内 容 提 要

    这是一本高效时间管理的书，区别于市场同类书，主要讲求实用性，通过一些常用

    软件帮助读者了解自己的时间分配、工作任务类型，从而达到时间管理的目的。

    如以“目标”为前提，区分出什么是不必要的任务、什么任务是优先的，而不是以

    传统的四限界法，以主观的方式或是以时间的方式，区分重要任务。

    以事务标准化 + 任务清单的形式，让读者建立一套快速执行的流程。再详细介绍

    一下执行过程中可用到的软件，以及执行过程中可能遇到的困难，如何处理。

    明确“目标”之后，以制订计划，回顾计划，做一套执行方案。辅助一些高效的整

    理术、习惯帮助读者实现高效的时间利用。

    本书定位于工作效率低，且想要自我提升的读者。基本与传统的 GTD 收集整理流

    程类似，在理解概念过程中，会介绍一些常用的辅助软件、方法帮读者了解自己的时间

    分配、工作任务类型。

    编 著 荞 麦

    责任编辑 李永涛

    责任印制 杨林杰

    人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路 11 号

    邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn

    网址 http:www.ptpress.com.cn

    大厂聚鑫印刷有限责任公司印刷

    开本：700?1000 116

    印张：11.75

    字数：168 千字 2016 年 9 月第 1 版

    印数：1 – 4 000 册 2016 年 9 月河北第 1 次印刷

    定价：39.00 元

    读者服务热线：(010)81055410 印装质量热线：(010)81055316

    反盗版热线：(010)81055315

    广告经营许可证：京东工商广字第 8052 号

    有一阵子，我在上海创业。一开始大家都神采奕奕，我们每周上六

    天班，每天保持 12 小时以上的工作强度，后来，每个人的效率都降下来

    了，状态不佳，变得无精打采。

    真的有那么忙吗？是的，创业真的很累!

    真的有那么多工作，多到需要如此多的工作时间吗？

    其实不然!

    大家要做的事的确很多，但也不至于每天忙 12 个小时，最重要的是

    没有效率!

    工作多、工作量大，这个谎言像是国王的新衣，但没有一个人戳穿。

    有一天，我终于忍不住提醒一位同事，为什么不学习一下时间管理技巧，没想到他回答说，太忙了，哪有时间看这些。

    我们总在不停地砍柴，但没有人磨刀。

    时间对于每个人来说都是公平的，街边的乞丐、行业的精英……无

    论是谁，每天也只有24小时。

    平凡的普通人，是什么让我们与众不同，如何得到荣耀，又如何成

    就卓越？其间的秘密，只有时间可以回答。

    我们必须承认，即使看起来毫不费力的工作，背后也有时间的影子，需要经过很长时间的练习。精英并非无法企及，他们不过是一群善于完

    成自己工作的聪明人。不必羡慕，你在单位时间内完成的任务越多，迟

    早一天你也会击败99% 的对手!

    不是工作花费的时间越多，就能成为行业精英，加班并不等于高效。

    决定我们绩效的是成果，而非时间，但成果是由时间堆积而成的。这听

    前 言

    002

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    上去有些矛盾，秘诀不在于你累计了多少时间，而在于你在单位时间内

    做了什么。

    希望在看完本书之后，你会对时间管理有一个全新的理解，你必须

    扭转一个观念，时间管理不是把你的任务统统做完，更不是把时间排得

    满满的，而是让你变得高效，从而才能击败 99% 的竞争对手，成为行业

    领军人物。

    我们都听过无数道理，却依然控制不了自己的人生。所以，这本书，不再讲什么大道理，我们只讲技巧，侧重执行。

    本书适合三类人群——太忙的你，太闲的你，还有日复一日重复工

    作而感到厌倦的你。忙碌会让每天过得充实，但也可使人身心俱疲，忙

    碌和效率之间，没有必然的联系。我们在讲解时间管理技巧的同时，穿

    插着介绍了一些节省你时间的 APP，或一些桌面应用程序。一方面是为

    了让阅读更有趣，图文并茂，一目了然；另一方面，互联网是高效之源，它们都是提高效率的实用工具。

    浪费的金钱，我们总有办法再赚回来，但浪费掉的时间，永远不会

    再回来。几万年岁月皆如水逝、云卷、风驰，无不尽去，无法回头。而

    时间管理的最终目的，也不单纯为了更高效率工作，而是为了更加积极、美好地度过一生。

    那么，开始我们的征途吧。

    编者

    荞麦

    目 录

    第 1 章 时间管理基础 .......................................................... 001

    第 2 章 目标 ......................................................................... 011

    2.1 目标决定效率 ............................................................................012

    2.2 如何定义目标 ............................................................................015

    2.3 如何拆解目标 ............................................................................018

    2.4 拆解目标 ....................................................................................020

    2.5 描述目标的 5个特点 .................................................................024

    2.6 用 GoalTracker跟踪我们的目标 ...............................................026

    2.7 没有目标怎么办？ .....................................................................028

    2.8 目标太多怎么办？ .....................................................................029

    2.9 唯有行动才是达成目标的“催化剂” .......................................030

    第 3 章 谁偷走了你的时间 ................................................... 033

    3.1 记录你的时间开销 .....................................................................034

    3.2 记录时间的两种方式 .................................................................036

    3.3 用 ManicTime 记录你的时间去哪儿了 ......................................039

    3.4 了解自己使用时间的意义 ..........................................................041

    3.5 时间统计方法 ............................................................................043

    3.6 记录打断 ....................................................................................045

    3.7 手机使用时间 ............................................................................047

    3.8 用“爱今天”记录我们的时间 ..................................................048

    3.9 节约时间的小技巧 .....................................................................050

    002

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    第 4 章 了解自己的日常任务 ............................................... 053

    4.1 只有写下来，任务才具体 ..........................................................054

    4.2 Trello：任务的孵化器 ...............................................................054

    4.3 Wunderlist：周期任务 ..............................................................057

    4.4 按目标展开工作 .........................................................................059

    第 5 章 制订有效的计划 ....................................................... 063

    5.1 如何做计划 ................................................................................064

    5.2 目标倒推法 ................................................................................067

    5.3 Project：制订项目计划 .............................................................070

    5.4 估算时间的重要性 .....................................................................072

    5.5 Outlook：制订月计划 ................................................................073

    5.6 周计划 .......................................................................................075

    5.7 计划的意义 ................................................................................077

    第 6 章 执行力...................................................................... 079

    6.1 行动的力量 ................................................................................080

    6.2 每日清单 ....................................................................................081

    6.3 挑选任务 ....................................................................................083

    6.4 委托 ...........................................................................................084

    6.5 四象限法则并不绝对 .................................................................088

    6.6 番茄工作法为什么这么火 ..........................................................091

    6.6.1 APP：pomotodo(番茄土豆) ......................................092

    6.6.2 一口气做完 .....................................................................093

    6.7 少做不必要的事情 .....................................................................094

    6.8 找到效率低下的原因 .................................................................096

    6.9 拖延 ...........................................................................................097

    6.10 执行时的注意事项 ...................................................................102

    003

    目 录

    第 7 章 为什么我们需要回顾 ............................................... 105

    7.1 回顾的意义 ................................................................................106

    7.2 每日回顾 ....................................................................................107

    7.3 关注你的速度 ............................................................................109

    7.4 如何做周回顾 ............................................................................111

    7.5 用“成就清单”调动我们的积极性 ...........................................115

    第 8 章 标准化流程 SOP ...................................................... 119

    8.1 晨间日记为什么这么流行 ..........................................................120

    8.2 在执行中完成一份标准化清单 ..................................................121

    8.3 如何制作一份标准化流程 ..........................................................123

    8.4 SOP 中的意外说明 ....................................................................128

    8.5 标准化的误区 ............................................................................130

    8.6 一周的 SOP ................................................................................132

    第 9 章 笔记术...................................................................... 135

    9.1 为什么我们要记笔记 .................................................................136

    9.2 实现目标的三种笔记本 .............................................................137

    9.3 OneNote ....................................................................................139

    9.4 Evernote ....................................................................................145

    9.5 区分 OneNote与 Evernote ........................................................146

    第 10 章 高效工作术 ............................................................ 149

    第 11 章 整洁之道 ................................................................ 153

    11.1 为什么你的东西总是那么凌乱 ................................................154

    11.2 丢弃文件 ..................................................................................155

    004

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    11.3 如何高效地找到文件：everything ..........................................156

    11.4 临时文件如何处理 ...................................................................158

    11.5 邮件整理 ..................................................................................160

    11.6 虚拟桌面与双屏优势 ...............................................................161

    11.7 习惯的养成 ..............................................................................163

    11.8 阅读的力量 ..............................................................................166

    最后，我们来说一个最有趣的时间游戏 ................................. 171

    最后的技巧 ............................................................................. 177

    时间管理基础

    第1章

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    002

    相信很多接触过时间管理的人都知道 GTD，全称是 Get things

    done，这是一个叫艾伦的美国人所写的一套时间管理体系。在开始这本

    书前，我们为 GTD 做一个简单的描述，作为本书时间管理的基础。

    GTD 有 5个流程帮助你完成每日的待办事项。

    1.收集。收集一切还没有完成的事项，在事件还处于收集状态时，我们称其为材料。公事、私事都在收集的范围中。收集完成之后，形成

    一张“待办清单”。

    2.处理。判断是否需要对收集的材料进行处理。如果有时间的限制，需要在下周或是在未来某个时间点设置提醒。

    3.组织。如果某个事项特别复杂，完成它需要多个步骤，将它作为

    一个“项目”，并组织成一系列的行动事项。

    4.行动。针对组织好的“待办清单”，选择今天需要完成的“待办

    事项”，成为“今日待办”，可以选择三个或更多。

    5.回顾。调整你收集的“待办清单”，查看是否有遗漏，或者有尚

    未收集到的任务，加入“待办清单”。同时，从“待办清单”中删除已

    经完成或不再需要完成的事项。回顾整理清单以备下次使用。

    上面这些步骤说得比较笼统，你一时可能还无法完全理解。下面

    我们用例子来阐述一下 GTD 的整个流程，让你对它有一个更形象的

    了解。

    第一步：收集

    清晨，你醒来后头脑一片茫然，有许多事情等着你去完成，但你一

    时想不起该先从哪一项着手，你想做 A，又想做 B，又害怕遗忘了 C。

    也许更多时候，你不想起床，每天都是些琐碎的事情，你连起床的动力

    都没有了。现在，拿出纸和笔把那些让你心烦意乱的事情统统都写下

    来，想到什么就写什么，也许是未来的一个愿望，也许是前几天没有办

    完的一件小事，只要你现在想得起来，统统记下来。最后，它可能是这

    「 第 1 章 时间管理基础」

    003

    样的：

    1.已经过去半个月，下半年的物业管理费还没有交，而钱包里的人

    民币不够；

    2.周一同事给你发了邮件，还没有来得及看；

    3.公司决定成立新的项目，今天下午两点需要开会讨论细节，可资

    料还没有准备好；

    4.BOSS 大人交代需要一份文档，下周三之前交给他；

    5.上次电话里跟好友约着聚餐，而你正好有一些工作上的问题想要

    询问他，但还没有定下时间；

    6.工作几年了，财务状况依然不理想，是不是有必要看一些关于理

    财方面的书籍呢，该如何着手呢？

    7.最近，迷上了涂鸦，明晚八点有一个涂鸦线下活动，去不去参加

    还不确定。

    好了，现在浮现在你脑海中的问题都记下来了。以上条目，就是我

    们准备的“待办清单”。我们需要做一些说明，首先，这个清单不是一

    成不变的，你随时可以向里面增加内容，或是删除内容，你可以从头到

    尾再浏览一遍，看需不需要增加些什么；其次，在写这个清单的时候，不需要排序。

    这些写下来的文字，并不具备执行力，它们还只是待孵化的材料。

    第二步：处理

    清单准备好了，我们需要开始着手处理。浏览一下这份清单，看看

    有没有需要马上处理的，哪些是有时间限定的，有些可能是在将来某个

    时间段处理的，还有一些你可以交付别人去做的。在清单上将最后截止

    时间标记出来。

    人的精力有限，如果每天能百分之百处理完 3 件重要事项，已经是

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    004

    非常高效了。纵观一下清单，挑选出第 1 项和第 3 项作为今天要完成的

    项目。选择的原因是因为这两件事情在时间截止点上最为紧急，你也可

    以顺带完成第 5项。

    需要完成的“今天待办事项”如下：

    1.已经过去半个月，下半年的物业管理费还没有交，而钱包里的人

    民币不够；[今天]

    2.公司决定成立新的项目，今天下午两点需要开会讨论细节，可资

    料还没有准备好；[今天]

    3.上次电话里跟好友约着聚餐，而你正好有一些工作上的问题想要

    询问他，但还没有定下时间。[今天]

    我们可以拿着这张表，计划我们一天的安排了。处理的原则是，一

    项一项做。这听上去是废话，但我们需要强调，一次只做一件事的重

    要性。

    你可能表示不能理解，现在计算机都是多任务处理，我们完全可以

    同时处理两件事情。计算机程序切换线程是需要开销的，人也一样。就

    好像你数钱数到一半，你必须离开一下，你走的时候刚好数到 3700 了，脑子里努力想要记住，然而等你回来再继续数，很可能早就忘了。

    当我们将精力完全投入在某件事情上时，你会感觉时间在飞速流

    逝，心理学上称之为“心流”状态。有时候我们一边上班，一边还开着

    耳机听音乐，看上去是一心两用，你通常会发现，如果真正进入“心流”

    状态忘我工作的时候，你根本不记得播放了什么音乐。带着耳机的真正

    原因，是不希望有人打搅你，同时得到放松，以便于全神贯注地投入

    工作。

    专注是时间管理很重要的课题，面对许多杂事，处理原则就是一项

    一项完成它，但如果我们遇到一些比较复杂的事情时，该怎么办呢？那

    就是第三步：组织。

    「 第 1 章 时间管理基础」

    005

    第三步：组织

    组织是把“待孵化的材料”组织成我们具体的行动事项。如果你的

    杂事中包括“打个电话回家”，这是非常简洁的，你不需要思考就可以

    行动。但是如果它是“考个驾照”，如果不经过组织，也许你就会一天

    一天拖延下去，因为你不知道该如何着手，“考个驾照”没有明确的行

    动指导。

    GDT 流程有两个关健点。

    第一，收集。在第一步我们已经达成了。

    第二，明确“下一步行动”。所谓明确“下一步行动”就是只要看

    到行动描述，就知道该做哪些事情，不再花时间犹豫。那么“行动”要

    详细到什么程度？这里并没有一个明确的标准。但大多数时候，我们可

    以使用SMART原则来判断。

    SMART原则，它是具体的(Specii c)，是可以衡量的(Measurable)，是现实可以达到的(Attainable)，是有相关性的(Relevant)，是有时限

    的(Time-bound)。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    006

    在第二步中，我们挑选出的3 项事务，都不具有 SMART原则。

    第 1 项“已经过去半个月，下半年的物业管理费还没有交，而钱包

    里的人民币不够”，如果需要完成它，至少需要两步：

    ①去银行取钱；

    ②去物业交费。

    细化之后的行动是具体的，看完不经大脑就知道该去做什么，它们

    是合理、可达到的，因为并没有要求你一次从银行取出1 个亿。

    第 5 项“上次电话里跟好友约着聚餐，而你正好有一些工作上的问

    题想要询问他，但还没有定下时间”至少需要两步：

    ①打电话跟朋友商量时间、地点；

    ②赴约。

    细化之后的行动是可衡量的，跟朋友打完电话，必定有一个时间与

    地点信息。可衡量即一定会产出一个结果，而结果不是模糊的。

    第 3 项“公司决定成立新的项目，今天下午两点需要开会讨论细

    节，可资料还没有准备好”，则是一个更为复杂的项目。细化时需要注

    意“准备资料”到底是什么资料，资料有多少，以达到 SMART 原则。

    一旦在工作前期分析好这些细节，那么在我们执行的时候，就会事半

    功倍。

    在这一步，我们把事务转化为了“行动”。组织的原则是，尽可能

    列出所有子项，转化为看一眼就可以“行动”的细项。

    第四步：行动

    经过组织之后，今天的日程变成了这样。

    09：00 ～12：00 准备会议资料；

    13：00～13：30去银行取钱 + 等候时，打电话给朋友约定聚餐时间；

    「 第 1 章 时间管理基础」

    007

    14：00 ～ 16：00开会；

    18：30 ～ 18：40去物业交费；

    19：00 ～ 20：00与朋友共进晚餐。

    这样看上去是不是比之前清楚多了。每一个行动都是一个原子，每

    个行动只涉及一件事情，不要模棱两可。有时候一项任务很有可能不是

    一天可以完成的。例如，今天你跟朋友约时间，他今天正好没空。你需

    要修改一下5.2项。

    5.上次电话里跟好友约着聚餐，而你正好有一些工作上的问题想要

    询问他，但还没有定下时间；[今天]

    5.1.打电话跟朋友商量时间、地点

    5.2.周三与朋友晚餐[周三]

    清单上，你可以划去第一步，同时你多了一项周三日程。

    你如果足够细心就会发现，在 13 点到 13 点半这段时间，我们重叠

    完成了两件事情。这里要提到一个概念，就是“等候清单”。有一些任务，它只需要几分钟或是很短时间即可完成，可以在空闲或是等候时处理，当你在工作过程中这类任务很多时，我们把这样的任务单独列出来，放

    到一张“等侯清单”中，这样在排队或是开会间隙时，可以充分利用时

    间间隙处理。“等候清单”是利用零碎时间完成一些零碎的任务，但“等

    候清单”也可以完成一些重要的事情，如收取邮件。

    第五步：回顾

    按第四步的日程，这一天，你会过得十分充实，完成了一天的日程

    之后，“待办清单”上被你划去 3 项。我们回顾一下初始的清单，去掉

    完成的项，增加了一些新项目，整理一下，它变成这样了—

    1.周一同事给你发了邮件，还没有来得及看；

    2.BOSS 大人交代需要一份文档，下周三之前交给他；

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    008

    3.工作几年了，财务状况依然不理想，是不是有必要看一些关于理

    财方面的书籍呢，该如何着手呢？

    4.最近，迷上了涂鸦，明晚八点有一个涂鸦线下活动，去不去参加

    还不确定；

    5.新项目会议之后，你需完成 A、B、C、D 事项；

    6.……

    这个清单永远是动态的，它随着你处理任务的节奏发生改变。第二

    天早上起来，你要做的事就是再次拿起这张清单，重复第1步到第5步。

    如果你将这张清单列在纸上，那么记着需要随身携带。而在科技如此发

    达的今天，我们有很多手机 APP 也可以实现这一功能。随身携带的作用

    在于，任何时间，只要有需要，你就应当向清单中添加事项。等到一天

    工作结束之后，整理回顾一下。

    大脑是用来思考创新的，不是单纯用来记忆的。把存放事务的任务

    交给清单吧，只要你如实记录事务，就不会有遗忘。腾出你的脑细胞，用它来创造更多成果吧。

    下面，我们再来回顾一下整个流程，绘制一张简单图表。

    现在我们对 GTD 有了一个大体的了解，它看上去并不难，执行起来

    也不困难。现在我们就可以拿一张纸、一支笔，从第一步到第五步执行

    起来。它是一个流程—收集、处理、组织、行动、回顾。流程会帮助

    我们处理事务，但从另一方面来说流程也并不是万能的。

    这一节说得比较简短，也许你对时间管理还没有更深的体会。我们

    「 第 1 章 时间管理基础」

    009

    需要对时间流程有一个印象，随后的章节里，会深入时间管理的方方面面。

    如果你没有认真阅读目录，在这里作一个简单归纳，让你可以纵览全书

    主线。随后的章节以4大基本点为轴心，构筑一套有效的时间管理方案，其中也穿插许多有用的时间管理技巧。

    1.分析现状，了解自己使用时间的方式。

    2.全面了解自己的任务。

    3.跟踪目标，有效计划与持续专注地行动。

    4.高效的整理归档习惯。

    我们说要解决一个问题，最好的办法就是现在开始。

    有些朋友，一旦遇到工作的转变，或是工作量的增加，迫不及待就

    想寻找一款好的 APP，或是日程管理软件，希望能在工作中切实地帮助

    自己，但没有一个 APP 能够完全达到你的理想，因为时间管理永远是一

    套流程，而不是几个步骤。

    在开始效率讲解之前，我们需要讨论一个问题。倘若有足够的时间，你最想做的是什么呢？不妨把想做的事情写下来。

    1.

    2.

    3.

    有一个笑话，一群人聚在一起讨论要如何节约时间，提高效率。大

    家议论纷纷，制订出一套坚持早起、提高效率的完美计划。然而，讲师

    问其中一位同学，那你节约下来的时间想干什么呢？

    他回答说，睡觉。

    如果你没有搞清楚你的真实需求，即使再努力也无济于事。

    爱丽丝漫游奇境记中，爱丽丝遇到柴郡猫，她问它：“请你告诉我，离开这里应该走哪条路？”柴郡猫说：“这要看你想上哪儿去。”

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    010

    “去哪里，我不大在乎。”

    “那你走哪条路都没关系。”

    没有目的地的行程，永远不可能到达目的地。而要提高效率，我们

    需要从最重要的目标说起，因为目标是高效率的基础。

    目标

    第2章

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    012

    2.1 目标决定效率

    高效率的工作方法，只制作“待办事项”是不够的。你每天忙忙碌碌，但是效率如何呢？为什么你按书上教你的方法，把日程上所有的事项都

    做完了，却发现有更多的事情等你完成，而你的效率却没有提升。

    你看过了一些时间管理的书，你也用四象限法则规划时间，你怀疑

    自己也患上了选择综合症，因为大部分时间，你无法确定任务是否重要。

    我们每天都在选择任务，你的选择是正确的吗？也许你比较随性，今天

    这件事也许不紧急，而到了明天它可能就变得重要了，到底怎样的任务

    对你而言是重要事项呢？

    我们凭什么来认定一件事情是否重要呢？判断紧急的标准，总有一

    个时间限度， 可是重要与否的标准是如何形成的呢？每天进行跑步锻炼，对你来说不是重要的事情，但是对运动员来说，则非常重要。

    判断一件事情是否重要，绝不是凭感觉，绝不是想当然。

    那么效率究竟是什么呢？效率不在于工作时间的长短，而在于你真

    正做了什么事，那就是你的目标。如果你决定参加明年的马拉松，那么，跑步的优先程度肯定比不参加马拉松的人更高。

    解决这一系列问题的关键就是，明确自己要去的方向。心理学家耶

    基斯和多德森的研究证实，在一般情况下，动机越强烈，工作积极性越

    高，取得的效率也越大。与此相反，动机的强度越低，效率也越差。因此，工作效率是随着动机的增强而提高的，这就是耶基斯—多德森定律。

    时间管理技巧 1：设定一个目标，没有目标，就没有效率可言。

    为什么我们说没有目标就没有效率？假设 A 君需要在一小时内完成

    一份报告，但 A 君被某条弹出消息吸引，花了 40 分钟在网上看了一段

    视频。有效率吗？也许有人说有，更多人说没有。但这都不是正确答案。

    首先，我们判断 A 君效率高低时，用的标准是什么？

    假如 A 君现阶段目标是制作 PPT，那么，显然他是没有效率的；但

    「 第 2 章 目标」

    013

    是反过来，A 君看到的视频正好与手头急需解决的问题相关，在 60 分钟

    里面，A 君花了 40 分钟，这么看显然是有效率的。

    所以，要达到高效率，就必须清楚自己的目标。因为，只有明确的

    目标才能衡量效率的高低。

    没有目标，在行动中你很容易偏离方向。即使只有 30 分钟的事务，也必定有一个潜在的目标存在。你浏览天猫或是其他电商，目的就是买

    一件合心意的东西，倘若你漫无目的，就会造成时间与金钱的双重开销。

    你可能花了一天，买了一堆无意义的东西，更糟糕的是，你有选择困难症，最终什么也没有买。

    那么，你的时间是没有成果的。

    高效率重要的不是你做了多少，而是你为什么做了这件事，它的意

    义是什么。效率低下的原因，很有可能是因为你认为重要的事情，其实

    在现阶段并不是最重要的。

    举个例子，你从事销售工作，决心成为销售高手，你为自己设定了

    两个目标：

    ①全面了解公司的所有产品；

    ②提升推销口才。

    你为了提升演讲能力，加入了本地线下的一个演讲组织。你的业余

    爱好是画简笔画，你同时参加了一个绘画班。当某一天，演讲与绘画班

    时间安排相冲突的时候，显然，只需要想一下你的目标，重要的事就浮

    现在眼前。

    然而，你发现自己在简笔画上很有天赋，成就不错，你决定放弃销

    售工作，成为专业的插画师。这个时候，选择又有不同，没有绝对的选择，但目标的引领作用却是长久的。

    若要使时间有意义，就必须明确现阶段的目标。有很多时间管理的方

    法，真的十分有用，但如果不能正确意识到目标的重要性，即使你掌握了

    这些技巧与方法，也是浪费时间。因为你可能走的是一条南辕北辙的路。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    014

    很多人把行动与效率等同起来，也有人说，GDT 收集的作用是“用

    最优路径完成清单上的所有任务”，这完全是一种错误的观点。收集不

    是为了全部完成，而是从中选择对自己有价值的事情。在“目标”之下，管理时间最重要的选择就是“做对的事情”。除了升职加薪，人生有太

    多的可能，判断事务重不重要，由你的目标方向决定。

    方向很重要。没有人会希望—当你在墙上搭了一架梯子，努力爬

    上去发现你搭错了墙。

    你肯定有过这样的工作日，忙了一天，很累，下班时却发现该做的

    正经事一件都没有做，却又想不起来这一天到底忙了些什么。瞎忙了一

    天的人往往忽视了目标的引导作用。

    上面我们讨论的目标，不是一般意义上的“今天阅读原版书1小时”

    这种目标，我们说的是一种空而大的愿景。它是不能用 SMART 原则来

    衡量的，它是一个模糊的方向，是一个梦想。如果你非要为它加一个形

    容词，我想它是你偶尔梦也梦不到的理想。

    为了谋生，每日忙忙碌碌地工作，但你想成为一个插画家，你觉得

    不可能，是的，不可能，但这大约就是你梦也梦不到的理想。

    为什么很多人难以立下目标？也许不清楚自己到底想要的是什么，也许是不自信， 也许觉得梦想太多难以实现。 每个人都有梦想， 或大或小。

    在定下目标的时候，有些人犹犹豫豫觉得自己恐怕实现不了这个目标，我们说“不做”比“做”更加危险，因为承担着浪费时间的风险，倘若

    一时间你无法确定你的目标是否就是你的理想， 反正又没有其他的目标，为什么不试一次呢？等你找到了真正想去做的事情的时候， 再调整不迟。

    梦想是一定要有，万一实现了呢。只有梦想才可以消除消极的想法。

    奥地利心理学家维克多·弗兰克是“二战”后从集中营中少数能侥

    幸存活下来的人，他创立了一种新的心理学派，他称它为意义疗法。谈

    到他为什么会活着出集中营，他觉得是因为有一种念想。当一个人在集

    中营失去人生意义之后，很难存活下来，因为每天都是不停的劳作，没

    「 第 2 章 目标」

    015

    有希望，看不到头。而让他活下来的念头，则是因为他在进集中营时，自己所写的半本心理理论被人毁掉了。为了重写这本书，他想尽了一切

    办法，他还观察他的伙伴们，找到写书的灵感。他忍受了身体上的病痛，却写出了心灵上的慰藉，梦想不正是这样一种东西吗？

    但我们下面要谈论的“目标”与“梦想”是两回事，为了达到“梦想”

    我们必须先分析清楚，什么是目标？

    2.2 如何定义目标

    现在我们知道了目标决定效率，那么我们该如何确定目标呢？

    “目标”这个词组，在每天的学习生活中都能看到、接触到。但你

    真正了解“什么是目标”了吗，“我要好好生活，赚很多很多的钱”这

    就是目标了吗？目标要变得易于执行，也必须符合SMART原则，那么“我

    要成为化学家”，显然，它只是一个愿景，谈不上目标。“我要做一流

    的游戏”也称不上一个目标，不过是一个愿景罢了。

    你还记得SMART原则吗？再强调一次，它是具体的，是可以衡量的，是现实可以达到的，是合理的，是有时限的。

    有一位出版社的朋友，一直很努力写书，也为她女儿的学习操心，但每次她都只能坚持 3 天，再好的办法，她也只能坚持 3 天。谈到如何

    改进时，我们建议她制订出一个目标。但她说，有些是没有办法定出目

    标的，如女儿的学习。

    学习的目标就是“提升学习成绩”，用 SMART 原则框一下，你会

    发现这并不是一个目标。那我们该如何制订一个学习目标呢？从通常意

    义上来讲，一个人的学习好坏是怎么衡量出来的呢？他班级排行第七，哇，不错。他们班只有7 个人，呃，太差。

    有时候目标是在比较下产生的。

    例如，你的销售业绩排第二，那么总有一个人排第一。这种目标太

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    016

    好制订了，你当前的目标就是超越排在你前面那一个人就可以了。也许

    你前面有一万个人，那有什么关系，长跑的时候，你不是一个一个超越

    过去的吗？目标也一样。

    有一个英语口语的 APP，为每一个用户统计出口语学习时间，列出

    排行。当你知道排在你前面那个人只比你多学习了 1 个小时，一旦升起

    了“今天比他多学一小时”的想法，这一天必定是你过得最充实的一天。

    是的，太简单了，你只要再学习一个小时，你的目标就达成了，比起“努

    力学英语”这种空洞的描述，这种目标更具体，可衡量，可达成。

    也有一些目标是无法比较出来的。例如，你想要成为作家，成为畅

    销书作家，但是你无法知道销量，一切都依赖于出版商告诉你的数量，你唯一可以确定的就是写多少字，把故事写好。所以，成为一位作家是

    一种愿景，但它不适合当成目标。

    SMART原则中的T是表示时间，一个目标不可能永无止尽。在“成

    为作家”这个例子中，我们可以把目标设为 10 年。那么目标变为—在

    10 年里写 X 本小说，这个 X 是多少合适呢？还好我们有百度，找到一位

    模范—“至今，莫言共发表了 80 余篇短篇小说、30 部中篇小说、11

    部长篇小说，出版过 5 部散文集、1 套散文全集、9 部影视文学剧本，还

    创作了 2 部话剧”。莫言写作的时间超过 30 年。那么，我们定一个 10

    年目标，10 年写 5 部长篇作品。它满足了 SMART 的所有要求，它是具

    体的、是可以衡量的、是可以完成的，实际可行，有时间限制。

    类似于“我要做一流的游戏”这个愿景，首先我们要分析的是“什么

    是一流的游戏”。用商业的标准，我们以月流水1000万元为它定义。在

    它产生月流水以前它应该是一款游戏。目标显现，用3年的时间制作一款

    游戏，并让它达到1000万元的月流水。这才是我们真正可执行的目标。

    当然你也可以用另一种概念定义 “一流” 的这个词， 不同的人有不同的诉求。

    一个明确不模糊的目标告诉了我们，从开始到结束，我们该做哪些

    事情，因为它是有衡量标准的。假设你的目标是学习一门新的语言，你

    希望“有一定的进步”，那么这个目标你永远都无法实现，什么叫做“有

    「 第 2 章 目标」

    017

    一定的进步”，先明确你的目标，记住 SMART 原则。“健康的身体”

    也并不是一个可以执行的目标，不如把它变成“52周，每周跑步一到两次，体脂率达到 17%”，一个可以衡量的目标，它有结束的标准。

    很多人在离开大学之后，不知道要学什么，奋发图强的第一件事就

    想到英语，它是你还在念书时候的拦路虎，你一直耿耿于怀，暗暗下决

    心这一次一定要好好学，但每一次都收效甚微，这是为什么呢？因为学

    习没有目标。你学习英语是为了什么呢？

    没有目的的学习，一开始也许你信心满满，为自己打气，一旦时间

    较为紧张，你就会产生“今天就算了吧”这样的想法。因为学习英语，并没有明显的好处，即使不做，也不会有什么坏处，至少短期内看不出来。

    与其这样学习英语，我们不如换一种策略，那就是“把这本原版书读完

    读懂”，它既实用，又有一个明确的目的。

    一旦设下目标，你会完成比想象中更多的事情，从而收获意想不到

    的结果。

    时间管理技巧2：目标必须被量化，只有量化后的目标，才是可以

    衡量的目标。

    很多人到了年尾的时候，都喜欢给自己定新年计划，有些朋友更是

    列出了长长的一串。我们这里单说一样，例如，在未来一年读100本书。

    这是非常值得鼓励的一种新年计划，但我想大部分人都没有想过这一计

    划被执行的可能性吧。

    100 本书，也就是一周需要读 2 本，一年有 52 周。也就是每 3 天，你需要读 1 本书，再细化一下，如果一本书有 250 页，也就是说每天需

    要读 80 页以上。如果是职场人士，即使你能拿出每天 1 小时的时间，但

    也不能保证整整一年每天你都有时间。如果是有小孩的家庭，时间更是

    无法保证。再来，你也不能保证说你每天都能精神满满，人都有懒惰逃

    避不想做事的时候。

    我们在设定目标的时候，还要考虑目标的可执行性，不能凭一时兴致。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    018

    还有那些动不动就列出50 个新年愿望的清单，是一定不可能实现的。

    2.3 如何拆解目标

    有了目标就可以引导我们成为自己想要成为的人吗？你每天看一遍，它还是白纸黑字，一字不增，一字不减。那些有着目标却总是失败的人，因为觉得目标遥遥无期，无法实现而停滞不前。一个长远的目标庞大而

    复杂，耗时费力，看上去难以实现。你可能会中途放弃，因为目标实现

    的那天看起来太漫长，似乎遥遥无期。

    1988 年，在国际马拉松邀请赛上，日本选手山田本一出人意料地获

    得了冠军，记者问他凭什么取得如此惊人的成绩。他回答，凭智慧战胜

    对手。大家都认为他在故弄玄虚，十几年过去了，他出了一本自传，提到

    自己如何赢得冠军的秘密，这里又引出了俄国著名歌唱家夏里宾的故事。

    记者雷因失业了，白天就在马路上瞎晃悠，因为这是躲避房东的最好

    办法。有一天，他在42号街遇到了夏里宾先生。雷因在巴黎当新闻记者时，曾经去访问过他。雷因以为夏里宾肯定认不出他了，然而恰恰相反，夏里

    宾还邀请他一同前往第103号街的旅馆。雷因犹豫，因为从这里到旅馆要

    走过60条马路，太远了。夏里宾却说，只有5条马路口。雷因觉得很诧

    异，夏里宾先生接着说，从这里走到第6号街的一家射击游艺场只有5条

    马路。

    雷因顺从地跟着他走，一会儿就到了射击游艺场的门口。然后他们

    又继续前进，夏里宾说：“现在，11 条马路尽头，是卡纳奇大戏院，他

    要看看那些购买戏票的观众究竟是什么样子。”在他们达到卡纳奇大戏

    院之后，夏里宾又说：“离中央公园的动物园只有5 条横马路口。”

    他们达到动物园，又走了 12 条马路，已经到了百老汇，这样一直一

    直走下去，走到夏里宾旅馆的时候，雷因并不觉得疲惫，他聆听了夏里

    宾的生活哲学—“今天的走路，你可以常常记在心里。你与你的目标

    之间，无论有怎样遥远的距离，切记不要担心。把你的精力集中在 5 条

    「 第 2 章 目标」

    019

    横街口的短距离，别让遥远的未来使你烦闷。”

    山田本人从这个故事中得到了灵感，在每次比赛之前，他都要把比

    赛路线走一遍，把沿路醒目的标记画下来。比赛一开始，他向第一个目

    标冲去，达到第一个目标之后，再向第二个目标进发。他在自传中这样说，我从前并不懂得这样的道理，我把我的目标定在40公里外的那面旗帜上，我跑了十几公里就疲惫不堪，因为被那遥远的距离吓到了。我之所以能

    取得胜利，却是听从了夏里宾先生的建议。

    目标实现绝非轻而易举，你无法一口吃掉一头大象。所幸，我们有

    智慧的办法—拆分它，即把工作细分为更小的单位，一点一点地完成它。

    时间管理技巧3：把目标拆分，拆分成只用几小时可以衡量的小目标。

    每个目标，都可以拆分成许多小目标。只有把目标拆分成更小的目标，让它更清楚，更具体，执行起来才会更顺利。一步一步累计进度，目标

    也就渐进式地达成了。

    那么，我们如何进行目标拆分呢？需要使用一个思维导图工具。什

    么是思维导图？这是一种放射性思考的方式，即使同一个主题，每个人

    画出来的导图都不一样，因为没有一种思维是可以复制的。我们手工绘

    制一个关于“食物”的导图，它可能是这样的，如下图所示。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    020

    图的中心是 “食物” 。 关于食物， 我们联想到了苹果、 番茄， 还有餐厅，等等。你说，餐厅不在食物这一分类中。为什么不呢？难道餐厅里面

    没有食物吗？我们正在做一种放射性思考，不是吗？不用管那么多规

    则，丢开条条框框。只要你想到了跟食物有关系的方方面面，都可以写

    下来。

    什么，你想到了“亚瑟王”？

    对啊，他们不是“圆桌”骑士吗。

    这就是大脑的发散性思维。关于思维导图我们不再做细述了，下面

    我们来拆分目标。我们使用一款名叫 Mindjet 的工具，它是一款思维导

    图工具，它的前身叫 MindManager，很常用，适合分解目标。

    为什么我们拆解目标需要用思维导图呢？因为思维导图可以激发我

    们的联想， 引导出 “关键词” 的方方面面。 对于目标， 很多人都会感到迷茫，而导图正好可以将我们的迷茫实际化。

    2.4 拆解目标

    那么，我们以一个实例来说明如何分析目标。我们先从简单的入手，假定我们的愿望是完成一次日本旅行。

    我们新建一个 Mindjet 文件，在屏幕的中间，输入一个主题“日本

    旅行”。一开始，我们的思绪如一团乱麻，不知道该如何执行。但关于

    这个主题，我们可以先把能想到的事情都写下来，例如，我暂时想到的

    部分是—签证、酒店、机票、去哪里、买些什么，几月出发。

    我们先为这六项打上顺序，也就是我们需要按数字顺序进行执行。

    选中“日本旅行”这一项，在“HOME”菜单中，找到 “Numbering”

    并单击，程序自动为各项打上序列号。

    「 第 2 章 目标」

    021

    如上图所示，我们完成了一张思维导图，但是上面这个图，我们依

    然看不出可以执行的部分。先不要着急，这个思维图是动态的，会随着

    我们进一步了解这个目标而发生改变。

    我们从第一项“签证”开始。充分利用搜索工具，我们收集到足够

    的签证的信息之后，发现了新的情况。日本签证需要我们提供酒店机票

    订单，很显然，我们的执行顺序需要进行有效地调整，订酒店的执行优

    先级高于签证。在思维导图中，我们向上拖动“酒店”，让“酒店”与“签

    证”位置互换。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    022

    现在，我们还是从第一项“酒店”开始梳理整个流程，如果我们需

    要预先订酒店，那么，确定时间是非常必要的。跟同事商量好之后，你

    打算在三月出发。顺序再次发生改变，第四项“几月出发”向上升为第

    一项，订“酒店”的优化先下移成为第二项。

    现在时间确定好了，我们开始着手下一项，订酒店。那么，订哪处

    酒店呢？你的目的地是京都，还是富士山？是奈良，还是明治神宫？如

    果需要预先订酒店，那么“去哪里”比“酒店”的优先级更高。在“去

    哪里”这一项，我们需要细化的是行程。行程当然因人而异，这里以大阪、京都为例。例如，我们希望在大阪停留二日，第三日前进入京都。那么

    机票、酒店的时间，我们也就相应地确定了。

    这棵思维树是可以无限扩充下去的，如果你患有强迫症，需要细化

    到每一个景点，也没问题。这里篇幅有限，不再细述。现在你的计划初

    具规模，你可以拿去给你的小伙伴们分享了，他们会对你的细心周到刮

    目相看。当然这里还有许多的细节没有深入分析。你甚至可以找到一位

    去过日本的朋友，咨询细节，完成这张图。但有一点可以肯定，你一定

    不像一开始看到“日本旅行”这个标题时那么无助了，对不对？

    「 第 2 章 目标」

    023

    当你在细化这个导图时，突然想到你还没有“兑换日元”，你可以

    在最后加上，你还可以加上“必备品”这样的分支。这个表是变通的，它不是死板的，它应该为你而服务，而你可以按你所有的喜好来改变这

    个分解图。例如，有人会觉得兑换外币应放在第一顺序位，为什么不可

    以呢？

    现在我们基本完成了一个目标的分解，分解这个目标的关健是希望

    你对分解方式有一定的了解。实际工作中分析目标的难度没有这个目标

    空洞，因为工作中的任务都是有指标的。当然，如果你希望结合经验，分析一个主题—如何提升销售业绩，这的确是一个颇有难度的主题，它不是一个目标。你需要先确定，怎样才算是你满意的销售业绩，以及

    你现在所处的销售业绩水平。

    总之，只要目标明确，再把它拆成一个一个小的可执行步骤，即使

    每次只走一步，也可以将它完成。

    我们的旅行目标现在变成了一份可执行材料，为什么说它还是材料，还记得 SMART 原则吗？我们的行动需要用 SMART 来衡量。接下来需要

    做的就是不断反复丰富这张思维导图。我们在拆分目标的时候，应该尽

    可能多地包含更多的信息，让每条可执行的事务变成可以衡量的行动。

    这张旅行的导图并不是只用一次，如果你顺利完成了一次日本旅行，你想去韩国时，难道还要再从头来一次吗？

    当然不。

    当你完成一次旅行之后，你会拥有自己的经验，这张图会更丰富起来，成为一个“标准化清单”，这是你独一无二的清单，包括了你的生活习惯，你特有的行为模式。你甚至可以在酒店这个分枝之后，附上你常用的订

    酒店的网站，下一次订酒店就会变得更简单，更省心。

    我们会在后面的章节，专门对“标准化清单”进行讲解。现在我们

    回到分解目标的例子上去。

    上面我们用 Mindjet 分析了旅行的目标，除了这种目标之外，还有

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    024

    一些是需要用数字来衡量的目标。例如，常常有朋友说想学一门语言，想业余写一本小说。他们说这些愿望的时候，大部分都只是说说，很少

    有人会想到如何去执行。

    学习语言是一门需要相当长时间的目标，乍一听似乎有点摸不着头

    脑。与其纠结如何开始，不如踏踏实实地看完一本又一本的教学书籍和

    教程，学习语言只是一种愿景，而在规定时限内完成一套教材的学习，才是我们的目标。

    2.5 描述目标的 5 个特点

    我们一定要把愿望转化为目标，为了易于衡量。当我们需要执行一

    个目标之时，它必须满足以下5 个特点。

    1.它有明确的衡量标准，我们需要整理清楚目标的预期结果是什么。

    2.它有明确的开始与结束时间。

    3.通过分解尽可能多地得到更多的细节。

    4.确认所有的细节符合 SMART 要求。

    5.制订检查点，随时可以查看进度。

    很多人认为一旦制订了目标，就一路要向着它执行下去，但一个目

    标一旦开始，它的最后结果并不是一成不变的。在执行过程中，我们需

    要对它进行调整。假设你写一篇论文，要求自己 10 天写出 2 万字。但其

    实你 10 天只写了 1 万字。你觉得目标是没有作用的，不，是你对自己要

    求过高，我们需要认清自己的缺点，并且充分接纳它。既然 10 天只能写

    出 1 万字，下次写论文的时候，何不把时间放宽到 20 天。当你按时完成

    一个目标之后，完成目标的自信会像雪球一样越滚越大，然后，我们就

    可以将 20 天压缩为 18 天、15 天，甚至 10天。

    为什么目标一定需要一个时间限制？如果要做到完美，没有一项工

    作是有尽头的，所以我们必须为目标设定一个时间段，只有紧迫感才能

    「 第 2 章 目标」

    025

    帮助我们尽可能抓住重点。因为时间有限，我们不能把时间浪费在无意

    义的活动上。

    随着目标一层一层地分解，它变成了越来越小的模块，但总有一个

    模块你觉得最棘手，无从下手。工作中如果遇到你十分钟还不能解决的

    问题，最好的办法就是问别人，就算是厚着脸皮也要问。有些同事可能

    非常不喜欢被人打扰，你也可能有顾虑不好意思开口。但这是提高你效

    率的最佳捷径，你没有解决问题的经验，而他人可能有。

    有了这个捷径并不是说，你需要把所有问题都丢给同事，如果不是

    很重要，百度搜索一下，自己解决。

    有人喜欢自己研究，这种精神十分可取，但前人既然已经有经验了，为什么不直接拿来用呢？

    如果建筑师要构建一座流传于世的经典建筑，需要从自己制砖开始。

    你会觉得可笑吧，你从同事那里直接拿经验来用，这显然是一样的道理。

    倘若他跟你一样是一个喜欢钻研的人，他用了 48 小时来搞明白某个工程

    的基本结构，你就可以省去 48 个小时。一个 48 小时无关痛痒，但无数

    小事上的 48小时，便构成了无形的巨大财富，因时间可以创造价值。

    倘若你真的有强迫症非要自己研究，想想我们的第一堂数学课，老

    师说 1+1=2，这是举世闻名的公理。但是对于数学家来说，他们是需要

    证明1+1 为什么等于 2的。但对于我们大众，我们直接得到了结论。

    如果时间允许，完成目标之后，你有 大把的时间去研究。但在目标

    向前进行的时候，我们的目标就只有一个，就是想办法快速完成它。

    这里有一个时间管理的误区：做得越多并不表示效率越高。

    我们在分析目标的时候，虽然尽可能多地罗列出了所有的细节，但

    并不是做得越多越好，你的“待办清单”里可能已经有 100 个任务等着

    你去完成了，但我们真正要做的，有价值去做的，只有围绕目标的所有

    任务。在每个检查点，我们重新清理目标的预期结果，找到更合适的优

    化方案，补充或是删掉一些细支末节，进行更合理地时间统筹。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    026

    2.6 用 GoalTracker 跟踪我们的目标

    我们制订了目标，开始执行它，事情到这里才刚刚开始，每天我们

    都需要对它进行跟踪。对于复杂的目标，应当制订一套自己的跟踪方式，但对于一些简单的目标，我们可以偷懒，有现成的工具帮助我们来完成

    跟踪。

    为什么我们需要这样一个目标跟踪工具呢？

    我们所处的时代信息繁杂，太多的事情会让人分心，上周吸引你的

    事情，可能周末已经被另一件更有趣的事情取代。人们总是习惯不停地

    放弃一件事， 再开始做另一件事。 为了避免出现这种情况， 列出所有目标，对每一个目标进行跟踪，是相当必要的。你可以时刻查看进度，你还有

    多少目标没有完成。

    有一款名叫 GoalTracker 的手机 APP(本书只选取安卓系统进行讲

    解)，提供了简单目标跟踪的功能。这一款APP，将目标数据分成两类，一类是按“是 否”来划分，另一类则是按数值来划分。如“开始一本

    书籍的学习”，我们建立数值类型的目标；又或者“每天早起”，则需

    要我们建立“是 否”类型的目标。

    我们建立一个名为“我的第一个目标”的目标，在上图第1步的“类

    型” 项中选择 “数值” ， 继续建立我们的目标， 选择让APP为我们自动 “分

    解目标”，在“分解目标”之前，需要填入“目标值”。因为在第 1 步

    「 第 2 章 目标」

    027

    中，我们指定了开始与结束时间，在这里，确定了周期，那么每个周期

    的完成量就会被计算出来。我们以一本书来举例，如果它一共有324页，那么，在我们的计划时间内，上图第 2 步是 24 天，计算出的每日阅读数

    便是13.5页。

    设完了数值，APP 还为我们提供了一个提醒功能。

    在周一至周日的每天 21 点开始提醒我们。现在，我们的第一个目标

    跟踪就设置完成了，如上图所示。一开始的完成度是0%，随着每天记录

    的数据变更，完成度在不断增加。我们在目标详细信息中，可以看到它

    的完成进度，记录每日的完成量，在图表中汇总。GoalTracker 的图表在

    选择月份的时候，可以同时选中“十一月”“十二月”来查看两个时间

    内的完成量。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    028

    这个目标跟踪并不复杂。

    当然如果你熟悉 Excel，也可用 Excel 进行目标的跟踪。因为目标的

    多种多样，决定了它的跟踪方式也因类型而有所不同。你也可以将目标

    的进度写在一张纸上，不论什么方式，关键在于能让你一目了然，知道

    它的进度。

    你可以用 GoalTracker 建立 10 本阅读计划，也可以在上面建立 20 个

    专业学习计划。而当目标越来越多的时候，再添加目标时，你可能会三

    思而后行，因为你发现你自己做不完了。这个时候，你需要从一系列的

    目标列表中，精减一些出来，这样做有一个好处，那些你更有兴趣的目

    标会浮出水面，因为你永远不会在目标列表时将它们删去。当你还不确

    定方向时，这不失为一个好方法，不妨写下数个你感兴趣的目标，每样

    都做一点，直到你觉得筋疲力尽，找到你最想留下的一到两个目标。

    2.7 没有目标怎么办？

    如果没有目标该怎么办呢？你还没有找到你热爱的事情，该怎么

    办呢？

    首先，任何时候开始向目标行动都不会太晚，如果你觉得晚，想一

    想摩西奶奶。这位 70 多岁才开始学习画画的美国奶奶，80 多岁在纽约

    开了她自己的个人画展。倘若你能找出诸多借口，找到很多“但是”来

    规劝自己放弃。放弃吧，它不是你热爱的事情，别骗自己。

    1.列出你所有的梦想，抛开你心中所有的“但是”，如你有足够多

    的钱，没有人反对你，你想要做些什么呢？

    2.从中挑选出与你现在生活最为接近的目标，也就是那些你现在比

    较擅长的事情，作为你的目标。如果现在让你与一群陌生人一起创业，在与他们工作的过程中，你能为他们做什么，你又想为他们做什么？这

    些事情，就是你比较擅长的事情。

    3.看看你花时间最多的工作是什么？

    「 第 2 章 目标」

    029

    没有目标的时候，可以按上面 3 点来挑选你的目标。我们每个人都

    对未来报有希望，可是如果没有目标，你连未来是什么样子都不知道。

    很多人说“我希望将来会变得更好”，如果你连“好”的样子都不曾细

    想过，也不过是空想罢了。当你觉得迷茫时，无论如何，先设一个目标。

    不要空想，要行动，即使错了，再调整也没关系，先朝着某个目标行动

    起来。因为只有在行动中才能找到方向。

    2.8 目标太多怎么办？

    有时候，我们并不是缺少目标，而是目标太多了。

    也许 3 年前，你有一日突然想成为英文阅读高手，虽然你的工作中

    完全不会用到它。你买了无数本书，下载了无数个背单词 APP，但是 3

    年过去，每一本书你都没有翻完，每一个 APP 都停留在最初的 30 天，也许更短。这个过程可能反反复复。这3年来，你在公司业绩蒸蒸日上，你成了部门主管，工资翻倍，事实证明，英文水平没有提升，并不会对

    你的工作产生严重的影响。

    有一种理论称为有效拖延，就是说你做不做，都不会对你的生活产

    生影响。

    为什么会出现这种情况呢？

    你的目标、梦想，与你的当前的境况密不可分。

    我有一个朋友，他喜爱跳舞，但在父母的要求下考入了机算机系，成为了软件工程师。他跟上面那个想要成为英文高手的人一样冲动，他

    报了舞蹈班，学了钢琴，反反复复练习，但却总是停滞不前。他还是一

    个软件工程师，但这并不是他的理想。他做了一个大胆的决定，他转行了。

    目标成了他生活的一部分。

    目标是有取舍的。当你有意识找借口去推脱完成一个目标时，说明

    这个目标对你没有吸引力，因此不需要再花时间去跟进。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    030

    随着岁月的增长，孩提时的梦想已经被新的梦想完全取代。你可能

    3 分钟热度—想成为化学家，有望在 203×年勇夺诺贝尔化学奖，奖金

    高达 150 万美元。是的，谁不想。你从小化学成绩名列前茅，你勤于做

    练习， 你消化完了所有化学理论， 这其中不乏相当有难度的， 但那又如何？

    你还是一个朝九晚五的打工族，而你翻阅这些书的时间，甚至可能成为

    你工作进步的障碍。你完全可以把这些时间，用来提升业务水平(这是

    你的现状目标)。如果每天多跑几单业务，每单多赚 20 元钱，按照 5%

    的理财利息计算，每年也能多赚不少，补贴家用肯定绰绰有余。

    当然，这是一个调侃。法国有一家报纸曾经做过一道智力题，询问

    所有读者，如果卢浮宫被烧，你只能救出一幅画，你会选择哪一幅画。

    卢浮宫现存有上千件绘画珍品，享誉盛名的《蒙娜丽莎》，有肖邦的画像，还有拿破仑一世的加冕大典画作。每个人都在挑选自己觉得最不可失的

    那幅画。

    人们挑选名画就好像挑选梦想，总是怀有最有价值的期望。你有音

    乐天赋， 便想成为作曲人， 只有成为作曲家你的价值才能最大限度地发挥。

    最理想的情况的确如此，就像火灾中当然要挽救最有价的名画，但我们

    总忽视了现状。

    这道智力题得到奖金的是作家贝尔纳，他的答案是，离门最近的那

    一幅。

    并不是所有梦想，在当下都可以 成为目标，要切合实际。不定过高、脱离现实的目标，只有做好现在的一点一滴的小目标，才可能成就更大

    的目标。如果现在你都做不好，又凭什么觉得等到机会到来时，你能做

    得好呢？制订过低的目标也不行，如果目标没有难度与挑战，怎么能称

    得上是目标，不过是一个实现过程罢了。

    2.9 唯有行动才是达成目标的“催化剂”

    我有一个朋友， 看完某热血剧， 立志要成为作家。 她现在就可以动笔。

    「 第 2 章 目标」

    031

    但她说，我不会写，我没有时间，等以后再写。这简直称不上一个目标，那些说当下没有时间，借口自己没有经验，要等老了再做的事情，相信我，你永远也不会去做。

    当一个看似不可能的目标摆在你面前的时候，许多人都会退缩，这

    是人的本能。

    并不是每一件事情都可以自信地说，我能做好。即使同一个人，在

    不同的领域自信的程度是不一样的，假如让一个歌唱家去绘画，自信丧

    失一大半，因为那不是他的专长。什么是自信，自信不过是你每做好一

    件小事而累积起来的自我肯定，而后即使再艰巨的事情放在你的面前，你也相信自己能做到。

    设计一个目标并不难，难的是如何坚持地做下去，即使有外界干扰，也要有条不紊地做下去。同时，我们也需要预先考虑到最坏的情况，只

    有坦然面对，才会让你在下定决心的时候不会犹豫不决。

    谁偷走了你的时间

    第3章

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    034

    3.1 记录你的时间开销

    所谓“知己知彼，百战不殆”，在开始行动之前，我们先进行一些

    基础科普，让我们对自己的时间花费方式，以及任务范畴有一个更深入

    的了解，了解一些平时可能并没有注意到的细节。

    据说，非效率的工作安排是这样的—早上来到办公室，泡一杯咖

    啡，QQ弹出新闻，你发现特别有兴趣，浏览到一半，朋友发来一条链接，标题好像挺有趣，点开来看看。等到把一切新闻、热点都看完了，你发

    现已经是上午的 11 点了，可以准备订午餐了。而真正的事情，你还没有

    开始做。

    而忙得不可开交的工作安排是这样的—早上来到办公室，还没有

    泡咖啡，同事找到你，昨天晚上出了一个突发事件，必须马上处理。

    你安排人手跟踪、排查，问题还没有得到解决，BOSS 大人就通知开会

    啦，虽然很无奈，但也必须参加。你感觉自己总是处于紧绷的状态，需

    要同时完成的事情太多，工作量巨大，等到一切事情都搞定了，你发现

    已经是中午 12 点了，可以外出午餐了。而你真正想要做的事情，还没有

    开始。

    没有效率的人非要等到最后关头，才会开始动手，只有最后的焦躁

    和紧迫感可以让他们行动起来。而忙得不可开交的人，从一个城市飞到

    另一个城市，明明已经尽力了，可是依然感觉无法掌控自己的生活。他

    们可能都得了健忘症， 昨天同事告之本月14日有一项日程， 而到了16日，才猛然想起来。

    不论是没有效率的人，还是可以完成很多事情的人，都有一个通性，日积月累，都堆积了许多事务。很多人都觉得自己好像一直在工作，但

    结果却没有什么成果。人们被时间逼得上气不接下气，心里焦躁，不得

    不产生疑问，时间究竟都去哪里了呢？

    我们要提 高效率，只有了解时间使用现状，才能为有价值的事务留

    下更多的可用时间，从而以最少的时间代价赢得最大的成果。

    「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    035

    你有很多爱好，但没有时间去发展。你有时还觉得自己需要学习，但迟迟没有行动。从容的生活该是不急不徐，按部就班。你意识到自己

    的时间都花到哪里去了吗？如果让你现在写下过去的48 小时，你都做了

    些什么，你还有印象吗？

    我们不能凭感觉做事，做事靠系统。要提高我们的时间使用效率，首要的任务就是了解自己的作息安排，了解自己的时间分配，进而分析

    自己的时间处理方式。如果你连自己的现状都没有搞清楚，如何谈管理

    更合理的安排呢。

    请务必认清现状。

    猜一猜你一天工作几个小时—7 个、6 个，或是 12 个小时？也许

    你觉得你好像工作了 12 个小时一样的累，但实际情况也许和你想象中的

    完全不一样。你不信？我们做一周时间日志记录，及时写下每个时间点

    上进行的活动，不要回忆式地记录，拿一张纸，每开始一项事务时记下

    开始时间，结束的时候记录下结束时间。

    在做时间日志时，尽量把 24 小时还原。当然一开始可能做不到，但

    是坚持一周，会有十分神奇的效果。

    这里我们并不需要你统计昨天睡了几小时，看电视几小时，上网打

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    036

    游戏几小时，工作几小时。也不需要你做任何计划，你可以像平常一样

    去生活上班。只是偶尔，拿出纸和笔，或是用手机记录一下就可以了。

    3.2 记录时间的两种方式

    那么，我们如何来记录时间开销呢？

    A 君痛定思痛，下定决心好好学习时间管理，并决心通过今年第二

    季度的会计师认证考试。他认真地记录了他的时间消费，如下—

    07：30 ～09：00 起床，吃早餐；

    09：00 ～10：00 到公司，收邮件，获知今日头条，查看股票；

    11：00 ～11：50 工作内容；

    12：50 ～13：30 和同事一起打游戏；

    13：30 ～14：30 工作内容；

    14：00 ～15：00 看股票收盘；

    15：00 ～18：00 工作内容；

    19：00 ～20：00 会计师认证考试学习；

    20：00 ～21：30 涂鸦线下活动。

    这个表非常细，一开始你可能望而却步，惊叹，这些都要记录啊!

    是的，就是这么细，你心里可能打退堂鼓，记录下来有什么用，或者干

    脆跳过这一步不做，但诚恳地建议你完完整整地完成时间日志的统计，退一万步说，写下每一条，花不了你一分钟的时间，你又有什么损失，何乐而不为呢？

    这个表是不连贯的，因为并不是所有的时间都值得记录，10 点到 11

    点，可能 A 君正在财务办公室跟新来的财务聊天，正好 A 君单身，她也

    单身。当然可以做到尽量连贯，但需要不纠结于此。记录要简洁避免麻

    烦，不要按你觉得麻烦的方式去记录，如果你强迫自己每五分钟记录一

    「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    037

    次，那样你很可能一天都坚持不了。即使一整天，你只记录了一件事情，也要坚持记录一周。

    记录做到对自己诚实，除了你，这张表没有人能看到的，你老板也

    不行。如果对自己都不够诚实，又有何谈培养对时间的掌握能力，又如

    何掌控人生呢？如果你一整天只工作了 40 分钟，其他时间都无意识地浪

    费在 QQ、微信上，也必须诚实地记录下来。你只是进入了倦怠期，人

    人都有倦怠期，对不对？

    人最不了解的就是自己，你可以一眼就看到别人的缺点，却认识不

    到自己的缺点。通过时间记录的方式，我们至少可以知道，在过去的某

    一天，你是如何使用自己的时间的，只有在意识到你是如何分配时间之后，才能有效地做出调整，改变你的效率。

    时间管理技巧4：自我审视。记录时间是一种自我反省，周回顾，日回顾，都是一种自我审视。

    这里还有第二种记录时间的方式。

    有一本书充分讲解了时间的力量。《奇特的一生》讲述了一个叫柳

    比歇夫的苏联人，他集昆虫学家、哲学家、数学家身份于一身。他一生

    有许多著作，但这本书却不是他写的。是后人整理他的笔记时发现他记

    录时间的方式如下：

    乌里扬诺夫斯克。1964年4月7 日。

    分类昆虫学(画两张无名袋蛾的图)—3 小时15分钟。

    鉴定袋蛾—20 分钟(1.0)。

    附加工作：给斯拉瓦写信—2 小时45分钟(0.5)。

    社会工作：植物保护小组开会—2 小时25分钟。

    休息：给伊戈尔写信—10 分钟；《乌里扬诺夫斯克真理报》—

    10 分钟；列夫·托尔斯泰的《塞瓦斯托波尔纪事》—1 小时25分钟。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    038

    基本工作合计—6 小时 20分钟。

    柳比歇夫的记录方法忽略了开始与结束的时间，突出了“用时”这个

    概念，这两种方法各有千秋。按时间段的方式记录，记录一段时间之后，很容易发现自己浪费的时间段， 从而有针对性地提高某时间段的使用效率。

    而用柳比歇夫的记录方法则更加强调了项目，它是一种用项目跟踪的方式

    在记录时间。这种记录的好处在于，可以看到每一个项目的时间价格。

    例如，柳比歇夫写了论文《论生物学中运用数学的前景》，这篇文

    章的时间价格为：

    1.准备(提纲、翻阅其他手稿和参考文献)用时 14小时 30 分钟；

    2.写用时 29小时 15 分钟。

    共计 43小时 45分钟(共 8 天)。

    1921年 10 月12日至 19日。

    这就是时间成本。

    我们在很多时间管理的书里面都能看到，提高效率要做“最有价值

    的事”，但却没有一个人能清楚明白地知道什么是“最有价值的事”，除了目标方向之外，时间成本应该是一个重要的考量单位。

    目标固然重要，珍惜时间是一切时间管理的基础。即使一开始没有

    目标，但像柳比歇夫每天做好应做的事，善用时间，坚持下去，也可以

    完成相当多的事情。他既完成了他的学术著作，也成就了他的昆虫爱好。

    所以，不论如何，在开始的时间管理之前，记录时间是一项看似无用，却十分重要的工作。

    时间记录不要求你美观工整。如果你对这种事无巨细的方式觉得麻

    烦，简化一下，一开始，我们可以只记录最重要的事情。

    关于时间记录有以下疑问。

    1.并列的时候如何记录？如果在你上下班的路上，你在听 Mooc。

    那么该如何计算呢？当然记录听课的时间，因为听课显然比乘坐交通工

    「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    039

    具对你更有意义。

    2.在某段时间，做了些无意义的事情，是否需要记录呢？如果能整

    理清楚，当然记录下来更好。回顾的时候，也可以更为清楚地看到这些

    无意义的事情到底是什么。是否可以转交给他人处理，或是干脆不做呢。

    3.3 用 ManicTime 记录你的时间去哪儿了

    如果你实在不想在记录上花费太多时间，而你的工作大部分是在电

    脑上完成的，这里有一个值得推荐的桌面软件。用ManicTime这个软件，可 以发现你的时间利用率。ManicTime 是一款国外的软件，免费版的内

    容已经足够我们使用了。

    这是一个自动收集的软件，安装完成之后，它隐藏在桌面右下角，你就可以当它不存在一样地工作。

    使用 ManicTime 的结果，会让你大吃一惊。你万万没有想到，一整

    天，你花在 QQ 上与人沟通的时间比你想象中还要多。ManicTime 毫无

    欺瞒，你的所有行为会被记录下来。

    左下方的区域记录了每时每刻行运的程序，而右下方，则是对于今

    天你所使用的程序的一个时间累计。最上方是时间轴，每一种程序都有

    自己的颜色，不同程序颜色不同。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    040

    理想的情况基本是这样：在时间轴上大块的同色，表示你一直专注

    于某一种工具上。基本上工作焦点保持在一个程序上。

    也有这样的，程序切换得相当频繁。

    在这个软件上，我们还可以将数据导出，查看时间分配比例。导

    出数据，在“时间轴”选项中选择“程序”，生成一个 CSV 文件。用

    Excel打开它，生成类似下面的图表。

    今天A君33%的时间都花在了QQ上面，值得反省，都聊些什么呢？

    ManicTime 是一个自动的完全不用费事的工具，但作为时间管理的

    新手，用 ManicTime 作为一个辅助工具，可以很好地查看你在各程序之

    间的使用情况，假设你打算在晚上学习一门 Mooc 课程，但 QQ 好友不

    断地闪烁，你一一点开一一回复，一个小时过去，你完成了Mooc的学习，「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    041

    但你的效率高吗？你不妨打开 ManicTime 查看一下 QQ 的用时，所以，我们说，一个高效的工作时段是必须关闭 QQ 的，时刻谨记，QQ 的使

    用是你方便找到他人，而不是他人方便找到你。延缓一个小时的回复，并不会世界大乱。

    3.4 了解自己使用时间的意义

    为什么我们需要把时间开销记录下来？游戏每天都在刷，但你可能

    没有统计过，你到底是刷了40 分钟游戏，还是1.5小时。

    记录时间使用的同时，我们也在了解自己。

    有人常常立志，制订了无与伦比的计划，但是到了执行阶段，该做

    的一样没做，过几天，内心十分愧疚，到处找组织上论坛刷帖子求拯救，终于找到一个帖子，将这一类事称为某某心理作用，这下彻底安心了，原来这并不是自己的错。

    当然是你的错。

    你永远无法叫醒一个装睡的人，同样，如果并不是自我意识到要提

    高自己的时间使用率，即使全球最有效的书摆在你的面前，你也无法成

    为一个高效的人。

    在我们记录时间的同时你会发现，你平时忽略掉的细节—你明明

    很忙，同学或朋友打电话给你煲电话粥，你却还可以聊上一个小时。你

    明明还有很多事情要做，却参与了三个没有结果的会议。我们在记录找

    出这些消耗你时间的事件，排除或是缩短无意义的活动，就是提高了效率。

    根据你所记录下的时间，我们把它们分成几种类型—

    第一类，生活时间。像吃饭、整理衣柜、午休、朋友聚会等，这是

    生活必须支出的时间。

    第二类，产出时间。你想过我们为什么会有工资可以拿吗？难道老

    板是个傻子，你在办公室每天坐上 8 小时就可以拿到工资？显然不。因

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    042

    为我们有“产出”(独白君：时间就是金钱原来是这个意思呐!)，早

    上的工作进度，工作准备，都是你的“产出时间”。

    第三类，投入时间。如果有“产出”就必定有投入。假如你还是一

    个职场新人，希望进入设计院任职，该设计院要求你不但有专业技能，还要求你得到国家级建造师认证。你必须投入时间来学习，以完成考试，这就是“投入时间”，你需要花费时间来投资自己。

    第四类， 那些你没有记录的时间， 形踪不明， 可能被你白白浪费掉了。

    我们从时间日志上不仅可以看到 你工作的效率，还可以看到你对自

    己未来的构想。一张不高效的日志上面，没有“产出”时间，也没有“投

    入”时间。或是只有“产出”时间，没有“投入”时间。如果你每周工

    作 90 小时，只有产出，没有投入。这是一种不会长久的状态，对于身心

    都是一种伤害。你应该为自己留一些“投入”时间，请不要说你没有时间，这本书就是教你如何找到你的时间。

    我们纵观所有的技能，只有“产出”而不需要“投入”的只有纯体

    力劳动，即使如此，体力劳动也是需要休息的，而且随着年龄的增长，优势会消失殆尽。对于技能“投入”的时间越多，“产出”就会越大，这才是价值体现的一个正循环。那么，我们为什么要不断地进行“投入”

    呢，只有通过不断的累计，才可能将“产出”时间变得高效。但事实上，自我们从学校毕业，大部分人不会主动进行自我学习。大家都知道“注

    「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    043

    册会计师”非常难考，但一旦考取“注册会计师”，你的时薪会上升到

    另一个台阶。相似的还有同声翻译这类职业，你在羡慕他们为什么可以

    取得如此好的成绩的同时，有没有想过，成为同声翻译的背后，他们为

    自己投入过多少时间呢？

    回忆一下你上次看专业书是什么时候，你看完了吗？要好好管理我

    们的时间，首先要正视自己在时间分配上的不足。

    3.5 时间统计方法

    当我们有了一周或是更长的时间统计数据之后，我们可以开始做统计

    工作了。我们再以A君为例，A君记录一周之后，数据初具规模，它看上

    去可能是下面这样的，为了方便排版，在表中，我们略去了周三到周日的

    数据。表中的灰色部分是时间黑洞，不知道干了什么的时间段—也可能

    被QQ占据，也可能是同事之间的聊天等。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    044

    但是纵观这张统计表，我们还是发现了问题：早上 9 点到 10 点，A

    君有一个时间黑洞—收邮件，看头条。

    千万别笑这个习惯， 如实记录一下你的时间开销， 说不定， 你也一样，一开始工作的第一个小时，大部分时候是我们的工作黑洞。你觉得 A 君

    看似懒散者，但其实不然，A 君一整天可能十分繁忙，临下班时，也会

    觉得筋疲力尽。

    通过时间记录的表格，我们可以轻意地找到你浪费的时间段。你可

    能连自己也没有注意到时间是这样被你浪费掉的—不过是到隔壁办公

    室站了一会儿，居然用了 30分钟，你也会觉得真是不可思议。

    现在我们知道了A君的作息时间表，假如A君想要提升效率，那么，该如何着手呢？

    A 君对于早上的时段利用不充分。我们大部分人一开始到办公室都

    不可能马上投入工作当中，这个时间最好控制在 15 分钟内。假如 A 君

    每周浪费 6 小时。一年 52 周，就是 312 小时。假设一个二流的作者，一

    小时写出 500 字。那么在 300 个小时内，他将写出一本 15 万字的小说，也就是说每天浪费的这 15 分钟，你可以在一年之内写完一本出版读物。

    假设一位跑步爱好者，一小时跑 4000 米，即使这样相当慢的速度下，一

    年可以跑出120 公里，相当于 3个马拉松的长度。

    你可能从来没有统计过这些数据，只有正确认识时间累计的力量，以及自己花费时间的方式，你才能更了解自己。

    希望你也能按这种方式统计一下你一周的时间分配，不用刻意改变

    作息时间，这样才能找到浪费时间的根源。有时候只需要一个简单的日

    志分析，就可以提高效率，何乐而不为呢。当你发现你的效率明显降低

    的时候， 就可以采取日志跟踪的方式， 看看时间究竟都用到什么地方去了。

    在 A 君的表格中，我们没有标注工作内容，但我们在记录时，可以

    详细地记录下工作的内容，找一找你的表格中，有多少事情纯粹是在浪

    费时间，是完全可以不用做的。

    「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    045

    我们统计的目的，就是纵观时间分布，找到你的行为规律，找到不足，然后，改进一个坏习惯，只改一个，改完再改下一个。如果你有诸多问题，每天都迟到 2 分钟，每天都拖延到 10 点才开始你的工作。那么，我们首

    先需要改进的就是，把闹钟拨快10分钟，提前10分钟出门，而对于“拖

    延到10点才开始工作”的问题，我们可以暂时不必修正，我们不一蹴而就，如果一件事情需要你以极大的恒心去完成，往往也坚持不了多久，改变

    我们的习惯，有时候少就是多。即使下周不能天天提前 10 分钟，那么

    有一次也是进步。逐渐增加强度，逐渐挑战自己，从而达到比较理想的

    状态。

    3.6 记录打断

    我们在记录时间开销的时候，常常会遇到这种情况。当你决定早 10

    点开始做某事的时候，同事突然找到你，需要得到你的帮助。这个时

    候，我们可以拒绝以继续完成之前的工作，但更多的时候，我们无法说

    “不”。

    这就是突发情况，我们也称为工作上的一个打断。即正在执行某项

    行动时，意料之外的人或事找上门来，使我们不得不放下手中的工作，转而处理突发事件。这当然不是一种理想的情况，突发事件往往会打乱

    我们的工作。

    同事或朋友来找我们协助时，通常事务有四个等级—紧急、非常

    紧急、十万火急、立刻完成。这一点也不夸张，每个人都觉得自己手上

    的事情是最重要的。突发情况是我们每日工作的大敌，因为人们总是倾

    向于暂时停下手上正在进行的工作，转而去处理突发事件，从而打乱了

    我们原有的工作节奏。

    时间管理技巧5：把打断降低到最低，集中精力完成某事，会极大

    地提高效率。

    但是打断是外部原因，很多时间我们没有办法控制别人的行动，但

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    046

    是不尽然。在我们做时间记录的时候，我们先拟定一张表来记录突发

    情况。

    这张表可以记录下突发情况发生的时间，是谁带来的突发情况，一

    句话描述事情，再记录下你是如何处理这件事情的，是马上处理，还是

    转交他人，或者是记录待办清单，以方便随后安排日程。

    记录下这个表格有什么用呢？一天的数据是不能说明问题的，这张

    表，最好可以累计一周。然后，我们来分析。

    纵观一周的记录数据，你会发现来找你的人，同一个人在时间上或

    事务上有着相似性， 因为我们每一个人在行动上都有着自己的隐藏属性。

    一个习惯早上 10 点才开始工作的人，绝不可能在 9 点敲你办公室的门。

    如果这是一个你无法避免且常规的打断，那么你可以与打断人商量出一

    个你们两个人都有空的间隙，而不是让他成为你工作中的突发情况。也

    就是说，你要学会控制来打断的人，而不是让他随意来打断你，除非你

    觉得他的时间比你的更重要。

    这些打断里，还有可能是你的上级找到你，希望你做一个周汇 报。

    更有可能是某些事情突然间有了进展，必须对它做出相应的反应。

    假如，某位同事总是倾向于每天下午 15 点以后来打扰你，而他

    每次打扰你的原因都相同。正好这个月你们在调研某些产品，他每次

    的汇报总是一款新的产品调研结果。你们会就这款产品产生 15 ～ 30

    分钟不等的对话，然后你下达一个决定，要不要继续跟踪，或是就此

    放弃。

    这些打断看似没有办法避免，但其实不然。我们解决被打断的最佳

    方法，就是对这些常来打断你的人主动出击。

    与其让老板追着你要进度，不如自己定时给老板发送周计划。

    「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    047

    整天向你汇报结果的同事可以让他每天发送调研结果邮件，你可以

    每天规划 10 分钟来查看邮件。事情有了进展，而你的工作时间也得到了

    保护。然后，你们规定一个双方都有空的时间，坐下来，用 30 分钟时间

    集中讨论过去 3 天或是5天的产品。

    总之，在工作中减少被打断的次数和概率，该定期做的就定期做，并且告之对方你会定期做。预期会有一个打断时，主动提前安排时间

    完成。

    当打断越来越少，需要你临时帮助的人越来越少，你感觉自己的事

    情好像也越来越少，其实不然，事情还是和原来一样多，只是处理事情

    的方式发生了改变，你掌握了处理事情的节奏。

    3.7 手机使用时间

    另一个需要关注的是手机使用时间。为什么我们还需要对手机的时

    间进行统计？

    手机作为通信工具，是我们日常生活中不可或缺的。但随着科技的

    日新月异，它在我们生活中扮演了更为重要的角色，人们越来越离不开它。

    手机不再是单纯的通信工具，也成为了工作、娱乐的重要载体。在公交

    或地铁等一些公众场合里，有80%的人都在低手玩头机。

    难道你没有对你使用手机的情况有一丝好奇吗？

    我们在应用市场下载一款名叫“24PI”的应用，“24PI”不需要我

    们进行操作。它在后台运行，能够自动统计出每天解锁手机的次数，各

    种 APP 应用的点击次数，你在每个应用上消耗的时间，综合所有数据，自动进行数据分析。

    我们看看一个重度手机用户是如何使用手机的，首先，在 APP 使用

    频次上，如下图所示。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    048

    手机的最高使用频次是 241 次。如果正常睡眠时间为 8 小时，也就

    是说这款手机的使用者每 4 分钟就有一次操作。也就是相当于每 4 分钟

    就有一个“打断”发生在他身上，显然是非常没有效率的。

    “24PI”最有效的统计就是对各 APP 的使用时长的统计，如上图右

    边所示。如果当你发现你时间不够用时，不妨在手机上安装一个“24PI”

    追踪一下你的手机应用的使用时长。如果“社交聊天”软件占用了你的

    大部分时间， 那么， 我们问一问自己， 到底这些社交是有效的还是无效的。

    当你看到某消消乐连续 3 天占据排行首位时，不知道你会不会意识到时

    间宝贵。

    3.8 用“爱今天”记录我们的时间

    如果你已经是一个手机使用重度患者，或者你不想使用纸和笔的方

    式记录你的时间开销。我们可以用一些工具来完成，如“爱今天”这款

    APP。首先，我们需要输入一个记录的目标，“爱今天”有两种选择。

    一种叫“目标”，一种叫“习惯”。两者的区别在于，习惯是没有

    期限的，而目标是需要期限的。如果我们需要做一个 1 万小时定律的练

    习目标，那么在“爱今天”中新建一个目标，如下图所示，在“级别”

    中我们选择“业界 Top1%”，APP 会自动生成下面的数据，需要花费 1

    万小时。

    「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    049

    什么是1万小时理论？

    技能学习入门到精通需要1万小时，如学习一门新技能，学习外语、学习钢琴等。《异类》一书中指出：“人们眼中的天才之所以卓越非凡，并非天资超人一等，而是付出了持续不断的努力。1 万小时的锤炼是任

    何人从平凡变成超凡的必要条件。”作者格拉德威尔将此称为“1 万小

    时定律”。要成为某个领域的专家，需要花费1万小时，按比例计算就是：

    如果每天工作 8 小时，1 周工作 5 天，那么成为一个领域的专家至少需

    要 5年。这就是1 万小时定律。

    我们建好的新目标就会在APP的主界面上显示出来。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    050

    当我们做某件事时，可以点击“执行”按钮，APP就开始自动计划。

    “爱今天”是比较不错的一款记录时间开销的应用。 “固定” “睡眠” “浪

    费”是程序内定的 3 种时间开销。所谓“固定”的时间是必须花费的时

    间，如上下班的交通时间，吃三餐的时间，都可以认为是我们的固定

    时间。

    我们也可以为“浪费”时间进行记时，记录时，它的界面如下。

    我们还可以对每天的时间开销进行查看，可以看到列表中有一些细

    节，就是时间盘对时间进行了颜色块的标注。有时候，我们难免忘记了

    记录某些事情，“爱今天”提供了补日志的功能，但时间是有限的，只

    能补 3天左右的活动。

    记录我们的日常时间开销是一件十分吃力的事情，一开始你可能会

    忘记，也有可能你会觉得它繁琐，而只坚持了一天。如果想要找到自己

    花费时间的规则，就必须坚持至少一周。如果你依然觉得很繁琐，可以

    参照柳比歇夫的方式，只记录重要的事情，对于浪费时间的事情则不必

    记录。

    3.9 节约时间的小技巧

    在了解了我们的日常时间开销之后。我们只需要一些小的改变，就

    可以得到立竿见影的效果。

    「 第 3 章 谁偷走了你的时间」

    051

    1.找出最快的方式。

    你每天都坐地铁转公交车，有没有想过，什么是你最快的方式？在

    我们做日常任务的时候，你已经被同一个问题困扰了连续3小时，那么，你必须停下来，想一想，为什么会这样，问题是什么，为什么速度变得

    缓慢了，很有可能是你偏离了重点。

    2.非正常时间操作。

    假如你知道12点钟去餐厅排队的人很多，为什么还要在12点去呢？

    提前 30 分钟或是推迟 40 分钟再去，可能会为你节约不少的时间。如果

    你明知某部门在月底最忙，避开这段时间，如果延后有风险，那就提前

    处理。

    3.好好利用等待时间与上下班时间。

    提前半小时上班，避开高峰。高峰时段总是会消耗你更多的时间来

    排队。

    如果公司和家之间的距离远，你可能会在地铁或是公交车上消耗掉

    40 分钟以上的时间，那么好好利用这段时间。如果实在是闹得不行，不

    能让你安心工作，你也可以把晚上要看的网剧或是小说在地铁上看完，看完正好下车。而你如果自己开车，可以听听有声读物。

    4.通过时间开销记录，找到你 浪费的时间段，然后想办法优化它们。

    举例。A 君订阅了很多 RSS，内容是与他工作相关的。他发现需要

    每天花 1 小时来看它们，还不算精读的时间。然后，他调整了自己的方

    式，A君有一个好的习惯，只要坐在电脑前，基本是不看手机的。所以，他下载了一个 Feedly 阅读器在手机上，只在晚餐等菜的时候，把它们大

    致浏览一下。如果是需要存档或记录的，先用“星”标注它。这样既没

    有错过有用的信息，又节约了自己的时间。

    了解自己的日常任务

    第4章

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    054

    4.1 只有写下来，任务才具体

    完成了对自己时间的了解，想必你一定对你使用时间的方式大失所

    望，你觉得十分繁忙、筋疲力尽的一天，其实并没有你想象中那么忙。

    你的确努力了，但并不高效。不要着急，了解时间之后，现在我们来分

    析一下你手头上所有的任务。

    还记得本书第 1 章中对 GTD 五个步骤的讲解吧，第一步，收集。时

    间管理大师艾伦提出的时间管理系统中指出，要把所有的事情写下来。

    在收集中，首要任务就是把头脑中所有未完成的事项—不管大小、公

    事与否、是否紧急，只要是你能想到，需要去完成的事情，统统写下来。

    只有事无巨细地写下来，释放头脑，接下来才能无压力地安排工作。

    心理学上有一种“蔡戈尼效应”，是指一般人对已完成了的、已有

    结果的事情极易忘怀，而对中断了的、未完成的、未达目标的事情却总

    是记忆犹新。你一定过有这样的时刻—正准备开始某个工作的时候，灵光一闪，突然想到—昨天晚上本来应该给朋友寄一份礼物，但是忘

    记了。 如果你总是有这样的经历， 在做某事的时候， 心里想到其他的事情，那么你有必要整理一下自己的任务。

    时间管理技巧 6：收集你大大小小的所有事务，并把它们写下来。

    那么有人会问，需要写下任务吗，记住不行吗？

    第一，头脑中的任务，没有文字来得具体；第二，没有记录下来的

    任务，极有可能遗忘。

    列出清单能让我们对当前的任务做到一目了然。记录下来的原则就

    是，现在你能想到的任何事情，一件不落地写下来。

    4.2 Trello：任务的孵化器

    在记录时，笔和纸当然是最传统的工具，我们也有很多可以选择的

    移动 APP。为了养成什么事情都记录下来的习惯，我们在手机端安装一

    「 第 4 章 了解自己的日常任务」

    055

    个名为Trel lo的软件。

    Trel lo 可在 https：trello.com 上下载。它的工作基于 Boards，我们

    理解为工作从一张白板开始。开会时我们常常用到白板，整理思路，收

    集点子和灵感。Boards 的好处在于，对项目重新整理，形成一张一张的

    卡片。一个充满任务又复杂的Trel lo 如下。

    Trel lo 的显示方法有别于其他所有的收集 APP，它还可以在每个任

    务下贴图，可以说是图文并茂的。在操作时，我们可以对一个小任务进

    行非常方便的拖曳，调整它所处的列。Trel lo把拖曳操作变成了可视化的

    操作。我们还可以为任务加上标签，加上一个“Checklist”，Trel l 会自

    动统计“Checklist”的完成度。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    056

    在第 1 章我们为 A 君整理的清单是这样的—

    1.已经过去半个月，下半年的物业管理费还没有交，而钱包里的人

    民币不够；

    2.周一同事给你发了邮件，还没有来得及看；

    3.公司决定成立新的项目，今天下午两点需要开会讨论细节，可资

    料还没有准备好；

    4.BOSS 大人交代需要一份文档，下周三之前交给他；

    5.上次电话里跟好友约着聚餐，而你正好有一些工作上的问题想要

    询问他，但还没有定下时间；

    6.工作几年了，财务状况依然不理想，是不是有必要看一些关于理

    财方面的书籍呢，该如何着手呢？

    7.最近，迷上了涂鸦，明晚八点有一个涂鸦线下活动，去不去参加

    还不确定。

    我们以这个清单为例，说明Trel lo是如何使用的。

    现在我们面临一个问题，该不该给我们收集到的材料分类？分类是

    门大学问，详细的分类复杂又意义不大，所以我们尽量不分类，或是

    少分类。我们这里建立几个项目，把任务归类进去。我们创建了四个

    大方向—工作、生活、理财、爱好。当然，根据实际需要，你可以把

    生活与工作完全分开，创建两个 Border，一个只写工作，另一个只写

    生活。

    「 第 4 章 了解自己的日常任务」

    057

    Trel lo 可以为我们的任务指定时间。

    记录任务之后，我们就可以建立一种新的工作习惯，每天早上到公司，不是打开邮件，而是打开Trel lo，看看有什么任务是需要今天完成的。我

    们开会的时候，或是上级指派任务时，可以马上打开手机，把它记录下来，从而避免遗忘。Trel lo可以说是一个灵感的孵化器或是垃圾箱，它随时随

    地记录下我们所想。在没有进入日程，安排时间之前，这些任务可能都

    只是点子。

    除了记录工作，它还可以记录我们的生活，如果你有三张信用卡需

    要还款，以妨万一错过还款期，不妨把它们还款的时间都记录下来。

    这里我们有一个小技巧。

    时间管理技巧7：如果需要重复完成的任务，在完成本次任务之后，在日程里，马上记录它下一次完成的时间。

    这个技巧适用于需要二次或是三次，没有规律的任务。类似对“信

    用卡还款”这种重复性比较多的任务，我们有更好的工具，接下来我们

    说一说，周期任务和定时任务。

    4.3 Wunderlist：周期任务

    我们将任务按时间的特性分成只做一次的“日程任务”，还是需要

    做多次的“周期任务”。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    058

    1.日程任务：即我们上一节所讲的用 Trel lo 记录的任务，这一类任

    务在我们日常生活中非常多，只需要做一次的任务。

    2.周期任务：即在每日重复、每周重复、每二月重复、双月12号重

    复。这种任务往往有固定的时间，如交燃气费，每周总结之类。

    Trel lo 显然对日程任务更有优势，那么对于周期任务我们要如何处理

    呢？市面上有很多记录任务的工具，良莠不齐，我们用奇妙清单来举例

    说明。选取何种工具并不重要，重要的是使用工具之下我们的用意。

    打开奇妙清单，如下图所示。

    界面非常简洁。 “今天” “周”， “已完成”是奇妙清单固定的菜单。

    “今天”显示那些在今天 到期，或是已经过期还没有完成的任务。“周”

    菜单，同理。

    从这个APP的名字“奇妙清单”我们可以看出，它是一款清单产品。

    我们可以收集购物清单、阅读清单、日常清单、工作清单。我们可以创

    建自己的清单，下图中这3 个清单项就是我们自己创建的。

    一个定时任务需要设置它的循环时间，到了预定时间，该任务就会

    出现在“今天”菜单中，如果你一直拖延不完成，那么它一直出现在“今

    天”菜单中，直到你完成它为止。下个周期到来时，它会再次出现。这

    样避免了人为的计算，更加智能化。

    「 第 4 章 了解自己的日常任务」

    059

    4.4 按目标展开工作

    我们用两个不同的 APP 简明地阐述了日程任务与周期任务的不同。

    在收集任务这一块，目前有相当多的 APP 可供选择，除了前面介绍的这

    几个，比较好的还有 remember the milk、TickTick(滴答清单)、Any.

    do、 My Life Organized等。这里不再一一举例，选择什么样的工具并不重要，有可能这个APP界面更简洁，另一个APP操作方式你更喜欢，选择工具

    依个人喜好而定。

    收集任务的主要目的是整理你的头脑，不再用脑力来记录工作或日

    常的各类事件。传统的收集任务的工具就是纸和笔，没有什么比办公桌

    上的纸和笔更方便的工具了。收集任务的 APP 工具也不是越多越好，你

    安装得越多，就越混乱。

    有人收集任务的时候，喜欢把公事与私事分开记录。这完全是个人

    喜好，也可以放在一起，涉及财务与私人事务时，可以用你自己的符号

    来表示。

    在这一章里，我们用了 Trel lo 和 Wunderlist 来处理日程任务和周期

    任务，周期任务中还包括闹钟，当然选什么工具并不重要，也有工具可

    以将两者结合起来使用的，主要看个人喜好了。Trel lo 和Wunderlist 中的

    任务并不是越多越好，最好我们每周清理一次，太过频繁浪费时间，且

    长期累计显不出时效性。

    你了解了自己有这么多任务，那么，我们如何提高效率呢？把它们

    都做完？

    假设你无意间发现了一座煤矿，有人说，如果你能产出 30 吨煤，他

    将全部买走，给你一笔丰厚的回报，你每天只能装载 1 吨煤下山，你们

    约定一个月后交货。第二天，你就出发去挖煤。运气爆棚，你发现这煤

    矿里不仅有煤还有矿石，你用了一天，分明装载了0.5吨煤，0.5吨矿石。

    你没有做错什么，你用了很正确的方法在做事，因为矿石的价格决不低

    于煤，但很显然你并没有效率。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    060

    什么是效率？在我们说一个件事有没有效率之前，我们先说效率是

    什么？

    不要以为整理完“待办清单”然后按上面一项一项去做，时间管理

    就算完了。有可能你压根就不想完成上面的任何一条，你不得不痛苦地

    逼自己去完成。可是为什么你的朋友、同事却可以一直精神抖擞地完成

    如此多的工作，还那么富有干劲，你想过其中的原因吗？

    一个充满了事务的日程就是高效吗？当然不是，时间管理的第 一条

    就是找你自己的目标。现在审视一下你所有的任务清单上，有多少是你

    的目标，还是你压根就没有为目标做过任何行动，只是完成一项又一项

    上级指派下来的任务？这就是我们需要全面了解所有任务的根本原因，找到你工作的重点。

    我们不妨把工作分为“被动工作”与“主动工作”。被动工作是那

    些指派下来的事务，你花光一天的时间，忙到团团转，疲惫不堪。但一

    旦当你有了目标，工作便会变成“主动工作”，即使这个目标有可能是

    被指派下来的。指派任务和指派目标是两个全然不同的概念，前者机械

    而被动，后者则由你自由发挥。在面对“被动工作”的时候，大部分人

    都表现出拖延，根本没有效率可言。

    传统的GTD认为， “把想到的事情都记下来，把写下来的事情做完”

    就是最佳的时间管理，但某种程度上来说这句话并不完全正确。在单位

    时间做的事情越多效 率越高吗？

    并不是我们的任务越多， 我们的效率就越高， 要成为时间管理的高手，必须学会做减法。那么，我们按什么样的标准来做减法呢？答案当然是

    目标。

    如果 A 君的短期任务是考取会计师认证，那么，“涂鸦线下活动”

    其实是可以向后推或是取消的。这个世界上有趣又可以做的事情实在是

    太多了，但我们说熊掌与鱼不可兼得，你想成为最好的设计师，就不可

    能成为顶尖的会计师；你想成为最好的摄影师，就不可能成为一流的剧

    作家。因为不论哪一样事情，要成为 No.1 或 1% 同行业中的精英，都必

    「 第 4 章 了解自己的日常任务」

    061

    须是要付出时间的辛劳。你当然可以把画画当成你的业余爱好，甚至可

    以画出一本插画，但你永远要记住自己的重点在哪里。

    时间管理技巧8：做减法。减少被动工作，增加有目标引导的主动

    工作。

    权衡利弊时，要有舍弃，中国文字中的“舍得”是告诫我们有舍才

    会有得。没有人能做完所有的事情，在一段时期要达到目标，必须把焦

    点放在一处。

    制订有效的计划

    第5章

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    064

    5.1 如何做计划

    现在我们要为实现目标做出计划。计划并不是死板，而是事先对未

    来的时间有一个展望，计划也不是按部就班，我们做出计划，是为了给

    目标实现一个最快最明晰的引导，这个过程中，我们需要不断调整我们

    的计划，达到目标的最终点。

    有了计划，即使遇到突发事件，我们也能临危不乱，因为我们在计

    划时就已经明确了我们每一个阶段要达到的目的地。明确的目标，保证

    了我们不会混乱，让工作有了侧重点，也不会偏离方向。

    我们说一个人做事没头没尾，说他“三分钟热度”，这种人为了目

    标可以马上行动，缺少对目标做出计划。

    目标有时候并不是难以实现，很有可能是你没有看清楚它的本质，也没有找到实现它的策略。

    许 多效率不高的人，既没有目标也没有计划，事情安排不分主次。

    假设你有二万块钱要做一个国外旅行， 你一定会事先精打细算， 做好账单，这样可以保证你玩得开心，又不至于超支。时间也是一个道理，越是精

    打细算，越可以高效又出色地完成目标任务。

    时间管理技巧 9：预先做计划。

    那么什么是计划？简单来说， 就是预先安排， 在某一天， 某一段时间，你应该要做什么事情。 计划是现状与目标之间的桥梁。 通往目标的道路上，只需要越过这层层阶段，使目标具体成可以行动的步骤。计划将长期目

    标落实在每一天的工作中。

    下面我们来谈谈如何有计划地展开执行目标。例如，你要考取某某

    考试，你心里面大致勾勒的计划或许如下—

    「 第 5 章 制订有效的计划」

    065

    很多书上说，你对人生应该有个计划。大部分人做不出这个计划。

    即使马云，当他从师范学院毕业的时候，就计划着会开一个淘宝网站？

    显然是不可能的。他可能会计划着自己创业，他也许知道电商是一个方向，但绝不是一开始就明确地知道自己会开一个淘宝网站，他最开始做了黄

    页，显然也是一步一步在修正着目标的方向。

    人生是无法做计划的，也计划不了，因为人生的意外太多，你遇到

    的人或事，都直接或间接影响着你的人生观与价值观。在科技日渐高速

    发展的今天，十几年前你大约不知道手机会如今天这样轻薄，十几年后，或许有许多更加不可思议的科技诞生，其中大部分在我们现在生活中也

    许闻所未闻。

    所以，我们比较倾向于按年做规划，最长为五年。而且在这个过程中，确定年目标，按时间做出来就是一个个月计划。

    既然有那么多意外，我们为什么还要做计划呢？周详的计划，也可

    以使你率先展望目标达成的过程。因为符 合行动原则就必须有时间限制，紧迫感与散慢是不可同日而语的。而且在估计计划的时候，我们会进一

    步了解目标，对要达到的目标做到心中有数，既不高估，也不低估。

    看看上面这张计划表，当我们深入到“收集补习班资料”这个任务

    的时候，你需要做的事情是—

    ①由朋友推荐，或是百度几家本地培训班；

    ②你一一打电话过去问地点、开课时间、课时、学费；

    ③从中选一个你认为最满意的补习班；

    ④赴实地报名。

    这一系列事件，不需要花费一个月。随后，假如 A 补习班只上三个

    半月，B补习班需要四个半月，那么，你不同的选择，上课的时长不同。

    知道自己要花多少时间，有多少任务，做到什么程度才能算是告一

    段落，只有这样，才能明确掌握目标的动态。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    066

    A 君做游戏发布的时候，常常遇到这种情况。预计 3 月发布版本，但是3月推迟了，原因是因为其中一个功能不完善。这个问题时时发生，愈演愈烈，就好像为了版本质量做了如此大的牺牲。这就好像你去参加

    高考，但是你错误估计了复习的时候，你告诉考官，下个月再考。

    首先犯下的错误就是，大多数人都忽视了目标的引导做用，3 月的

    阶段目标是什么，是出一个 Beta 版，而不是某个功能是不是完善。如果

    觉得这个功能已经充分影响到发布版本，那么这个计划可能一开始就是

    错误的，也可能在中途没有调整过。执行是有选择的，选择有时候是痛

    苦的，在有限的时间内你必须放弃一些东西，才能达到预期的目标。追

    求完美是人知常情，但过于要求完美则另当别论。

    计划就是让我们有取舍，要学会放弃。记住，计划的作用是什么？

    是要按时完成阶段性目标，不惜任何代价。

    在做计划时，我们需要强调3 点。

    1.计划是在限期内把工作做完，不是“把事情做完”，而是“在限

    期内把工作做完”。

    工作会自动占满一个人可以用的所有时间。如果一个人安排了充裕

    的时间去完成一项工作，他会放慢脚步，或使工作膨胀到截止时间为止。

    这就是非常有名的帕金森定律。简单来说，一位老妇人可能花上一天的

    时间来寄出一张明信片，同样一件事情，对于一个忙碌的人，可能只需

    要上班途中的五分钟。有些人在行动中总觉这样不行，那样有问题，以至

    于计划延误，我们说放弃完美主义，这世上不会有准备好了才进行的考试。

    2.在计划中，你必须舍弃不重要的事。如果你要按时完成目标，检

    查你计划的步骤与内容，去掉那些不重要的，或是与这个目标没有任何

    关系的任务。在计划的某一个阶段，你可能认为这个阶段的任务统统都

    重要。假设你有4项任务，预计要花费4个月，但计划只有3个月可用，你不得不舍弃一个。 那么该如何选择？有一个 “重要， 不重要的” 分析方法，可以让你更有效地区分什么更为重要。我们把这4个分别列为A、B、C、D。对于A、B项，对比之下，总有一个是重要的，然后再与C项相比，「 第 5 章 制订有效的计划」

    067

    两两比较，找到最重要的。

    另一个判断取舍的方法，叫计分法。选取任务的几项特性进行分析，对相关的每一项指标都进行打分，最后得到一个总分。例如，公司要进

    行一次新的技术培训，但你目前工作繁忙，第一阶段只能做有限的几项，最后在 3 个任务上你犹豫不决。每种不同的任务，在比较时考虑的特性

    也是不同的。本例中，我们可以从技术性、时效性(是否可以拖延)及

    重要程度等几个方面来考虑，从而做出最优选择。

    如果 所有的项目都是必需的，无法分清主次，那么你必须调整整个

    计划的时长。

    3.计划是为了给重要的事情留下时间。有一本书，3年前你就想看。

    你买了它，在角落里放了 3 年。为什么你还没有看呢，你每天晚上至少

    有 1 个小时在看电视，有 1 个小时在打游戏，为什么你没有看呢？你总

    是在想明天看，明天看。

    为重要的事情预留一段时间，不是“今天看书”而是“今天晚上七

    点在家看书”，让天时地利都确定下来。

    5.2 目标倒推法

    那么我们怎么来做计划呢？计划是俯视全局，掌握整体情况，所以，高绩效时间管控 让效率翻倍

    068

    我们需要将工作细分，分段设立目标。这里可以按每 90 天来计划，也就

    是一个季度。擅长安排工作的人会逆向安排日程。例如，你七月要考试，那么倒退回去，变成阶段计划，阶段计划就可以细化为月计划，或是周

    计划，也可能是日计划。有些人比较习惯做月计划，有些人习惯周计划，因人而异。

    什么是目标倒推法？假设你5年内想要种100棵树。那么在第3年，你应当种下 60 棵树，第二年 40 棵。假设今年已经过了 6 个月了，你还

    剩下 6 个月，也就是说从今天开始，每个星期，你需要种下 1 棵树。倒

    推法从剩下的时间反推算出每天该做的事。

    这样看上去，计划似乎也并不太难。

    很多人认为时间管理就是让自己变得呆板，依计划做事。

    时间管理是管理自己的一种工具，它的目的只有一个，就是实现你

    的目标， 在有限的时间内， 用适合自己的方式实现自我价值， 即你的目标。

    有时候，并不是我们的目标太难，而是实践的步骤没有细化，太过

    粗糙，也可能计划是一个外行人来进行安排的，执行人反而没有主动权，特别是当一个目标庞大涉及团队时，做计划变得更为困难。我们可以将

    复杂的目标反推，拆分成脉络分明的工作量。团队目标需要分散到部门，再到个人。

    这里有一个简单的步骤，确定每个人的工作和工作量。不论是团队

    还是个人，这个步骤都是适用的。

    1.我们需要确定一个时间段，列出可衡量目标。如一个季度，列出

    这个季度的目标。

    2.列出工作清单。如果是团队，邀请所有人员参与，这个工作清单

    肯定是自上而下的，一层层细化的。先不急于衡量时间是否充裕，按最

    理想的状态列出目标需要的步骤。这里可用 Mindjet 思维工具进行发散

    性考虑。

    3.列出每个工作模块的负责人。只有一个负责人，唯一的一个，即

    「 第 5 章 制订有效的计划」

    069

    使是一个人的目标，在工作过程中也可能需要等待其他人的反馈。

    4.每个工作模块细节化为任务，预估天数。尽可能地具体化任务，不要用名词，也不要用形容词来描述。那么细化需要细化到何种程度才

    算是正确的呢？我们有几大原则。

    ①最大的任务可跨越的天数最长为 5天。

    ②细到可以为它正确预估时间，个人任务最好以小时为单位，团队

    任务可以天为单位。

    ③完成任务是有衡量标准的。在描述任务时可以尽量向 5W2H 原则

    靠近。

    5.为所有任务建立一个工作序列，确立任务之间的偶合度，以及人

    员的调配。

    6.根据每一个任务的时间，得到一个预估出来的总时间。一般来说，这个反馈回来的时间可能比理想中的时间长很多。这个时候就要做取舍

    了。要么加人工，要么重新制订计划。

    7.得到最后的排程之后，确保没有偏差。如果是团队项目，反馈给

    所有人员确认。

    8.设置小目标检查点。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    070

    如此，我们就得到了一个根据目标倒推出来的初步计划。在实际过

    程中，我们可以用工具来实现这些步骤，方便数据管理。

    5.3 Project：制订项目计划

    项目越大，越难估算出它的时间，可以用甘特图进行规划。甘特图

    是 1910 年由亨利·甘特发明的一种用于长期规划的工具。甘特图的横轴

    表示时间，以横线表示各项任务的进度。这里用微软的 Project 再说一下

    甘特图的制作方式，Project 是由微软开发的项目管理软件，其目的在于

    拟定发展计划、为任务分配资源、跟踪进度、管理预算和分析工作量。

    我们这里以完成“新产品初步研究”这一阶段的工作为例。

    在目标倒推中，我们已经在Mindjet中制订了需要做的一些工作量。

    现在，我们打开 Project，新建一个文件，输入该阶段的几个任务。

    在上图中，开始时间、完成时间、工期都是比较明确的概念，工期

    就是该任务需要完成的工作日。需要说明的是“资源名称”，它是指完

    成该项任务可以调配的人员。Project 软件只要指定了开始时间、完成时

    间与工期，甘特图就自动绘出来了。

    Project 有自动检查错误的功能。在第一图中，我们发现有两个红色

    的标记。认真查看两项任务，这两项任务的执行人员都是“市场”，而

    「 第 5 章 制订有效的计划」

    071

    且在开始时间上是重叠的，Project给出了错误图标提示。

    打开菜单“资源使用状况”(视图→资源使用状况)，可以看到所

    有的执行人员的工作项目及工作时长，非常直观。

    在这个视图中，我们一眼就发现，在安排“市场”人员的工作量时

    有了冲突。一天是不可能工作 16 小时的。我们可重新安排时间，让它变

    得更合理。同时，在甘特图中还可以了解当前进度。当一个任务百分之

    百完成时我们可以指定其完成。

    甘特图中的进度条发生了颜色上的变更，中心蓝色实线表明已经完

    成的任务。甘特图以图表的方式让人形象地预览项目的计划和进度，它

    以更为科学合理的方式安排人员与时间，十分灵活。篇幅有限，我们不

    再深入介绍，这里只是初步介绍甘特图的制作方式。让它成为我们制作

    计划的有利工具。

    在前几章中，我们介绍到的 Mindjet 也是可以制作甘特图的，它是

    一个比 Project 轻量级的甘特图制作工具，个人计划非常适合。当然，不

    同的目标，可能计划的方式不一样，造成选取工具的方式也不一样。选

    择工具的标准就是，如何更直观，更方便地查看你的进度。数字值的目标，我们使用 Excel 表格可能更方便一些。个人学习工作，可使用日历来定

    期查看。而庞大的计划，人员参与过多时，我们用更专业的甘特图来查

    看计划。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    072

    5.4 估算时间的重要性

    在工作量细分的时候，我们有一个十分重要的步骤，就是为小任务

    估算时间。也就是上一节中，Project项目所指的“工期”。

    我们如何估计计划任务的时间呢？

    预估时间一般来说可以乘以1.5倍。因为总有你想不到的问题，当然，也可能比你想象中更容易。假设你制作一个 PPT，觉得应该用 30 分钟，那么我们为它估算的时间是 1.5 小时。这样估算时间的好处在于，人们

    总是高估了自己处理事情的能力，就是计划往往要比真实实现的工作量

    多。但另一方面，对任务的时间估算也不能太过宽松，“帕金森定律”

    你还记得吧。

    如果一开始，你的估计完全是错误的，也不要过份苛求，估算时间

    是对时间与任务的感知能力，时间越长，你就会变得越精准。在后面的

    章节我们还会提到如何更精确地估算时间，现在我们首要做的就是凭感

    觉为它估算一个时间出来。

    时间管理技巧 10：为每一个任务估算时间。

    为每一项工作预估时间，如果不能预估，就把它拆成更小的任务，再评估。直到你觉得你能判断出任务的时间为止。为什么我们需要预估

    时间，很大程度上是因为只有具体的事项，你才能直觉地说出其消耗的

    时间。

    我们预估时间，真正意义上并不是在算完成任务的时间，这是我们

    必须要扭转的观念，而是要把任务限制在一个时间段。

    这就好像，你既可以在 1 小时内完成一百页的阅读量，也可以在 30

    分钟内完成一百页的阅读量，但这两者之间是有差距的，我们既不能武

    断地说 1 小时效率高，也不能说 30 分钟没有效率，这都是根据你的经验

    与实际情况来估算的。

    最后，我们必须要强调，计划必须宽松。我们制订计划并不是要把

    「 第 5 章 制订有效的计划」

    073

    时间安排得滴水不漏，相反，应尽量宽松。

    想明白任务的结果是什么？如何完成这个任务，如何把它拆分成你

    能预估的更小的任务。当我们把目标细化成一个又一个的具体任务，并

    制做好了甘特图，基本上我们的月计划、周计划就显现出来了。

    5.5 Outlook：制订月计划

    用目标倒推的方式，我们制订出了整个目标的步骤，包括所有参与

    人及相关任务。不论是团队还是个人目标的甘特图，都可能跨越好几个月，甚至更长。现在我们来说说如何制订月计划。月计划不等于任何项目计划，因为人的行动具有复杂性，你工作的时候，并不是单一为一个项目而工作，一个人的能力越高，他所参与的事情就越复杂，可能跨越好几个项目

    目标。

    时间是一个固定值，就像你喝水的杯子。我们学过乌鸦喝水，它为

    了喝到水，不停地向瓶子里放小石子。其实我们做计划也是这样一个道

    理。我们制订月计划，月计划是那些大的石子，它可能来自于一个项目

    目标，也可能来自于好几个项目目标，而周计划则主要是那些突发事情

    和一些工作上的杂事，它们是一些小石子。而落实到每一天，有一些更

    小的石子会装进来。每一颗石子都是你需要完成的任务，但我们说大石

    子更重要，它关 系到你的长、短期目标，所以我们优先为大石子安排

    时间。

    我们用Outlook来制订月计划，Outlook程序是微软Oi ce中的一员，以收发邮件、撰写日历、记录任务为主。当然如果你愿意，你可以用喜

    欢的任何一款工具，哪怕是日程笔记本。

    甘特图可能是给目标的所有参与者看的，而月计划则是执行人自己

    看的。我们打开Outlook新建一个日历“新产品初步研究”。我们以“产

    品工程设计”人员为例，他的月计划如下。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    074

    在 Outlook 日历中，我们可以建立多个日历。多日历的目的是为了

    让项目独立。在视图中，我们可以通过颜色明确地区分项目之间的所有

    任务，下图是一个合并图。我们为两个日历制订了不同的颜色。即使重

    叠在一起，也能一目了然地分辨出所属项目。“项目 A”是属于“开发

    日历”，而“制订初步研究计划”是属于“新产品初步研究”这个日

    历的。

    甘特图中的任务，在做项目计划的时候已经产生了月计划，甚至周

    计划。那么，为什么我们这里还要单独统计一个月计划呢？在月计划中

    整理，看似做了重复劳动，其实不然。一般来说，月计划是以人为单位的，而不是以项目为单位，月计划主要融合了几个项目计划，它是在上月末

    的时候制订的。月计划可以帮助我们快速查看我们所有的任务是否有重

    叠，如上图所示，在 7 日到 9 日，我们在两个项目上都有任务，显然时

    间很紧迫。另一方面，对月计划的整理可以让我们对于未来将要发生的

    事情有一定的了解。

    一个计划合理不合理，在月计划里面就可以初步体现出来。工作时

    「 第 5 章 制订有效的计划」

    075

    间 8 小时，如果排上一个 12 小时的任务，偶尔一日也许可行，但长此以

    往，实际情况将与计划产生拖延，这其中最重要的不是计划的更改，而

    是心理变化。看到计划一日一日拖延下去，你会灰心失望，觉得自己为

    什么连这么小的事情都做不完呢。你也可能就此破罐子破摔，甚至放弃

    这个计划。

    很多人不知道月计划记录什么，它除了综合我们所有项目的任务之

    外，还有一个功能，就是记录约会、会议、重要事件提醒。

    制作自己的月计划，我们可以分成几步。

    1.本月对应目标计划中需要实现的阶段目标；

    2.上个月没有完成的目标计划；

    3.记录会议、重要事件提醒。

    在实际执行中，我们会发现，会议和重要事件提醒，往往并不是在

    月末产生的，而可能是在这个月之前的好几周前，甚至好几个月前就触

    发其产生了。当有这样的事情发生时，我们需要随时更新我们的月计划，以保证我们不会遗忘重要的事情。

    5.6 周计划

    除了月计划，我们还有周计划。很多人会问有了月计划，周计划还

    有必要吗？因为月计划里面各种事情安排在哪一天已经写得很清楚了。

    首先我们要弄清楚，月计划与周计划的区别 ：月计划记录的任务只

    是一个区间范围，而周计划则面临着如何安排时间去完成任务的问题。

    月计划可以看成是一个完成列表，而周计划则是一个 to do list。月计划

    规划了我们的检查点，而周计划则主要攻克如何完成检查点的问题。

    周计划有一个月计划没有的东西，就是充斥着临时任务。月计划是

    一个大的方向，而周计划里记录了各种动态，可能有你上周没有完成的

    任务，也有上周你临时加上去的任务。周计划里还可能有各种细节。我

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    076

    们的周计划不应该是满满的，但要把重要的计划凸显出来。

    时间管理技巧 11：周计划，为重要的事情留出时间。

    我们为什么说周计划很重要，周计划是最“小”的目标，时间不长，只有七天，见效快，如果制订一个不松不紧的周目标，顺利完成之后，就更有能力完成接下来的新目标，连续完成周计划会形成“没有由来的

    自信”。

    上面这张图列出的计划相当宽松，一般来说效率最高的时间是在上

    午，但也因人而异，所以这里我们把上午的时间留给了月目标的任务，而下午的时间，却为每周的琐事准备着，每个人的工作不同，杂事的多

    少也不同，根据自身的需要，为这些事件留出时间，也是我们周计划的

    一部分。当你效率越高，越有计划，突发事件就会大大降低，空白的区

    域就会慢慢变小，而你为目标做的事情越多，显然效率也会越高。

    还记得我们上一节记录的任务吗？那些就是你的“临时任务”，它

    充斥在工作和生活的方方面面，在我们完成大块的目标之后，首要解决

    的就是它们。在介绍执行的时候，我们再详细说说它们。

    周计划并不仅仅为工作服务的。还记得我们前面几章所讲的时间开

    销的四类吗？其中最重要的就是“产出时间”与“投入时间”。在制订

    周计划的时候， 我们除了要考虑 “产出时间” ， 同时还要考虑 “投入时间” 。

    「 第 5 章 制订有效的计划」

    077

    也就是说周计划，它至少包括了两个方面的内容：工作目标与学习

    目标，即我们的“投入”和“产出”两种时间的目标。如果你已经制订

    了一个“投入的学习计划”，那么再好不过。如果你实在不知道如何度

    过自己未来的一周，下面几个方面，你可以参考：

    1.要不要读一本专业书籍；

    2.要不要抽一天晚上跑步；

    3.要不要请某某朋友吃个饭，交流一下某方面的经验；

    4.要不要参与一个线下的兴趣小组活动。

    周计划可以参考的方向是—“产出”目标、“投入”目标(学习目标、健康目标、爱好目标)。你只可能专心其中的一到两个，将它们都写下来，成为你下周的目标。下面我们讨论两种特殊情况。

    1.周计划什么时候写成的？大部分的建议是在周一开始之前，实际

    上，周末你可能跟朋友一直玩到深夜，根本没有时间来写它。工作目标

    应该在周五下班前就完成。而如果一张周目标的清单，从周一到周五一

    直放在你的桌面上，或是随手就能打开的软件里，我们不妨在一边工作

    的时候，一边思考下周的目标。这样既省时，又是最自然的方式。

    2.周计划有变怎么办？如果在某一段时间，你已经有一个约会，或

    是已经有一个计划，但是有人还想要占用你的时间？尽力维持最早的计

    划，重新再约时间。这时周计划的“空白区域”就起了作用，可以把新

    约移到还没有计划的“空白区域”。

    5.7 计划的意义

    过分计划也会让事情变得糟糕。

    有些 人沉迷于计划，非要一个好的计划出炉之后才开始行动。实际

    应用中，我们一边计划，一边执行，这比单纯的理论上的计划可能收获

    更多。总要等到某时某地，你才会去做的事情，并不一定完美。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    078

    准备的时间太长了，执行的激情也就没有了。就好像你写一篇论文，你阅读数十本相关理论书籍，但是你还是觉得不够，但如果看完一百本

    权威图书，到你交论文还剩不到一周时间。

    只要我们的目标不曾改变，一边执行一边计划，更有利于加速这个

    进度。你怎么能知道你第一次计划的方案就是达到目标的优先方案呢？

    一边执行一边调整计划，才是确定可行的方案。

    一般来说，我们在每年年末制订来年计划，在月末制订下个月计划，在周末制订下周计划。这样制作的好处在于，计划日还没有到来，有充

    足的时间来做评估。

    月计划、周计划其实是无法分割的，只是在时间上，我们划分不同

    阶段。它们都依赖于你的个人目标、年目标或是项目目标。即使计划再

    完美，但没有执行的计划，统统不过是目标。

    也有许多人不乏目标，但每每谈及，总有许多“但是”。我想……

    但是……我想……但是……你可以列出一百个 “但是” ， 但总有一个 “我想”

    是你最渴望的。 是什么在阻碍你的行动？时间不够， 金钱不足， 没有自信，缺乏经验，还是知识不够？只有下定决心定下目标，有计划地展开工作，“但是” 其实都是可以克服的。 你完全没有遇到敌人， 你只是输给自己的 “但

    是”，为“不行动”找到诸多借口。

    执行力

    第6章

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    080

    6.1 行动的力量

    我们来看看发电机的发明者迈克尔·法拉第的一生，他是英国物理

    学家、化学家。法拉第因为家贫，小学毕业，十二岁开始做报童，那他

    如何成为化学家的呢？他初步掌握了物理、 化学等方面的基础知识之后，去听了当时著名化学家汉弗莱·戴维的演讲。他把演讲内容全部记录下

    来送给戴维，并且表明自己愿意献身科学事业。结果他如愿以偿，做了

    戴维的助手。法拉第与戴维游学欧洲的时候，他还只是一个仆从。没有

    人能够想到，他会发明发电机，会发现磁光效应，为现代磁电技术奠定

    基础。或许他去听戴维演讲的时候，也并不知道自己可以做到何种程度，只是单纯地想从事科研，他勤奋好学，即使困难，他也为自己的目标创

    造各种可能。

    我们常常说“希望自己成为有上进心的人”，这个世界上百分之

    八十的人都是有上进心的人，人人都有理想，可是为什么只有少数的人

    实现了他们的理想呢？因为能力不足？因为各种外界的原因？都不是，是一个人的行动力。大概有人要反驳了，说的无非是—“我有理想，但是……但是……但是……”“我已经不可能”。拥有无数个“但是”

    的人，空有理想，从不行动。据说成为一个领域的专家需要一万个小时，也就是说每天花 3 小时，你需要 10 年的时间，即使你今年 60 岁，活到

    80岁，你还有两个周期的时间，不要说“不可能”，“不可能”的背后，不过是你不想去做的借口。你没有你想象中那么努力，也没有你想象中

    那么有决心。

    “行动”对于实现目标的意义，不言而喻。现实生活中你可能忙碌

    了一整天，你整天似乎都在“行动”，但最终每天所做的效率不高，收

    效甚微。效率不高的原因有很多，有可能是沟通不畅造成返工，也可能

    是你事事都亲力亲为，做了些无关紧要的事情。在前面几章里讲解了最

    有意义的任务的区分方法，如果你确定自己做的是最有价值的任务，但

    是还是效率低下，那么，可能是你的执行效率真的不高。

    心里想太多，不行动，目标就是压力。大脑更倾向于做快乐的事，「 第 6 章 执行力」

    081

    而不是做对的事。只有通过强制的执行，才能达到高效率，这是约束的

    力量。

    计划若不能执行，就是纸上谈兵。即使你的理想是“中得彩票头奖”，你也需要去彩票中心购买一张彩票呢。那些希望不行动或极少行动，却

    能改变现状的计划，一点也不实际，世上没有免费的午餐。所以，这一章，我们谈一谈执行力。

    唯有行动才是达成目标的“催化剂”。

    6.2 每日清单

    当我们做完了月计划和周计划，整个目标就落到了执行上面。每日

    清单是这个执行层最重要的一个关口，一个不能制订、不能执行每日清

    单的人，也肯定不会坚持月计划，无法达到年目标。

    所谓“每日清单”就是我们每天需要完成的事项。

    在大目标的分配之下，你大概已经知道这周该做什么了，具体到某

    一天，你可以问自己一个问题—今天有多少时间可以完成多少工作。

    每一天的琐事很多，你除了要完成目标相关的工作外，还需要处理日常

    事务，或是突发事件，也可能是一些工作上的例行事件。但最重要的是

    你要先完成你的目标任务，我们标记为 A 类任务。很多人觉得自己一天

    完成了许多目标，身心俱疲，但是效率却很低下，这是为什么？因为他

    们把时间都用来处理非A 类任务的琐事上去了。

    不要以为周计划完成之后，就没有做每日清单的必要。简单来说，每日清单是由以下几部分 事件组成的。

    1.查看例行事件。例行事件，就是你每天必须要完成的事件。

    2.翻翻你的周计划。在周计划中，今日最重要的事情已经标注了。

    如果不是特别急迫的理由，最好不要轻意地更改计划的内容或是变动时

    间，因为这才是我们工作的重点，切勿因小失大。

    高绩效时间管控 让效率翻倍

    082

    3.留意昨天你没有完成的任务。再次检查一下，是否有没有完成的

    任务，今天是否还有时效性，如果有，请继续。

    4.整理累积得越来越多的待办清单，也就是 Trel lo 中记录的事项。

    如果走到这一步，今天的工作时间已经没有剩余，请跳过。在待办清单

    中选择任务的时候，要仔细考虑，如果今天只能做三年事，你会选择哪

    三件事。 在完成之前， 先为它们估算一下时间， 以便更为合理地安排时间。

    如果除开周计划任务，你还有 2 小时空闲时间，就不要安排一个 5 小时

    的任务。如果完成所有的任务之后，你依然乐此不疲，你还可以从待办

    清单里再挑选几个完成。我们更建议你休息一下，只有永远处于不饱和

    状态下，你的工作热情才不会冷却。如果待办清单中的任务复杂到不是

    一天可以完成，就把它拆解成更小的任务。

    5.标记闹钟事件。在我们制作每日清单的时候，包括一份“闹钟功

    能”。在每日清单中的任务，有一些需要在特定时间内完成，请设定一

    个闹钟功能，千万不要说你能记住，交给程序处理不是更好吗？例如，开会时间前五分钟的提醒，或者是下班前提醒自己充地铁卡，这些虽然

    都是小事，但忘记了就特别麻烦，提醒功能可以使用手机 APP 来完成。

    Todoist、Wunderlist 都具有提醒功能，你也可以使用手机自带的闹钟，这些都是一次性事件。

    毋庸置疑，在以上几点中，最重要的是为目标所设定的计划，拿出

    周计划翻一下，看看今天，你需要为目标做些什么，这是你最重要的

    事情。我们在做周计划的时候，本周的目标，需要做什么事情已经是

    比较清楚的了。再次强调，周计划可能是由好几个目标的月计划重叠而

    成的。

    我们说“最重要的任务”一天在三到五个之间是合适的，如果你在

    安排每日清单的时候，发现周计划严重饱和，它已经占满了你所有的工

    作时间，应该引起重视，计划需要宽松。大部分时间你从周计划中挑选

    今天的任务在一个到两个，再从“待办清单”里挑选几个最重要的任务

    出来。然后，就组成了你的“每日清单”。

    「 第 6 章 执行力」

    083

    时间管理技巧 12：少即是多，一天不要执行太多任务，要有重点。

    每天花 10 分钟或更少时间来制订“每日清单”，可以使一天过得效

    率更高。

    每日安排任务时不在于将一天排得满满的，退一万步来讲，即使你“待

    办清单”上的事一件也没有做，但只要完成目标任务，这一天就是富有

    成效的一天。在我们安排每日清单的时候，可以安排一到两小时的完全

    空闲时间，需要为突然事件留下时间，也可以是工作间隙的一长段休息

    时间。张弛有道，才是工作的常态。

    你从多个任务中挑选出了今天的每日清单，把它书面写下来，或做

    成一个列表，并把它从你的待办清单中移除。这样，你可以完全抛开你

    待办清单里成千上万的待完成任务了，只需要专注于当下这一份清单。

    每日清单不需要做得很美，它只是一个列表而已。如果非要做得精

    美，反而会显得麻烦。也没有必要再对每日清单中的任务进行 ABC 优先

    级排序，因为挑选出来的每一件都是要做的。优先级只有在没有进入“每

    日清单”之前，当它在“待办清单”的时候，它才有意义，因为需要把

    当前不那么重要、紧急的任务筛选出去。

    我们列出“每日清单”还有一个特别的原因，就是跟踪你的任务完

    成情况。如果没有完成，请写下“未完成原因”，如果你实在不知道是

    什么原因让你无法按时完成你的任务，那么，至 ......