医疗设备电子档案管理探讨(1)
【摘 要】文章介绍了医院医疗设备电子档案的管理方法，阐述了加强医疗设备档案管理的重要性和必要性。通过电子档案与纸质档案的各自特点的分析，提出了二者“相互补充、相互牵制”的档案管理原则，并对电子档案的收集、管理、利用及应注意的问题进行了探讨。
【关键词】医疗设备档案 档案管理 电子档案 纸质档案
引 言
医疗设备档案是医疗单位购进的医疗设备自购置论证、签订合同、到货验收、安装调试、维修维护、日常使用、直至报废处理为止的所有原始资料的真实的记载。医学设备档案管理是对所收集的原始资料信息进行去粗取精，分析整理以实现条理化的动态管理过程。医疗设备档案的有效管理是医学设备管理的基础，也是医院管理的重要组成部分，对医院的整体发展具有深远的意义，其管理水平的好坏直接影响到医院的诊疗水平。本院在不断完善医疗设备纸质档案管理的基础上，对2006年以后购置的医疗设备尝试实行电子档案管理，实现了查询检索、分析利用、打印复制的方便快捷，节约了医疗设备档案存放的空间，提高了工作效率。从档案管理现代化、实现档案信息资源的合理开发和利用、提高工作效率等方面考虑，医疗设备电子档案的应用十分必要。
1.医疗设备电子档案与纸质档案的长期共存
纸质档案的载体较为安全稳定，但对保管场地的面积要求较高，多次使用后会降低纸质档案的寿命，且查找的速度慢、效率低。而电子档案存储的高密集性能有效地解决档案数量日益增多与有限的保管空间之间的矛盾，故将纸质档案文件有选择的电子化(通常是利用扫描仪将纸质档案存入计算机，借助光盘进行档案资料的存储和管理)是一种安全和稳妥的方案。 电子档案就是能被计算机系统识别处理，按照一定的格式存储在电脑或光盘等介质上，具有保存价值的已归档的电子文件。它具有纸质档案所不具备的许多优点，电子档案信息存储量极为丰富，查找速度快，实时输出文件或图片，在信息传输处理及效率上是纸质档案无法相比的。但是，电子档案对计算机系统的依赖性较强，其可读性与之所依赖的计算机系统密切相关，随着技术进步和设备更新换代速度加快，不同软件、硬件环境下形成的电子档案载体的互不兼容，电子档案的载体寿命极易受环境因素的影响。电子档案这些自身无法克服的缺陷直接影响了电子档案的稳定性、安全性、可靠性和完整性。所以，电子档案不能完全替代纸质档案，倡导电子档案与纸质档案的“长期并存、互相补充”，采取以纸质档案为主、电子档案为辅的双套管理办法，使电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态，达到永久保存的目的。
2.医疗设备电子档案的收集
医疗设备档案的收集是档案工作诸环节的首要任务，档案收集工作的质量好坏对后续各环节的影响很大。首先，要兼顾针对性和实效性，要有目的、重点地进行收集，同时要求档案管理人员必须具有明确的时间意识，有关人员要积极主动的配合，将应当收集的档案材料及时地收集整理，避免拖延迟误。其次，要兼顾系统性与完整性，既要保证所收集的档案在种类及内容等方面完整齐全。又要保证所收集的档案能全面地反映设备从选购、使用到报废的整个过程。最后，要实现电子档案与纸质的同步归档、同步整理、同步利用。 同步归档就是在纸质文件归档前的仔细核对，既要保证文件的完整齐全，又要保证电子版本的真实性和原始性，随着设备档案数量的剧增，采取归档阶段即转化为电子档案的办法。同步整理就是采用纸质文件与电子文件合而为一的整理方法，并做一些辅助的分类和认证工作，在纸质档案与电子档案之间建立对应的标识关系。本院按照医疗设备的财务结算日期编制目录，并根据设备文件资料的内容编制子目录，通过目录及子目录，可以快速寻找具体特定值的记录，保证查询的方便和快捷。同步利用就是在查阅和调用档案文件时，可通过同一卷号检索到纸质和电子两种真实的同一文件，当质疑其真实性和原始性时，可随时进行对比和确认。
3.医疗设备电子档案的管理
由于电子档案的信息可以无限复制、任意覆盖、反复修改、篡改后不留痕迹。所以，档案学界对电子档案的真实性一直存在争议。本院医疗设备电子档案归档时间以年度为期限，将电子档案的最终版本刻录到只读光盘上，利用世纪科怡档案管理系统，使设备档案录入点与院档案室通过网络连接，实现电子档案资源共享和快速传递，随时将设备档案文件通过网络发送到院档案室，以便于院档案人员进行及时的核对及统计。当档案库发现有被非法修改或病毒感染导致档案变化时，光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案档案库中，以保证医疗设备电子档案的原始性和真实性。鉴于电子档案载体即使在良好的保管条件下，也难以避免载体老化变异或出现识读错误，要采取相应的防护措施，定期地将存储的档案信息迁移到新的存储介质中去，以确保电子档案信息的真实性和安全性。
4.医疗设备电子档案的利用与纸质载体
档案不同，电子档案具有非直读性、信息共享性、易更改性以及电子文件非实体归档等特点，由于计算机网络在传输信息时具有快速、准确的特点，为电子档案的利用开辟了新的天地。提高档案的利用率，是医疗设备档案管理的目的所在，违背了这个最终目的，无论是电子档案还是纸质档案都将失去存在的意义。医疗设备电子档案的利用方式：一是提供存储载体的拷贝件或向需求者提供纸质的拷贝件；二是利用计算机设备直接查询，为利用者提供技术支援；三是利用网络传输，为利用者提供快捷、可靠的服务。
5.医疗设备电子档案管理中应注意的问题
5.1 重视医疗设备档案管理工作
首先，医疗设备档案可以为设备的维护和保养提供技术资料，如说明书、技术图纸及以往维修保养记录，据此可以快速判断设备的故障，缩短维修时间，节约维修费用。其次，设备档案可以为维护医院的合法权益提供法律依据，如设备出现故障或由于设备的问题引发医疗纠纷时，可根据设备的原始档案资料与厂商协商解决，以维护医院的合法权益和经济利益。最后，医疗设备档案可以为设备的选购和选型提供参考，为购置决策提供依据，避免购置的盲目性，提高医院的管理水平。, http://www.100md.com(李伟 高丽达 孔琪)
【关键词】医疗设备档案 档案管理 电子档案 纸质档案
引 言
医疗设备档案是医疗单位购进的医疗设备自购置论证、签订合同、到货验收、安装调试、维修维护、日常使用、直至报废处理为止的所有原始资料的真实的记载。医学设备档案管理是对所收集的原始资料信息进行去粗取精，分析整理以实现条理化的动态管理过程。医疗设备档案的有效管理是医学设备管理的基础，也是医院管理的重要组成部分，对医院的整体发展具有深远的意义，其管理水平的好坏直接影响到医院的诊疗水平。本院在不断完善医疗设备纸质档案管理的基础上，对2006年以后购置的医疗设备尝试实行电子档案管理，实现了查询检索、分析利用、打印复制的方便快捷，节约了医疗设备档案存放的空间，提高了工作效率。从档案管理现代化、实现档案信息资源的合理开发和利用、提高工作效率等方面考虑，医疗设备电子档案的应用十分必要。
1.医疗设备电子档案与纸质档案的长期共存
纸质档案的载体较为安全稳定，但对保管场地的面积要求较高，多次使用后会降低纸质档案的寿命，且查找的速度慢、效率低。而电子档案存储的高密集性能有效地解决档案数量日益增多与有限的保管空间之间的矛盾，故将纸质档案文件有选择的电子化(通常是利用扫描仪将纸质档案存入计算机，借助光盘进行档案资料的存储和管理)是一种安全和稳妥的方案。 电子档案就是能被计算机系统识别处理，按照一定的格式存储在电脑或光盘等介质上，具有保存价值的已归档的电子文件。它具有纸质档案所不具备的许多优点，电子档案信息存储量极为丰富，查找速度快，实时输出文件或图片，在信息传输处理及效率上是纸质档案无法相比的。但是，电子档案对计算机系统的依赖性较强，其可读性与之所依赖的计算机系统密切相关，随着技术进步和设备更新换代速度加快，不同软件、硬件环境下形成的电子档案载体的互不兼容，电子档案的载体寿命极易受环境因素的影响。电子档案这些自身无法克服的缺陷直接影响了电子档案的稳定性、安全性、可靠性和完整性。所以，电子档案不能完全替代纸质档案，倡导电子档案与纸质档案的“长期并存、互相补充”，采取以纸质档案为主、电子档案为辅的双套管理办法，使电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态，达到永久保存的目的。
2.医疗设备电子档案的收集
医疗设备档案的收集是档案工作诸环节的首要任务，档案收集工作的质量好坏对后续各环节的影响很大。首先，要兼顾针对性和实效性，要有目的、重点地进行收集，同时要求档案管理人员必须具有明确的时间意识，有关人员要积极主动的配合，将应当收集的档案材料及时地收集整理，避免拖延迟误。其次，要兼顾系统性与完整性，既要保证所收集的档案在种类及内容等方面完整齐全。又要保证所收集的档案能全面地反映设备从选购、使用到报废的整个过程。最后，要实现电子档案与纸质的同步归档、同步整理、同步利用。 同步归档就是在纸质文件归档前的仔细核对，既要保证文件的完整齐全，又要保证电子版本的真实性和原始性，随着设备档案数量的剧增，采取归档阶段即转化为电子档案的办法。同步整理就是采用纸质文件与电子文件合而为一的整理方法，并做一些辅助的分类和认证工作，在纸质档案与电子档案之间建立对应的标识关系。本院按照医疗设备的财务结算日期编制目录，并根据设备文件资料的内容编制子目录，通过目录及子目录，可以快速寻找具体特定值的记录，保证查询的方便和快捷。同步利用就是在查阅和调用档案文件时，可通过同一卷号检索到纸质和电子两种真实的同一文件，当质疑其真实性和原始性时，可随时进行对比和确认。
3.医疗设备电子档案的管理
由于电子档案的信息可以无限复制、任意覆盖、反复修改、篡改后不留痕迹。所以，档案学界对电子档案的真实性一直存在争议。本院医疗设备电子档案归档时间以年度为期限，将电子档案的最终版本刻录到只读光盘上，利用世纪科怡档案管理系统，使设备档案录入点与院档案室通过网络连接，实现电子档案资源共享和快速传递，随时将设备档案文件通过网络发送到院档案室，以便于院档案人员进行及时的核对及统计。当档案库发现有被非法修改或病毒感染导致档案变化时，光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案档案库中，以保证医疗设备电子档案的原始性和真实性。鉴于电子档案载体即使在良好的保管条件下，也难以避免载体老化变异或出现识读错误，要采取相应的防护措施，定期地将存储的档案信息迁移到新的存储介质中去，以确保电子档案信息的真实性和安全性。
4.医疗设备电子档案的利用与纸质载体
档案不同，电子档案具有非直读性、信息共享性、易更改性以及电子文件非实体归档等特点，由于计算机网络在传输信息时具有快速、准确的特点，为电子档案的利用开辟了新的天地。提高档案的利用率，是医疗设备档案管理的目的所在，违背了这个最终目的，无论是电子档案还是纸质档案都将失去存在的意义。医疗设备电子档案的利用方式：一是提供存储载体的拷贝件或向需求者提供纸质的拷贝件；二是利用计算机设备直接查询，为利用者提供技术支援；三是利用网络传输，为利用者提供快捷、可靠的服务。
5.医疗设备电子档案管理中应注意的问题
5.1 重视医疗设备档案管理工作
首先，医疗设备档案可以为设备的维护和保养提供技术资料，如说明书、技术图纸及以往维修保养记录，据此可以快速判断设备的故障，缩短维修时间，节约维修费用。其次，设备档案可以为维护医院的合法权益提供法律依据，如设备出现故障或由于设备的问题引发医疗纠纷时，可根据设备的原始档案资料与厂商协商解决，以维护医院的合法权益和经济利益。最后，医疗设备档案可以为设备的选购和选型提供参考，为购置决策提供依据，避免购置的盲目性，提高医院的管理水平。, http://www.100md.com(李伟 高丽达 孔琪)