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    金字塔原理：思考、表达和解决问题的逻辑

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    书名：金字塔原理：思考、表达和解决问题的逻辑

    作者：【美】芭芭拉·明托

    译者：汪洱；高愉

    出版社：南海出版公司

    本书由新经典文化股份有限公司提供授权

    版权所有·侵权必究

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    中文版序

    前言

    第1篇 表达的逻辑

    第1章 为什么要采用金字塔结构

    归类分组，构建金字塔式思维结构

    自上而下，结论先行

    自下而上思考，总结概括

    第2章 金字塔内部的结构

    纵向关系

    横向关系

    序言的结构

    第3章 如何构建金字塔

    自上而下法

    自下而上法

    初学者注意事项

    第4章 序言的具体写法

    序言的故事结构

    序言的常见模式

    序言的常见模式——以咨询为例

    第5章 演绎推理与归纳推理

    演绎推理

    归纳推理

    演绎推理与归纳推理的区别

    第2篇 思考的逻辑

    第6章 应用逻辑顺序

    时间顺序

    结构顺序

    程度顺序

    第7章 概括各组思想

    总结句避免使用“缺乏思想”的句子

    说明采取行动的结果目标

    找出各结论之间的共性

    第3篇 解决问题的逻辑第8章 界定问题

    界定问题的框架

    展开问题的各要素

    发掘读者的疑问

    开始写序言

    实战案例

    第9章 结构化分析问题

    从信息资料入手

    设计诊断框架

    使用诊断框架

    建立逻辑树

    是非问题分析

    第4篇 演示的逻辑

    第10章 在书面上呈现金字塔

    突出显示文章的结构

    上下文之间要有过渡

    第11章 在PPT演示文稿中呈现金字塔

    设计文字幻灯片

    设计图表幻灯片

    故事梗概

    第12章 在字里行间呈现金字塔

    画脑图(在大脑中画图像)

    把图像转化成文字

    附录1 在无结构情况下解决问题的方法

    附录2 序言结构范例

    附录3 本书要点汇总

    参考文献没有什么比一套好理论更有用了。

    ——库尔特·勒温中文版序

    “想清楚，说明白，知道说什么、怎么说”，是我们希望达到的

    境界。我们在与人沟通时，需要想清楚3件事：谁是我的听众？他们想

    听什么？他们想怎样听？

    《金字塔原理》介绍了一种能清晰地展现思路的有效方法。掌握

    了金字塔原理，就能做到重点突出、逻辑清晰。不管是在政界、商

    界、学界，还是在企事业单位，所有高、中、基层职场人士，只要你

    需要思考和沟通，就会从金字塔原理受益。金字塔结构思考力是领导

    力的必要素质，本书是训练思维、使表达呈现逻辑性的实用宝典。

    为什么要学习金字塔原理

    我们都希望在思考、沟通交流、管理下属和解决问题时，重点突

    出，思路清晰，层次分明。我们评价人时，有一个标准是逻辑思维能

    力，而逻辑思维能力的标准又是什么？我们指导别人“要逻辑清晰、条理分明”，可怎样才能做到“逻辑清晰”？怎样才能提高思考能

    力，养成良好的思维习惯？

    我们希望在表达(写作、讲话和培训)时，能说到点子上，正面

    回答受众(读者、听众和学员)的问题。那么你是否知道如何搭建框

    架结构、组织语句的顺序，用最短时间讲清观点，让受众有兴趣、能

    理解、记得住？

    我们还希望，组织中的全体成员能用统一的逻辑、结构和方式交

    流，快速产生共鸣，达成共识，那么是否有规范可寻？

    答案就是——使用逻辑清晰的金字塔结构!

    金字塔原理的基本概念? 金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、层次分明、简单易懂

    的思考方式、沟通方式、规范动作。

    金字塔原理的基本结构是：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。先重要后次要，先总结后具体，先框架后细节，先结论后

    原因，先结果后过程，先论点后论据。

    金字塔原理训练表达者：关注、挖掘受众的意图、需求点、利

    益点、关注点和兴趣点，想清楚说什么(内容)，怎么说(思路、结

    构)，掌握沟通的标准结构、规范动作。

    金字塔能够达到的沟通效果：观点鲜明、重点突出、思路清

    晰、层次分明、简单易懂，让受众有兴趣、能理解、记得住。

    搭建金字塔结构的具体做法是：自上而下表达，自下而上思

    考，纵向总结概括，横向归类分组，序言讲故事，标题提炼思想精

    华。

    金字塔原理能够帮助你解决哪些问题

    学习金字塔原理课程，会使用金字塔结构思考、表达、管理下属

    和解决问题，提高逻辑性、条理性，准确高效阐述思想。掌握规范动

    作，组织中所有人用相同思路和表达方式交流，沟通效果好、效率

    高。

    思考：学会用右脑、左脑全脑思维，提高结构化思维能力，思

    考全、准、快。

    书面表达、公文写作：会挖掘读者的关注点、兴趣点、需求

    点、利益点，能使用金字塔的4个原则，搭建逻辑清晰的常用公文框架

    结构(通知、请示、工作计划、工作总结、会议纪要、报道)，掌握

    写序言的四要素、归类分组的原则，能够重点突出、逻辑清晰、简明

    扼要，让人看得懂、愿意看、记得住。快速写文章，缩短写作时间，减少修改次数。

    口头表达：说话、演讲、讲课，能够使用金字塔的基本原则，回答听众最常有的4类疑问：是什么？为什么？如何做？好不好？表达时重点突出、条理清晰，让人愿意听、听得懂、记得住，成为思路清

    晰、言简意赅的人。

    管理下属：能够运用金字塔原理，考虑全面、周到、严谨，分

    配任务、设计流程不重叠无遗漏。

    培训师开发课程和讲课：使用金字塔搭建框架结构、组织素

    材、重点突出、逻辑清晰、通俗易懂。

    本书适合的读者对象

    所有希望提高思考、讲话、写作、讲课、管理下属及解决问题逻

    辑性、条理性、效果和效率的人。前言

    我曾出版过一套关于“金字塔原理”(The Pyramid Principle)

    的书，全套共6册，介绍了一种可以解决写作思路不清晰问题的有效方

    法。我在书中提到，条理清晰的文章一眼就能够看出来，因为这种文

    章都具有清晰的金字塔结构(pyramidal structure)，而条理不清晰

    的文章则肯定没有。

    在金字塔结构中，各项思想之间只有几种逻辑关系(向上、向下

    或横向联系)，这种简单性使我们有可能找到这些逻辑关系中的通用

    规则。要想写出条理清晰的文章，关键是在开始写作之前，首先将自

    己的思想组织成金字塔结构，并按照逻辑关系的规则检查和修改。

    这 些 是 我 在 麦 肯 锡 国 际 管 理 咨 询 公 司 ( McKinsey amp;

    Company)的克利夫兰和伦敦分公司工作时总结出来的。当时，麦肯锡

    公司从哈佛商学院招收了8名女学员，并聘请我作为该公司的第一位女

    咨询顾问。不久，麦肯锡公司就认定我在写作方面是一把好手，于是

    派我去伦敦，帮助那些需要用英语写报告的欧洲同事。

    有意思的是，开始研究写作方面的资料时，我发现，虽然有很多

    关于如何写句子和段落的书，却几乎没有关于如何组织思想的书，而

    思想才是句子和段落要表达的内容!仅有的几本涉及逻辑思路的书，泛泛地谈到了“要有逻辑性”“要有一个有逻辑性的提纲”等。看完

    这些资料，我还是不知道究竟如何才能将“有逻辑性”的提纲和“没

    有逻辑性”的提纲区别开来，于是我开始自己寻找实用的方法，进而

    发现了金字塔原理。

    金字塔原理适用于所有需要构建清晰逻辑框架的文章。下面举一

    个很简单的例子，来看看按金字塔结构组织的思想和未经过组织的思

    想，在表达效果上会产生多大的差异。

    未经组织的思想约翰·科林斯来电话说他不能参加下午3点会议了。哈尔·约

    翰逊说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10：30以前

    不行。唐·克利福德的秘书说，唐·克利福德明天晚些时候才能

    从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没

    有人预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行

    吗？

    用金字塔结构组织后的思想

    今天的会议可以改在星期四上午11点开吗？因为这样对科林

    斯和约翰逊都更方便，唐·克利福德也能参加，并且本周只有这

    一天会议室还没有被预订。

    1967年还很少有人接受我的理论，但是麦肯锡公司的一些智者却

    慷慨地指出了这一理论中存在的问题，帮助我改进。现在，金字塔原

    理已经成为麦肯锡公司的标准之一，并被麦肯锡看作公司理念和规范

    的重要组成部分。

    后来，我离开了麦肯锡，开始向各行各业的人宣传我的理论。截

    至目前，我已向全世界约1万人讲授过金字塔原理，他们中既有来自管理咨询公司的人，也有其他各界人士。我曾在1981年和1987年出版了

    两个早期版本的《金字塔原理》，录制了一套影像教程，开发了一套

    计算机教学课件，后来还推出了新版的影像教程。

    我高兴地看到，由于我的努力，金字塔原理已经成为咨询业的实

    际行业标准，其中的一些基本规则，也被社会各界的许多课程吸纳，并广为传授。

    在不断的教学过程中，包括在修订新版影像教程的过程中，我又

    有了新的发现，这让我得以进一步充实和完善原理论的各个部分。我

    还发现，金字塔原理除了能够帮助人们以书面形式组织和表达思想

    外，还具有更广泛的用途。从具体的层面说，金字塔原理可用于界定

    问题、分析问题；从更广泛的层面说，金字塔原理可以用来指导组织

    和管理整个写作过程。

    本书是金字塔原理的最新版本，收录了我从1987年至今获得和发

    现的所有关于思维表达方面的体会和技巧。与旧版本相比，本书增加

    了一些新的章节，如介绍如何界定问题和分析问题，以及如何从呈现

    的角度出发，在文章和演示文稿中呈现金字塔结构。

    本书的结构

    本书分为4个部分。

    第1篇 表达的逻辑 介绍了金字塔原理的基本概念，以及如何利

    用这一原理构建基本的金字塔结构。本篇的内容足以使你理解和应用

    简单的公文写作技巧。

    第2篇 思考的逻辑 介绍了如何深入细致地把握思维细节，以保

    证你使用的语句真实、明确地呈现你希望表达的思想。本篇举了许多

    案例，突出了迫使自己进行“冷静思考”对明确阐述思想的重要性。

    第3篇 解决问题的逻辑 读者对象是需要写研究报告的人，以

    及需要分析复杂问题、提出结论以做出决策的人。本篇介绍了如何在

    解决问题的不同阶段，使用多种框架构建你的分析过程，以使你有效

    地预先组织好思想，再将思想应用于金字塔结构中。第4篇 演示的逻辑 介绍了将金字塔结构转化为幻灯片的技巧，可以帮助你在这类文稿中呈现具有金字塔结构的思想时，使读者或观

    众感受到金字塔结构。

    本书还有3个附录。

    附录1 介绍了用分析法和科学研究中常用的方法在解决问题时

    的区别；

    附录2 介绍了序言的各种常用形式；

    附录3 详细总结概括了本书的要点，高度概括了金字塔原理的

    主要概念和思维技巧，方便读者快速查阅。

    实际应用金字塔原理需要相当的毅力。但是，如果能有意识地以

    书中介绍的方法强迫自己“先想后写”，你的写作能力肯定能够得到

    惊人的提高，使你能够：

    1. 缩短完成终稿所需的时间。

    2. 增强文章的条理性。

    3. 缩短文章的长度，最终使你能够在最短的时间内写出简明扼

    要、思路清晰的文章。

    芭芭拉·明托第1篇 表达的逻辑

    我们在工作中遇到的最烦恼的事情可能就是写作或做长篇演讲

    了。几乎所有人都认为写作是件令人头痛的事，大家都希望自己能够

    更“善于写作”。许多人还收到忠告：如果您希望事业发展更快，就

    必须提高沟通和表达的能力，包括口头沟通能力——培训讲课能力、演讲能力，和书面沟通能力——写作能力。

    很多人难以提高写作和口头表达能力，是因为他们认为“写得更

    清楚一些”意味着使用更简单、更直接的句子。事实上，人们在写文

    章时的确经常使用长句，句子结构过于复杂，语言常常过于学术化、过于抽象，有时段落中的句子顺序也很混乱。

    以上这些问题都属于写作风格的范畴。对于一个成年人来说，要

    改变写作风格，难度太大了。这不是因为大家无法改变写作风格，而

    是因为改变写作风格就像学习打字，需要大量的重复练习，而多数正

    在企业和政府机构中工作的人根本没有那么多时间。因此，他们还是

    会不断地收到“写得再清楚一点”之类的忠告。

    但是，文章条理不清还有一个比上面提到的更常见也更容易改进

    的原因，即文章的结构(structure)——也就是句子的组织顺序(不

    管句子本身写得是好是坏)。如果读者认为你的文章条理不清，很可

    能是因为你表达思想的顺序与读者的理解过程发生了矛盾。

    对受众(包括读者、听众、观众或学员)来说，最容易理解的顺

    序是：先了解主要的、抽象的思想，然后了解次要的、为主要思想提

    供支持的思想。因为主要思想总是从次要思想中概括总结得出，文章

    中所有思想的理想组织结构必定是一个金字塔结构——由一个总的思

    想统领多组思想。在这种金字塔结构中，思想之间的联系方式可以是

    纵向的(vertically)——即任何一个层次的思想都是对其下一个层

    次的思想的总结，也可以是横向的(horizontally)——即多个思想

    因共同组成同一个逻辑推理过程而被并列在一起。你可以很容易地使受众理解用金字塔结构组织的思想：先从金字

    塔的最顶端开始，沿各个分支向下展开。首先表达的主要思想会使受

    众对表达者的观点产生某种疑问，而下一层次的思想将回答这些疑

    问。通过不断进行疑问-回答式的对话，受众就可以了解文章中的全

    部思想。

    对文章阐述的思想做出疑问-回答式反应是人类的一种自然反

    应，没有国籍和民族之分。人类还有一个共同的特点，即只有用某种

    方式将思想表达出来——说出来或者写下来，我们才能够准确地把握

    自己的思想。要理清自己的思想也需要用到金字塔结构。因此，作者

    或讲话者在强迫自己将思想组织成金字塔结构后会发现，准确把握自

    己的思想，有助于写出条理清晰、意义明确的文章。

    本篇将解释为什么受众最容易理解和记住金字塔结构，以及组成

    金字塔的子结构之间如何互相关联；介绍如何利用金字塔结构梳理需

    要写入文章的思想，如何为这些思想确定清晰的关系；详细分析序言

    的逻辑，并澄清演绎推理和归纳推理这两个容易让人混淆的概念。

    本篇将帮助你了解如何将要表达的思想组织成金字塔结构，使用

    金字塔原理能够检查你的思想的有效性、一致性和完整性，还能够帮

    你发现遗漏的思想、创造性地拓展自己的思路。第1章 为什么要采用金字塔结构

    如果受众希望通过阅读你的文章、听你的演讲或培训，来了解你

    对某一问题的观点，那么他将面临一项复杂的任务。因为即使你的文

    章篇幅很短，只有两页纸，其中也会包括大约100个句子。读者必须阅

    读、理解每一句话，并寻找每句话之间的联系，前前后后反复思考。

    如果你的文章结构呈金字塔形，文章的思路自金字塔顶部逐渐向下展

    开，那么读者肯定会觉得比较容易读懂。这一现象体现了人类思维的

    基本规律：

    大脑会自动将信息归纳到金字塔结构的各个部分，以便理解和

    记忆。

    预先归纳到金字塔结构中的内容，更容易理解和记忆。

    我们应有意识地将想要表达的内容组织成金字塔结构，包括口

    头表达和书面表达——说话、培训、演讲、报告、述职和写文章、总

    结、申请、方案、计划等。

    下文会具体介绍如何将思想组织成金字塔结构。

    归类分组，构建金字塔式思维结构

    人类从很早以前就认识到，大脑会自动将发现的所有事物按照某

    种秩序组织起来。大脑在本质上会认为同时出现的事物之间存在某种

    关联，并且会将这些事物按某种逻辑模式组织起来。举个例子，古希

    腊人眺望星空时，看到的是由星星组成的各种“图案”，而不是散乱

    无序的一颗颗星星。这说明人脑具有对事物进行归类组织的特点和倾

    向。

    大脑会将其认为具有“共性”的事物组织在一起。“共性”指的

    是具有某种相似性或位置相近。请看图1-1的例子：图1-1 “共性”的一个例子

    无论是谁，看到上图，都会认为共有两组黑点，每组3个。造成这

    种印象的原因主要是，有些黑点间的距离比另一些黑点间的距离大。

    将事物组成逻辑单元无疑具有重要作用。为了说明这一点，请看

    下面几组彼此之间并无关联的词：

    湖泊│糖

    靴子│盘子

    女孩│袋鼠

    铅笔│汽油

    宫殿│自行车

    铁路│大象

    书本│牙膏

    现在，请试着设想一个可能使每两个词发生联系的情景，进行联

    想并将其“组织”在一起，譬如糖在湖水中溶解，或靴子立在盘子上，等等。然后将右边的一列词盖住，只看左边一列词。你是否还能

    记起右边对应的词？大多数人都可以毫不费力地做到这一点。

    当你听别人讲话或看文章时，也会发生类似的组织思想的现象。

    你会将同时出现的或位置想邻的思想联系起来，努力用某种逻辑模式

    组织它们。这种逻辑模式必定是金字塔结构，因为只有金字塔结构才

    能满足大脑的两个需求：

    一次记忆不超过7个思想、概念或项目。

    找出逻辑关系。

    奇妙的数字“7”

    人一次能够理解的思想或概念的数量是有限的。举个例子，假设

    你决定离开温暖舒适的家，出去买一份报纸。

    “我想去买份报纸，你有什么要我带的东西吗？”

    妻子在你走向衣架拿外衣时说：

    “太好了，看到电视上那么多葡萄的广告，我现在特别想吃

    葡萄，也许你可以再买袋牛奶。”

    你从衣架上拿下外衣，妻子则走进了厨房。

    “我看看咱们家的土豆够不够。对了，我想起来了，咱们已

    经没有鸡蛋了。我看看，对，是该买一些土豆了。”

    你穿上外衣向门口走去。

    “再买些胡萝卜，也可以买些橘子。”

    你打开房门。

    “还有咸鸭蛋。”

    你开始按电梯。“苹果。”

    你走进电梯。

    “再买点儿酸奶。”

    “还有吗？”

    “没有了，就这些了。”

    如果不重新读一遍上面的文字，现在你还能记住妻子要买的9样东

    西吗？大多数男人回家时可能只买了报纸和葡萄。

    出现这种情况的主要原因是你遇到了“奇妙的数字7”。这个术语

    是由乔治·A·米勒在他的论文《奇妙的数字7±2》中提出的。米勒认

    为，大脑的短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目。有的人可能一

    次能记住9个项目，而有的人只能记住5个。大脑比较容易记住的是3个

    项目，当然最容易记住的是1个项目。

    这就意味着，当大脑发现需要处理的项目超过4个或5个时，就会

    开始将其归类到不同的逻辑范畴中，以便记忆。在上面的例子中，大

    脑很可能会将物品按其他超市中的陈列区域归类。

    构建金字塔结构

    为了说明这种方法的作用，请看以下采购清单。每看到一种食

    品，就按上面的方法将其归类。这样就很可能记住所有食品：

    葡萄 鸡蛋 咸鸭蛋

    牛奶 胡萝卜 苹果

    土豆 橘子 酸奶

    如果你试着想象一下这个过程，就会发现，你已经根据各项目之

    间的逻辑关系建立了几个金字塔结构，如图1-2所示：图1-2 根据各项目之间的逻辑关系构建金字塔结构

    找出逻辑关系，抽象概括

    仅以逻辑方法将思想或概念分组是不够的，还必须明白其逻辑关

    系。分类的作用不只是为了将9个概念分成3组，每组各有4个、3个和2

    个概念，因为这样合起来还是9个概念。你要做的是提高一个抽象层

    次，将大脑需要处理的9个概念变成3个。

    这样，你就无须再记忆其中的每个概念，而仅需要记忆9个概念分

    别所属的3个组。这样，思维抽象程度就提高了一层。由于处于较高层

    次的思想总是能够提示其下面一个层次的思想，而且这种关系不会像

    第16页的例子中编造的湖泊与糖的关系那样牵强，因而也更容易记

    住。

    所有的思维过程(比如思考、记忆、解决问题)显然都在使用这

    样的分组和概括的方法，将大脑中已有的无序信息组成一个由互相关

    联的金字塔构成的巨大的金字塔群。所以在与其他人沟通交流的过程

    中，你要做的就是确保自己所说的内容符合金字塔体系中的某一部

    分。

    现在来谈一谈真正的沟通难题。如果你清楚地“了解”这些思想

    或概念组，那么沟通就意味着要使其他人同样“了解”这些思想或概

    念组。在前面买东西的例子中，在和妻子沟通时，丈夫只能一项一项地在脑中呈现各个项目，但研究发现，最有效的方法是：先提出总的

    概念，再列出具体项目，即自上而下地呈现思想。

    自上而下，结论先行

    理清表达思想的顺序，是写出条理清晰的文章的最重要方式，清

    晰的顺序就是先提出总结性思想，再提出被总结的具体思想。先总结

    后具体的表达顺序，请一定要牢记。

    受众只能逐句理解作者(演讲者、培训讲师)表达的思想。他们

    会假定一同出现的思想存在某种逻辑关系。如果你不预先明白地告诉

    他们这种逻辑关系，而只是一句句地表达思想，受众就会自发地从中

    寻找共同点，将你表达的思想归类组合，以便了解各组思想的意义。

    由于受众的知识背景和理解力千差万别，他们很难对你所表达的

    思想组做出与你完全一样的解读。事实上，如果不预先告诉受众某一

    组思想之间的逻辑关系，他们很有可能会认为某一组中的思想之间没

    有任何关系。退一步说，即使受众能够做出与你完全一样的解读，这

    也增加了他们理解的难度，因为他们必须自己找出你没有提前说明的

    逻辑关系。

    下面我会举例说明，除自上而下的顺序外，任何其他顺序都可能

    造成误解。假设我和你正在酒吧喝酒，我突然对你说：

    “上个星期我去了趟苏黎世。你知道，苏黎世是一个比较保

    守的城市。我们到一家露天餐馆吃饭，你知道吗？在15分钟里我

    至少见到了15个留长胡子的人。”

    这番话向你传递了一个信息，但是我并没有意识到，你会主动推

    测我向你传递这个信息的原因。也就是说，你会将我说的话看作一组

    还未表达清楚的思想的一部分，你会假设某种可能的原因，并据此调

    整思路，准备接着听后面的话。这种预期性的准备能够减轻大脑分析

    信息的负担，因为你没必要分析随后接收的每一个信息的所有特征，而只需寻找与前面的信息相同的特征即可。于是，你可能会认为，“她在谈论苏黎世已经变得不再保守”，或者“她准备把苏黎世与其他城市做比较”，甚至“她很喜欢男人的

    长胡子”。无论你有什么反应，大脑都在等待关于以上话题的更多信

    息，而不管后续的实际信息如何。看到你一脸茫然，我接着说：

    “在纽约的任何一座写字楼周围转一转，你会发现总能看见

    留长胡子或长头发的人。”

    现在我想表达什么意思呢？似乎并不是在比较城市，倒像是在比

    较城市中的职场白领，而且我想表达的似乎也不只是胡子，还包括各

    种面部毛发。这时你也许会认为，“也许她不喜欢男人留长胡子，也

    许她想比较不同职场白领留胡子的方式，也许她对正规机构如此容忍

    员工留胡子感到奇怪”。不管怎样，你含混地嘟哝了几句，算是做出

    了回应，于是我不得不接着说：

    “当然，留长胡子在多年以前就已经是伦敦街头的一景

    了。”

    “噢，”你想，“我终于明白她想说什么了。她想说伦敦在这方

    面比其他城市更开放。”你的理解在逻辑上完全合理，但根本不是我

    想表达的意思。实际上，我想表达的意思是：

    你知道吗？我简直难以相信，在商业界，男人留长胡子或长

    头发已经如此普遍，如此被广泛接受：

    在苏黎世……

    在纽约……

    还有，在伦敦……

    看，一旦告诉你判断每句话之间关系的框架，你就可以很容易地

    用我希望你采取的方式理解我所表达的这组思想。受众在接受信息

    时，总是在寻找一种能够将所输入信息联系起来的结构。为了保证他

    找到的结构就是你希望他采纳的结构，必须提前把这种结构告诉他

    ——这样他就知道要寻找哪个共同点。否则，受众很可能会发现某些

    并非你所希望的逻辑关系，甚至可能根本发现不了任何逻辑关系，这

    样既是在浪费你的时间，也是在浪费对方的时间。请看下面这段关于男女同工同酬的文章的开头部分。这就是一个

    找不到逻辑关系的例证：

    即使女员工能与男员工同工同酬，女员工的处境也有可能变

    得更糟——与现在相比，女员工和男员工的平均收入差距不仅不

    会缩小，反而会加大。

    对雇主来说，同工同酬指的是，为相同的岗位或相同的工作

    价值支付相同的报酬。

    而无论是哪种解释，都意味着：

    驱使雇主为确保自身利益采取行动，或者通过多雇用男员工

    来抵制限制性措施。

    虽然这段文字的作者自认为是在“自上而下”地表达，但这段文

    字所呈现的5点思想之间并无清晰的逻辑关系。你是不是为了找到其中

    的联系而绞尽脑汁，但最后仍不得不因为实在找不到而愤然放弃？这

    种繁重的思考负担是常人难以承受的。

    无论读者的智商有多高，他们可以利用的思维能力都是有限的。

    一部分思维能力用于识别和解读读到的词语，一部分用于找出思想之

    间的关系，剩下的则要用于理解文中所表述的思想的含义。

    你可以通过有效的方法表达思想，减少读者用在前两项活动上的

    时间，使他们能够用最少的脑力理解你表达的思想。相反，如果读者

    必须不断地在上下文中寻找某种联系，那么这种呈现思想的顺序就是

    不恰当的，大多数读者也会对不断寻找句子之间的逻辑关系感到厌

    烦。

    ? ?

    提示

    读者会将读到的思想进行归类分组和总结概括，以便记住。

    如果作者传达给读者的思想已事先进行了归类和概括，并且按自

    上而下的顺序呈现，读者就更容易理解。以上分析说明，条理清晰的

    文章应当具有金字塔结构，并且不断“自上而下”地向读者传递信息

    (虽然在开始写作时作者的思路是“自下而上”的)。? ? ?

    自下而上思考，总结概括

    如果你将所有的信息进行归类分组、抽象概括，并以自上而下的

    方式表达出来，那么你的文章结构会如图1-3所示。每个方框代表你希

    望表达的一个思想。

    你的思维从最底部的层次开始构建，将句子按照某种逻辑顺序组

    成段落，然后将几个段落组成章节，最后将章节组成完整的文章，而

    代表整篇文章的则是金字塔最顶端的思想(中心思想、核心观点)。

    仔细回想一下写作时的实际思考过程就会发现，你在总结主要思

    想时的确使用了这种自下而上的方式。在金字塔结构的最底层，你将

    包含单个思想或概念的句子组织成段落。

    假设你要将6个句子组织成一个段落。为什么要将这6个句子组织

    在一起，而不包括其他句子？原因很明显，你认为这6个句子之间具有

    某种逻辑关系，而这种逻辑关系要求这6个句子能共同解释或支持由其

    组成的段落所表达的单一思想(即对这6个句子的准确概括)。举个例

    子，你不能将5个关于金融的句子和1个关于网球的句子组织在一起，因为它们之间的关系难以用一个概括性的句子表达。

    图1-3 文章中的思想应组成单一思想统领下的金字塔结构得出这个概括性的句子后，思维的抽象程度就提高了一个层次，可以将得出概括性句子的段落看作只包含一个思想，而不是6个思想。

    通过这种有效的方法，你可以接着将3个段落(每个段落都包含一个抽

    象程度比单个句子高一个层次的单一思想)组织成一个章节。

    将这3个段落而不是其他段落组织在一起，同样是因为你认为这3

    个段落之间存在某种逻辑关系，而这种逻辑关系要求这3个段落能共同

    解释或支持由其组成的章节所表述的单一思想(即对这3个段落的概

    括)。

    将章节组织成文章也应按照以上思路进行。你将3个章节(每个章

    节都由一组段落组成，而每个段落也都由一组句子组成)组织在一

    起，因为这3个章节要共同支持由其组成的文章所表述的单一思想(即

    对这3个章节的概括)。

    你需要不断地对思想进行归类和概括，直到没有可与之关联的思

    想可以继续概括，因此每一篇文章的结构必定只支持一个思想，即概

    括了各组思想的单一思想。这一思想应当就是你想要表达的中心思

    想，而所有在其之下的思想则越往下越具体、越详细(如果你正确构

    建了文章的结构)，并且都对你希望表达的中心思想起着解释和支持

    的作用。

    你可以通过检查各项思想是否通过金字塔结构相互关联，从而确

    定是否正确地构建了文章的结构。

    ? ?

    提示

    金字塔中的思想以3种方式互相关联——向上、向下和横向。位于

    某组思想上一层次的思想是对这一组思想的概括，这一组思想则是对

    其上一层次思想的解释和支持。

    文章中的思想必须符合以下规则：

    1. 纵向：文章中任一层次的思想必须是其下一层次思想的概括。2. 横向：每组中的思想必须属于同一逻辑范畴。

    3. 横向：每组中的思想必须按逻辑顺序组织。

    ? ?

    下面解释一下文章中的思想为什么必须符合这些规则。

    1. 文章中任何一个层次的思想必须是对其下一层次思想的总

    结概括。

    这条规则说明，思维和写作中的主要活动，就是将较具体的思想

    概括抽象为新的思想。正如上文提到的，段落的主题就是对段落中各

    个句子的概括，章节的主题也是对章节中各个段落的概括，依此类

    推。

    但是，如果你准备从一组句子或段落中概括出一个主题，那么首

    先这些句子组或段落组必须经过适当组织。这就要求加入第二条和第

    三条规则。

    2. 每组中的思想必须属于同一逻辑范畴。

    如果你希望将某一组思想的抽象程度提高一个层次，那么这一组

    中的思想必须在逻辑上具有共同点。例如，你可以从逻辑上将苹果和

    梨归类概括为水果，也可以将桌子和椅子归类概括为家具。但是怎样

    才能将苹果和椅子放在同一组中呢？仅仅提高一个抽象层次是不够

    的，因为它们的上一个抽象层次分别是水果和家具。因此，你必须提

    高到更高的层次，将其概括为“物品”或“无生命物体”，但是这样

    的概括又过于宽泛，难以说明该组思想之间的逻辑关系。

    在写作中，你希望表达的是每组思想的逻辑直接蕴涵的思想，也

    就是说，每组中的思想必须属于同一逻辑范畴。因此，如果某组思想

    中的第一个思想是做某件事的一个原因，那么该组中的其他思想必须

    是做这件事的其他原因。如果某组中的第一个思想是某项过程的一个

    步骤，那么该组中的其他思想必须是同一过程中的其他步骤。如果某

    组中的第一个思想是某公司面临的一个问题，那么该组中的其他思想

    必须是与之相关的其他问题。依此类推。检查分组情况有一个简便的方法，即是否能够用单一名词表示该

    组的所有思想。根据这一方法，该组中的所有思想都可以用“建议”

    “原因”或“问题”“需做出的改变”等名词概括。思想的种类没有

    限制，但每一组中的思想必须属于同一范畴，必须能够用单一名词表

    示。本书第2篇的第6章和第7章将进一步阐述如何确保将相同范畴的思

    想组织在一起。

    3. 每组中的思想必须按照逻辑顺序组织。

    必须有明确的理由说明为什么把第二个思想放在第二位，而不是

    放在第一位或第三位。本书第6章将详细介绍如何合理确定的逻辑顺

    序。

    你选择的逻辑顺序展现了你在组织思想时的分析过程。如果思想

    的组织方式是演绎推理，那么这些思想的逻辑顺序就是演绎顺序；如

    果思想按因果关系组织，那么其逻辑顺序就是时间顺序；如果是对某

    种现有结构进行评论，那么其逻辑顺序就是结构顺序；如果按类别组

    织思想，那么其逻辑顺序就是程度顺序(重要性顺序)。因为演绎推

    理、发现因果关系、化整为零和归纳总结是大脑可以进行的仅有的4种

    分析活动，这4种顺序也是大脑可用于组织思想的仅有的4种顺序。

    因此，要写出条理清晰的文章，关键就是在开始写作之前，先将

    你的思想放入金字塔结构中，并根据以上规则进行检验。当任何一条

    规则不符，都说明思路存在问题，或者思想还没有得到充分完善，或

    者组织思想的方式不能立刻让读者理解你想表达的信息。这时，你应

    该调整自己的思路，以使其符合金字塔原理的规则，免去反复改写文

    章的麻烦。

    ? ?

    提示

    组织思想基本上只有4种逻辑顺序：

    演绎顺序：大前提、小前提、结论；

    时间(步骤)顺序：第一、第二、第三；? 结构(空间)顺序：波士顿、纽约、华盛顿；

    程度(重要性)顺序：最重要、次重要，等等。

    ? ?第2章 金字塔内部的结构

    如第1章所述，条理清晰的文章所表达的思想之间具有明确的逻辑

    关系，整体上呈金字塔结构，如图2-1所示。

    图2-1 文章中的思想应组成单一思想统领下的金字塔结构

    这样的文章总是从金字塔的顶端开始，自上而下地沿着各个分支

    将作者的思想一层一层呈现给读者。

    金字塔结构的规则非常明确，如果在开始写作之前，你就已经清

    楚自己想要表达的思想，那么你可以很容易地将它们组织成规范的金

    字塔结构。但是，大多数人坐下来开始写作时，可能对自己想表达的

    内容还只有模糊的想法，甚至根本不知道从何下笔。在不得不用词语

    和句子将思想呈现出来之前，你可能很难准确把握自己的思想，甚至

    连你认为已经构思好的第一段思想陈述，可能都写得不那么准确。

    因此，不要幻想一坐下来就能将思想组织成金字塔。首先你必须

    梳理想要表达的思想。

    ? ?

    提示

    金字塔中的子结构，能够加快你梳理思想的过程：? 主题与子主题之间的纵向关系。

    各子主题之间的横向关系。

    序言的叙述方式。

    ? ?

    下面我将详细解释这些逻辑关系。在第3章，我还将介绍如何利用

    这些逻辑关系发现、分类和梳理思想，以便你和你的读者、听众或学

    员都能清楚理解你要表达的思想。

    纵向关系

    有些很明显的事实可能也需要经过很长时间才能被人们认识，阅

    读 的 过 程 就 是 一 个 典 型 的 例 子 。 一 般 的 文 章 都 是 一 维 的

    (onedimensional)，一个句子接着一个句子，在纸面上基本呈现为

    纵向向下的结构。但是这种文字的纵向延伸却掩盖了一个事实，即思

    想是有不同的抽象层次。根据这一事实，大主题下的任何思想都同时

    与文章中的其他思想有着纵向和横向的联系。

    纵向联系能够很好地吸引读者的注意力。通过纵向联系，你可以

    引导文章形成一种疑问-回答式的对话，使读者带着极大兴趣了解你

    的思路进展。为什么可以肯定读者会感兴趣？因为这种纵向联系会推

    动读者按照你的思路产生符合逻辑的反应。

    放在金字塔结构每一个方框中的内容就是一个“思想”。在本书

    中，我将“思想”定义为“向受众发送新信息并引发受众疑问的语

    句”。(人一般不会阅读自己已经了解的内容，因此，也可以说，表

    达思想的主要目的就是向受众传递新的信息。)

    如果是为了向受众传递新信息，对方必然会对表述的逻辑性产生

    疑问，例如，“为什么会这样”“怎样才能这样”，或者“为什么这

    样说”。作为文章的作者，你必须在该表述的下一个层次上横向回答

    读者的疑问。但是，你的回答仍然是向读者传递他不知道的新信息，这又会使读者产生新的疑问，于是你又需要在再下一个层次回答读者

    新的疑问。

    你将不断地按照“引起读者疑问并回答疑问”的方式写作，直到

    你认为读者不会再对新的表述提出任何疑问为止。(读者不一定认可

    作者从第一个表述到最后一个表述的思维扩展方式，但至少能够明确

    了解作者的思路，而这正是所有作者期望的最好效果。)至此，你就

    可以离开金字塔结构的第一个分支，返回关键句层次(如图2-1所

    示)，继续回答由金字塔最顶端的中心思想引发的初始疑问。

    因此，要想吸引读者的全部注意力，作者必须避免在做好回答问

    题的准备之前引起读者的疑问；同时也要避免在引起读者疑问之前，预先给出问题的答案。假如某篇文章在提出主要观点之前先写了题为

    “我们的假设”的章节，你就可以肯定，作者根本没有给读者提出疑

    问的机会，就先给出了答案。这样，在作者与读者对话的相应阶段，就不得不重复传递(或重复阅读)特定信息。

    金字塔结构具有一种神奇的力量，它能使你只在读者需要的时候

    提供相应的信息。下面让我们看几个例子。图2-2是从G.K.切斯特顿所

    写的文章中选摘的一个幽默故事。我之所以选择这个例子，是因为它

    能让你了解纵向的疑问-回答式对话怎样吸引读者的注意力，又能使

    作者无须考虑所阐述内容的横向逻辑关系。

    切斯特顿说，猪应当被当作宠物养。读者当然会问“为什么这么

    说”。切斯特顿说：“有两个原因：首先，猪很漂亮；其次，猪可以

    培育出很多品种。”图2-2 金字塔结构引导疑问-回答式对话

    读者：“为什么说猪很漂亮？”

    切斯特顿：“猪很漂亮，因为猪很肥，而且具有典型的英国

    特征。”

    读者：“肥胖的猪有什么漂亮的？”

    切斯特顿：“胖胖的猪能够向观看者展现可爱的曲线，也能

    让它的主人更谦逊。”

    显然，你可能不会同意切斯特顿的观点，但至少你可以了解他的

    论述过程。你能够清楚地了解切斯特顿为什么做出如上表述，显然不

    需要再提出疑问以进一步了解他的推理过程。于是，切斯特顿可以继

    续他的另一部分论述，即猪漂亮是因为它们具有典型的英国特征。

    读者：“为什么具有典型的英国特征就漂亮呢？”

    切斯特顿：“猪与土地是紧密相连的；这种连接说明权力与

    仁慈并非不能共存；这种态度很有英国特点，也非常美好，足以

    成为英国的国家象征。”同样，你可能对这种观点持不同意见，但是你能够很清楚地了解

    切斯特顿这样表述的原因。这种表述之所以清晰，是因为所有思想都

    紧紧围绕着回答由主题引发的疑问来组织。最后一部分关于猪的品种

    的论述，同样可以让读者清楚地理解。

    如图2-3所示，你还可以在商务报告中发现作者使用了同样的技

    巧。这是一份20页的商业备忘录的内容结构。这份备忘录的主题是建

    议购买英国莱兰公司的特许经营权(当然是在多年以前)。建议购买

    特许经营权有3个原因，在每个原因的下一层次，都对读者可能提出的

    疑问给予了回答。由于文章的论述过程非常清晰，读者要做的只是确

    定是否同意作者的推论，并提出与之相关的合乎逻辑的问题。

    综上所述，金字塔结构的巨大价值就在于它促使你在理清思路

    时，在视觉上使纵向的疑问-回答式对话关系清晰化。你的每一个表

    述都应当引发读者的疑问，而你也必须在这一表述之下的层次上，在

    横向上逐个回答读者的疑问。

    图2-3 所有文章都应当具有疑问-回答式对话结构

    横向关系

    当考虑在下一结构层次上如何表述时，必须保证你的表述能回答

    上一个层次的表述引起的疑问，还必须保证符合逻辑。也就是说，表述必须具有明确的归纳或演绎关系，但不可既具有归纳关系，又具有

    演绎关系。在组织思想时，归纳和演绎是仅有的两种可能的逻辑关

    系。

    演绎性思想组是由几个承前启后的论述组成的。第一个思想是对

    世界上的某种现象的表述，第二个思想是对第一个论述句的主语或谓

    语所做的表述，第三个思想则说明了以上两种情况同时在世界上存在

    时所隐含的意义。因此，演绎性思想组具有以下形式：

    所有的人都会死。

    苏格拉底是一个人。

    因此苏格拉底会死。

    通过对论述的概括，可以从一组演绎论证上升到更抽象的层次。

    而概括主要基于最后一个论述——因为苏格拉底是一个人，所以苏格

    拉底会死。

    而一组归纳性论述中的思想可以互相关联，关键在于你可以用同

    一个名词表示思想组中的所有思想，比如支持的原因、反对的原因、步骤、问题等。归纳性论述的形式是：

    法国坦克已抵达波兰边境。

    德国坦克已抵达波兰边境。

    俄国坦克已抵达波兰边境。

    为了上升到更抽象的层次，你需要发现以上句子的共同点(即都

    是针对波兰的战争行为)，并得出一个推论。你的推论可能是“波兰

    将遭遇坦克入侵”或类似的思想。

    如果你选择以演绎法回答由某个思想引起的疑问，就应该使用三

    段论。其中，第二个思想是对第一个思想的主语或谓语所做的表述，而第三个思想则由以上两个思想推理得出。如果你选择以归纳法回答

    由某个思想引起的疑问，就必须保证该组思想在逻辑上具有共同点，而且可以用同一个名词表示。

    了解了以上知识点之后，你就可以随时从某一思想开始构建自己

    的金字塔结构了，并在需要时加入其他思想(向上、向下或横向)。但是，在你着手构建金字塔结构之前，还要了解一件事，即你的文章

    需要回答的初始问题(即读者可能提出的第一个疑问)。你可以通过

    讲故事式的序言(前言、引言)确定初始问题。

    序言的结构

    我们已经了解，金字塔结构可以使你与读者不断地进行疑问-回

    答式对话。但是，除非引发这种对话的话题与读者有相关性，否则很

    难吸引读者的注意力。保证产生相关性的唯一办法，就是确保对话直

    接回答了你所发现的业已存在于读者头脑中的疑问。

    虽然写作的主要目的是告诉别人他们不知道的信息，但是，读者

    只有在需要了解这些他所不知道的信息时才会去寻找答案。如果读者

    没有这种需要，就不会提出任何疑问，也谈不上找答案，反之亦然。

    因此，为了保证能够吸引读者的注意，你的文章必须回答读者头

    脑中已有的问题，或者能回答读者对周围发生的事情进行短暂思考后

    可能会提出的问题。文章的序言可以通过追溯问题的起源和发展来给

    出这一问题。

    问题的起源和发展必然以叙述的形式出现，应当按照典型的叙述

    模式展开。序言的开头应向读者说明“背景”(situation)的时间和

    地点。在这一背景中应当发生了某件事情，可称为“冲突”

    (complication)，使读者提出(或将使读者提出)你的文章将要

    “回答”(answer)的“疑问”(question)。

    这种典型的讲故事式的呈现方式——背景、冲突、疑问、回答

    ——能够确保在引导读者了解你的思维过程之前，读者和你“站在同

    一位置上”。这种形式还能保证把思想重点放在文章的最前面。这也

    是判断你是否以最直接的方式传递正确信息的方法。

    为了说明以上观点，请看下面这段商业报告中的序言：

    本备忘录的目的是进一步思考和讨论以下问题并征集建议：

    1. 董事会的组成及最合适的人数。2. 董事会和执行委员会的日常角色、具体职责及相互关系。

    3. 使独立董事成为有效的参与者。

    4. 董事会成员的选举和任期的有关规定。

    5. 董事会和执行委员会的运作可采取的各种可能方式。

    请注意，当作者用讲故事的形式写备忘录的序言时，读者可以更

    容易理解该备忘录的目的和信息：

    10月新设立的机构将获得管理该机构两个部门所有日常事务

    的全部权力和责任，这些权责以前由两个部门的经理负责。这一

    举措将使董事会从日常琐事中解脱出来，全力处理董事会独有的

    决策和规划等全局性事务。

    但是，因为董事会长期深陷于处理短期运营问题的状态，现

    在无法有效地将工作重心转移到长期战略发展上。因此，董事会

    必须考虑实现工作重心转移所需要进行的变革。具体来说，我们

    认为董事会应当考虑如下变革：

    将日常运营事务交由执行委员会处理；

    增加董事会编制，吸纳独立董事参与；

    制定规范内部运作的政策和流程。

    总之，序言以讲故事的形式告诉读者，关于你正在讨论的主题他

    已经了解或将要了解的相关信息，从而引起读者的疑问，这个疑问也

    是整篇文章将要回答的问题。叙述式的序言说明了发生“冲突”的

    “背景”，以及“冲突”引发的“疑问”，而这个“疑问”正是文章

    将要“回答”的。一旦你提出了对该“疑问”的“回答”(即位于文

    章金字塔顶端的思想)，就会使读者产生新的疑问，你就要在文章结

    构的下一层次回答这些新的疑问。

    这3种子结构(即纵向的疑问-回答式对话、横向的演绎或归纳推

    理、讲故事式的序言)能够帮助你找到构建金字塔结构所需的思想。

    了解了纵向关系，就可以确定某一层次上的思想组必须包含哪些信息

    (即必须回答读者针对上一层次的思想提出的新疑问)。了解了横向

    关系，就可以判断你组织在一起的思想是否用符合逻辑的方式表达了

    信息(即是否采用了正确的归纳或演绎论述)。更重要的是，了解读

    者最初提出的疑问，将确保你组织和呈现的思想与读者有相关性(即

    文章中的思想有助于回答读者的问题)。现在你一定很期待着手逐一应用以上规则，第3章将告诉你如何

    做。第3章 如何构建金字塔

    当你坐下来开始写作时，常会遇到这样的情形：只是大致知道要

    写什么，但并不清楚具体想表达什么，以及如何表达。即使你知道最

    终呈现的思想必定会组成金字塔结构，仍然会有不确定感。

    实际上，你对将要完成的“成品”已经了解了很多。首先，你知

    道在文章的金字塔结构的顶端将有一个包含主语和谓语的句子；其

    次，你知道这个句子的主语就是文章的主题。

    你还知道，这个句子是对读者头脑中业已存在的某个疑问的回

    答。当在(读者了解的)某个“背景”下发生了(读者了解的)某种

    “冲突”，就会引发读者的“疑问”，而回答这个“疑问”就是你写

    作的出发点。你可能还大致知道将要表达的一些要点。

    这些已经不少了。你可以利用已知的这些知识，自上而下或自下

    而上地构建文章的金字塔结构。自上而下的方法通常比自下而上的方

    法更容易一些，可以首先尝试采用自上而下的方法。

    自上而下法

    自上而下地构建金字塔结构通常容易一些，因为你一开始思考的

    是最容易确定的事情，即文章的主题，以及读者对该主题的了解情况

    (你将在文章的序言中引导读者重温自己了解的情况)。

    但是，你不能现在就坐下来开始写序言。应当先利用序言的结

    构，将头脑中的观点、论点、想法逐个梳理出来。为了做到这点，建

    议你遵循图3-1介绍的流程。图3-1 金字塔结构中互相关联的各要素

    以自上而下法构建金字塔的步骤如下。

    1. 画出主题方框。

    这就是文章的金字塔结构最顶部的方框。在方框中填入要讨论的

    主题。当然，前提是你知道要讨论什么主题，否则请跳到步骤2。

    2. 设想主要疑问。

    确定文章的读者。你的文章将面对哪些对象？你希望文章能回答

    读者头脑中哪些疑问？如果你能确定读者的主要疑问，请写出来，否

    则跳到步骤4。

    3. 写出对该疑问的回答。如果你知道答案，请写出你的回答，或者仅标注你能够回答。

    4. 说明“背景”。

    你需要证明，现阶段你能够清晰论述该主要疑问及其答案。具体

    做法是：把要讨论的主题与“背景”相结合，做出第一个关于该主题

    的不会引起争议的表述。首先，关于该主题的哪些表述肯定不会引起

    读者的疑问呢？要么读者知道这一表述，要么根据以往经验很容易判

    断该表述的正确性。

    5. 指出“冲突”。

    现在你已经开始与读者进行疑问-回答式对话了。想象一下，读

    者表示同意，点头说：“对，我知道这个情况，那又如何？”此时，你就应当考虑“背景”中发生了哪些能使读者产生疑问的“冲突”，例如发生了某种意外，出现了某个问题，或出现了明显不应当出现的

    变化。“背景”中发生了哪些“冲突”，以致引发了读者的“疑

    问”？

    6. 检查 “主要疑问”和“答案”。

    对“背景”中“冲突”的介绍，应当直接引导读者提出主要疑问

    (已在步骤2中列出)。否则，应重新介绍“背景”中的“冲突”，使

    之可以直接引导读者提出主要疑问。可能有时“背景”中的“冲突”

    与主要疑问对不上号，这就需要重新构思。

    以上步骤的目的是确保你了解自己将要回答哪些疑问。一旦确定

    了主要“疑问”，其他要素都很容易在金字塔结构中各就各位。

    ? ?

    提示

    采用自上而下法构建金字塔的步骤：

    1. 提出主题思想。

    2. 设想受众的主要疑问。3. 写序言：背景—冲突—疑问—回答。

    4. 与受众进行疑问-回答式对话。

    5. 对受众的新疑问，重复进行疑问-回答式对话。

    ? ?

    下面举例说明应用以上方法时思维的发展过程。表3-1是美国某大

    型饮料公司财务部主管写的一份备忘录，我们将试着用以上方法改写

    该备忘录。

    饮料公司的送货员将产品交付给客户后，客户应向财务部发回一

    张交货单，列明产品代码、交货日期和交货数量。公司的记账系统要

    处理这些交货单，处理流程如下：

    处理交货单→发送账单→接收支票→处理收款

    一家卖汉堡包的公司是该公司的大客户，长期从该公司采购大量

    饮料。大客户出于自身数据统计的需要，希望跟踪每天的账单情况。

    他们想知道是否可以留存每次的交货单，将有关信息及计算出的总数

    输入电脑，然后每月将数据盘和支票送至饮料公司总部。也就是说，大客户建议财务系统采用以下运作方式：

    接收数据盘和支票→处理收款

    饮料公司的财务部主管需要审核和答复该方案的可行性，为此他

    写了一份备忘录，如表3-1所示。但是，这份备忘录仅仅阐述了“我们

    对该方案的运作方式有以下发现”，并未真正回答对方提出的问题。

    如果你是饮料公司的财务部主管，并用图3-1中的方法组织思路，你的思维过程将大致如下。

    1. 首先画一个方框，并问自己：我将讨论什么主题？(大客户提

    出的改变记账方式的建议。)

    2. 我将回答读者头脑中已经存在的关于该主题的哪些疑问？(这

    个建议可行吗？)3. 我的答案是什么？(可行。)

    4. 然后与序言相对照，检查疑问和答案是否相互对应。将要讨论

    的主题与背景结合，做出第一个不会引起争议的表述。首先做出的哪

    些关于该主题的表述肯定不会引起读者的疑问呢？即读者肯定会当作

    事实接受，且不会提出任何疑问的表述。(大客户建议改变记账方

    式。)

    5. 现在假定读者说：“是的，我知道这回事，那又如何？”你就

    可以直接指出冲突。(你们问我该建议是否可行？)

    你之前关于疑问的表述(该建议是否可行？)现在将跃入读者的

    大脑。读者想到的疑问与你之前提出的疑问基本一致，因此可以说，读者的疑问和你的回答相互匹配，你讨论的主题对读者是有意义的。

    表3-1 答非所问的例子6. 做出该建议确实可行的表述后，你将沿金字塔结构继续向下思

    考，以确定读者看到这样的表述后会产生哪些新的疑问。(为什么可行？)

    7. 针对“为什么”之类问句的回答必须是“原因”，因此，在关

    键句这一层次上提供的所有要点必须都是“原因”。你的原因有哪些

    呢？

    该建议将提供给我们所需的信息。

    该建议将增加我们的现金流。

    该建议将减少我们的工作量。

    8. 在确定了以上要点都正确且符合逻辑之后，下一步就是继续沿

    金字塔结构向下思考，提供能够支持以上观点的思想。在篇幅较短的

    文章中，可能无须进一步构建金字塔结构，就可以开始写正文了。你

    在写到每个具体部分时或许很容易从脑海中找到支持以上观点的思

    想。

    从以上步骤可以看出，这种方法促使作者在写作时仅仅抓住与读

    者的疑问有关的信息。但是在具体操作中，这种方法能够让作者更全

    面地思考虑该疑问，而不是像表3-1的例子那样，只考虑到疑问的一部

    分。而且，如果作者在写作时能够遵循这种自上而下的思想组织方

    式，读者显然就能非常容易地理解作者的全部思想，如图3-2所示。

    图3-2 紧扣读者疑问的回答

    自下而上法很多时候你会发现自己还没想清楚，无法构建金字塔结构的顶

    部。比如，有时你无法确定要讨论的主题，有时还不清楚读者头脑中

    的疑问，有时则无法确定读者了解什么、不了解什么。遇到这些情况

    时，可向下移动一个层次，从关键句层次着手。

    如果你能够确定某些关键句要点，那很好，但多数情况下你可能

    无法确定。别着急，你可以按照以下步骤，通过“三步走”自下而上

    地组织你的思想。

    ? ?

    提示

    自下而上思考：

    1. 列出你想表达的所有思想要点。

    2. 找出各要点之间的逻辑关系。

    3. 得出结论。

    ? ?

    让我们以一篇需要重写的文章(如表3-2所示)为例，说明此方

    法。这是一位年轻的咨询顾问在得到任务并工作两周后，交给上级经

    理的一篇备忘录，客户是英国的一家印刷厂——TTW公司。

    除了备忘录中的内容，我对有关情况或主题一无所知。因此，我

    们做的一切都只能根据这篇文章提供的信息进行，对这名咨询顾问建

    议的正确性不妄加评论。我们要做的只是让文章的思路更加清晰。

    表3-2 思路混乱的例子步骤1：列出所有要点。

    我们先来看看表3-3中的解决方案，因为确定行动性思想(即介绍

    需要采取的行动)的有效性比确定描述性思想(即说明背景或介绍信

    息)的有效性更容易一些(参见第7章“概括各组思想”)。简化工序

    与改变工作方法之间存在什么逻辑关系呢？答案是没有任何关系，两

    者说的是同一件事。因此，这一步分析没有什么收获。

    再看看问题。我们很快能看出，其中显然隐含着一些因果关系。

    我们应尽可能清楚地将其结构画出来。

    表3-3 列出所有要点步骤2：找出逻辑关系(因果关系)。

    对因果关系的分析揭示出两条推理链条(如图3-3所示)，可能某

    些应当列出的要点并未被列出。现在可以得出一些结论：那名咨询顾

    问可能想说，该企业生产效率低、加班过多，因此导致成本过高；也

    可能想说，为了降低成本，应简化工作方法、提高员工工资。

    图3-3 找出逻辑关系

    步骤3：得出结论。

    如图3-4，可以得出两个结论，那名咨询顾问究竟想说明哪一个结

    论呢？你可以结合序言部分进行思考。原备忘录暗示读者已经了解的

    情况是什么？显然，读者知道成本是一项重要因素，知道TTW在报价上

    不具竞争力，可能还知道在TTW没人知道其成本是否过高。这样，你的

    思路应当如下所示：图3-4 得出结论

    1. 主题=排版成本。

    2. 疑问(1)=排版成本是否过高？

    3. 答案(1)=是的。

    4. 背景=排版成本是总成本中最重要的一部分。

    5. 冲突=不知道排版成本占总成本的比重是否过高，但竞争

    力较低的事实说明可能如此。

    疑问(2)=排版成本可以降低吗？

    答案(2)=可以。

    6. 新的疑问=如何实现？

    7. 关键句=省略排版过程中不必要的工序，并且将员工工资

    提高到具有竞争力的水平。

    表3-4的文章既包括了以上思想，又容易被接受。你可能不同意这

    位年轻咨询顾问的推论，但至少这样可以将其思路清楚地表达出来，读者也才能够确定是同意他的观点，还是找出可质疑之处。

    表3-4 结论清晰的例子我将这份备忘录完整地重写了一遍，因为我想说明一点，总的序

    言可以包括关于关键句要点的表述，这样读者就可以在开始阅读的最初30秒内了解你的全部思路。文章的其余部分都是为了解释或支持你

    已提出的观点，所以读者在之后的阅读过程中肯定不会遇到让他意外

    的重要思想。这样，如果读者的时间有限，他就可以简单地浏览一下

    文章。实际上，如果读者在阅读的最初30秒内还不能清楚了解你的全

    部思路，你就应该重写这篇文章。

    此外，加标题及小标题是为了用以突出文章结构中的要点，以便

    读者迅速找到关于某个问题的详细论述。如果文章篇幅较长，加小标

    题的做法尤其有效。为了达到更好的效果，还应注意标题的用词(参

    见第10章)，即标题应呈现某种思想、观点或论点，而不是只说明要

    讨论问题的类别。不要用“我们的发现”或“结论”这类标题，它们

    对于让读者快速了解文章的主要内容和观点没有太大帮助。

    最后，再简单说说写作风格。你会发现，原备忘录与改写后的备

    忘录在语言使用和措辞上几乎没有区别。这说明，改写后的文章思路

    更清晰是因为应用了金字塔结构，而不是写作风格的变化。

    初学者注意事项

    金字塔原理的规则能够使你从金字塔结构中任何一个位置上的思

    想着手，发现其他所有相关的思想。但是，你必须采用自上而下法或

    者自下而上法。我已经分析了常规的思维方法，但是在具体应用时仍

    会遇到各种可能的情况，出现问题在所难免。以下是我对金字塔原理

    初学者常见问题的回答：

    1. 要先尝试自上而下法。

    一旦你将思想落实为文字，它似乎就戴上了最美丽的光环，令你

    感觉“字字珠玑”，甚至不愿意进行必要的修改。因此，不要试图一

    下写出整篇文章，或许稍后你会更容易理清文章的结构。一旦思想变

    成了文字，你可能会觉得写得不错，而根本不管文章的思路实际上是

    不连贯的。

    2. 序言先写背景，将背景作为序言的起点。一旦你知道自己想在序言的主体部分说什么——背景、冲突、疑

    问和回答，就可以根据你希望产生的效果，按任何顺序写出这些内

    容。选择不同的顺序会影响文风，当然你肯定想运用不同的风格写不

    同的文章。但是，一定要从“背景”开始构思，因为按照这个顺序，你更容易准确地找到“冲突”和“疑问”。

    3. 多花点时间思考序言，不要省略这一步。

    先想好序言，避免开始论证时还在想背景或冲突。当你坐下来开

    始写作时，通常头脑中已经完整地呈现出了文章要点，触发这些主要

    思想的“疑问”也很明显。这时，你就很容易直接跳到关键句层次，开始回答由主要思想引起的新的疑问。我劝你不要这样做。因为多数

    情况下，你会发现自己还在思考和组织属于“背景”或“冲突”的信

    息，这会使你陷入复杂、混乱的论证中。你应当先整理出序言的信

    息，让自己能更自由、从容地将注意力集中在金字塔结构中较低层次

    的思想上。

    4. 将背景放在序言中。

    不要到文章的正文部分才告诉读者之前发生的事情。正文部分应

    当只包括思想(即因向读者呈现新的思考而引起读者疑问的表述)，思想只能按特定逻辑互相联系。也就是说，文章主体部分只能描述一

    些通过分析能够发现因果关系的事件。简单的背景事件不是逻辑思考

    的结果，因而不能视为思想。

    5. 序言仅涉及读者不会对其真实性提出质疑的内容。

    序言的目的只是告诉读者一些他们已经知道的信息。当然，有时

    你并不知道读者是否确实知道某些信息，有时你则可以肯定读者不知

    道某些信息。如果要表达的信息能够很容易地由客观的第三方进行检

    验和证实，那就可以假定读者“知道”该信息，不会对其真实性提出

    质疑。

    同时，注意不要在序言中涉及任何读者不知道的信息，因为这样

    的信息可能会让读者提出非你所愿的“疑问”。另外，不要在金字塔

    结构中涉及任何读者已经知道的信息。如果你需要利用读者已经知道的信息回答金字塔结构中较低层次上的问题，就说明序言中遗漏了重

    要的信息。如果在序言中加入该信息，也许读者会提出不同的疑问。

    6. 在关键句层次上，更宜选择归纳法而非演绎法。

    关于这一点，第5章“演绎推理与归纳推理”会有更详尽的说明。

    在关键句层次上使用归纳推理比使用演绎推理更容易使读者接受你的

    观点，因为归纳法更易于理解。人们倾向于按照思维发展的顺序表达

    自己的思想，而思维发展的顺序通常都是演绎的顺序。但是，以演绎

    的顺序发展的思想并不一定要按演绎的顺序表达。在大多数情况下，你都可以用归纳法的形式来表达以演绎法发展的思想。

    假设你要建议某人购买一座库房，就可以用如图3-5所示的演绎推

    论支持你的建议。

    图3-5 支持对方购买库房的演绎推理

    这个结构中的第三个要点不会引起读者的疑问。假设你的写作顺

    序是先表达金字塔顶端的核心观点，然后表达关键句要点，那么你根

    本不需要用第三个要点再表达一遍核心观点。这个论证结构过于复

    杂，而采用归纳法能更有效地表达你的观点，如图3-6所示。图3-6 支持对方购买库房的归纳推理第4章 序言的具体写法

    文章的序言(前言、引言、导言)概述了读者已知的信息，并将

    这些信息与文章将要回答的疑问联系起来，然后作者就可以将全部精

    力放在回答这个疑问上。在演讲稿中，这部分内容对应的就是开场

    白。

    文章的序言通常会采用讲故事的形式，也就是说，序言应当先介

    绍读者熟悉的某些“背景”，说明发生的“冲突”，并由此引发读者

    的“疑问”，然后针对该“疑问”给出“答案”。这种讲故事的形式

    对于组织读者已知的信息非常有用。只要掌握了这种方法，就能迅速

    构思出短篇文章的整体结构。文章的序言通常只有有限的几种模式。

    序言的故事结构

    如图4-1所示，序言可以用位于金字塔顶端、文章思想结构以外的

    一个圆圈来表示。序言总是在向读者陈述其已知的信息，它的意义在

    于说明了某种“背景”，这种“背景”中发生了某种“冲突”，从而

    引发了某种“疑问”，而整篇文章的目的就是回答这个“疑问”。你

    也许会问：“为什么序言是在讲故事，又为什么讲的是读者已经了解

    的信息？”图4-1 序言应采用讲故事的形式

    为什么要采用讲故事的形式

    无论是谁，读你写的文章都不会像读一篇所有人都认为扣人心弦

    的小说那样兴趣盎然。认真想一想，也许你也会认同这一点。读者头

    脑中已经存在许多杂乱、零散的思想，其中绝大多数与你的文章讨论

    的主题无关，但却是读者关心和感兴趣的。如果读者事先并不确定会

    对你的文章感兴趣，那么对读者而言，要将所有其他思想抛开，专注

    于你提供的信息，将是一件非常困难的事情。读者只有在感受到强烈

    的吸引力时，才会愿意暂时放弃其他思想，专注于你提供的信息。

    但是，即使读者非常想了解文章的内容，相信文章很有意义，他

    们也必须付出努力才能抛开其他思想，专注于文章中的内容。相信大

    家都有过这种经历：某篇文章已经读完了一页半内容，却忽然发现自

    己其实一个字也没看进去，这就是因为我们没有抛开头脑中已有的其

    他思想。

    因此，你必须想办法使读者轻松抛开其他思想，专注于文章的内

    容。为了达到这一目的，有一种非常简单的方法，即利用未讲完的故

    事制造悬念吸引读者。举个例子，假如我对你说：“深夜，两个爱尔兰人在一座陌生的城市中相遇……”

    不论你在读这句话之前想的是什么，读过之后你的注意力都会紧

    紧地被我吸引住。我已经将你的思想带到了特定的时间和空间，并且

    通过叙述这两个爱尔兰人的言行牢牢地控制了你的思想，直到故事的

    高潮过后。

    这就是你在文章的序言部分要做到的。你应当为读者讲述一个与

    主题有关的故事，引起读者对主题的兴趣。每一个好的故事都有开

    头、中间和结尾，相当于引入某种“背景”、说明发生的“冲突”，并提出解决方案。写文章的目的或者是为了解决一个问题，或者是为

    了回答读者头脑中的一个疑问，因此，这里的解决方案就是你在文章

    中要表达的主要思想。

    当然，对于读者来说，序言还应当是一篇“好”故事。如果你有

    孩子，就会明白，世界上最好的故事实际上就是孩子们已经听过的故

    事。因此，如果你确实想给读者讲一个好故事，就应该给他们讲一个

    他们已经知道的故事，或者他们应当知道的故事(如果读者具有相应

    的背景知识)。

    这种方法能够让你在向读者表述他们可能不同意的观点之前，先

    向他们传递一些他们肯定会认可的信息。从心理学角度看，与让读者

    在混乱的思想中摸索相比，先向他们传递一些简单易懂、容易接受的

    信息，可以使读者更容易接受全文的思想。

    ? ?

    提示

    序言要采用讲故事的形式，是为了让读者抛开其他思想，专注于

    你的话题。

    激发读者兴趣，吸引注意力：新奇、悬念、与读者本人相关。

    ? ?

    何时引入“背景”引入“背景”时，应先陈述与文章主题有关且读者会同意的内

    容，即读者已经了解或者将会认可的内容。如果你发现自己没有在文

    章开头说明与文章主题有关的背景，那么你或者是选错了主题，或者

    是开始讨论主题的时机不对。

    如果你完全清楚文章的目标读者是谁，甚至知道他们的名字，譬

    如在写信或备忘录时，那么何时引入“背景”就很简单了。引入“背

    景”的时机，就是你能够对文章主题做出独立的、无争议的表述的时

    候。表述的独立性是指，在这一表述之前无须用其他表述论述其准确

    含义；无争议性是指，你预计读者肯定能够理解并接受这一表述。

    如果文章针对的读者面很广，比如准备发表在杂志上或者出版图

    书，那么你的任务更多的是“引导”读者产生某种疑问，而不是“提

    醒”读者想起已有的某种疑问。在这种条件下引入“背景”会相对困

    难一些。但是，你可以假设读者对于文章主题已经有了足够的了解，并且你也就这一主题给出了已被普通接受的知识。

    如果你提供的信息曾经在《商业周刊》或《财富》杂志上出现

    过，就可以假定你的读者群能够接受该表述。当读者看到以故事形式

    组织的素材，并且素材的组织方式是自己以前从未考虑过的，他们就

    比较容易提出你要在正文部分回答的疑问。

    所有引出“背景”的句子都具有一个重要特征，即能够将你锁定

    在特定的时间和空间，从而为讲故事做好准备。以下是几个典型的起

    始句：

    能源投资公司正在考虑将采矿厂的铁矿石出口到捷克斯洛

    伐克的可行性。(备忘录)

    任何大型医疗服务体系都受到资源日益匮乏的困扰，民营

    医疗服务体系也不例外。(报告)

    根据考古发现，在人类历史最早的250万年中，人类制造的

    工具都是实用性的石器。(杂志文章)

    与其他人一样，当今商业社会中的经理人也是其所属文化

    的产物。(图书)

    读者对于上面列举的这些表述通常会点头表示同意：“是的，我

    认为是这样，那又如何？”如果更客气一点，他们或许会说：“你为什么要告诉我这些呢？”读者的回应使你能够借此提出“背景”中的

    “冲突”。

    什么是“冲突”

    文章序言中的“冲突”经常是指出了某种问题，但并不总是字面

    上的“问题”。这里的“冲突”类似于讲故事时推动情节发展的因

    素，能够促使读者提出“疑问”。

    从描述文章主题的公认事实开始讲“故事”，“冲突”就是推动

    “故事”情节发展的因素，并且必须引发读者的“疑问”。读者的

    “疑问”可能有多种形式，但通常可归结为一个问题——“接下来会

    怎么样”，如表4-1所示。

    表4-1 多数文章回答了以下4个疑问之一

    表4-2为上述每种形式列举了一个具体的例子。这4个例子都摘自

    亨利·斯特拉格编著的《管理中的里程碑》一书(这本书在过去近30

    年中为塑造人们的管理思维发挥了很大的作用)。读到这些例子的时

    候，你会注意到，人们在实际应用“背景-冲突-疑问”(S-C-Q)

    的框架结构时，可能会根据实际情况采用多种不同风格的写法。

    ? ?

    提示

    什么是“冲突”？“冲突”是推动故事情节发展，并引发读者提出疑问的因素。

    ? ?

    表4-2 具有故事结构的序言为什么要用这种顺序

    序言应当采用“背景—冲突—疑问—解决方案”的结构，但是，各部分的顺序可以变化，以塑造不同的文章风格。以下是一篇序言的

    基本结构和分别用4种顺序写出来的例子，请注意体会改变陈述顺序后

    文章风格的变化。

    基本结构

    背景(S)=本公司的业务多元化研究服务在过去5年中增长了

    40%。

    冲突(C)=无法证明我们的工作对客户有明显益处。

    疑问(Q)=如何确保多元化研究确实对客户有明显益处？

    回答(A)=实施“公司发展项目”，以研究该问题。

    标准式：背景—冲突—答案近几年来，本公司已经因为提供多元化研究服务而向许多客户收

    取了大量费用，但是至今伦敦办事处也没有一个员工能够证明，某客

    户的某项收购案或并购案与本公司的工作密不可分。该办事处为能够

    证明这一点的员工准备的香槟酒也一直无人开启。然而，本公司的多

    元化研究服务在过去5年中增长了40%。因此，现在应该实施“公司发

    展项目”，以便搞清楚一点——我们如何确保多元化研究确实能够为

    客户带来显著的利益。本备忘录列举了该项目实施过程中应当解决和

    进行试验的主要问题与假设。

    开门见山式：答案—背景—冲突

    我们实施“公司发展项目”的首要目标，是提高我们帮助客户实

    施业务多元化的能力。仅在伦敦办事处，帮助客户寻找收购或并购对

    象的服务在5年中就增长了40%，但是我们不能证明任何一项收购案或

    并购案是与我们的工作密不可分的。

    突出忧虑式：冲突—背景—答案

    据我了解，目前伦敦办事处还没有一个员工可以说，他为客户所

    做的多元化研究已经为客户带来了客户自身无法实现的明显效益。这

    种情况令人吃惊，因为我们在多元化研究领域的服务在过去5年中已经

    增长了40%。从良心上讲，我们不能继续为无法取得显著收益的工作收

    取客户的报酬，这样做也难以维持我们的良好声誉。因此，我建议实

    施“公司发展项目”，研究如何使我们的业务多元化研究服务真正为

    客户带来显著的利益。

    突出信心式：疑问—背景—冲突—答案

    如何确保业务多元化研究继续成为我们的重要服务项目？此项服

    务目前已占公司总营业额的40%，但是难以举出例子，说明我们为客户

    提供了必不可少的帮助。如果不采取措施提高工作的价值，我们就会

    面临失去该领域发展优势的实际风险。

    为此，我建议立即实施“公司发展项目”，用以研究如何改善我

    们在该领域的服务能力，使这项服务能够不断为客户带来显著的利

    益。什么是“关键句要点”

    关键句要点(或称要点、核心观点、一级结论、一级论点、重要

    结论)不仅要回答由文章主题思想引起的受众的新疑问，还要呈现文

    章的框架结构。因此，如果文章篇幅较长，就应该列出关键句的要

    点，如图4-2所示，然后为第一个要点起一个小标题，由此开始写作

    (参见第10章)。

    图4-2 首先列出关键句要点

    列出关键句要点可以让读者在开始阅读的最初30秒内就能了解你

    的全部思路。随后的内容只是解释或支持这些要点，你已经非常得体

    地将读者请到了一个适当的位置上，由读者自行决定是继续读下去，还是就此接受你的结论。不管读者如何选择，他们都明白，接下来不

    会有令人意想不到的内容，这样他们在继续阅读时会更加容易接受和

    理解。如果文章篇幅较短，譬如每一部分只有一两段支持素材，就不用

    先列出要点，然后在小标题中再重复一遍了。在较短的文章中，可以

    将关键句要点作为段落的主题句，并在这些主题句下划一条下划线

    (或加粗)，使读者在阅读时更容易注意到。

    要记住，关键句要点必须能表达文章的思想。举个反例，像下面

    这样写序言是不对的。

    本备忘录将主要说明由项目组制定和实施的能显著提高盈利

    指标的方法。全文可分为6个部分：

    背景。

    项目组的方法原则。

    项目内容。

    如何组织计划。

    具体收益和效果。

    成功的前提条件。

    用这种方式列出的要点不是在向读者传达文章的信息，而只是向

    他们硬塞了一系列无法准确理解的词汇，除了浪费读者的时间，拖延

    读者对文章的理解之外，没有任何用处。

    根据我的经验，最好永远不要用“背景”“介绍”作为某一章节

    的标题，因为这种标题所含的信息与其他标题所含的信息肯定不在同

    一个抽象层次上，或者说抽象的程度不同。而且，仅列出主语而不列

    出完整的思想可能存在风险，即关于该主语的思想无法形成明确的归

    纳或演绎逻辑论证关系。

    在第67页列举的文章组织结构中，各章节的思想可能还比较混

    乱。譬如，“具体收益和效果”似乎应放在“项目组的方法原则”中

    讨论，而“成功的前提条件”似乎应并到“如何组织计划”中讨论。

    千万不要罗列名词，关键句要点应当是完整的思想，完整的句子。

    序言应当写多长

    序言应当写多长？人的腿又应当有多长？(答案是足以站在地面

    上。)序言的长度应当确保在你引导读者按照你的思路思考之前，读

    者和你“站在同一位置”。一般情况下，序言需要2～3段，结构如图4-2所示。当然，说明

    “背景”和“冲突”的文字有时可以长达3～4段，但是不能再长了。

    (你还需要多少字来提醒读者他已经知道的信息？)事实上，如果在

    序言中就出现了图表，那你肯定过多强调了已知事实。

    序言也可以短到只有一句话，比如“你在1月15日发给我的信中问

    我……”你与读者的关系越近，序言的篇幅就可以越短。但无论有多

    短，都必须能唤起读者的疑问。

    以上例子表明，序言的篇幅与正文部分的篇幅不一定成正比，长

    度应由读者的需要决定。为了充分理解文章的主要思想、结论，并且

    了解你得出结论的思路，读者必须了解哪些信息呢？

    也许你在想，原来写一段好的序言也不是一件容易的事，事实确

    实如此。在一篇文章中，序言甚至可以说是最难写的部分。不过，多

    看几个例子，也许就能够感觉出什么样的序言是写得好的，并且举一

    反三。

    信函

    詹姆斯·司梯巴在《日本商人：日元强于剑》一文中称赞日

    本索尼公司率先发现了晶体管的商业用途，并且说晶体管的发明

    者贝尔实验室“根本不知其有何用，只得将其卖给美国国防

    部”。

    他的话既非描述事实也不是客观的比喻。贝尔实验室早在晶

    体管发明之前就了解它的用途了。

    报纸社论

    尼克松政府对美国电视网络进行了一次虚假进攻，而电视网

    络也进行了一次虚假反击。这给不明就里的人们造成这样一种印

    象——美国人的自由权利正遭到严重破坏。

    事实上，根本问题在于我们希望通过电视媒体将社会变成什

    么样，即我们想要一个无政府主义倾向的、自我纵容的社会，还

    是要一个带有精英文化色彩的、具有较强普遍约束力的社会。

    杂志文章产品经理概念的引入使许多杰出公司大获成功，因而产品经

    理备受尊重。他们在当前竞争激烈的市场上成功地推出了许多知

    名产品，获得了大量市场份额和高利润率，因而受到赞赏(当

    然，他们也应当受到赞赏)。在许多生产多种产品的、复杂的大

    型企业中，产品经理可以基于产品获得相应领导权；而在较小

    的、组织结构紧密的企业中，最高管理者则会将领导权直接交给

    其最主要的产品生产线的经理。

    最近的一项调查显示，参加调查的企业中有34正在应用产品

    经理这一组织概念，这并不令人惊奇。令人惊奇的是目前出现了

    一股对产品经理和产品经理概念运作方式不满的声浪。

    这股正在增强的反对声浪是否说明产品经理概念本身不实用

    呢？当然不是。在许多正在应用这一概念的企业中，有证据显

    示，产品经理概念不仅是一个可行的概念，而且在很多时候还是

    一个必不可少的概念。这一概念在如此多的企业中得到应用正是

    基于其合理性。在这一概念运作失败的企业中，问题总是出在管

    理层如何(错误地)应用这一本质上完全合理的管理工具。

    备忘录

    流程部一直坚持认为，工作流程手册应当将那些操作不符合

    规定、可能对企业造成损害的行为包括进来。工作流程需要经常

    更新，因为有时会出现新的工作流程，有时旧的工作流程会被修

    改。为了保证工作流程的兼容性，我们在修改工作流程手册时应

    当遵循以下方法。

    报告

    大陆人寿公司早就被公认为人寿保险行业的领导者之一。公

    司资产在所有股份制公司中排名第五。面对日益激烈的竞争压

    力，保费收入在过去10年中一直保持增长。但是，该公司的传统

    市场环境正在发生重大变化，这必将对其地位产生重大冲击。投

    保人的兴趣正从工业险转向普通险，付费方式正在从委托收取转

    向缴费通知，竞争也更加激烈而广泛。

    大陆人寿公司的管理层清醒地认识到，菲尔德分公司在运作

    中遇到了难以克服的困难，阻碍了其提高绩效。他们还认识到，菲尔德分公司及总公司的管理层出现了问题，致使菲尔德分公司未能获得处理问题所需的领导和指导。因此，大陆人寿公司认

    为，要解决菲尔德分公司面临的问题，必须先改进总公司的组织

    结构和管理流程。本报告将说明如何实现这一目标。

    散文

    1930年时，世界尚未敏锐地意识到，已经被笼罩在现代历史

    上最大的一次经济灾难的阴影中。但如今(1972年)，普通人都

    能有所有察觉。他们不知道为什么心中突然产生极度的恐惧(虽

    然这种恐惧可能有点过度)，而在第一次出现经济灾难时，他们

    恰恰缺少合理的忧虑。

    他们开始怀疑未来。他们现在是正要从美梦中醒来，面对残

    酷的事实，还是正要陷入噩梦，等待醒来？他们不用怀疑。现在

    面临的则是一场噩梦，而等黎明到来，噩梦就会过去。

    自然资源仍然与以前一样充足，人们也仍然和以前一样富有

    创造力，所以我们在解决生活物质问题方面的进步也仍然与以前

    一样快速。我们与以前一样能够使每一个人享受高质量的生活

    (我指的是与20年前相比)，并且很快将为大家带来更高质量的

    生活。

    我们以前没有受过欺骗，但今天却陷入了巨大的泥潭，并触

    动了一台精妙机器的控制钮，然而我们并不了解它的工作原理。

    这可能会让我们暂时失去获得财富的机会，也可能会让我们很长

    时间与财富无缘。

    图书

    公元2世纪，罗马帝国的疆域覆盖了当时最富饶的土地，统治

    着世界上拥有最先进文明的臣民。纪律严明的勇士们保卫着这个

    巨大帝国的边境。

    法律和行为规范的温和而强大的影响力逐渐加强了各省之间

    的团结。臣民们尽情享受着财富和奢华。自由宪法得到了尊重和

    敬畏。元老院表面上掌握着最高权力，但实际上已将政府的所有

    行政权力都交给了罗马皇帝。

    在80多年的欢乐时光中，帝国的公共事务统治权分别由内尔

    瓦皇帝、图拉真皇帝、哈德良皇帝和两个安东尼皇帝行使。本章

    以及之后的两章将介绍罗马帝国的繁荣景象，随后还将从马可斯·安东尼皇帝之死谈到罗马帝国走向衰亡的一个重要的因素——

    一次将永远被铭记的革命。

    长期出版项目

    图4-3 一个长期出版项目关键句要点是否需要用引言

    关键句层次的每一个要点都应该像文章的序言那样(但整体要简

    单得多)，按照背景—冲突—疑问结构逐个引出。也就是说，当读者

    对某个关键句要点提出疑问时，你应当告诉读者一个简单的“故

    事”，以保证读者与你站在同一位置。

    为了阐明这一点，请看图4-4。这是一篇关于管理工具的论文的结

    构。

    图4-4 关键句要点也需要引言

    ①或称标杆对比(bench marking)，是指瞄准某一目标、领先者

    或竞争对手，比较和学习，争取赶超。——译者注

    文章的序言具有以下结构：

    背景(S)=人们认为使用工具X将获得Y。

    冲突(C)=确实在使用X，但是只有一部分人获得了Y。疑问(Q)=为什么一部分人获得了Y？

    回答(A)=使用A+B+X。

    这一回答直接引出了新的疑问：“使用这些工具如何获得Y(竞争

    优势、更多利润)”，继而引出了关键句要点：

    使用标杆比对，判断其产品或服务的相对效率效能；

    应用基于业务的管理工具，判断各产品或服务的实际成

    本；

    对于可能对业务造成影响的流程，着重应用全面质量管理

    方法。

    各关键句要点引出的疑问都可归结为“它是怎样起作用的”，而

    用以概括这些关键句要点的名词将说明如何一步步的起作用。但是，并不是列出各个要点，然后提供支持性论据就可以了。你应当用一个

    能够概括要点本质的标题突出其所在位置，然后引入该要点。下面是

    一个反面例子。

    标杆比对

    管理者们将使用标杆比对，判断其提供产品或服务流程的相

    对效率和效能。为达到这一目的，他们需要：

    测试关键流程的效率。

    与竞争者的效率进行对比。

    找出产生差距的根本原因。

    “标杆比对”这个标题过于模糊，你应当选取一个能够更清楚地

    概括要点本质的标题，并且通过回顾读者已知的关于这一主题(标杆

    比对)的知识，以及该要点将要回答的疑问，逐渐切入正题，提出关

    键句要点。例如：

    对流程的效率进行标杆比对

    背景(S)=假设你已经应用了全面质量管理，并将处理贷款

    申请的时间从两天缩短到2小时。

    冲突(C)=可以假设如果能按照预期提高效率，就足以获得

    竞争优势。疑问(Q)=是否足以获得竞争优势？

    答案(A)=只有与竞争者对比后才能知道。

    引出其他关键句要点也应采用同一方法。

    确定实际成本

    背景(S)=假设你的企业现在已经通过标杆比对，成为最优

    秀的企业，这样其他企业就要与你的企业进行对比。

    冲突(C)=对比完全有理由感到自豪，但前提是提供产品或

    服务所获得的实际回报超过生产提供该产品或服务的实际成

    本。

    疑问(Q)=如何确定你的企业是最优秀的，获得的回报大于

    成本呢？

    回答(A)=根据行为而非功能进行成本分析(基于行为的管

    理)。

    调整全面质量管理办法

    背景(S)=你的企业已经通过标杆比对，应用了基于行为的

    管理方法，并且知道自身在哪些流程上与竞争对于相比还处于劣

    势，知道哪些产品或服务成本过高，哪些有较高的利润。

    冲突(C)=应该开始改进这些流程。

    疑问(Q)=现在是进行全面质量管理的时机吗？

    回答(A)=目前正是合适的时机，但此时进行的全面质量管

    理针对的主要是那些对业务有重要影响的流程。

    文章序言与关键句要点的引言不同，它们的区别在于读者阅读这

    二者时思维所处的层次。在文章序言部分，你的目的是提示读者有关

    文章主题(当前管理方法)的信息。在第一个关键句要点的引言部

    分，你的目的是提示读者这一主题为什么与全文的主题相关。在其他

    关键句要点的引言部分，你的目的是向读者说明将要讨论的主题与前

    面已讨论过的主题相关。

    换句话说，在写关键句要点的引言时，你可以清楚地意识到刚才

    已经将哪些信息输入了读者的大脑，以及(从读者的角度来考虑)读

    者还需要获得哪些信息，才能提出你的下一个要点将要回答的疑问。想写出好的序言，必须遵循以下原则：

    1. 序言的目的是“提示”读者而不是“告诉”读者某些信

    息。

    序言中不应含有读者需要求证后才能接受的信息，例如，不应含

    有图表。

    2. 序言必须包含故事所需要的3个要素，即“背景”“冲突”

    和“答案”。

    在较长的文章中，你还应当对接下来要讨论的内容给予简要的解

    释。“背景”“冲突”和“答案”这3个要素不一定要按标准的叙述顺

    序排列，但是这3个要素必须齐全，缺一不可，还应当组织成故事结

    构。

    3. 序言的长度取决于读者和主题的需要。

    序言应包括便于读者充分理解文章主题所必需的信息，比如问题

    的背景与历史、你与该问题的关联、你或他人之前对该问题所做的研

    究与发现、术语的定义等。所有信息都可以也应当采用讲故事的形式

    表述。

    通过前文列举的各种例子可以看出，全篇文章的中心都依赖于读

    者提出的第一个疑问，或称初始疑问。这样的疑问全篇只能有一个。

    如果存在两个初始疑问，那么这两个疑问肯定是互相关联的。比如，我们是否应当进入市场？如果是，应当如何进入？这两个疑问实际上

    相当于一个，即“我们应当如何进入市场”。因为如果对第一个疑问

    的答案是否定的，就不存在第二个疑问；如果对第一个疑问的答案是

    肯定的，那么这个回答就成了金字塔结构顶端的中心思想，而由之引

    起的疑问“如何进入市场”将引出关键句要点来对其进行回答。

    有时，仅凭对序言部分的思考很难确定初始疑问。这时可以看看

    你打算放在正文中的素材。你想要说明一些思想，是因为你认为读者

    应该知道这些思想，那么为什么读者应该知道呢？肯定是因为这些思

    想能够回答某个问题。这样，通过倒推法，你也能写出合理的序言，并引出你要回答的疑问。序言的常见模式

    随着时间的推移，你会看到不同类型的文章序言。你也许会发

    现，这些序言具有某些共同的模式，还可能会发现，文章的目的通常

    是回答以下4类问题中的一种：

    1. 我们应该做什么？

    2. 我们应该如何做(将如何做是如何做的)？

    3. 我们是否应该这样做？

    4. 为什么会发生这种情况？

    大多数文章的目的是告诉人们在某种情况下应采取什么行动。更

    多人关注的是将采取哪些行动，而很少有人想知道为什么发生了某种

    情况，除非文章在报告分析过程早期阶段的发现。

    你常用的序言模式取决于你的工作内容。下面我将逐一介绍商务

    文章中最常见的4种序言模式：

    1. 发出指示式(针对“我们应该做什么”或“我们应该如何

    做”等问句)。

    2. 请求支持式(针对“我们是否应该这样做”等问句)。

    3. 解释做法式(针对“我们应该如何做”等问句)。

    4. 比较选择式(针对“我们应该做什么”等问句)。

    发出指示式

    “指示”是所有商务文章中最常见的一种，其目的是要求或告诉

    某人做某事。作者通常不是要提醒读者想起某个问题，而是要告诉他

    们某个问题。

    我们来举个例子，假设你准备召集公司的全体销售人员开会，教

    授他们一种在连锁商店中管理货架的新方法。为了收到更好的效果，需要每位销售人员从自己所在地区选一家存在问题的连锁店，提供相

    关信息。那么该如何组织会议的开场白呢？你可以以这种方式开场：背景(S)=我们准备在销售人员会议上教授一种管理货架的

    新方法。

    冲突(C)=为了收到更好的效果，需要你们从所在地区选取

    一家存在问题的连锁店，提供相关信息。

    疑问(Q)=我们如何向你提供信息？

    这种模式也可以以更简单的方式呈现：

    背景(S)=我们打算做X。

    冲突(C)=需要你们做Y。

    疑问(Q)=我们如何做Y？

    在这个例子中，读者的疑问可能不会挑明，是隐含式的，因为按

    照作者的思路，并不一定要明确提出该疑问。但是，在写开场白之

    前，你必须向自己明确提出疑问，否则就无法确定文章将要回答的问

    题。

    在这里，读者的疑问是“如何提供信息”，而针对疑问词为“如

    何”的问句，回答必然是有关“步骤”。因此，文章的结构应该类似

    图4-5。还要注意的是，这里的“冲突”和“答案”基本上是相互对

    应、正好相反的，“冲突”是引出“疑问”的前提，“答案”则是采

    取措施后的效果，这些措施应当能够解决以上“疑问”。

    图4-5 直接将疑问抛给读者的发出指示式的文章

    再举一个例子。假设你所在的企业有一份工作流程手册，各部门

    都可以对其进行更新或增删，你希望各部门能以相同的方式更新手册：

    背景(S)=我们有一个工作流程手册，任何违反工作流程手

    册的行为都可能损害公司利益。工作流程手册需要持续更新。

    冲突(C)=为确保手册的兼容性，更新手册时必须遵循同一

    方式。

    疑问(Q)=这个方式是什么？

    在这里，读者的疑问仍然没有明确提出来，是隐含式的。以上模

    式还可用更简单的方式表示：

    背景(S)=你要做X。

    冲突(C)=必须按Y方式进行。

    疑问(Q)=Y方式是什么？

    请求支持式

    另一类常见的商务文章是要求批准经费的申请。在此类文章中，读者的疑问是“我应该批准这一申请吗”，这类疑问通常也是隐含式

    的。

    经费申请通常会采用以下结构：

    背景(S)=我们遇到了一个问题。

    冲突(C)=我们已经制订了解决方案，该方案需要＿＿美元

    的经费支持。

    疑问(Q)=我应该批准吗？

    如果需要更详细一点，可以这样表示：

    背景(S)=正如您所了解的，在过去4年中，我们部门的业绩

    每年都有20%的增长。但是，根据总部的规定，我们部门的员工编

    制一直为14人。这使得员工必须超时工作、周末加班，但工作仍

    不断积压。

    冲突(C)=目前我们部门积压的工作量已经达到22周，这对

    任何机构来说都是无法承受的，我们已经没有再增加工作时间的余地了。通过研究，我们认为，购买一台价格为＿＿美元的IBM＿

    ＿＿，既可以减少积压的工作量，又可以减少超时工作的次数。

    疑问(Q)=我应该同意吗？

    回答(A)=我们请您尽快批准此申请。

    为了使请求经费的申请得到支持，通常有3个(有时有4个)标准

    的理由：

    您应当批准此申请，因为：

    解决该问题刻不容缓。

    此方案能够解决该问题(或者此方案是多种解决该问题的

    方案中最优的一种)。

    采用该方案后节约的成本(或其他合理的财务方式)将超

    过此方案支出的成本。

    我们还可以得到其他好处。

    上面列出的第一要点详细说明了存在的问题，第二要点详细说明

    了解决方案，第三要点是常规的财务分析，第四要点有时可表示成

    “此方案还将创造新的业务机会”，但这一要点并不总是成立。不

    过，如果成立，就应该将这一要点包括在内。换句话说，你并不是出

    于这一原因而采用该方案，但在准备方案时，还是应当指出这一额外

    的好处。图4-6是这份申请基本的金字塔结构。

    图4-6 请求支持式文章的金字塔结构

    解释做法式很多时候，尤其是在提供咨询时，你的写作目的，是告诉某人如

    何解决他所遇到的问题，即向读者解释解决问题的方法。这类文章的

    关键句要点是相关步骤，如图4-7所示：

    图4-7 解释做法式文章的关键句要点结构

    你想告诉读者的是如何做他们以前没有做过的事，还是如何正确

    地做他们正在做的事，想要传达的信息不同，文章序言的结构也会略

    有不同。本书第37页列举的关于董事会作用的备忘录就是第一类的例

    子：

    背景(S)=必须做X。

    冲突(C)=还未做好做X的准备。

    疑问(Q)=如何做好准备？

    假设一家企业的市场预测系统做出了错误的预测，他们希望你告

    诉他们如何使该系统做出正确的预测。文章的结构应当是：

    背景(S)=你们目前的系统是X。

    冲突(C)=该系统不能正常工作。

    疑问(Q)=如何改进，使其正常工作？

    在这个例子中，文章应当先列出该企业目前采用的流程，然后列

    出你认为正确的流程，两个流程之间的差异会告诉你文章的关键句要

    点应该怎么写，如图4-8所示。图4-8 两个流程的差异决定了关键句的要点

    需要强调一下，开始写作之前，在纸上列出两个流程进行对比非

    常重要。也许你认为，你已经在这个领域工作了很长时间，完全了解

    问题出在哪儿，但是，如果你不将这两个流程列出来进行比较，那么

    遗漏某个重要因素的可能性就很大。

    正因为我在这类文章中发现过许多考虑不周全的例子，所以才要

    在这里特别强调。本书的附录2对此还有更详细的说明。事实上，我们

    在第42页提到的关于饮料公司大客户的备忘录就是一个典型的考虑不

    周全的例子。比较选择式

    管理者们经常会要求下属就某一问题进行分析并提出相应的解决

    方案，他们还经常会加上一句：“再提几个替代方案。”严格地说，如果你对问题做出了正确的界定，那么根本不需要什么替代方案。你

    建议的方案要么能够解决该问题，要么不能解决该问题。从这个意义

    上说，不存在什么替代方案。在第8章我们将详细讨论问题的界定。

    因此，管理者的意思实际上是“如果你无法提出能彻底解决我们

    所界定的问题的方案，那就给我们一些可以尝试的其他方案”。也就

    是说，在要求你写替代方案之前，读者已经对这些替代方案有所了

    解，可能这些替代方案还在企业内部讨论过。在这种情况下，文章的

    序言就很容易写了：

    背景(S)=我们希望做X。

    冲突(C)=我们有不同的执行方案。

    疑问(Q)=哪一种方案最合理？

    如果要更详细些，也可以这样表示：

    背景(S)=正如您所知，最近的一项评估认为，5～105马力发动

    机在低温环境下进行采油作业的效率最高，我们最大的客户因此提出

    要放弃我们的10马力发动机，改用其他公司的7?马力发动机。

    冲突(C)=我们有3种可供选择的应对方案，可以解决当前的

    问题：

    - 将我们的10马力发动机的价格降至7?马力发动机的价格。

    - 改进7?马力发动机，使之达到7?马力发动机的效能。

    -专门设计5～105马力发动机。

    疑问(Q)=哪一种方案最合理？

    一旦选择了某个方案，通常可以用两种方法组织关键句要点，回

    答“为什么此方案优于其他方案”这个疑问。具体采用哪种方法取决于你的分析结果。最好也最简单的方法是围绕评估的标准来写关键句

    要点(如图4-9所示)：

    图4-9 围绕评估的标准写关键句要点

    但是，问题在于方案C不一定在所有3个标准上都优于方案A或方案

    B。这时，你只能通过说明所有可能的方案提出你的观点(如图4-10所

    示)：

    图4-10 通过说明所有可能的方案提出观点

    也就是说，你需要说明选择方案C的主要原因，以及放弃方案A和

    方案B的主要原因。

    如果任何一种方案都无法达到你的目标，或者在事先没有可选方

    案的情况下，你无法提出能够达到所有目标的建议，那么这时的“疑

    问”要么是“哪一个”，要么是“我们应该做什么”，回答则应该如

    图4-11所示：图4-11 对“疑问”的回答

    注意，即使在这种情况下，你的文章也不是围绕解决问题的“替

    代方案”来写的，而是要围绕“替代目标”来写，这两者之间有很大

    的区别。

    序言的常见模式——以咨询为例

    咨询性文章与通常的商务文章不同。咨询性文章通常较长，而且

    写作目的主要是推动读者采取某种措施。因此，无论是备忘录、报

    告、PPT演示文稿，或项目建议书，作者(也就是咨询顾问)通常都只

    回答表4-1中列出的4类问题的前3类。本书第8章和第9章将详细介绍如

    何构思咨询性文章。下面只简单分析两种最常见的咨询性文章：

    项目建议书。

    项目进度小结。

    项目建议书

    项目建议书是咨询公司的生命线，多年来，各咨询公司为此类文

    章付出了大量心血。大多数咨询公司会采用以下形式：

    背景(S)=你遇到一个问题(用1～2句话描述该问题)。

    冲突(C)=你已决定请第三方帮助解决此问题。疑问(Q)=你是我们聘请来解决问题的第三方吗？

    当然，对于括号中的读者“疑问”，回答永远都是肯定的。接下

    来的关键句结构通常由4部分组成：

    1. 我们理解该问题。

    2. 我们有解决该问题的合理方法。

    3. 我们在应用此方法方面有丰富的经验。

    4. 我们的项目安排非常合理。

    在实际写序言时，你可能不会将“冲突”和“疑问”直接写出

    来，所以读起来可能像下面这样：

    我们很高兴和您见面，并且讨论了因公司内部持有不同意见

    而难以确定如何处理汽车配件市场的问题。本文提出了我们的建

    议，希望有助于您从多种方案中挑选合适的方案，制定能够使您

    在短期内扩大市场份额的战略。

    这种结构的项目建议书通常适用于新客户，因为咨询顾问希望将

    主要精力放在分析问题上，使读者了解其在该领域的突出专长。如果

    客户是知名企业，或者该建议书纯粹只是形式需要，那么可以将对问

    题的描述放在序言中，这样文章的结构会更清晰。第8章还会对此进行

    更详细的介绍。

    背景(S)=你遇到了一个问题(用3～4段进行说明)。

    冲突(C)=你希望通过咨询解决该问题。

    疑问(Q)=你将如何帮助我们解决问题？

    文章的其余部分会围绕咨询顾问解决问题的方法展开，思路是客

    户将因为这种方法而决定聘请他。(虽然情况并非总是如此。)这种

    文章结构将促使作者把能够证明其经验的例证与如何采取以及为什么

    要采取其所提出的具体方法相结合。

    项目进度小结

    项目进度小结是咨询顾问在项目的每个阶段结束时与客户或自己

    的上级进行交流的正式文件，一般可在此基础上形成最终报告。除了第一份项目进度小结，其他项目进度小结的结构大致相同。

    第一份项目进度小结可能为如下结构：

    背景(S)=我们一直在处理X问题。

    冲突(C)=我们此前提出，分析的第一步是确定Y是否成立。

    我们现在已经完成了这一步。

    疑问(Q)=你们发现了什么？

    提交了这份项目进度小结后，对方也许会要求你调查项目推进时

    发现的不正常现象，也许会对你的工作表示满意并要求你继续进行第

    二步。

    第二份项目进度小结可能为如下结构：

    背景(S)=我们在上一份项目进度小结中提出，你们的生产

    能力存在问题。

    冲突(C)=你说你们认为这不会是一个长期问题，因为你们

    所面临的竞争很快会结束。你要求我们调查情况是否确实如此。

    现在我们已经完成了调查。

    疑问(Q)=你们发现了什么？

    回答(A)=我们发现你们仍然存在生产能力问题，而且情况

    比以前更严重。

    也可以用更简洁的方式表示：

    背景(S)=我们告诉过你X。

    冲突(C)=你要求我们调查Y，我们已经完成调查。

    疑问(Q)=你们发现了什么？

    (在本书附录2中，你可以看到一些实际的咨询类文章的序言。)

    我希望对文章序言的讨论能够让大家认识到序言部分的重要性，明白需要花费大量的精力思考才能写出完美的序言。从上面的例子可

    以看到，好的序言不仅能持续吸引读者的注意力，还能影响读者对文

    章的理解。序言中的故事为作者对“背景”的独特解读赋予了一种真实感，而这种解读的本质实际上就是对相关事实进行有倾向性的选择。这种

    真实感限制了读者对“背景”进行不同的解读，就像律师的开场白总

    是希望将陪审团的思维限制在某个框架内，使陪审团只能在这个思维

    框架内评判律师提出的证据。

    讲故事还会让读者觉得作者得出结论的逻辑必然是正确的，从而

    减少读者对文章随后的思路提出反对意见。此外，讲故事还能使读者

    感受到作者对读者的关心——希望读者能够清楚地理解“背景”，能

    够透过叙述性的故事看到其代表的事实。

    ? ?

    提示

    序言应当介绍4要素：

    1. 介绍背景(S, Situation)

    2. 指出冲突(C, Complication)

    3. 引发疑问(Q, Question)

    4. 给出答案(A, Answer)

    ? ?第5章 演绎推理与归纳推理

    前面谈到，条理清晰的文章必须能够准确、清晰地表现主题思想

    下的各思想组之间的逻辑关系。以正确的方式组织起来的思想会形成

    金字塔结构，这些思想分别位于不同的抽象层次上，但又互相关联，并且由一个主题思想统领。

    金字塔中的思想以3种方式互相关联——向上、向下和横向。上一

    层次思想是对下一层次思想的总结和概括，下一层次思想则是对其上

    一层次思想的解释和支持。同一组思想之间存在特定的逻辑顺序，具

    体的顺序取决于该组思想是演绎推理关系，还是归纳推理关系。

    这两种逻辑推理方式是建立思想逻辑关系仅有的两种模式。因

    此，为了理清思路，条理清晰地表达思想，我们有必要了解演绎推理

    和归纳推理的区别和应用。

    图5-1简要说明了演绎和归纳的区别。演绎是一种线性的推理方

    式，最终是为了得出一个由逻辑词“因此”引出的结论。在金字塔结

    构中，位于演绎推理过程上一层次的思想是对论证过程的概括，重点

    是在演绎推理过程的最后一步，即由逻辑关联词“因此”引出的结

    论。归纳推理是将一组具有共同点的事实、思想或观点归类分组，并

    概括其共同性(或论点)。在演绎推理中，结论已经蕴含在前提之

    中，各思想之间的关系是线性的，而在归纳过程中则不存在这样的关

    系。

    演绎推理与归纳推理的区别非常明显，接下来我将进一步阐述它

    们之间的区别。一旦真正理解了演绎与归纳的区别，你就可以毫不费

    力地识别和分辨这两种推理方式，并根据需要选择恰当的推理方式。图5-1 演绎推理与归纳推理的区别

    演绎推理

    演绎推理比归纳推理更容易实现，因此人们在思维时会更多地使

    用演绎推理。演绎推理是人们在思考如何解决问题时常用的方法，也

    是人们在呈现自己的思想时愿意采用的方法。虽然演绎推理是一种有

    效的思维方法，但用于写作时却显得笨拙、烦琐。下面我将尽力说明

    这一点。

    演绎推理的步骤我们先来了解一下什么是演绎推理。人们通常将演绎法解释为三

    段论，即由一个大前提和一个小前提推导出一个结论的论述形式。但

    是，用这样的术语解释写作中的演绎推理过程反而容易使人迷惑，因

    此，我们在此暂不使用三段论的术语。

    演绎推理的过程可以概括为以下3步：

    阐述世界上已存在的某种情况。

    阐述世界上同时存在的相关情况。如果第二则表述是针对

    的是第一则表述的主语或谓语，那么就说明这两则表述是相关

    的。

    说明这两种情况同时存在时隐含的意义。

    演绎推理也可以呈现为以下3步：

    出现的问题或存在的现象。

    产生问题的根源、原因。

    解决问题的方案。

    图5-2列举了几个演绎推理的例子，每一个例子都包含了前面说的

    3个步骤。前文提到，位于演绎推理过程上一层次的思想必须是对论证

    过程的概括，且重点在最后一个步骤。在第一个例子中，上一层次的

    思想应该是“因为苏格拉底是一个人，所以他会死”；对第三个例子

    来说，上一层次的思想应该是“如果贵公司想增加产量，就必须改变

    现有公司结构”。

    这些演绎推理的例子包括了所有推理步骤，但是，有时在把超过

    两个以上的演绎过程连接起来时，你可能希望能略去一个推理步骤，因为对所有的步骤一一进行说明会使推理过程显得冗长而呆板。图5-2 线性演绎推理步骤

    如果读者能够理解并同意略去步骤，那么这种连环式的演绎推理

    也是可以接受的。图5-3呈现的就是一个连环式演绎推理过程。图5-3 连环式演绎推理

    它的完整推理步骤如下：

    我们的旧报纸供应足以满足自身的需要。

    但是我们已经将旧报纸卖给了其他国家。

    因此我们面临旧报纸短缺问题。

    旧报纸短缺会导致新闻纸短缺。

    我们面临旧报纸短缺问题。

    因此我们将面临新闻纸短缺问题。

    可以看出，如果将演绎推理的所有步骤都列出来，论证过程会显

    得非常琐碎。这也是我不赞成在写作中过多使用演绎推理的主要原

    因。演绎推理过程烦琐，主要是因为它必须从简单明了的思想推导出

    复杂的思想。

    演绎推理的应用

    演绎推理非常烦琐，因此我建议在关键句层次尽量避免使用演绎

    法，转而用归纳法取代。为什么？因为归纳法更便于读者阅读和理

    解。

    下面我会举例说明读者在阅读用演绎法组织的文章时被迫进行的

    思考过程。假设你想告诉某人必须以某种方式进行改革，论述的基本

    推理过程应如图5-4所示：

    图5-4 论述的基本推理过程为了理解你的思维过程，读者必须先理解和接受“目前存在的问

    题”(问题一、问题二、问题三)。要做到这一点并不难，但是随后

    读者还需要将“问题一”带到“产生问题的原因”这一组思想中，与

    产生这一问题的“原因一”联系起来，并且将这种联系保存在大脑

    中。接着再依此类推，将“问题二”与“原因二”，“问题三”与

    “原因三”联系起来。然后，读者还必须再次重复类似的过程，将

    “存在的问题”中的“问题一”与“产生问题的原因”中的“原因

    一”相联系，再与“应采取的措施”中的“措施一”相联系。问题

    二、原因二、措施二，以及问题三、原因三、措施三也需要进行同样

    的处理。

    这种方法使读者必须费尽周折才能知道要采取什么措施，而且在

    获得“回报”(了解要采取的措施)前，读者还得重复作者解决问题

    的思维过程。这就相当于对读者说，“我费了很大的劲儿才找出解决

    方案，必须让你知道我为此付出的辛苦劳动”。用归纳法表达同样的

    思想，则可以使作者和读者都省去不少工夫，如图5-5所示。

    在图5-5中可以看到，我们将“为什么”和“如何进行”这两个疑

    问的顺序互换了一下，先提出“如何进行”，再提出“为什么”。虽

    然在金字塔结构的最底层仍然使用了演绎推理，但整体上直接回答了

    读者的主要疑问，而且思路非常清晰。归纳推理与演绎推理相结合，使得所有关于同一主题的信息集中在一起，不同主题之间的思维界限

    非常明确。

    人们经常这样问我，“演绎法比归纳法更严密、更有说服力，不

    是吗？”这个问题根本就不存在。在以上两个例子中，我们思考时采

    用的推理方式是完全相同的，都用到了归纳法，只是在写作时呈现思

    想的顺序不同。图5-5 用归纳法论述更清晰、更简洁

    我们再换一种方法解释一下。在完成解决问题的思维过程后，你

    可以将各种思想分类列入一个“工作表”中，如表5-1所示。它可以将

    你收集的“调研结果”、由调查结果得出的“结论”，以及根据结论

    提出的“建议”分类列出，看得更清楚。

    表5-1 必须使用演绎推理分析问题的步骤

    “调研结果”“结论”和“建议”这些词语被大家广泛使用，但

    严格地说，用法并不太准确。“调研结果”和“结论”其实没有什么

    区别，只是被随意地用来表示不同的抽象程度。我们知道，对一组调

    研结果的概括就是一个结论。因此，文章中必定有一组调研结果和结

    论支持“目前存在的问题”，也必定有一组调研结果和结论支持“产

    生问题的原因”。

    为 了 得 出 这 些 结 论 ， 就 要 借 用 归 纳 、 演 绎 和 外 展推 理

    (abduction)这3种推理方法中的一种。我们此前已经了解了归纳法

    和演绎法，下面再介绍一下外展推理。外展推理指的是先提出一个假

    设，然后寻找支持该假设的信息。一旦获得了支持假设的信息，这一

    推理过程就又变成了归纳推理。附录1对外展推理还有进一步说明。表5-1列出的思想已经足以构成完整的推理过程，剩下唯一要做的

    就是确定用什么方法将其呈现出来。如果你希望用演绎法表达你的思

    想，就要依次将表中的每一类思想列出来，如图5-4所示；如果想用归

    纳法，你可以简单地将表5-1逆时针旋转90度，将“建议”这一列思想

    放在关键句层次，将对应的调研结果和结论依次置于下一层次。

    这个例子中的问题是，应该先告诉读者为什么要进行改革，后告

    诉读者要采取的措施，还是先告诉读者必须进行改革，后说明为什么

    要这样改革。根据我的经验，最好先说明行动，后说明原因，因为要

    采取哪些行动才是读者最关心的。当然，在极少数情况下，读者也可

    能更关心采取行动的原因。

    在什么情况下，采取行动的原因比采取行动本身对读者更重要

    呢？当你在金字塔顶端表达的思想与读者期望的或预想的不一样时会

    出现这种情况。想象一下以下两种情况。

    情况一

    某人：请告诉我如何降低成本。

    你：降低成本是一件很容易的事。

    某人：如何做到？

    你：只需做到A、B和C即可。

    显然，读者更关心“如何做”(how)，这时我们将得到一个用归

    纳法构建的标准金字塔结构，如图5-6所示：

    图5-6 用归纳法构建的标准金字塔结构

    情况二某人：请告诉我如何降低成本。

    你：别想着降低成本了，还是考虑考虑把公司卖了吧。

    某人：为什么？怎么卖？你肯定要这样做吗？天哪!

    读者更关心“为什么”(why)，这时就需要用演绎法表达。

    还有一种情况需要在关键句层次上使用演绎推理——如果不先给

    予解释，读者就无法理解需要采取的行动。第62页列举的戴维·赫兹

    写的关于如何进行风险分析的例子就属于这种情况。在这个例子中，读者必须先了解分析思路，才能理解根据分析方法需采取的实际措

    施，如图5-7所示：

    图5-7 先了解分析思路，然后理解需采取的实际措施

    商务文章的读者很少遇到以上两种情况。因此，通常需要用归纳

    法组织金字塔结构的关键句层次。注意，我说的是尽量使用归纳法，并且只是针对关键句层次，而不包括下面的层次。如果演绎推理非常

    简单直接，那么读者也能很容易理解，比如：

    鸟会飞→我是一只鸟→因此我会飞

    但是，如果读者必须读完十几页，才能找到演绎推理的第一步和

    第二步之间的关系，又必须再读十几页才能找到第二步和第三步之间

    的关系，那么读者就无法快速理解这次演绎推理。因此，应当尽量将

    演绎推理放在金字塔结构的较低层次上，并且尽可能减少在演绎推理

    过程中插入其他干扰信息。在某个段落中使用演绎法是可以的。但

    是，在较高的层次上，归纳法总是比演绎法更容易理解。若要在金字塔结构的较低层次使用演绎推理，可以参考以下几种

    将三段论式演绎推理连接而成的连环演绎推理，如图5-8所示：

    图5-8 连环式演绎推理

    在连续进行演绎推理时，需要记住两点：一是演绎推理的过程不

    要超过4步，二是推导出的结论不要超过两个。事实上，如果你想将4

    个以上的推理步骤或两个以上的推导结论连接起来，也是可以做到的

    (法国的哲学家们一直这样做)，但是这样做将使一组思想过于复

    杂，难以有效概括和理解，所以最好将推理过程控制在4步以内。

    ? ?

    提示

    演绎推理需要3步：? 阐述世界上已存在的某种情况；

    阐述世界上同时存在的相关情况。如果第二则表述针对的是第

    一则表述的主语或谓语，那么说明这两则表述是相关的；

    说明这两种情况同时存在时隐含的意义。

    演绎推理也可以分为以下3步：

    出现的问题或存在的现象；

    产生问题的根源、原因；

    解决问题的方案。

    连环式演绎推理：

    当推理过程由两个以上的演绎过程连接起来时，对所有步骤一

    一进行说明会显得冗长而呆板。

    适当略去其中几个步骤，就可以形成连环式演绎推理。

    ? ?

    归纳推理

    归纳推理比演绎推理难得多，因为归纳推理需要更多地运用创造

    性思维。进行归纳推理时，大脑首先要发现若干事物(思想、事件、事实)的共性，然后将其归结到一起，加以说明。

    在图5-1列举的波兰与坦克的例子中，所有的事件都被定义为“针

    对波兰的军事行动”，因此我们可以得出“波兰将遭到攻击”这一推

    论。但是，如果要把这些事件定义为“波兰的盟国在为进攻其他欧洲

    国家做准备”，那么就会得出完全不同的推论。

    用归纳法进行创造性思维时，我们必须具备以下两项主要技能：1. 正确定义一组思想。

    2. 准确识别并剔除不相称、不属同类、无共同点的思想。

    第6章将对如何做到以上两点做出详细说明。现在，你只需要理解

    归纳推理的基本原理，以区分归纳推理与演绎推理。

    归纳推理的步骤

    如图5-9所示，在进行归纳推理时，最重要的是找到一个能够概括

    该组所有思想的名词。这个词必须是一个单一名词，原因是：首先，所有表示一类事物的词都是名词；其次，该组思想中必定有两个以上

    (含两个)同类思想。在图5-1的例子中，“军事行动”就是一个概括

    性的名词，“进攻准备”也是一个符合条件的名词。

    请看图5-9中的例子。你很快会发现，每一组思想都可以用一个单

    一名词概括，比如“计划”“步骤”“影响”等。并且在每一组思想

    中，你都找不出一个与该名词不相配(不一致)的思想，每一个思想

    都符合该名词的定义(诠释、描述)。图5-9 将具有共同点的思想组织在一起

    接下来就要通过自下而上提问的方式检查你的推理。例如，你看

    到一个人，他想找到一个只能讲拉丁语的城市，想在地球中心挖一个

    深洞……由此可以推断他是一个有想象力的人但不是一个实用主义者

    吗？答案是可以。

    我们来看图5-10中的两个例子。如果管理人员不面对现实、不接

    受批评，可以由此推断管理不善是因为他们就愿意这样做吗？当然不

    能，这样的推断显然过于草率。再来看第二个例子。如果某部门生产效率低且价格没有竞争力，可以推断出该部门有提高盈利的机会吗？也许可以，但是我还能想出

    三四个也能被归为提高盈利的因素。这说明主题思想与下面3个思想之

    间的抽象层次过多，也就是说，主题思想的抽象程度过高，因为这一

    主题思想并非只对应下面这3个思想。

    你可能还有印象，我们在第3章谈过，这是一个看似属于归纳推

    理，实为演绎推理的例子。生产效率低造成加班过多，而加班过多造

    成价格无竞争优势。(无论何时，如果只有一个支持某观点的论据，就只能用演绎法进行处理。)因此，该金字塔结构顶端的隐含思想应

    当是“我们的价格偏高是因为生产效率低”。

    图5-10 推理得出的结论不可超越本组思想

    ? ?

    提示

    应用归纳法时，必须具有以下两项主要技能：? 正确定义一组思想。找到一个能够表示该组所有思想共性的名

    词。

    识别并剔除该组思想中与其他思想不相称(不属同类、无共同

    点)的思想。

    ? ?

    演绎推理与归纳推理的区别

    现在你已经知道归纳推理与演绎推理之间有明确的区别，也能够

    很容易地说明这种区别。记住，进行演绎推理时，推理过程的第二个

    思想必须是对第一个思想的主语或谓语的评述。如果不具备这一特

    点，它就不是演绎推理，而是归纳推理。如果它确实是归纳推理，就

    应当能够用一个单一的名词概括这两个思想，以检验归类、分组是否

    恰当。

    举个例子。最近我在一本讲逻辑的书中看到了两个关于演绎推理

    的谬论：

    因此，政府中有一些人是工党成员。

    因此，有一些马是兔子。你会发现，在这两个例子中，第二个思想都没有评论第一个思想

    的主语或谓语，所以这些思想之间不存在演绎关系。两个例子中的第

    二个思想实际上是在第一个思想建立的范畴(一个单一名词)中增加

    了一个组成成分。将不同的思想放入同一个范畴中，相当于用一个单

    一名词概括其定义，我们都知道，这种方法叫作归纳。

    再举一个例子。假设我说：

    “日本商人正在增加对中国市场的投资。”

    你能看出下面的两个句子中，哪一个与上一句具有归纳关系，哪

    一个与上句具有演绎关系吗？

    美国商人将很快进入中国市场，这必将促进日本商人采取进

    一步的行动。

    美国商人正在增加对中国市场的投资。

    显然，第一句与前一句具有演绎关系，第二句与前一句之间是归

    纳关系。

    注意，在归纳过程中，通常需要保持主语不变，改变谓语，或者

    保持谓语不变，改变主语。例如，可以这样归纳：

    日本商人正在增加对中国市场的投资。

    美国商人正在增加对中国市场的投资。

    德国商人正在增加对中国市场的投资。

    归纳：资本正在涌向中国。

    或者这样归纳：

    日本商人正在增加对中国市场的投资。

    日本商人正在增加对印尼市场的投资。

    归纳：日本商人正在大力开拓东南亚市场。

    再来看一个例子：

    日本商人正在增加对中国市场的投资。日本商人正在增加对冰岛市场的投资。

    日本商人正在增加对秘鲁市场的投资。

    除了“日本商人正在进入3国市场”之外，中国、冰岛、秘鲁3国

    之间有什么共同点呢？没有。这些事实之间没有联系，因此也无法根

    据这些事实得出更具概括性的观点。写出这些句子纯粹是为了传递新

    闻，而在一篇旨在表达作者思想的文章中是没有新闻的立足之地的。

    弄清新闻与思想之间的区别非常重要。新闻具有真实性，因此有

    些作者认为有理由将其写入文章中。但是，再想想我们在第1章曾经谈

    到的：将一个思想与其他思想一起写入某篇文章中的唯一理由，就是

    这个思想有助于对一个更高层次上的思想提供解释或支持。只有当某

    一组思想可以用归纳法(具有类似的主语或谓语)或演绎法(第二点

    是对第一点的评述)关联起来时，才能合理地从中概括出较高层次的

    思想。

    总而言之，演绎关系的建立，要求推理过程中的第二步对第一步

    做出评述，并推导出一个结论。归纳关系则基于句子结构，必须找出

    各句主语或谓语之间的相同点，并根据这一相同点得出结论。如果句

    子之间没有相同点，就无法得出结论，这些句子也就根本不属于这篇

    文章。

    还要注意的是，不论你将几个句子组织在一起是为了进行归纳推

    理还是演绎推理，你的思维都会不自觉地预期出现某个归纳式结论或

    演绎式结论。大脑对归纳论述和演绎论述的完整性有一种预期，这使

    读者将思维“投射”到前方，预测作者的下一个句子。如果读者预期

    的结果与作者实际表述的不同，读者就可能感到困惑、不解、烦躁。

    因此，在呈现归纳或演绎过程之前，应当先告诉读者文章的主题思

    想，使读者能够更容易地跟上你的思路。

    ? ?

    提示

    演绎推理与归纳推理的区别：

    演绎推理，第二点是对第一点主语或谓语的论述。归纳推理，同组中的思想具有某种共性。

    ? ?第2篇 思考的逻辑

    在将金字塔原理应用于公文写作时，你只需要稍加练习，就可以

    简单、轻松、快速地搭建好文章的总体框架结构。通常，你可以很快

    确定文章的主题和读者可能提出的疑问，想好序言(前言、开场白、引言)中的“背景”和“冲突”，提出文章的中心思想和关键句要

    点。然后，就可以使用疑问-回答式的对话方式，在每一个关键句要

    点之下展开论述或说明。

    当你对文章结构的思考已深入到关键句层次的下一个层次时，就

    可以开始写作了。更低层次的思想不需要在构思阶段完成，在实际写

    作过程中完成即可。写完整篇文章后，还需要仔细检查一下全文结

    构，你可能会发现自己犯了以下两种常见错误：

    仅仅因为可以用同一个名词概括就将关联性很弱的思想列

    在了一起(如“10个步骤”或“5个问题”等)，实际上它们之间

    并不存在逻辑关系。

    在金字塔结构顶端，表达中心思想的句子“缺乏思想性”

    (如“该公司存在5个问题”)，而非富有启发性的观点。

    罗列似乎已经成为一种普遍的倾向。实际上，罗列不失为一种将

    思想大致列出来以便审视的好方法，但我们不能就此止步，应当进一

    步思考，以保证每组思想之间确实存在某种内在的逻辑关系，然后说

    明这种逻辑关系的隐含意义。

    认真研究各组思想是思考过程的核心，也是一项艰难的工作，正

    因为如此，这一过程经常被忽略。忽略这一过程，意味着你无法将自

    己的思想清晰、明白地呈现给读者，更糟的是，你可能根本就没有把

    握好自己思想的核心。这不仅是在浪费时间和资源，还说明你没有通

    过思考发现所有主要的思想和观点。

    例如，下面有两种方法列举某公司存在的问题。想一想，如果采

    用第一种方法，管理者们要多花多少时间，才能找出解决问题的措施？

    原文：

    客户对销售报告和库存报告不满意。

    1. 提交报告的周期不恰当。

    2. 库存数据不可靠。

    3. 获得库存数据的时间太迟。

    4. 库存数据与销售数据不吻合。

    5. 客户希望改进报告的格式。

    6. 客户希望删除无意义的数据。

    7. 客户希望突出说明特殊情况。

    8. 客户希望减少手工计算。

    修改后：

    销售系统和库存系统生成的月度报告存在问题。

    1. 报告中含有不可靠的数据。

    2. 报告的格式混乱。

    3. 生成报告的时间太晚，无法采取有效措施。

    如何才能从原文罗列的信息，整理出修改后列出的结论呢？本篇

    将讨论有关的实用技巧。首先，要找出将这些思想联系起来的逻辑框

    架，并确定各组思想的逻辑顺序(见第6章“应用逻辑顺序”)，然后

    概括总结出它们的隐含意义，即所谓的归纳跃进(inductive leap)

    (见第7章“概括各组思想”)。

    我将这一过程称为冷静思考(Hard-Headed Thinking)。学习和

    应用这些步骤有一定难度，但如果你确实想了解自己的思维，就必须

    掌握冷静思考的技巧。因此，希望你多花一点时间，了解和掌握思考

    的技巧。第6章 应用逻辑顺序

    金字塔原理的第二条规则是列入同一组中的所有思想必须具有某

    种逻辑顺序。这条规则可以确保你列入同一组中的思想确实属于这一

    组，还可以防止遗漏。也就是说你已经将一些思想归集在一起，并用

    “步骤”之类的名词描述它们的共性，接下来你还必须将这些思想按

    照第一、第二、第三的顺序排列，否则就不能确定这些思想确实属于

    同一过程，也不能保证这些思想是该过程的全部。

    在演绎性的思想组中，你可以毫不费力地找出该组思想的逻辑顺

    序，即演绎推理的顺序。而在归纳性的思想组中，你可以自主“选

    择”一种逻辑顺序。因此，你必须掌握选择逻辑顺序的方法，以及判

    断你的选择是否正确的方法。

    有一点必须理解，从理论上说，组织在一起的思想绝不是随意堆

    放在一起的，你是因为看到了其中的某种逻辑关系，才将它们“挑

    选”出来并组织起来。举个例子，请看以下3组思想：

    解决问题的3个步骤。

    某公司成功的3个关键因素。

    某公司存在的3个问题。

    为了明确以上3组思想的内部逻辑关系，大脑必须进行一系列逻辑

    分析，你最终选择的逻辑顺序应当能够展现大脑在分组时进行的分析

    活动。大脑的分析活动可归为以下3种，如图6-1所示：图6-1 3种将思想分组的方式

    1. 确定前因后果关系。

    当你在文章中告诉读者采取某种行动时(比如，辞退销售经理、将盈利指标分解到各个销售分区)，必定是认为通过这种行动会产生

    某种预期的效果。那么你首先要确定希望获得什么结果或效果，然后

    指出为此必须采取的行动。必须采取多种行动(比如解决问题的3个步骤)时，这些行动就构

    成了一个过程、流程或者一个系统，即共同导致某结果的原因集合。

    构成该过程或系统的行动只能按时间顺序进行。因此，代表一个过程

    或系统的一组行为必定是按时间排序，而对该组行为的概括必定是采

    取这些行动后取得的结果或达到的目标。

    2. 将整体分割为部分。

    绘制组织结构图或行业结构图时，通常需要将整体分割为部分，或将部分组合成整体。例如，如果要找出“在其行业成功的关键要

    素”，首先必须画出该行业的结构图，然后确定在各个部分取得成功

    的必需要素。这些必需要素之间的逻辑关系，与此前画出的行业结构

    图中各部分之间的关系互相对应，这种逻辑顺序就是结构顺序。

    3. 将类似事务归为一组。

    严格地说，“某公司存在3个问题”这样的表述并不准确。该公司

    肯定存在许多问题，你只是从所有问题中挑出了3个相对来说更值得重

    视的问题。问题之间具有某种共性，使你能够将其归为一类，比如，每个问题都是因为不愿意授权造成的。

    这3个问题的共同点就在于此，区别则是程度不同。(如果这3个

    问题的共性在程度上是相同的，你就不可能在这一点上区分它们。)

    正因为存在差异性，你才可以就这些问题在不同程度上具有的某种共

    性，按照“重要性”或“程度”从高至低，即从重要到次重要，或从

    大到小的顺序排列，这就是程度顺序，也称为比较顺序或重要性顺

    序。

    以上3种逻辑顺序既可以单独使用，也可以结合使用，但每组思想

    都必须至少存在一种逻辑顺序。换句话说，如果一组思想是通过以上3

    种分析框架之一得出的，那么这组思想就必须按照相应的逻辑顺序组

    织。因此，在写作时，必须有意识地检查每组思想是否存在某种逻辑

    顺序。如果该组思想不存在任何逻辑顺序，显然分组有问题，你应该

    运用逻辑分析框架的相关知识找出问题所在。

    下面我们会进一步介绍逻辑顺序的知识，以及如何运用这些知识

    检查自己的思路。时间顺序

    时间顺序可能是最容易理解的一种逻辑顺序，因为在对思想进行

    分组时，这种顺序最常用。在按照时间顺序组织的一组思想中，要按

    照行动的顺序(第一步、第二步、第三步……)，依次表述达到某一

    结果必须采取的行动。该组中的思想可以是实际的行动步骤或关于行

    动的想法(比如建议、目标等)，也可以是大脑中潜在的思维过程得

    出的结论。在这两种情况下，都有可能出现逻辑不清的现象：前一种

    情况是由于人们在罗列思想时难以区分原因和结果；后一种情况是由

    于人们没有意识到自己的思考采用了某一过程，这正是他的思维基

    础。

    根据结果寻找原因

    写作时常见的问题之一就是无法区分原因和结果。前面说过，同

    一组行动是为了达到一个特定的结果。但是，如果过程较长，且包括

    许多步骤，就会存在多个层次上的原因和结果。为了说明这一点，请

    看看下面的例子，这是一名咨询顾问建议某公司采取的措施，用以提

    高生产效率。

    在第一阶段应采取以下措施：

    1. 与主要管理人员及监管人员谈话。

    2. 跟踪并记录交易行为和工作流程。

    3. 确定所有关键业务环节。

    4. 分析组织结构。

    5. 理解服务和绩效措施。

    6. 评估业务职能的绩效水平。

    7. 找出问题和原因。

    8. 发现提高生产效率的潜在可能。

    首先，这个过程步骤太多，读者难以掌握。请回想一下前面关于

    神奇数字“7”的内容，人一次最多记忆7个项目，超过7个，就应当归

    类分组。(事实上，我建议每组思想最好不要超过4个或5个。若一组

    思想超过5个，其中一些思想之间就有可能缺乏紧密的联系。如果不指

    明思想之间的逻辑关系，部分思想就会变得模糊不清。例如，说明“十诫”中的一部分是“对上帝之罪”，另一部分是“对人之罪”，将比逐条列出“十诫”更容易让人理解。)

    此外，虽然上述8个步骤是按照顺序罗列的，但它们并不处于同一

    个抽象层次上，采取其中一些步骤是为了实现另一些步骤，也就是

    说，在总的过程中存在一些具有完整结构的子过程。如果不将这些子

    过程提取出来，作者实际想表达的思想就会模糊混乱。在上面的例子

    中，咨询顾问实际想表达的大概是：

    在第一阶段，我们将确定提高生产效率的可能领域：

    1. 确定企业的关键业务环节。(3)

    -与主要人员沟通。(1)

    -跟踪并记录交易行为和工作流程。(2)

    2. 找出在开展业务时存在的弱点。(7)

    -调整组织结构。(4)

    -制定并实施服务和绩效管理措施。(5)

    -评估绩效水平。(6)

    3. 提出切实可行的改革建议。(8)

    经过这样组织，作者就能检查该过程中的各步骤是否适当、是否

    有遗漏。例如，为了确定可能提高生产效率的领域，这3个步骤是否够

    全面？如果我与主要人员进行了沟通，并且跟踪和记录了交易行为和

    工作流程，是否足以确定企业的关键业务环节？

    为避免出现因果关系错误，可以假设自己采取了文中提到的各项

    行动，并想象之后的结果，这样就可以判断必须采取的某项行动仅仅

    是为了在时间上先于另一项行动，还是为了实现另一项行动。

    这样可以大大缩短考虑思想分组是否合理的时间。请看这个例

    子：

    战略规划涉及对时间周期的认识。

    1. 了解需求。

    2. 制定能提供相应产品或服务的战略。

    3. 实施该战略。

    4. 市场接受期、快速增长期。

    5. 缓慢增长期、进入成熟期。6. 高现金增值期。

    7. 衰退期。

    检查思想分组是否合理的第一步是看能否理解它所描述的过程。

    假设你自己就是执行者，并开始行动：“首先，了解市场需求；其

    次，制定战略；然后，实施该战略；再然后……”你会发现，这里出

    现了问题。

    上面的例子似乎将3项由企业采取的行动，与4项由这些行动产生

    的结果放在了一个组里。仔细看看这些行动产生的结果就会发现，这4

    项行动结果反映的是正常的产品生命周期曲线，如图6-2所示。

    第四步的意思应该相当于“评估市场反应”，而图6-2中的几个时

    期就是市场反应的各个阶段。(我们似乎漏掉了一点——高现金增值

    期。但是，这一点通常属于进入成熟期的一个特点，根本不属于战略

    规划周期的一个阶段。)原文可以按以下方式改写：

    制定战略规划时必须了解时间周期：

    1. 了解需求。

    2. 制定能提供相应产品或服务的战略。

    3. 实施该战略。

    4. 评估市场反应。

    5. 调整战略以适应市场反应。

    图6-2 产品生命周期曲线

    揭示隐含的逻辑思路

    你得出的结论可能是基于某个隐含的逻辑过程，认识到这一点对

    明确表达真实思想很有帮助。很多时候，人们得出结论时并没有说明

    其实际上想表达的思想，比如下面这个例子：关于企业性质的定义：

    1. 主要依赖创造性过程。

    -按需求细分。

    -按供给细分。

    2. 随时间变化。

    -生命周期的早期和晚期。

    -竞争动态。

    3. 在某行业中不必独一无二。

    4. 受自身优势和市场竞争的影响。

    虽然在这组思想的最高层次上没有明确给出概括性思想，但我们

    不难假设这组思想在传达一些信息，因为这组思想的语言不难理解，并且每一项都有明确意义。但如果你试着按顺序检查作者的思路(首

    先进行市场细分，其次回应变化，然后评估自己在市场中的位置)，会发现作者传达的信息与如何确定企业性质有关。因此，可以用更清

    晰的方式来表达这组思想。

    确定企业的性质，需要认真分析：

    1. 对市场进行细分。

    2. 评估企业在各细分市场中的竞争地位。

    3. 长期跟踪竞争地位的变化。

    然后作者可以检查是否忽略了确定企业性质所需的某一步骤，并

    做出合理判断。在这个例子中，步骤是完整的，但是像这样强迫自己

    重新思考整个过程，能让你知道如何通过提问检查其他人的思路。举

    个例子，假设你的一位员工对你说：“这是我打算明天在会上说的，你看行吗？”

    传统的投资评估重点——比较未来的收益和可能的成本：

    1. 通常在技术上不可靠。

    2. 基于简单化的概念。

    3. 结果可能误导投资。

    检查一下其逻辑顺序，你会发现时间顺序可能才是他思想的根

    基，第三点应列为主题思想，因为这是其他两项行动的结果。

    传统投资评估的重点可能误导投资，因为它：1. 基于简单化的概念。

    2. 通常在技术上不可靠。

    此外，在检查从第一点(组)到第二点(组)的逻辑顺序时，还

    应当想一下作为思想分组基础的逻辑过程，例如：

    我们看到，这位员工考虑了这一逻辑推理过程的第一个步骤和第

    二个步骤，但是没有提到第三个步骤，这可能是因为企业在应用该技

    术的方法方面没有什么问题，但也可能是这些员工遗漏了。我们认为

    遗漏的可能性比较大。在检查作者的思路时，如果要逆向追溯其思考

    的源头，就应该问一下：“企业应用该技术的方法是否有问题？”

    有时你会发现时间顺序只是被用于已有的思想结构中。这时，这

    组思想的结构本身决定了步骤的数量和顺序。关于这一点，请继续阅

    读解读结构顺序的内容。

    ? ?

    提示

    时间顺序：

    在按照时间顺序组织的思想组中，主题句是要达到的结果，表述

    思想的顺序与采取行动的顺序(第一步、第二步、第三步)一致。

    ? ?

    结构顺序

    什么是结构顺序？结构顺序就是当你使用示意图、地图、图画或

    照片想象某事物时的顺序。你想象的“某事物”既可以是真实的，也可以是概念性的；既可以是一个物体，也可以是一个过程。但是，这

    个“某事物”必须被合理地划分成不同的部分。

    创建逻辑结构

    在将某个整体(不论是客观存在的具体事物，还是概念性的抽象

    化整体)划分为不同的部分时，必须保证划分后的各个部分符合以下

    要求：

    各部分之间相互独立(mutually exclusive)，没有重

    叠，具有排他性。

    所有部分完全穷尽(collectively exhaustive)，没有遗

    漏。

    这两个要求简称为分组的“MECE原则”。绘制组织结构图时，你

    一定会不自觉地使用这一概念，如图6-3所示。

    相互排斥的意思是轮胎部的组成与硬件部不同，而体育设备部与

    其他两个部门也不同，即各部之间没有重叠。完全穷尽指的是3个部门

    合起来就是阿克伦轮胎橡胶公司的全部，没有遗漏任何部分。

    如果你在将整体划分为部分时应用了这两条原则，那么划分出来

    的结构肯定包括所有需要说明的部分。最简单的结构顺序就是按图6-3

    中各部分出现的顺序，对其进行说明。

    人们在绘制组织结构图时经常会问，应以怎样的顺序将各部分放

    入示意图？在图中填写各部分时的顺序就反映了你的划分原则。

    通常有3种划分组织活动的方式：根据活动本身(如研发、生产、市场营销)，根据活动发生的地点(如东部地区、中西部地区、西部

    地区)，根据针对特定产品、市场或客户的活动的集合(如轮胎部、硬件部、体育设备部)。图6-3 各部分“相互独立，完全穷尽”的组织结构图

    如果划分时强调活动本身，那么各部分展现的就是一个逻

    辑过程(流程)，应采用时间顺序。

    如果划分时强调地点，那么各部分呈现的是地理状况，应

    采用结构顺序。

    如果划分时强调与某一产品或市场有关的活动，那么划分

    就是一种归类。各部分思想应采用重要性顺序，而你所采用的重

    要性判断标准就决定了思想的排列顺序(如销量、投资额等)。

    假设在重组市政府时，你要筹建负责以下各方面工作的部门：

    1. 住房。

    2. 交通。

    3. 教育。

    4. 娱乐。

    5. 个人医疗。

    6. 环境卫生。

    在你看来，这些都是市政府应当负责的领域，假设该市所有建设

    都要从零开始，以上排序是由市政府的关注程度决定的。在创建新的

    组织机构时，强迫自己采用结构顺序，可以帮你对分组进行检查，以

    确认对于你的目的来说，各部分组合之后是否完整。

    但是，在划分组织结构以外的事物时，通常是为了分析各部分的

    功能，因此应当按照功能划分，各部分按其可起到的预期作用排序。

    例如，如果准备讨论雷达装置，就应当以雷达工作时各部分起作用的

    顺序来组织：1. 调制解调器。

    2. 射频振荡器。

    3. 带扫描装置的天线。

    4. 接收器。

    5. 指示器。

    调制解调器的功能是吸收能量，射频振荡器能够发射能量，天线

    将能量聚集在天线杆上，接收器用于接收天线扫描装置传回的信号，指示器的功能是显示数据。

    ? ?

    提示

    “MECE原则”可以保证划分出的各部分符合以下要求：

    各部分之间相互独立(mutually exclusive)，相互排斥，没

    有重叠。

    所有部分完全穷尽(collectively exhaustive)，没有遗漏。

    ? ?

    描述逻辑结构

    建立起结构后，就可以按照自上而下、从左向右的顺序来逐一描

    述各个部分了。在上文的事例中，对雷达装置进行技术性描述就应当

    采取这样的顺序，对其他机械装置进行技术性描述也应当遵循同样的

    顺序。

    但是，在描述各个部分时，有时也可以采用过程顺序(时间顺

    序)。举个例子，图6-4是一张西奈沙漠的地图，后面的文字描述了地

    图中的各个部分。图6-4 西奈沙漠地图

    在任何一张中东地区的地图上，西奈半岛都位于正中间。西

    奈半岛近似一个倒置的等腰三角形，像一枚楔子插入非洲与西亚

    之间。基于不同的政治诉求，关于西奈半岛有多种说法。有人

    说，西奈半岛是埃及东部领土的延伸，是神圣的埃及领土，只是

    在一个多世纪以前因苏伊士运河的开凿而与本土割离；有人说，西奈半岛是以色列南部领土的自然、合理的延伸，是内盖夫沙漠

    的主体；有人说，西奈半岛是沙特阿拉伯北部的附属地区，与本

    土仅被狭窄的阿卡巴海湾隔开；还有人说，西奈半岛自古以来就

    是连接东西部的大陆桥，是商队通行和军队入侵别国时的便捷通

    道。

    上文列举了人们对于西奈半岛的不同看法，作者叙述的顺序就是

    人们观看地图的顺序，从左上角开始，沿顺时针方向进行。首先，人

    们看到的是西奈半岛与埃及之间的运河，其次是以色列南部，然后是

    沙特阿拉伯北部，最后，自东向西，再回到西边。这说明，原文作者

    在写作时考虑到了读者看地图的顺序，因而在描述地图时采用了同样

    的顺序。修改逻辑结构

    人们在处理逻辑结构时经常会想象一下与之相关的逻辑过程，尤

    其是在对已有结构提出修改建议时。例如，假设图6-5是一份市政府的

    组织结构图，其中包括25个部门，它们分别向23个委员会汇报工作。

    图6-5 市政府原组织结构图

    你建议将原有组织结构中的25个部门进行合并，调整为由6个部

    门，它们分别向6个委员会汇报工作，外加一个行政管理分支，如图6-

    6所示：

    图6-6 修改后的市政府组织结构图

    组织结构调整需要在4个方面进行改革。写报告时，应当用什么顺

    序提出你的改革建议呢？这些改革同等重要，因此不能按重要性顺序排列。理论上，这些改革也必须同时进行，因此也不能采用时间顺

    序。

    在这种情况下，最合适的顺序，就是你在白纸上依次画出各个部

    分并呈现给读者时使用的顺序。在这个例子中，第一步就是将众多委

    员会合并改组为6个委员会，由政策与财政委员会统筹管理(如图6-6

    左侧所示)。第二步是将所有的25个部门合并，分别与6个委员会一一

    对应。第三步是成立两个为政策和财政委员会提供支持的委员会。最

    后一步是成立由行政长官领导的管理团队，管理行政工作。

    组织结构调整报告的具体要点可参见下文：

    为了完善市政管理体制，提高市政府的工作效率，市议会应

    当采取以下措施：

    1. 将为群众提供服务的职责赋予政策与财政委员会下辖的6

    个委员会。

    2. 将原有各部门组成6个项目管理部门，分别由一名项目负

    责人领导，并分别对6个委员会负责。

    3. 组成行政及其他内部事务管理机构。

    -成立常务委员会。

    -让人事委员会发挥更积极的作用，激励市政工作者。

    4. 任命一名行政长官，管理市政府在编人员。

    用结构顺序概念检查思路

    与时间顺序概念的作用一样，你也可以用结构顺序的概念检查在

    分组过程中是否有逻辑错误。假设你是某大城市的交通局局长，现在

    有一份文件在等你审批。

    我们认为，此项工作的目标包括：

    1. 评估和分析维修区域及建筑区域的现场施工情况。

    2. 了解现场工程师是否具有足够的组织和管理灵活性，以便

    对公众提出的日常使用问题和要求做出恰当的回应。

    3. 评估和分析初期工程、道路和桥梁设计、环保问题、用地

    许可和交通管理等方面的问题。

    4. 评估和分析交通局的组织结构。

    5. 找出在每一研究领域的优势和劣势。这些思想是按照怎样的顺序表述的？它们又是从何而来的？你可

    以很容易地看出，第五点与其他几点不同，因为它是针对前面4点的分

    析。我们可以将第五点剔除，暂不考虑，然后来看另外4点要表达的主

    题：

    1. 维修及建造。

    2. 日常运营。

    3. 初期工程。

    -道路和桥梁设计。

    -环保问题。

    -用地许可。

    -交通管理。

    4. 组织结构。

    若从道路建设过程的角度看，可以假定以上思想包括4个步骤：

    1. 设计。

    2. 建造。

    3. 运营。

    4. 维护。

    因此，作者的意思也许是这样的：

    该项工作的目的是检查交通局的组织结构是否合理，以及是

    否有助于其履行职责。其职责包括4个方面：设计、建造、运营、维护。

    下面我们再举一个例子。这个例子比较复杂，因为其中各项思想

    之间的联系非常随意。其实，作者在写作之前确实构思过文章的结

    构，但是作者对这种结构不是很了解，因此无法用来指导自己的思

    维。

    这是一家饮料生产企业的工作人员写的分析报告。这家饮料企业

    决定将其产品的包装由玻璃瓶改为塑料瓶。在产品包装的来源上，企

    业面临两个选择，一个是从外部购买塑料瓶，另一个是自行开发塑料

    瓶生产。报告作者反对自行生产塑料瓶。投资生产塑料瓶将面临一系列内部与外部的风险和限制：

    1. 技术风险——不成熟的设计。

    2. 环保风险——法律可能禁止生产不可回收的塑料制品。

    3. 优惠风险——在通货膨胀时期，顾客不一定欢迎所谓的优

    惠包装。

    4. 非独家经销：(1)外部销售将降低营销作用；(2)因所

    有权问题难以向其他企业销售。

    5. 投资多——投资回收期过长。

    6. 对每股收益造成负面影响(因杠杆作用加大)。

    7. 近期研发费用。

    8. 公司现金流问题——现有业务发展需要资金。

    9. 玻璃制造商们大幅降低产品价格，而塑料制品的通胀率比

    玻璃制品低。

    10. 在我们进入塑料制造行业时，其他塑料制造商可能会大

    幅降低产品价格，因为它们对投资利润率的期待更低(大多介于

    7%～10%)。

    11. 容器行业的典型特征是低利润，进军该行业的关键是低

    成本生产。进入该行业可能会导致公司股价收益率下降。

    你是不是看得 ......