然要参加晋升专业技术职称。职称的年限是根据个人的工龄来计算的，没有人事档案，便没有连续工龄，也便难以晋升专业技术职称。③档案工资调升。根据人事档案，符合晋升条件的人员可以调整档案工资。但没有人事档案，没有晋升，何谈档案工资的调整，个人的利益必将受到损害。④社会保险。人事档案中的工资、工龄、职务和受保时间，是办理社会保险的主要依据，没有人事档案，办理社会保险也变得很麻烦。
人事档案承载着大量个人信息，我们所(院)人事档案工作不仅为内部各部门服务，也为师生出国、移民、家属亲友关系调查、就业、信息核查、工龄、年龄计算等出具证明，以解决广大师生切身需求。
社保的发展也给人事档案工作提出了新的要求。归国人员要进社保就需要有档案材料，回头来找自己档案的不在少数，于是，之前的无头档案和“弃档”减少了。
从以上的情况可以看出，如今人事档案材料的利用已大大加强，社会对档案的重视度也越来越高。
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王艳辉 中国医学科学院基础医学研究所;
【摘要】人事档案工作是人才建设的大事,关系到人才培养、使用、引进和分流,实际上关系到医药卫生事业的发展。为了加强医学科研院所人事档案的科学管理,为选人、用人提供优质、快捷的服务,作者结合近年来人事档案管理工作中的实践经验,提出了优化医学科研院所人事档案管理工作的一些建议。
【关键词】 人力资源 人事档案 管理
【分类号】G275.9
随着经济社会的发展,人事档案的价值得到了社会各界的认可,尤其是实施人才强国战略重大决策和社会保障制度覆盖面越来越广的今天,人事档案工作也越来越受到人们的重视。人事档案从“可有可无”的尴尬境地转变成重要角色。另一方面,由于长期以来档案工作少被重视,档案政策缺乏 (王艳辉)
[关键词] 人力资源；人事档案；管理
[中图分类号] R197.3 [文献标识码] C [文章编号] 1673-7210(2013)03(a)-0155-03
随着经济社会的发展，人事档案的价值得到了社会各界的认可，尤其是实施人才强国战略重大决策和社会保障制度覆盖面越来越广的今天，人事档案工作也越来越受到人们的重视。人事档案从“可有可无”的尴尬境地转变成重要角色。另一方面，由于长期以来档案工作少被重视，档案政策缺乏连贯性，暴露了当前人事档案工作中的诸多问题[1]。加强人事档案的科学管理，为选人、用人提供优质、快捷的服务，为促进社会的安全和谐刻不容缓。
1 现状
人事档案管理工作通常分为六个组成部分，即收集、鉴定、整理、保管、利用和转递。每一个环节都有各自的特点和工作流程[2]，现结合笔者近几年人事档案工作实践，对其中一些问题进行讨论。
1.1 收集
规范收集是人事档案工作的基础。笔者所在的单位属于有50多年历史的医学教育和研究单位，既是基础医学研究所，又是医学院的基础学院，我们习惯称之为所(院)，人员组成比较繁杂，有各级教师和教辅人员，有科研学者和技术人员，有党政干部和后勤保障人员，还有近几年应聘回来的“海归”。集中了许多高层次知识分子，院士、首席专家、主任医师，还有人大代表、政协委员、民主党派成员和归国华侨等。
因此，所(院)人事档案除一般材料外，增加了归国人才派遣证明，国外学历学位证明，教师、医师资格认定材料，推荐、评选突出贡献专家材料、优秀教师材料，各类奖项的评选材料，教学、科研、科技开发等方面成果材料，资深院士、专家各年度体检报告等。许多材料又都是不同单位转递来的，形式多样、规格不同，材料的形成时间不统一。增加了人事档案材料收集的难度。
1.2 鉴定
鉴定是为了维护人事档案材料的真实性。档案材料必须做到客观、真实、准确、完整。如上所述，笔者工作的所(院)人员结构复杂，为了规范管理，核实、鉴定档案材料非常重要。我们常遇到有些人在干部履历表中，所填出生日期与身份证出生日期不一致。由于档案材料里，绝大多数档案都是本人于不同的时期书写的，如履历、自传、年度考核表、毕业生登记表、职称评审表等，大部分内容都是出自本人，填写时往往全凭记忆，没有严谨的概念，缺少档案意识，常常不留底，前后矛盾。因此，为了确保材料的系统性、完整性、真实性、规范化，我们在收集干部档案材料中，鉴定就占据了很多时间，常常要与形成档案材料的部门沟通，以便为所(院)选拔人才，任用干部准确地提供档案依据。
1.3 整理
所谓整理，就是按照人事档案所反映的内容和特征，将零散的材料分门别类地归纳整理到档案里，目前的常规是把人事档案分为10类。现在的人事案内容已不能满足用人单位希望了解和掌握一个人全部信息的要求，特别是缺少反映当事人综合能力、素质的材料。人事档案材料陈旧，不能反映个人的最新情况、综合才能和个性特点。有些类别的材料内容单一雷同，如第2类自传，老职工在不同任职阶段都有自传材料，然其内容大同小异，新职工有的又缺少自传材料。另有一些类别内容繁琐，如学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的第4类材料和关于录用、任免、出国 (出境)、工资、待遇及各种会议代表的第9类材料，篇幅往往很多，但重复登录；而现今人事部门最为关注的信用材料、专业资格材料、聘用合同材料等，却没有确切的归档类目。
1.4 保管
保管方式陈旧，很不适应人才流通的需要。当前我国多数单位人事档案的保管还主要采取档案室保管的方式。无法适应当今人才流动的快速性和职业角色频繁转换的复杂性。随着国家人力资源政策的改革，人才的引进和输出放开、专业技术职称评聘分开、多样化用人渠道的推行等，各层次人员流动频繁，一方面大力引进所外急需人才， 迅速扩充人才队伍；另一方面重点培养有发展潜力的所(院)内人才，鼓励其走出去，再返回来为所(院)服务；实行双向选择，合理分流、疏导聘余人员。凡此种种，迫切要求加强人事档案的信息化管理，建立人才数据库，数据库就是档案信息化管理的延伸。
1.5 利用
随着社会的发展，人事档案使用率也大大的提高了。比如：①工龄连续计算。人事档案是保留存档人员原有身份的依据，并计算连续工龄。对一个新毕业的大学生来说，如果人事档案连续几年都没有存放到相应的人事档案管理部门，没有考核，没有定职，也没有社保，那工龄是不能被计算的。②职称评定。凡从事专业技术工作者，必然要参加晋升专业技术职称。职称的年限是根据个人的工龄来计算的，没有人事档案，便没有连续工龄，也便难以晋升专业技术职称。③档案工资调升。根据人事档案，符合晋升条件的人员可以调整档案工资。但没有人事档案，没有晋升，何谈档案工资的调整，个人的利益必将受到损害。④社会保险。人事档案中的工资、工龄、职务和受保时间，是办理社会保险的主要依据，没有人事档案，办理社会保险也变得很麻烦。
人事档案承载着大量个人信息，我们所(院)人事档案工作不仅为内部各部门服务，也为师生出国、移民、家属亲友关系调查、就业、信息核查、工龄、年龄计算等出具证明，以解决广大师生切身需求。
社保的发展也给人事档案工作提出了新的要求。归国人员要进社保就需要有档案材料，回头来找自己档案的不在少数，于是，之前的无头档案和“弃档”减少了。
从以上的情况可以看出，如今人事档案材料的利用已大大加强，社会对档案的重视度也越来越高。
------
王艳辉 中国医学科学院基础医学研究所;
【摘要】人事档案工作是人才建设的大事,关系到人才培养、使用、引进和分流,实际上关系到医药卫生事业的发展。为了加强医学科研院所人事档案的科学管理,为选人、用人提供优质、快捷的服务,作者结合近年来人事档案管理工作中的实践经验,提出了优化医学科研院所人事档案管理工作的一些建议。
【关键词】 人力资源 人事档案 管理
【分类号】G275.9
随着经济社会的发展,人事档案的价值得到了社会各界的认可,尤其是实施人才强国战略重大决策和社会保障制度覆盖面越来越广的今天,人事档案工作也越来越受到人们的重视。人事档案从“可有可无”的尴尬境地转变成重要角色。另一方面,由于长期以来档案工作少被重视,档案政策缺乏 (王艳辉)