围绕“医院管理年”活动充分发挥档案管理的作用
【摘要】档案工作是医院管理的重要组成部份, 档案管理水平的高低是医院基础管理状况的重要体现。本人结合工作实践，就如何围绕“医院管理年”活动, 充分发挥档案管理工作的作用做初步探讨。
【关键词】档案 管理 作用
兰州大学第一医院是一所集医疗、教学、科研、预防、保健为一体的大型综合性医院，多年来，医院综合档案室收集了医疗、教学、科研及行政管理等大量的信息, 围绕“医院管理年”活动，就其自身优势,充分发挥了档案管理的作用。
1围绕“医院管理年”活动，进一步加强医院档案管理工作
1.1为医院领导决策提供方便：“医院管理年”活动与医院整体工作密切相关, 涉及到全院的各个科室,《医院管理评价指南》内容、要求、指标丰富而具体。档案部门可利用档案所具有的凭证功能和监督管理功能, 强化医院档案的收集、归档、整理和利用, 积极做好档案管理基础性建设工作, 为医院领导决策提供可靠依据。
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1.2完善医院各项规章制度：制度建设是基础，“医院管理年”活动要求从建章立制入手。虽然在多年的发展中, 我院制订有许多规章制度, 但需要不断地适应新形势、新要求, 及时补充、修订各类规章制度, 规范医院的医疗行为。因此，在我院综合档案室收集医院发展历程中形成的各项管理制度的基础上，对其进行整理，既可以从中梳理出本院管理工作的脉络，又能发现在管理工作中存在的薄弱环节。根据规范化要求，我院在“医院管理年”活动中修订完善了400 余条适合我院实际情况的制度、职责，各项工作有章可循,真正做到以制度管人管事。 并且建立健全责任制, 形成了一级抓一级、层层抓落实的管理体系，为建立长效机制打下了良好的基础。
1.3有效地抓好制度落实：再好的制度如果不能得到落实, 既是形同虚设, 同时也是一种过场。通过对医院档案进行整理分析, 可以为“医院管理年”活动的深入开展提出有针对性的意见和建议。如对医院病历档案进行质量控制, 既可以清楚地了解医院三级查房、术前讨论、疑难病例讨论、死亡病例讨论等医疗核心制度的落实情况, 也可以发现病程记录、病历书写规范等基本规范执行中存在的问题, 更可以掌握医院在医技功能科室管理方面的状况, 为医院领导强化质量管理提供决策参考, 也可最大限度地避免医疗纠纷的发生; 通过对会计档案进行分析, 可以帮助医院领导了解医院财务制度、成本核算、医疗收费等制度的执行情况, 依法规范经济活动, 完善经济核算与分配办法, 提高经济管理水平, 控制医疗成本, 降低医药费用, 找出差距等, 这样可以使医院在抓管理中更有针对性, 真正把各项基础管理的规范要求落到实处。
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2注重实效，充分发挥档案“医院管理年”活动中的独特作用
2.1加大宣传力度：我院通过院职工大会、中干会、科晨会及医院信息、宣传橱窗等多种形式, 加强《档案法》、《档案法实施办法》等法规的宣传教育工作, 特别是要加大宣传档案工作对于加强医院基础管理, 促进医院发展的积极作用, 增强全院职工的档案意识, 争取领导的重视和支持，把档案的收集和归档工作列入医院目标责任管理和年终考核内容之一，把档案管理工作列为年终评优奖励的项目,从而调动工作人员的积极性。
2.2科学的管理体制是档案管理工作的基础，必须坚持集中统一管理和分工负责相结合的原则，我院的文书、科研、教学、基建等档案集中到综合档案室统一管理。医院病案、人事档案、财务档案等因其特殊性可由业务部门管理分工负责，综合档案室负责指导和监督，建立健全各项档案管理制度，建立本院档案人员网络，在各科设立兼职档案员，负责本科室档案收集整理工作。通过以上措施保证医院各类档案的归档率和完整率。
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2.3加快档案现代化管理步伐：应充分发挥计算机等先进技术和设备在档案管理中的作用, 一方面, 帮助档案人员整理、组卷(件) , 自动编制归档文件目录、分类目录、目录索引, 并通过自动检索查找等, 方便借阅、查档, 提高档案工作效率和利用效率。另一方面,通过数据自动统计分析, 及时有效地为医院领导及各科室提供档案信息, 满足医院发展的需要, 实现档案利用、医院管理与医院发展的良性互动。
2.4加强档案学习，不断提高自身素质。对档案管理人员，一是加强培训，利用上级档案工作主管理部门举行学习班和继续教育的机会，对其进行系统的培训和提高。二是档案人员日常要加强业务学习，应注意了解档案工作业务发展的新动态，及时掌握档案业务新知识。三是加强与兄弟医院交流，通过邀请专家上门进行业务指导,学习其他单位好经验、好方法，好的管理经验，来提高档案业务水平。
综上所述，目前，我院的档案项目归档率达100%，永久、长期保存率达98%，完整率达99%，保证了档案的安全有效利用。历年接受省档案局检查，文书档案符合要求，并取得了合格证书。总之，医院档案管理工作，要为“医院管理年”活动的持续深入地开展，为领导决策、医院发展和管理水平不断提高做出应有的贡献。
参考文献
1林利，档案管理工作如何为“医院管理年”服务[J]，西部医学，2007 , 19 (6)
2张华, 李暄. 医疗设备档案管理的探讨[J]. 西部医学，2006，18 (2)
作者单位：730000兰州大学第一医院综合档案室, 百拇医药(方 淳)
【关键词】档案 管理 作用
兰州大学第一医院是一所集医疗、教学、科研、预防、保健为一体的大型综合性医院，多年来，医院综合档案室收集了医疗、教学、科研及行政管理等大量的信息, 围绕“医院管理年”活动，就其自身优势,充分发挥了档案管理的作用。
1围绕“医院管理年”活动，进一步加强医院档案管理工作
1.1为医院领导决策提供方便：“医院管理年”活动与医院整体工作密切相关, 涉及到全院的各个科室,《医院管理评价指南》内容、要求、指标丰富而具体。档案部门可利用档案所具有的凭证功能和监督管理功能, 强化医院档案的收集、归档、整理和利用, 积极做好档案管理基础性建设工作, 为医院领导决策提供可靠依据。
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1.2完善医院各项规章制度：制度建设是基础，“医院管理年”活动要求从建章立制入手。虽然在多年的发展中, 我院制订有许多规章制度, 但需要不断地适应新形势、新要求, 及时补充、修订各类规章制度, 规范医院的医疗行为。因此，在我院综合档案室收集医院发展历程中形成的各项管理制度的基础上，对其进行整理，既可以从中梳理出本院管理工作的脉络，又能发现在管理工作中存在的薄弱环节。根据规范化要求，我院在“医院管理年”活动中修订完善了400 余条适合我院实际情况的制度、职责，各项工作有章可循,真正做到以制度管人管事。 并且建立健全责任制, 形成了一级抓一级、层层抓落实的管理体系，为建立长效机制打下了良好的基础。
1.3有效地抓好制度落实：再好的制度如果不能得到落实, 既是形同虚设, 同时也是一种过场。通过对医院档案进行整理分析, 可以为“医院管理年”活动的深入开展提出有针对性的意见和建议。如对医院病历档案进行质量控制, 既可以清楚地了解医院三级查房、术前讨论、疑难病例讨论、死亡病例讨论等医疗核心制度的落实情况, 也可以发现病程记录、病历书写规范等基本规范执行中存在的问题, 更可以掌握医院在医技功能科室管理方面的状况, 为医院领导强化质量管理提供决策参考, 也可最大限度地避免医疗纠纷的发生; 通过对会计档案进行分析, 可以帮助医院领导了解医院财务制度、成本核算、医疗收费等制度的执行情况, 依法规范经济活动, 完善经济核算与分配办法, 提高经济管理水平, 控制医疗成本, 降低医药费用, 找出差距等, 这样可以使医院在抓管理中更有针对性, 真正把各项基础管理的规范要求落到实处。
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2注重实效，充分发挥档案“医院管理年”活动中的独特作用
2.1加大宣传力度：我院通过院职工大会、中干会、科晨会及医院信息、宣传橱窗等多种形式, 加强《档案法》、《档案法实施办法》等法规的宣传教育工作, 特别是要加大宣传档案工作对于加强医院基础管理, 促进医院发展的积极作用, 增强全院职工的档案意识, 争取领导的重视和支持，把档案的收集和归档工作列入医院目标责任管理和年终考核内容之一，把档案管理工作列为年终评优奖励的项目,从而调动工作人员的积极性。
2.2科学的管理体制是档案管理工作的基础，必须坚持集中统一管理和分工负责相结合的原则，我院的文书、科研、教学、基建等档案集中到综合档案室统一管理。医院病案、人事档案、财务档案等因其特殊性可由业务部门管理分工负责，综合档案室负责指导和监督，建立健全各项档案管理制度，建立本院档案人员网络，在各科设立兼职档案员，负责本科室档案收集整理工作。通过以上措施保证医院各类档案的归档率和完整率。
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2.3加快档案现代化管理步伐：应充分发挥计算机等先进技术和设备在档案管理中的作用, 一方面, 帮助档案人员整理、组卷(件) , 自动编制归档文件目录、分类目录、目录索引, 并通过自动检索查找等, 方便借阅、查档, 提高档案工作效率和利用效率。另一方面,通过数据自动统计分析, 及时有效地为医院领导及各科室提供档案信息, 满足医院发展的需要, 实现档案利用、医院管理与医院发展的良性互动。
2.4加强档案学习，不断提高自身素质。对档案管理人员，一是加强培训，利用上级档案工作主管理部门举行学习班和继续教育的机会，对其进行系统的培训和提高。二是档案人员日常要加强业务学习，应注意了解档案工作业务发展的新动态，及时掌握档案业务新知识。三是加强与兄弟医院交流，通过邀请专家上门进行业务指导,学习其他单位好经验、好方法，好的管理经验，来提高档案业务水平。
综上所述，目前，我院的档案项目归档率达100%，永久、长期保存率达98%，完整率达99%，保证了档案的安全有效利用。历年接受省档案局检查，文书档案符合要求，并取得了合格证书。总之，医院档案管理工作，要为“医院管理年”活动的持续深入地开展，为领导决策、医院发展和管理水平不断提高做出应有的贡献。
参考文献
1林利，档案管理工作如何为“医院管理年”服务[J]，西部医学，2007 , 19 (6)
2张华, 李暄. 医疗设备档案管理的探讨[J]. 西部医学，2006，18 (2)
作者单位：730000兰州大学第一医院综合档案室, 百拇医药(方 淳)
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