医院声像档案的管理与开发利用探讨
[摘要] 声像档案是医院档案的重要组成部分，它是一种最直观、最真实的档案材料，但一直以来并没有受到应有的重视。本文就目前医院声像档案管理普遍存在的问题进行总结，同时分析如何对医院声像档案进行系统化、规范化管理及开发利用。
[关键词] 声像档案；医院；管理；开发
[中图分类号] R197.3 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721(2013)02(b)-0142-02
医院声像档案是指医院在医疗、教学、科研以及各种社会活动中形成的具有保存价值的照片、录音、影像等，它客观、真实地记载医院发展历史，是医院前进和发展的见证者。随着科技的发展和医院管理的现代化，医院声像档案还在大量增加。但是，长期以来声像档案在医院档案管理中一直被忽视，造成了声像档案价值的巨大浪费。本文对声像档案管理中存在的普遍问题和如何加强声像资料的管理等问题进行了探讨。
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1 医院声像档案管理存在的主要问题
1.1 声像档案意识不强
“重经营，轻档案”的意识在许多医院普遍存在，医院领导和职工对档案工作重视程度较低，尤其是对声像档案认识上存在一定误区。认为只有上级来文或红头文件才是档案，声像档案未受到应有的重视，没有真正视作档案进行整理和归档；另外，由于声像档案的保管需要各种设施，成本相对较高，因此，档案的保管问题一直没有真正得到解决。
1.2 声像档案归档意识较低
由于一些重要日常活动的拍摄、录音影像及后期制作等声像的形成一般都由医院的党委宣传部门或医院办公室完成，这些资料的制作过程需经过较长时间，待所有工作完成后才于档案室进行归档。在此过程中，声像资料制作深度、归档意识的强弱以及相关部门对档案工作的支持程度等都会直接影响归档影像资料的质量。制作过程中任何对声像档案材料的忽视、范围的不明确都会对档案质量、归档率造成负面影响。
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1.3 声像档案管理国内现状
就目前国内声像档案应用而言，设备和现代化水平都处于较低水平，主要表现在以下两个方面：首先，声像档案目前还是模拟存储技术，数字化水平不高，尚未实现档案的数字化管理，导致资料的数字化管理水平滞后于拍摄制作和同一时期的医疗业务发展水平。其次，声像档案存储管理应用水平较低。声像档案易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命[1]，因此，声像资料的保管比纸质文献要求更加严格，除了资料的包装、存放需要按相关规定操作外，资料所在存储地点的通风、温度和湿度都有相应的要求，同时还需兼顾辐射防护、光污染、设备抗震等条件。一般情况下，应用单位受到空间和资金等多方面因素限制，很难对声像资料的存储管理达到较高标准，通常声像档案按照文书档案进行管理存储，既没有实现数字化管理，也导致存储介质变色变质，严重影响声像档案资料的长期存储和高效利用。
1.4 声像档案管理人员自身专业素质不高
, http://www.100md.com 声像档案的的处理和保存都有一定的技术含量，需要有相应的设备和专业的技术人员。但很多医院从事档案管理的人员未经过相关的档案知识学习及培训，或只接受了较短时间的专业培训，对现代声像技术及声像档案管理专业知识掌握不足，对声像档案管理的特殊保存条件不了解，把声像档案和普通档案一样对待，导致一些声像资料的丢失或损害，从而直接影响声像档案的保管。
2 加强声像档案管理与提高其利用程度的措施
2.1 规范声像档案制度
为改变目前医院声像档案管理混乱的状态，有必要制定一个切实可行的管理制度来规范此项工作。因此，需要对声像档案制作、归档等全过程制定完备的管理规章制度，在声像材料的形成、收集、归纳保管过程中进行质量控制，严格规范档案借阅流程。定期对档案归档，管理人员进行文献档案相关专业培训，在管理过程中不断提高从业素质和职业修养，为声像档案管理创造一个良好的软环境。
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2.2 做好声像档案的有效收集及整理
对声像档案来源比较集中的科室，要加强沟通与联系，确保声像档案资源的可靠性和长期性。规范声像档案的分类和整理，保持声像档案的有机联系。采用多维矩阵的方式对声像资料进行分类：一是按年代进行分类，分类保持前后一致，便于查阅；二是对照片档案规范文字说明，包括时间、地点、事由、人物、背景、摄像六要素，方便查阅人在查阅相关资料时一目了然，提高资料检索的效率，概括地揭示照片影像反应的全部信息；三是对录像等资料按反映内容分类，把不同版种分开，同一类按归档时间顺序编号，写明标题、录制人、日期、地点、盘数、编号、声道和机型号等要素。同时，要加强档案管理部门与医院其他科室间的沟通，档案管理部门要为各科室档案查阅提供各种便利条件，使员工更好地配合声像档案工作[2]。
2.3 提高档案管理的现代化水平
采用计算机技术实现声像档案数字化，构筑数字化档案管理是今后档案管理的一个发展方向[3-4]。一方面将照片等通过扫描仪扫描入计算机，保护了照片实物，防止照片褪色，形成电子文档，易于保存；另一方面，声音和影像资料采用胶片存储的一律将其转化成数字格式采用光盘存储，提高其存储、管理和互联网传播效率。
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2.4 提高档案管理人员的专业技能和人员素质
首先，应加强管理人员声像技术的学习和培训，了解声像信息存储的文件格式转换，基本原理和复制的环境要求，掌握一定的声像技术和声像播放设备的正确操作使用等。其次，加强重点科室人员的档案学知识的培训，增强其档案意识，提高工作协调配合[2]。定期对档案归档、管理人员进行文献档案相关专业培训，在管理过程中不断提高从业素质和职业修养，为声像档案管理创造一个良好的软环境。
3 医院声像资料的保管
声像资料由于其载体由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成，因此保管条件也较为严格，对温度、湿度、包装及存放等方面均有一定要求。如胶片必须要有独立包装，环境温度为15～20℃，相对湿度为60%～70%，防霉干燥，照片入库前应消毒、杀虫和除菌；录音磁带和录像磁带使用和保管所在处，其外部磁场强度应低于50 Oe，录音磁带应保存在抗磁盘内，避免激烈的碰撞和高温。环境温度应低于20℃，相对湿度为45%～50%，同时注意防压、防潮及防尘。
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4 加强医院声像档案的开发利用
强化声像档案的开发利用，充分地体现档案工作的价值和功能，使其更好地为医院的中心工作服务。一方面应加强部门横向合作，借助自身馆藏档案的宝贵资料，开展声像档案编研工作，出版专题图片或专题画册，开展院史专题教育。另一方面，可以利用数字化的图片及多媒体资料建设声像档案，借助医院网站进行宣传，增加本院职工对声像档案的了解和支持。最后，可将声像档案进行编辑出版，将数字化的声像档案进行分类编辑，刻录成图像光盘，这样不仅降低重要声像档案的人为损害，同时也便于员工借阅，降低宣传成本[5-6]。
声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅记载了历史，更重要的是反馈信息，为领导提供决策依据。应加强和完善声像档案的管理，同时不断地学习新知识，掌握新技术，探索医院声像档案新载体的方法，使之更好地为医疗、教学和科研服务，在医院的改革发展中发挥应有的作用。
[参考文献]
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[1] 郭莉珠. 档案保护技术[M]. 北京：中国人民大学出版社，2000：62-102.
[2] 贺焰. 重视医院声像档案管理[J]. 现代医院，2011，11(3)：140-141.
[3] 方晓俭. 浅谈数字化档案的技术及应用[J]. 计算机时代，2002，(6)：19.
[4] 马邪骏. 数字化声像档案管理之我见[J]. 浙江档案，2002，(9)：26.
[5] 许成日. 浅谈医院档案管理工作中存在的问题及解决方法[J]. 中国中医药咨讯，2010，2(35)：246.
[6] 党维玲，杨孝军. 医院声像档案管理[J]. 中国社区医师(医学专业)，2012，14(5)：419.
(收稿日期：2012-12-04 本文编辑：陈 俊), http://www.100md.com(伦瑞贞)
[关键词] 声像档案；医院；管理；开发
[中图分类号] R197.3 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721(2013)02(b)-0142-02
医院声像档案是指医院在医疗、教学、科研以及各种社会活动中形成的具有保存价值的照片、录音、影像等，它客观、真实地记载医院发展历史，是医院前进和发展的见证者。随着科技的发展和医院管理的现代化，医院声像档案还在大量增加。但是，长期以来声像档案在医院档案管理中一直被忽视，造成了声像档案价值的巨大浪费。本文对声像档案管理中存在的普遍问题和如何加强声像资料的管理等问题进行了探讨。
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1 医院声像档案管理存在的主要问题
1.1 声像档案意识不强
“重经营，轻档案”的意识在许多医院普遍存在，医院领导和职工对档案工作重视程度较低，尤其是对声像档案认识上存在一定误区。认为只有上级来文或红头文件才是档案，声像档案未受到应有的重视，没有真正视作档案进行整理和归档；另外，由于声像档案的保管需要各种设施，成本相对较高，因此，档案的保管问题一直没有真正得到解决。
1.2 声像档案归档意识较低
由于一些重要日常活动的拍摄、录音影像及后期制作等声像的形成一般都由医院的党委宣传部门或医院办公室完成，这些资料的制作过程需经过较长时间，待所有工作完成后才于档案室进行归档。在此过程中，声像资料制作深度、归档意识的强弱以及相关部门对档案工作的支持程度等都会直接影响归档影像资料的质量。制作过程中任何对声像档案材料的忽视、范围的不明确都会对档案质量、归档率造成负面影响。
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1.3 声像档案管理国内现状
就目前国内声像档案应用而言，设备和现代化水平都处于较低水平，主要表现在以下两个方面：首先，声像档案目前还是模拟存储技术，数字化水平不高，尚未实现档案的数字化管理，导致资料的数字化管理水平滞后于拍摄制作和同一时期的医疗业务发展水平。其次，声像档案存储管理应用水平较低。声像档案易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命[1]，因此，声像资料的保管比纸质文献要求更加严格，除了资料的包装、存放需要按相关规定操作外，资料所在存储地点的通风、温度和湿度都有相应的要求，同时还需兼顾辐射防护、光污染、设备抗震等条件。一般情况下，应用单位受到空间和资金等多方面因素限制，很难对声像资料的存储管理达到较高标准，通常声像档案按照文书档案进行管理存储，既没有实现数字化管理，也导致存储介质变色变质，严重影响声像档案资料的长期存储和高效利用。
1.4 声像档案管理人员自身专业素质不高
, http://www.100md.com 声像档案的的处理和保存都有一定的技术含量，需要有相应的设备和专业的技术人员。但很多医院从事档案管理的人员未经过相关的档案知识学习及培训，或只接受了较短时间的专业培训，对现代声像技术及声像档案管理专业知识掌握不足，对声像档案管理的特殊保存条件不了解，把声像档案和普通档案一样对待，导致一些声像资料的丢失或损害，从而直接影响声像档案的保管。
2 加强声像档案管理与提高其利用程度的措施
2.1 规范声像档案制度
为改变目前医院声像档案管理混乱的状态，有必要制定一个切实可行的管理制度来规范此项工作。因此，需要对声像档案制作、归档等全过程制定完备的管理规章制度，在声像材料的形成、收集、归纳保管过程中进行质量控制，严格规范档案借阅流程。定期对档案归档，管理人员进行文献档案相关专业培训，在管理过程中不断提高从业素质和职业修养，为声像档案管理创造一个良好的软环境。
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2.2 做好声像档案的有效收集及整理
对声像档案来源比较集中的科室，要加强沟通与联系，确保声像档案资源的可靠性和长期性。规范声像档案的分类和整理，保持声像档案的有机联系。采用多维矩阵的方式对声像资料进行分类：一是按年代进行分类，分类保持前后一致，便于查阅；二是对照片档案规范文字说明，包括时间、地点、事由、人物、背景、摄像六要素，方便查阅人在查阅相关资料时一目了然，提高资料检索的效率，概括地揭示照片影像反应的全部信息；三是对录像等资料按反映内容分类，把不同版种分开，同一类按归档时间顺序编号，写明标题、录制人、日期、地点、盘数、编号、声道和机型号等要素。同时，要加强档案管理部门与医院其他科室间的沟通，档案管理部门要为各科室档案查阅提供各种便利条件，使员工更好地配合声像档案工作[2]。
2.3 提高档案管理的现代化水平
采用计算机技术实现声像档案数字化，构筑数字化档案管理是今后档案管理的一个发展方向[3-4]。一方面将照片等通过扫描仪扫描入计算机，保护了照片实物，防止照片褪色，形成电子文档，易于保存；另一方面，声音和影像资料采用胶片存储的一律将其转化成数字格式采用光盘存储，提高其存储、管理和互联网传播效率。
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2.4 提高档案管理人员的专业技能和人员素质
首先，应加强管理人员声像技术的学习和培训，了解声像信息存储的文件格式转换，基本原理和复制的环境要求，掌握一定的声像技术和声像播放设备的正确操作使用等。其次，加强重点科室人员的档案学知识的培训，增强其档案意识，提高工作协调配合[2]。定期对档案归档、管理人员进行文献档案相关专业培训，在管理过程中不断提高从业素质和职业修养，为声像档案管理创造一个良好的软环境。
3 医院声像资料的保管
声像资料由于其载体由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成，因此保管条件也较为严格，对温度、湿度、包装及存放等方面均有一定要求。如胶片必须要有独立包装，环境温度为15～20℃，相对湿度为60%～70%，防霉干燥，照片入库前应消毒、杀虫和除菌；录音磁带和录像磁带使用和保管所在处，其外部磁场强度应低于50 Oe，录音磁带应保存在抗磁盘内，避免激烈的碰撞和高温。环境温度应低于20℃，相对湿度为45%～50%，同时注意防压、防潮及防尘。
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4 加强医院声像档案的开发利用
强化声像档案的开发利用，充分地体现档案工作的价值和功能，使其更好地为医院的中心工作服务。一方面应加强部门横向合作，借助自身馆藏档案的宝贵资料，开展声像档案编研工作，出版专题图片或专题画册，开展院史专题教育。另一方面，可以利用数字化的图片及多媒体资料建设声像档案，借助医院网站进行宣传，增加本院职工对声像档案的了解和支持。最后，可将声像档案进行编辑出版，将数字化的声像档案进行分类编辑，刻录成图像光盘，这样不仅降低重要声像档案的人为损害，同时也便于员工借阅，降低宣传成本[5-6]。
声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅记载了历史，更重要的是反馈信息，为领导提供决策依据。应加强和完善声像档案的管理，同时不断地学习新知识，掌握新技术，探索医院声像档案新载体的方法，使之更好地为医疗、教学和科研服务，在医院的改革发展中发挥应有的作用。
[参考文献]
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[1] 郭莉珠. 档案保护技术[M]. 北京：中国人民大学出版社，2000：62-102.
[2] 贺焰. 重视医院声像档案管理[J]. 现代医院，2011，11(3)：140-141.
[3] 方晓俭. 浅谈数字化档案的技术及应用[J]. 计算机时代，2002，(6)：19.
[4] 马邪骏. 数字化声像档案管理之我见[J]. 浙江档案，2002，(9)：26.
[5] 许成日. 浅谈医院档案管理工作中存在的问题及解决方法[J]. 中国中医药咨讯，2010，2(35)：246.
[6] 党维玲，杨孝军. 医院声像档案管理[J]. 中国社区医师(医学专业)，2012，14(5)：419.
(收稿日期：2012-12-04 本文编辑：陈 俊), http://www.100md.com(伦瑞贞)