住院医师规范化培训档案管理现状
【摘要】 住院医师规范化培训是培养高素质医学人才的重要手段，其培训档案是培训活动和培训效果研究中不可缺少的依据和参考材料，对改进培训管理，提高住院医师培训质量具有重要作用。目前各培训单位的培训档案管理中存在许多不足之处。为此，该文从培训档案管理的重要性、档案特点、档案管理存在问题以及今后培训档案管理工作的改进对策来阐述加强培训档案管理的重要性，对规范开展住院医师培训具有重要的借鉴作用。
【关键词】 住院医师规范化培训；档案管理；现状
作者单位：350005 福州，福建医科大学第一临床医学院医学教育科 2010年7月，福建省政府批转了省卫生厅等五部门联合制定的《关于福建省住院医师规范化培训实施意见(试行)的通知》的文件，随着2010年11月11日，在漳州召开“福建省住院医师规范化培训启动仪式暨管理提高班”，标志着福建省住院医师规范化培训进入全面实施阶段。住院医师是临床医师成长的关键阶段，住院医师规范化培训是培养高素质医学人才的重要手段，也是提高整体医疗服务质量，促进医疗水平提高的重要措施[1]。目前培训已进行二年多时间，我院不仅加强培训的过程管理，而且对培训过程的管理内容、文档和记录等进行认真的归档，这对保证培训质量取得明显效果，但也存在一些问题。现将目前住院医师培训档案管理的现状介绍如下。
1 培训档案管理的重要性
教学档案是指各级各类学校及教师个人从事教学实践活动和教育管理活动直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、统计报表、论著、声像载体等不同形式的历史记录。住院医师规范化培训的档案材料类似教学档案，它是培训单位培训工作的方针、政策、原则、方法、途径和效果的真实记录，是培训活动和培训效果研究中不可缺少的依据和参考材料，是了解培训内容，总结经验教训，改进培训管理，提高住院医师培训质量。
培训档案的研究与比较，如对培训管理档案、指导教师教案、培训学生的培训情况等的研究和比较，可以看出医院的住院医师管理水平、指导教师教学水平和学生对培训的接受能力等，更好地为制定提高教学质量和教学水平提供重要依据，也是促进培训改革和学术交流的重要信息资源。
因此，做好住院医师规范化培训档案的管理，对督促住院医师规范化培训工作，提高培训质量具有重要作用。
2 住院医师规范化培训的档案特点
21 培训档案具有较强的专业性。住院医师规范化培训在我国刚开始，并且有较严格的培训制度，而住院医师规范化培训的档案是在培训过程这一特定领域中形成的。
22 培训档案具有特定的时间周期。它是按每个人培训的周期将各个阶段培训过程进行完整的记录，培训基地分年度来安排培训并且紧密衔接，从而形成了一种循环模式。
23 培训档案来源分散而且冗杂。由于培训过程和培训管理过程是一个复杂的体系，所牵涉的部门和人员较多，使得培训档案分类较为冗杂，不存在一种固定的分类方式。档案材料绝大部分来源于培训老师和培训对象中，档案材料形成分散。
3 住院医师规范化培训档案管理存在问题
31 培训档案管理制度不明确。目前住院医师规范化培训的档案管理没有一个明确制度，其归档范围、内容的形式均没有一个确切的规定，也没有一个档案管理的约束机制。各培训单位的培训档案收集就基本是按评估体系的指标内容来做，档案收集的完整和规范参差不齐。
32 对培训档案管理工作的不够重视。住院医师规范化培训工作起步，各培训单位把工作重心放在培训质量和培训对象培训管理等上面，没有充分认识到培训档案管理的重要性。日常工作也常常忽视了培训文件材料的收集、整理和归档工作，导致培训档案管理不规范，甚至有些材料根本就没有归档，有些培训单位基本就是在上级部门要检查评估时才来整理培训档案，培训档案材料流失比较严重。
33 档案管理人员没有相应专业知识。目前，各住院医师培训单位的培训档案管理人员多是由医院的行政人员、科室教学秘书或培训老师兼任，绝大多数人员没有受过正规的档案管理专业的教育或培训，档案专业知识匮乏，不会按档案管理的要求进行档案整理、归档、立卷，对培训档案的收集与管理随意，常常造成培训资料积压甚至丢失。
34 培训档案管理没有专门资金。目前，培训单位没有培训档案管理专项资金，档案管理手段比较落后，仍然采用传统的机械手工操作方式，缺少现代化的档案管理方式，工作效率低，收集、立卷、整理保管和提供利用工作不能有效开展。
4 加强住院医师规范化培训档案管理工作的对策
41 建立培训档案管理制度。根据目前住院医师规范化培训的实际情况，由卫生主管部门制定一个培训档案管理的规章制度，以明确培训档案归档的范围、程序和方法，使培训档案管理有章可依，各单位统一标准，为实现培训档案管理制度化、规范化、科学化和现代化奠定基础。
42 重视培训档案管理工作，提高全员档案意识。培训档案管理是住院医师规范化培训工作的重要组成部分，对加强培训管理、改进培训方法、提高培训质量具有重大意义。因此，各培训单位要切实重视培训档案管理工作，提高对培训档案重要性的认识。要求各级人员和培训对象明确培训档案归档范围，提高全员档案意识，让稳中有降级各类人员重视培训档案收集，及时归档。
43 注重培训档案的收集与积累，实现培训档案完整性。培训档案要注重平时的收集与管理，应该实行“三纳入”、“四同步”管理[2]，即将培训档案工作纳入培训计划，纳入各级管理人员的岗位职责，纳入考核培训质量和管理水平的标准；下达培训任务与提出培训文件材料的归档要求同步；检查培训工作与检查培训文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定培训质量、培训成果与审查、验收档案材料同步；培训结业、培训考核与档案管理部门出具归档证明同步。
44 增加经费投入。要加大档案管理经费投入，加强档案管理的软硬件设施建设，采用计算机技术、声像技术、网络技术等现代化技术手段，在纸质档案管理的前提下，增加计算机、网络的存储方式，减轻档案管理人员的工作量，提高培训档案管理效率，充分发挥培训档案的作用。
45 加强培训档案管理队伍建设。各培训单位应根据自身的培训量等需要配备专兼职培训档案管理人员，并且明确工作职责、标准和要求。同时，加强档案管理人员职业道德修养和业务素质培训，参加档案管理部门定期开展的业务培训实行持证上岗。
46 加强档案的开发与利用。完善的培训档案的建立，应充分发挥其作用。只有各级人员认识到完善的档案，为医院的培训工作提供不可替代的依据和凭证，能够对培训起指导作用，促进培训管理的研究，提高培训质量，达到促进培训管理水平。从而使医院领导和各级人员能更加认识到档案工作的重要性。
综上所述，住院医师培训化培训档案是培训活动和培训效果研究中不可缺少的依据和参考材料，对改进培训管理，提高住院医师培训质量具有重要作用。因此，我们要加强日常培训过程的管理，对文档和记录等进行认真的归档，这对保证培训质量具有明显效果。
参 考 文 献
[1] 张励，杨柳青 住院医师规范化培训存在的问题及对策川北医学院学报，2007，22(5)：509511.
[2] 杨大伟 高校教学档案管理工作浅析黑龙江档案，2012，(1)：57., http://www.100md.com(涂师平)
【关键词】 住院医师规范化培训；档案管理；现状
作者单位：350005 福州，福建医科大学第一临床医学院医学教育科 2010年7月，福建省政府批转了省卫生厅等五部门联合制定的《关于福建省住院医师规范化培训实施意见(试行)的通知》的文件，随着2010年11月11日，在漳州召开“福建省住院医师规范化培训启动仪式暨管理提高班”，标志着福建省住院医师规范化培训进入全面实施阶段。住院医师是临床医师成长的关键阶段，住院医师规范化培训是培养高素质医学人才的重要手段，也是提高整体医疗服务质量，促进医疗水平提高的重要措施[1]。目前培训已进行二年多时间，我院不仅加强培训的过程管理，而且对培训过程的管理内容、文档和记录等进行认真的归档，这对保证培训质量取得明显效果，但也存在一些问题。现将目前住院医师培训档案管理的现状介绍如下。
1 培训档案管理的重要性
教学档案是指各级各类学校及教师个人从事教学实践活动和教育管理活动直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、统计报表、论著、声像载体等不同形式的历史记录。住院医师规范化培训的档案材料类似教学档案，它是培训单位培训工作的方针、政策、原则、方法、途径和效果的真实记录，是培训活动和培训效果研究中不可缺少的依据和参考材料，是了解培训内容，总结经验教训，改进培训管理，提高住院医师培训质量。
培训档案的研究与比较，如对培训管理档案、指导教师教案、培训学生的培训情况等的研究和比较，可以看出医院的住院医师管理水平、指导教师教学水平和学生对培训的接受能力等，更好地为制定提高教学质量和教学水平提供重要依据，也是促进培训改革和学术交流的重要信息资源。
因此，做好住院医师规范化培训档案的管理，对督促住院医师规范化培训工作，提高培训质量具有重要作用。
2 住院医师规范化培训的档案特点
21 培训档案具有较强的专业性。住院医师规范化培训在我国刚开始，并且有较严格的培训制度，而住院医师规范化培训的档案是在培训过程这一特定领域中形成的。
22 培训档案具有特定的时间周期。它是按每个人培训的周期将各个阶段培训过程进行完整的记录，培训基地分年度来安排培训并且紧密衔接，从而形成了一种循环模式。
23 培训档案来源分散而且冗杂。由于培训过程和培训管理过程是一个复杂的体系，所牵涉的部门和人员较多，使得培训档案分类较为冗杂，不存在一种固定的分类方式。档案材料绝大部分来源于培训老师和培训对象中，档案材料形成分散。
3 住院医师规范化培训档案管理存在问题
31 培训档案管理制度不明确。目前住院医师规范化培训的档案管理没有一个明确制度，其归档范围、内容的形式均没有一个确切的规定，也没有一个档案管理的约束机制。各培训单位的培训档案收集就基本是按评估体系的指标内容来做，档案收集的完整和规范参差不齐。
32 对培训档案管理工作的不够重视。住院医师规范化培训工作起步，各培训单位把工作重心放在培训质量和培训对象培训管理等上面，没有充分认识到培训档案管理的重要性。日常工作也常常忽视了培训文件材料的收集、整理和归档工作，导致培训档案管理不规范，甚至有些材料根本就没有归档，有些培训单位基本就是在上级部门要检查评估时才来整理培训档案，培训档案材料流失比较严重。
33 档案管理人员没有相应专业知识。目前，各住院医师培训单位的培训档案管理人员多是由医院的行政人员、科室教学秘书或培训老师兼任，绝大多数人员没有受过正规的档案管理专业的教育或培训，档案专业知识匮乏，不会按档案管理的要求进行档案整理、归档、立卷，对培训档案的收集与管理随意，常常造成培训资料积压甚至丢失。
34 培训档案管理没有专门资金。目前，培训单位没有培训档案管理专项资金，档案管理手段比较落后，仍然采用传统的机械手工操作方式，缺少现代化的档案管理方式，工作效率低，收集、立卷、整理保管和提供利用工作不能有效开展。
4 加强住院医师规范化培训档案管理工作的对策
41 建立培训档案管理制度。根据目前住院医师规范化培训的实际情况，由卫生主管部门制定一个培训档案管理的规章制度，以明确培训档案归档的范围、程序和方法，使培训档案管理有章可依，各单位统一标准，为实现培训档案管理制度化、规范化、科学化和现代化奠定基础。
42 重视培训档案管理工作，提高全员档案意识。培训档案管理是住院医师规范化培训工作的重要组成部分，对加强培训管理、改进培训方法、提高培训质量具有重大意义。因此，各培训单位要切实重视培训档案管理工作，提高对培训档案重要性的认识。要求各级人员和培训对象明确培训档案归档范围，提高全员档案意识，让稳中有降级各类人员重视培训档案收集，及时归档。
43 注重培训档案的收集与积累，实现培训档案完整性。培训档案要注重平时的收集与管理，应该实行“三纳入”、“四同步”管理[2]，即将培训档案工作纳入培训计划，纳入各级管理人员的岗位职责，纳入考核培训质量和管理水平的标准；下达培训任务与提出培训文件材料的归档要求同步；检查培训工作与检查培训文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定培训质量、培训成果与审查、验收档案材料同步；培训结业、培训考核与档案管理部门出具归档证明同步。
44 增加经费投入。要加大档案管理经费投入，加强档案管理的软硬件设施建设，采用计算机技术、声像技术、网络技术等现代化技术手段，在纸质档案管理的前提下，增加计算机、网络的存储方式，减轻档案管理人员的工作量，提高培训档案管理效率，充分发挥培训档案的作用。
45 加强培训档案管理队伍建设。各培训单位应根据自身的培训量等需要配备专兼职培训档案管理人员，并且明确工作职责、标准和要求。同时，加强档案管理人员职业道德修养和业务素质培训，参加档案管理部门定期开展的业务培训实行持证上岗。
46 加强档案的开发与利用。完善的培训档案的建立，应充分发挥其作用。只有各级人员认识到完善的档案，为医院的培训工作提供不可替代的依据和凭证，能够对培训起指导作用，促进培训管理的研究，提高培训质量，达到促进培训管理水平。从而使医院领导和各级人员能更加认识到档案工作的重要性。
综上所述，住院医师培训化培训档案是培训活动和培训效果研究中不可缺少的依据和参考材料，对改进培训管理，提高住院医师培训质量具有重要作用。因此，我们要加强日常培训过程的管理，对文档和记录等进行认真的归档，这对保证培训质量具有明显效果。
参 考 文 献
[1] 张励，杨柳青 住院医师规范化培训存在的问题及对策川北医学院学报，2007，22(5)：509511.
[2] 杨大伟 高校教学档案管理工作浅析黑龙江档案，2012，(1)：57., http://www.100md.com(涂师平)